Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Recruitment procedure'.



 
Ref. Ares(2020)1268173 - 28/02/2020
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
OFFICE FOR THE ADMINISTRATION AND PAYMENT OF INDIVIDUAL ENTITLEMENTS 
 
 
 The Acting Director 
 
 
 
 
 
             
Brussels, 
 
 
Mrs Veronica Quaix  
 
 
 
 
 
 
 
Van Den Wildenberglaan 1   
2100 Antwerpen 
 
E-mail: 
                                                                                     xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents under Regulation (EC) No 
1049/2001 - GESTDEM 2020/0836 

 
Dear Mrs Quaix, 
We  refer  to  your  email  dated  8.02.2020,  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  under  the  above-mentioned  reference  number.  Your  request  has 
been addressed to the Office for Administration and payment of individual entitlements 
(PMO) which manages the payment salary and expenses for Commission staff members. 
You request information on the business trip performed by Mr Bianchi, and his “stay in 
the  hotel  Vinepearl  Ha  Long  Bay  Resort,  room  317  between  7/10/19  and  10/10/19  in 
touristic area Reu Island, Bai Chay, Viet Nam”.  
More  specifically,  you  wish  to  have  access  to  documents  that  contain  the  following 
information:  
- Place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation; 
- Exact dates and duration of the trip;  
- Amount spent on accommodation; 
- Amount spent on subsistence;  
- Other information, such as possible miscellaneous costs. 
  
You  also  wish  to  have  access  to,  in  case  the  travel  was  by  done  air  taxi  and  a  team  of 
people  were  travelling,  documents  with  details  on  the  other  travellers  (at  a  minimum, 
names  and  job  titles).  You  only  want  the  name  and  surname  of  the  persons  mentioned 
above,  and  do  not  seek  access  to  any  other  personal  information  such  as  bank  account 
 
European Commission - B-1049 Brussels – Belgium - Telephone: (32-2) 299 11 11 
Office: MERO 09/P074- Telephone: direct line (32-2) 295 27 99   
 
E-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
details. Nor are you requesting data such as the office addresses, signatures or telephone 
numbers of the staff members.  
 
Firstly, I would like to note that staff members have the obligation to conduct missions in 
accordance  with  the  internal  rules  on  the  implementation  of  the  general  budget  of  the 
European  Union  and  the  Guide  to  Missions.  A  mission  is  defined  as  a  travel  in  the 
exercise of duties by a staff member away from his place of work, solely in the interests 
of the service, on the instructions of a line manager or the appointing authority. 
All  official  travels  are  undertaken  in  the  most  cost-efficient  way  possible,  according  to 
the needs of the mission. For instance, officials  are  indeed  required to  use  the  cheapest 
transportation option available on the market at the time of the purchase  and book hotel 
rooms  within  strict  price  limits  (per  country  or  city).  Any  derogation  from  these 
guidelines can only be granted under exceptional and duly justified circumstances.  
As regards the request, the Commission has identified the mission costs summary fiche 
relating  to  the  official  mission  of  Mr  Bianchi  to  which  you  refer  to  as  falling  partially 
under the scope of your request. 
However,  having  examined  your  request  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, I regret to inform you that access to the 
documents  requested  cannot be  granted,  as  disclosure  is  prevented  by  an  exception to the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)2, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable. 
 
The  mission  cost  data  of  Mr  Bianchi,  to  which  you  request  access,  are  undoubtedly 
personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation 2018/1725 which provides that 
personal  data  ‘means  any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural 
person […]’. As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof)3, there 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3  Judgment of the Court of 20 May 2003 in joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, preliminary   
rulings in proceedings between Rechnungshof and Österreichischer Rundfunk, paragraph 73. 
 


 
is no reason of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from 
the notion of private life.
 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
 
You  have  not  put  forward  any  arguments  supporting  the  necessity  of  disclosing  any  of 
the  above-mentioned  personal  data.  I  also  refer  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of 
Justice  ruled  that,  if  an  applicant  does  not  substantiate  the  need  for  obtaining  access  to 
personal  data, the institution does  not  have to examine by itself the existence of a need 
for transferring such data4.  
Nevertheless, please allow me to emphasise that the travel costs of Commission staff are 
subject  to  the  audit  and  control  procedures  established  by  the  EU  Treaties,  and  that  a 
Director is not a public office holder. 
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with the assessment that the withheld data are personal data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on 
the  protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
 
 
 
                                                 
4  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
                                                                  Yours faithfully, 
 
         (e-signed) 
Giuseppe Scognamiglio 

Electronically signed on 28/02/2020 17:56 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563