This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Everis and with IT solutions providers'.



  Task is huge as there are ± 
 
o Therefore, Task force & EMA are 
12 Themes 
o Agenda:
  Fixing priority themes: 
  Start date is fixed: 1 Feb 19; End date: within February
  Further analysis & design: in February & march 
  Handover, backlog management & release planning:  1 April 19 
  Questions & remarks in line with evaluation of ownership, amount of work, accurate time 
planning 
  Answers: 
o  At present we get a high-level overview:  strategy but not details 
o  Need to get clarity on Real Bugs or  Improvements    
o  Time line is much dependent on signature of contract 
  Further remarks: 
o  Priorities of themes need to be verified with MS experts (UAT champions). 
  There needs to be a verification feedback loop with MS experts prior coding. 
 
2nd Topic: Recommendations from the external review 
  Change Management process will require more resources, training & communication 
  Recruitment External PMO support: option is to employ an EMA manager 
  Timing: 
o  Contract initially planned for January 2019 should be concluded with IT4U mid or end 
February: at least 2 additional weeks. 
o  Major reasons of delays:  
  Scope of outstanding BCM not agreed yet 
  Merging CT1 and CT2 has an impact on overall project plan  
  Still some more time needed for formal penalty process   
  Objective is  
o  to ensure that Everis has a clear understanding of state of play   
o  to safe knowledge transfer  
  Questions & remarks on start of monitoring, on transfer plan or handover plan, metrics
  Answers: 
o  Monitoring will start for a period of 6 months from the signature of contract: 
  Expected & most probable date for signature:  second period of February
  There will be a kick off meeting in Sevilla (including MS business) 
o  Sprints will run from this date in a cascade effect 
o  Activities are running for next 2 weeks:  
  Backlog consolidation with champions 
  Teleconference on issues raised by EFPIA with sponsor stakeholders (PM 
note and CTFG CoChairs) 
Progress Report   January 2019 by IT4U 
  Presentation by Contract Manager of Consortium reporting directly to CEO
 
  s  t 
ent  g   e e  
  Timeline: 
  Iterations 1 & 2 of R0.9 were delivered as per plan 
   SAT acceptance R0.7 ongoing till end of February for Handover and contract Closure 
2