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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 13.2.2020 
C(2020) 911 
 
 
Mr Alvaro Merino   
Calle Ricardo Ortiz 61, 1B  
28017 Madrid  
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  applications  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2019/6677 

Dear Mr Merino, 
I refer to your email of 8 January 2020, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory applications in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2 
(hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
On 13 November 2019, you submitted an initial application for access to documents, which, 
I quote: ‘contain the following information: 
  Number of people currently registered in the reserve lists from which EU institutions 
can recruit new staff members, specifying their age, gender, nationality and possible 
portfolio. 
  Number  of  candidates  recruited  by  any  EU  body  monthly  from  2003  onwards, 
specifying the recruiting institution and the position,  age, gender and nationality of 
the new employee. 
  Number of tests conducted monthly from 2003 onwards, specifying the percentage 
of successful candidates (laureates), the nationality of all candidates and the position 
offered. 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111  

 
  From  those  successful  candidates  from  2003  onwards,  percentage  of  laureates  per 
country, age and gender.’ 
The European Commission attributed  your application to its European Personnel Selection 
Office for handling and reply, which identified the following document as falling under its 
scope: 
  Excerpt  extracted  from  the  statistical  tool  ‘i:stat  –  ESTER’,  dated  18  December 
2019. Reference: Ares(2019)7793575 (hereafter ‘identified document).   
The above-mentioned document was created during the handling of your initial application 
Gestdem 2019/6677, through the extraction of the relevant data fields from the informatics 
tool  ‘i:stat’,  which  stores  the  entirety  of  the  statistical  data  concerning  competitions  and 
selections organised by the European Personnel Selection Office.   
In the reply of 6 January 2020, the European Personnel Selection Office granted wide partial 
access  to  the  document  requested.  As  the  identified  document  include  the  information 
falling outside the scope of your initial application, the European Personnel Selection Office 
redacted it as such. It also redacted the personal data included in the document3.  
In your confirmatory applications, you question that position. Indeed, in your confirmatory 
application  you  underline  that,  I  quote,  ‘[t]he  scope  of  [your]  initial  request  was  much 
broader than that included in the reply received’. Consequently, you ask for, I quote ‘[…] a 
second search of documents’. 
You  also  argue  that,  I  quote,  ‘[…]  [you]  do  not  see  any  reason  not  to  disclose  the  full 
excerpt  of  E[uropean]  P[ersonnel]  S[election]  O[ffice]'s  statistical  IT  tool,  the  only 
document identified, since it contains more details and data which are eligible to fall within 
the scope of [your] request.’  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  explained  in  point  1  of  this  decision,  the  statistical  data  concerning  competitions  and 
selections  organised  by  the  European  Personnel  Selection  Office  is  stored  in  a  dedicated 
informatics tool (database) ‘i:stat’. The data stored in that tool includes information  going 
much  beyond  the  range  specified  in  your  initial  application.  In  order  to  provide  you  the 
information requested, it is necessary to extract the relevant data range from ‘i:stat’.  
Nonetheless,  ‘i:stat’  tool  does  not  offer  the  possibility  to  set  the  search  and  extraction 
criteria to match exactly the data range specified in  your initial application.  Indeed, ‘i:stat’ 
tool offers a series of predefined search facilities and none of them allows for filtering out 
                                                 
3   With regard to the personal data, the European personnel Selection Office did not invoke, however, the 
exception provided for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001.   


 
and extracting the data of such a level of accuracy as that you are interested in. In order to 
compile  the  information  matching  exactly  that  you  requested  in  your  initial  application,  it 
would be necessary to carry out series of manipulations on the various data sets stored in the 
database. That, however, could not be considered as extraction by means of a routine search 
operations,  which  in  this  case,  as  mentioned  above,  are  limited  to  the  predefined  search 
facilities.  
In  this  context,  I  would  like  to  point  out  that  the  question  regarding  the  possible  status  of 
information stored in databases as a ‘document’ within the meaning of  Regulation (EC) No 
1049/2001  has  already  been  subject  to  an  assessment  by  the  General  Court,  which  in  its 
ruling in Typke Case established that ‘[…] in the event of an application for access designed 
to  have  the  Commission  carry  out  a  search  of  one  or  more  of  its  databases  using  search 
criteria  specified  by  the  applicant,  the  Commission  is  obliged,  subject  to  the  possible 
application  of  Article  4  of  Regulation  No  1049/2001,  to  accede  to  that  request,  if  the 
requisite  search  can  be  carried  out  using  the  search  tools  which  it  has  available  for  the 
database in question’4.  
With  this  judgement,  the  General  Court  confirmed  the  previous  judgment  in  the  Dufour 
Case, where it stated that: ‘[…] anything that can be extracted from a database by means of 
a normal or routine search may be the subject of an application for access […]5. 
Consequently, the European Personnel Selection Office used one of the available facilities 
that allowed for extraction of the range that would constitute the closest match to that you 
asked for. As the result, the document identified by the European Personnel Selection Office 
was extracted.   
Against  this  background,  following  your  confirmatory  application,  the  European 
Commission has carried out a renewed, thorough search for document(s) that would contain 
the  information  requested.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the  European 
Commission has not identified any  such documents, other than that identified at the initial 
stage.  
In line with the provisions of Article 2(3) and Article 10 of Regulation (EC) No 1049/2001, 
the  right  of  access  guaranteed  by  that  Regulation  applies  only  to  existing  documents  in 
possession of the institution concerned.  
Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[t]his Regulation shall apply to 
all  documents  held  by  an  institution,  that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  by  it 
and in its possession, in all areas of activity of the European Union’. 
Article  10(3)  of  the  above-mentioned  regulation  provides  that  ‘[d]ocuments  shall  be 
supplied in an existing version and format […]’. 
                                                 
4  
Judgment  of  the  General  Court  of  2  July  2015,  Typke  v  Commission,  T-214/13,  EU:T:2015:448, 
paragraph 56. 
5  
Judgement of the General Court of 26 October 2011 in Case T-436/09, Dufour v European Central Bank
(ECLI:EU:T:2011:634), paragraph 153. 


 
Furthermore,  the  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v 
European  Commission)
  that  there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the 
declaration  by  the  institution  asserting  that  documents  do  not  exist6.  This  presumption 
continues  to  apply,  unless  the  applicant  can  rebut  it  by  relevant  and  consistent  evidence7.  
The Court of Justice, ruling on an appeal in Case C-440/18 P, has recently confirmed these 
conclusions8.  
In  the  light  of  the  above,  given  that  the  European  Commission  holds  no  documents 
containing information of the level of detail that you requested, it is not possible to handle 
this aspect of your confirmatory application. 
The  identified  document  contains  also  information,  which  is  not  mentioned  in  your  initial 
application. This includes, for instance, the list of the references of 25 oldest open reserve 
list  or  information  regarding  flagging  system  to  indicate  candidates’  status  on  the  reserve 
list. This  information  clearly  falls  outside the scope of  your initial  application and for this 
reason has been redacted as such.      
In the light of the above, I have to confirm the position of the European Personnel Selection 
Office  to  grant  (wide)  partial  access  to  the  identified  document.  The  relevant  undisclosed 
parts  thereof  contain  information,  as  mentioned  above,  falling  outside  the  scope  of  your 
application, or constitute personal  data, requiring protection under the exception in  Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  10492/001  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual).  
The detailed reasons are provide below.  
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘the institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
In  this  context,  please  note  that  in  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)9,  the 
Court of Justice ruled that when an application is made for access to documents containing 
personal data, Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of 
personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such 
data10 (‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
                                                 

Judgment  of  the  General  Court  of  23  April  2018,  Verein  Deutsche  Sprache  v  European  Commission
T-468/16, EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 

Ibid. 

Order  of  the  Court  of  Justice  of  30  January  2019,  Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission,  C-440/18P, 
EU:C:2019:77, paragraph 14. 
9   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd 
(hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  


 
As from 11 December 2018, Regulation (EC) No 45/2001 has been repealed by Regulation 
(EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union 
institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and 
repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC11 (‘Regulation (EU) 
2018/1725’). 
However, the case-law issued with regard to Regulation (EC) No 45/2001 remains relevant 
for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 ‘requires that any undermining of privacy and the integrity of the individual 
must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of  the  Union 
concerning the protection of personal data, and in particular with […] [the Data Protection] 
Regulation’.12 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason of 
principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional  […]  nature  from  the  notion  of 
private life’13. 
The  identified  document  contain  the  unique  identifier  (login)  of  the  ‘i:stat’  user  that 
extracted  the  data  included  in  that  document.  The  identified  is  composed  of  a  series  of 
characters, based on the actual name and surname of that user.  
The names14 of the persons concerned as well as other data from which their identity can be 
deduced  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of  Regulation  (EU) 
2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 
11   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
12   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 59. 
13   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
14   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 68. 


 
In  Case  C-615/13  P  (ClientEarth),  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine of its own motion the existence of a need for transferring personal data15. 
This  is  also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this  case  that  the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighted the various competing interests. 
Consequently,  I  consider  that  the  necessity  for  the  transfer  of  personal  data  (through  its 
public disclosure) included in the document concerned has not been established. Therefore, 
the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume 
that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the 
data subject  concerned  would be prejudiced by  disclosure of the personal  data reflected in 
the document, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would 
harm the privacy and subject it to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not need 
to be balanced against overriding public interest in disclosure.   
4. 
PARTIAL ACCESS 
(Wide) partial access has been granted to the identified document.  
                                                 
15   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE  
Secretary-General 

 


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