This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Everis and with IT solutions providers'.



As part of the New Delivery model according to the priorities defined with 
the champions 
  Release 0.9 is proceeding as planned 
o  Delivery is expected to close by the end of May 2019 
  The consolidation of the back log is progressing very satisfactorily with the UAT champions.  
  The next step is now to generate more details on the iterative part : 
o  This process should start next week 
Discussion  
  Participants would like more information on the prioritization of these few hundred bugs  
o  What feasibility for a realistic planning to fix these bugs? 
  The clock is ticking : 6 months from now  
    Is it possible to organize a UAT at the end of May to check if the system is working properly? 
o  What is planned: a demo or a test?  
  Participants want to have metrics that can be used to evaluate IT4U's performance  
  EMA answer: 
o  A demo is planned but no testing 
o  Prioritisation has yet to go forward: 
  Champions will decide on the basis of criteria in line with business values 
  A business value will be allocated to each item 
  The list is systematically implemented in Jira  
  Meetings with champions are held weekly 
  This process will be completed by June 19 
  It will be possible to determine the N of sprints required before the UAT 
o  This process makes it possible to establish a list of items to be analysed according to 
3 essential criteria related to business value:  
  Bugs or items to fix: 
  Before the audit 
   Before the GO LIVE  
  After the GO live  
Preliminary Conclusion: 
  Sand box  
o  It would be useful to have a Sand box at the end of May so that champions can test 
and familiarize themselves with the features.  
  Preparation of the Management Board  
o  A priori EMA wishes to present the Big Picture to the MB as well as the metrics 
defined in the contract 
o   
 and 
 asked to present a precise planning & timeline: 
Presentation of IT4U  
    
    Sprint 5 and 6 is going according to plan : 
o   There's just a little delay for sprint 4 
  Manual testing is complete: 
o  there is no major deviation 
  R0.9 does not record any BCM, which is quite reassuring 
   Sprint 5 of R 0.7 includes 35 of the 52 bugs: 
2
 

o 17 bugs have already been fixed
o  The cycle is scheduled to end on March 13 
Discussion  
  IT4U: 
o  There is no UAT planned at the end of R0.9  
o  From now on, the process will be simplified since there will only be 1 backlog for 1 
system that integrates both the development of the Data Base and Safety 
  Slide 7 showing the Actual % of completion and SPI is indicative of the type of report to be 
provided: 
o  Extra note on Schedule Performance Index (SPI): 
  The Schedule Performance Index indicates how efficiently project is actually 
progressing compared to the planned project schedule. 
  It gives information about the schedule performance of the project.  
   
chedule efficiency, 
 
  It is the efficiency of the time utilized on the project: 
  SPI the performance of time   in a unitless dimension: 
o  > 100%: project ahead of schedule 
o  = 100%: project on time 
o  < 100%: project delay 
Conclusion 
 
 reminded IT4U that it is necessary to focus on monitoring and clearly mention deviations 
from the schedule: 
  Everis has been asked to provide an update for each release on: 
  Completion level 
  Schedule Performance Index 
  Forecast end date 
  Baseline end date  
  Variances between Forecast and Baseline  
o  This will allow for better monitoring and for clear Project Picture.  
  Next meeting is planned on 20 March 2019. 
  A date must be set for the next coordination meeting at the end of March 
3