Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Timmermans Meetings / Better Regulation'.



 
Ref. Ares(2019)7756106 - 17/12/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
Brussels,  
SG.C.1/AF 
By registered mail with AR 
Ms Aisha Down  
Emerika Bluma 8 Sarajevo,  
Bosnia and Herzegovina 
Copy by email: 
 
ask+request-7372-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2019/5828 
Dear Ms Down, 
We refer to  your e-mail of  15 October 2019 in  which  you make a request for access  to 
documents, registered on the same day under the above-mentioned reference number. 
You request access to, I quote:  
‘[…] - all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  all  meetings  between  first  vice-president  Frans  Timmermans 
and BusinessEurope in 2014 and 2015  
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  all  meetings  between  first  vice-president  Frans  Timmermans 
and PA Europe in 2014 and 2015 
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  meeting  between  Frans  Timmermans  and  the  World 
Economic Forum in January 2015.’ 
On 17 October 2019, the European Commission sent you a clarification request, whereby 
it  informed  you  that  the  description  given  in  your  application  does  not  enable  it  to 
identify  concrete  documents,  which  would  correspond  to  your  request.  Therefore,  it 
asked  you  to  specify  your  request  by  providing  more  information  on  the  documents, 
which  you  seek  to  obtain,  such  as  the  topic(s),  references,  dates  of  the  requested 
documents, persons or bodies who drafted the documents etc. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
By  email  of  22  October  2019,  you  replied  to  the  clarification  request  by  providing 
additional  information  on  your  request,  including  on  the  names  of  persons  and 
organisations or entities, in the meetings to which your request for access to documents 
pertains. However, the clarifications received were not sufficiently precise to enable the 
Commission to identify the documents to which you request to obtain access. 
On 23  October  2019,  the  European  Commission  sent  you  another  clarification  request, 
common for all three initial requests submitted by you to the Secretariat-General 1. It also 
provided  you  with  the  lists  of  all  meetings  held  between  the  organisations/entities 
mentioned in your requests available in the Transparency Register.  
Concerning  the  present  request,  registered  under  number  GESTDEM  2019/5828,  the 
European  Commission  asked  if  you  could  confirm  that  you  are  interested  in  obtaining 
access to all documents in relation to all meetings held between the First Vice-President 
Frans  Timmermans  and  his  cabinet members, for the period of 2014 and  2015, and the 
following organisations : PA Europe, BusinessEurope and the World Economic Forum. 
By email of 25 October 2010, you confirmed that you are interested in obtaining access 
to all documents in relation to the meetings held between the First Vice-President Frans 
Timmermans and his cabinet members, for the period of 2014 and 2015 and the above-
mentioned organisations. 
Based on the above, the European Commission has identified the following documents as 
falling within the scope of your request GESTDEM 2019/5828: 
-  Invitation letter of 1 July 2015 to the ASG CEO event from BusinessEurope sent 
to  the  First  Vice-President,  reference  Ares(2015)  2808561  (hereafter  ‘document 
1’); 
-  Letter from European social partner organisations to the First Vice-President and 
Vice-President  Valdis  Dombrovskis  of  24  April  2015,  reference  Ares(2015) 
1780921 (hereafter ‘document 2’); 
-  Reply  to  the  letter  from  the  European  social  partners  from  the  First  Vice-
President  and  Vice-President  Valdis  Dombrovskis  of  6  May  2015,  reference 
Ares(2015) 1922812 (hereafter ‘document 3’). 
1. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Following  our  assessment,  I  hereby  inform  you  that  wide  partial  access  is  granted  to  the 
documents,  subject  only  to  the  redactions  of  personal  data,  in  accordance  with  Article 
4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, for the reasons set out below.  
                                                 
1    GESTDEM 2019/5828, GESTDEM 2019/5865 and GESTDEM 2019/6002. 


 
 
1.1.
Protection of privacy and the integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC 2 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
The documents to which you request access contain personal data, in particular the names, 
functions, contact details (email addresses, telephone and office numbers) pertaining to staff 
members  of  the  Commission  not  holding  any  senior  management  positions,  as  well  as  to 
third  party  individuals  who  are  not  considered  as  public  figures  acting  in  their  public 
capacity. 
Indeed, Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725 provides that personal data ‘means any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is 
linked to a particular person is to be considered as personal data.3 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.4 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager) 5, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.6 
Only if the conditions for transfer defined in Regulation (EU) 2018/1725 are fulfilled and 
the processing constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 
5 of this regulation, can the transmission of personal data occur. 
In  your  application,  you  indicate  that  your  address  is  outside  EU/EEA.  The  public 
disclosure  of  the  personal  data  contained  in  the  document(s)  requested  would  therefore 
                                                 
2  
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3  
Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
4  
Judgment of  the General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
, Case C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.  
6   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation (EU) 2018/1725. 



 
constitute  processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Chapter  V  of 
Regulation (EU) 2018/1725. 
According  to  Article  47(1)  of  that  regulation,  and  unless  the  conditions  of  Article  48  are 
met,  a  transfer  of  personal  data  to  a  third  country  or  international  organisation  may  take 
place only where the Commission has decided pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 
2016/679 or to Article 36(3) of Directive (EU) 2016/680 that the third country, a territory or 
one or more specified sectors within that third country, or the international organisation in 
question ensures an adequate level of protection and where the personal data are transferred 
solely to allow tasks within the competence of the controller to be carried out. 
We consider that, with the information available, the fulfilment of these conditions has not 
been  established. Therefore,  we  are  disclosing  the documents  requested  from  which  these 
personal data have been redacted. 
2. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
Please note that partial access is granted to the documents.  
4. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make  a  confirmatory  application  requesting  the  European  Commission  to  review  this 
position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Tatjana VERRIER 
 
Enclosures: 
(3) 

Electronically signed on 16/12/2019 17:57 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline