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Document 8
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 11.12.2018 
C(2018) 8803 final 
  
 
 
 
Slovenia 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/4227 

Dear 

I  refer  to  your  email  of  7  September  2018,  registered  on  the  next  day,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’).
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In  your  initial  application  of  2  August  2018,  addressed  to  the  European  Personnel 
Selection Office, you requested access to the following documents: 
- ‘[in  relation  to]  open  competition  EPSO/AD/322/16:  documents  informing
participating  candidates  about  their  MCQ  results,  where  the  given  pre-selection
Language  1  equals  to  [each  of  the  24  official  EU  languages]  and  the  particular
candidate has obtained less than 10 correct answers for verbal reasoning (Test a)’;
- ‘[in  relation  to]  open  competition  EPSO/AD/322/16:  documents  informing
participating  candidates  about  their  MCQ  results,  where  the  given  pre-selection
Language  1  equals  to  [each  of  the  24  official  EU  languages]  and  the  particular
candidate has obtained 10 or more correct answers for verbal reasoning (Test a)’;
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-  ‘[in  relation  to]  open  competition  EPSO/AD/338/17  documents  informing 
participating  candidates  about  their  MCQ  results,  where  the  given  pre-selection 
Language  1  equals  to  [each  of  the  24  official  EU  languages]  and  the  particular 
candidate has obtained less than 10 correct answers for verbal reasoning (Test a)’ 
and; 
 
-  ‘[in  relation  to]  open  competition  EPSO/AD/338/17  documents  informing 
participating  candidates  about  their  MCQ  results,  where  the  given  pre-selection 
Language  1  equals  to  [each  of  the  24  official  EU  languages]  and  the  particular 
candidate has obtained 10 or more correct answers for verbal reasoning (Test a)’. 
 
In its initial reply of 27 August 2018, the European Personnel Selection Office informed 
you that it had identified: 
-  4703 individual result letters sent to candidates who participated in the multiple 
choice  test  of  open  competition  EPSO/AD/322/16,  registered  in  the  Office’s 
database and; 
 
-  18050 individual result letters sent to candidates who participated in the multiple 
choice  test  of  open  competition  EPSO/AD/338/17,  registered  in  the  Office’s 
database. 
The European Personnel Selection Office pointed out that the names, candidate numbers, 
first and second language choices and detailed test results constitute personal data, which 
had  to  be  protected  by  the  exception  provided  in  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy 
and the integrity of the individual)  of Regulation 1049/2001.  It also considered that ‘no 
meaningful  partial  access  to  the  documents  requested  [was]  possible  without  creating  a 
disproportionate  administrative  burden’  and  that  the  information  not  falling  under  that 
exception was ‘of no substantial value, as it is already in the public domain’. 
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  are  of  the 
view that the European Personnel Selection Office ‘has altered [your] initial request’, that 
concerned  ‘96  sets  of  documents’.  You  support  your  confirmatory  application  with 
several arguments that have been taken into account in my review, the results of which 
are set out hereafter.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
Following  the  confirmatory  review,  I  wish  to  inform  you  that  I  confirm  the  initial 
decision  of  the  European  Personnel  Selection  Office  to  refuse  access  to  the  documents 
requested. This refusal is based on Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity 
of  the  individual)  and  Article  4(3)  (protection  of  the  decision-making  process)  of 
Regulation 1049/2001.  


2.1.  Identification of documents 
In  your  application,  you  request  access  to  the  totality  of  the  multiple  choice  test  result 
letters  sent  to  the  candidates  who  participated  in  those  tests  in  competitions 
EPSO/AD/322/16  and  EPSO/AD/338/17,  split  into  96  separate  lots  on  the  basis  of, 
firstly,  the  competition  to  which  they  pertain,  secondly,  the  language  1  choice  of  the 
candidates,  and  thirdly,  whether  they  had  10  or  more  correct  answers  or  less  than  10 
correct answers in the verbal reasoning test (test a).  
In  its  initial  reply,  the  European  Personnel  Selection  Office  identified  two  lots  of  such 
test result letters sent to the candidates who took part in the relevant tests of competitions 
EPSO/AD/322/16  and  EPSO/AD/338/17.  However,  it  did  not  group  the  identified 
documents  further,  based  on  their  first  language  choice  and  the  results  obtained  in  the 
verbal reasoning test for each competition, as specified above. 
The  letters  requested  are  stored  in  the  database  of  the  European  Personnel  Selection 
Office called ‘Talent’. 
However,  the  ‘Talent’  database  does  not  allow  for  searching  data  and/or  documents 
based  on  the  parameters  specified  by  you,  i.e.  according  to  language  choices  and  test 
results,  and  for  categorising  the  latter  in  sets  as  requested.  Instead,  this  database  is 
designed  to  manage  the  progression  of  very  large  numbers  of  applicants  through  the 
different stages of the selection process. Its routine search operations have been designed 
to  respond  to  the  operational  needs  of  the  organisation  of  competitions,  i.e.  to  produce 
data sets that are necessary for the European Personnel Selection Office and the Selection 
Boards to be able to carry out their work.  
The  format  of  the  data  requested  by  you  is,  however,  not  operationally  useful  for  the 
European  Personnel  Selection  Office.  Moreover,  a  search  on  the  basis  of  language 
choices would result in a categorisation of  candidates that could be detrimental to a fair 
and objective selection process. For these reasons, the ‘Talent’ database was not designed 
to produce, upon request, such data or document sets. 
As  a  consequence,  grouping  the  documents  into  the  subsets  defined  by  you  cannot  be 
done  by  carrying  out  a  routine  search  operation,  but  would  require  heavy  manual 
processing. 
In this context, I would like to point out that the similar question of the possible status of 
information  stored  in  databases  as  a  document  within  the  meaning  of  Regulation 
1049/2001 has already been subject to an assessment of the General Court, which, in its 
ruling  in  Case  T-214/13,  established  that  ‘in  the  event  of  an  application  for  access 
designed to have the Commission carry out a search of one or more of its databases using 
search  criteria  specified  by  the  applicant,  the  Commission  is  obliged,  subject  to  the 
possible application of Article 4 of Regulation No 1049/2001, to accede to that request, if 


the requisite search can be carried out using the search tools which it has available for the 
database in question’.3 
With this judgement, the General Court confirmed the previous judgment in the Dufour 
case,  in  which  the  Court  stated  that  ‘anything  that  can  be  extracted  from  a  database  by 
means of a normal or routine search may be the subject of an application for access’.4  
Furthermore,  I  would  like  to  bring  to  your  attention  the  most  recent  judgement  in  
Case  C-491/15P,  where  the  Court  took  the  position  that  the  routine  character  of  an 
operation that determines whether information extracted from a database is a document, 
is determined by whether the operation has been made available to final users for general 
use.5 
As  detailed  above,  the  format  and  categorisation  of  the  documents  requested,  i.e.  the 
latter’s  grouping  into  96  data  sets,  cannot  be  extracted  from  the  ‘Talent’  database  by 
means  of  a  normal  routine  search  operation  using  the  search  tools  available  to  the 
European Personnel Selection Office.  
In  analogy  with  the  above-mentioned  case-law  on  the  comparable  question  of  the 
qualification of information contained in a database as a document, the routine character 
of  the  search  operation  at  stake  is  to  be  considered  as  the  decisive  factor  also  in  the 
current  context,  i.e.  with  regard  to  the  question  as  to  whether  a  certain  format  of 
documents  can  be  produced  by  the  institution  or  service  concerned  and  whether  such  a 
format consequently exists. 
As the categorisation of documents as requested by you cannot be extracted by means of 
a  routine  search  operation  but  only  by  heavy  manual  processing,  I  conclude  that  the 
European  Commission  does  not  hold  the  documents  grouped  into  96  data  sets  as 
requested by you. 
Indeed,  the  search  tools  available  in  the  framework  of  a  routine  search  operation  allow 
only for the extraction of a categorisation of documents pertaining respectively to each of  
the two competitions concerned, i.e. EPSO/AD/322/16 and EPSO/AD/338/17.  
2.2.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The  documents  requested  contain  the  names  and  surnames  as  well  as  the  candidate 
numbers  and  the  test  results  of  the  individuals  to  whom  these  letters  were  addressed. 
Moreover, each of these documents contains a handwritten signature.    
                                                 

Judgment of 2 July 2015, Typke v Commission, T-214/13, EU:T:2015:448, paragraph 56. 

Judgement  of  22  October  2011,  Dufour  v  European  Central  Bank,  T-436/09,  EU:T:2011:634, 
paragraph 153. 
5    Judgment of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15P, EU:C:2017:5, paragraph 36. 


Indeed, any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a 
particular person is to be considered as personal data.6  
It follows that the public disclosure of the above-mentioned information would constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might  be prejudiced. Those two conditions  are cumulative.7  Only if both  conditions  are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 45/2001, can the transfer of personal data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to  determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide on the request for access’.8  
I refer also  to  the  Strack  case, where the Court of Justice ruled that the  institution  does 
not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.9 
In  your  confirmatory  request,  you  do  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  in 
question transferred to you. 
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned  would  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data  reflected  in  the 
documents  concerned,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
As  to  the  handwritten  signature  appearing  on  each  of  the  documents,  which  constitutes 
biometric  data,  there  is  a  risk  that  its  public  disclosure  would  prejudice  the  legitimate 
interests of the person concerned.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data  contained in the documents concerned, as 
the  need  to  obtain  access  thereto  has  not  been  substantiated,  and  there  is  no  reason  to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
the disclosure of this personal data. 
                                                 
6   Judgment of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner, C-434/16, request for 
a preliminary ruling, EU:T:2018:560,  paragraphs 33-35.    
7   Idem, paragraphs 77-78. 
8   Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
9   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 


2.3.  Protection of the decision-making process 
Article  4(3),  second  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[a]ccess  to  a 
document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and  preliminary 
consultations  within  the  institutions  concerned  shall  be  refused  even  after  the  decision 
has been taken if disclosure of the document would seriously undermine the institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Moreover,  Article  6  of  Annex  III  of  the  Staff  Regulations10  provides  that  ‘[t]he 
proceedings of the Selection Board shall be secret’. This confidentiality  requirement  is 
inextricably  linked  to  the  protection  of  the  internal  decision-making  process  of  the 
Selection Boards within the meaning of Article 4(3) of Regulation 1049/2001. 
In the Le Voci judgment, the General Court held that ‘the applicant cannot validly rely on 
the concept of transparency in order to call into question the applicability of Article 6 of 
Annex III to the Staff Regulations’.11 
The  General  Court  also  confirmed  that  ‘secrecy  was  introduced  with  a  view  to 
guaranteeing  the  independence  of  the  Selection  Boards  and  the  objectivity  of  their 
proceedings,  by  protecting  them  from  all  external  interference  and  pressures  whether 
these  come  from  the  Community  administration  itself  or  the  candidates  concerned  or 
third  parties  and  observance  of  that  secrecy  runs  counter  to  divulging  the  attitudes 
adopted  by  individual  member  of  Selection  Boards  and  also  to  revealing  all  the  factors 
relating to individual or comparative assessment of candidates’.12 
In  its  judgment  in  the  Alexandrou  case,  the  General  Court  reaffirmed  that  the  general 
principle of transparency resulting from Article 15(3) of the Treaty on the Functioning of 
the EU and Article 42 of the Charter of Fundamental Rights could not be validly invoked 
in  order to  justify a circumvention  of Article 6  of Annex  III  of the Staff Regulations.13 
Indeed,  neither  Regulation  1049/2001  nor  the  Staff  Regulations  contain  any  provision 
expressly  giving  one  regulation  primacy  over  the  other.  Therefore,  it  is  appropriate  to 
ensure that each of those Regulations is applied in a manner that is compatible with the 
other, and that enables the consistent application of each of them.14 
The documents to which you request access contain the scores obtained in the computer-
based  multiple  choice  tests  by  all  the  candidates  who  participated  in  competitions 
EPSO/AD/322/16 and EPSO/AD/338/17. 
                                                 
10   Regulation  No  31  (EEC),  11  (EAEC),  laying  down  the  Staff  Regulations  of  Officials  and  the 
Conditions  of  Employment  of  Other  Servants  of  the  European  Economic  Community  and  the 
European Atomic Energy Community, Official Journal P 045 of 14.6.1962, p. 1385, with amendments. 
A consolidated version is published as 1962R0031-EN-01.06.2014-012.003-1.  
11   Judgment of 14 July 2005, Le Voci v Council of the EU, T-371/03, EU:T:2005:290, paragraph 124. 
12   Ibid, paragraph 123. 
13    Judgment of 12 November 2015, Alexandrou v Commission, T-515/14 and T-516/14, EU:T:2015:844, 
paragraph 71. 
14    Ibid, paragraph 69. 


The  test  scores  appearing  in  the  result  letters  that  are  the  subject  of  your  confirmatory 
request reflect the Selection Board’s individual assessment of every candidate’s merits in 
the multiple choice question tests.  
Moreover,  the disclosure of the result letters of the entire  candidate population  in  these 
competitions  would  also  allow  for  a  re-constitution  of  the  candidate  ranking  based  on 
merit. Such candidate ranking  reflects  the  Selection  Boards’  comparative  assessment of 
the  whole  candidate  population  tested  in  competitions  EPSO/AD/322/16  and 
EPSO/AD/338/17.  
The General Court15 has ruled that the comparative assessment of the candidates by the 
Selection  Board  is  reflected  in  the  marks  assigned  to  them  and  that  these  marks are 
the expression of the Board's value judgment concerning each candidate.16  
This comparative assessment  considered as  a whole is  to  be qualified as  an opinion for 
internal use in the sense of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 because this assessment 
of  the  entire  candidate  population  is  meant  to  be  used  only  by  the  relevant  Selection 
Board  and  the  European  Personnel  Selection  Office.  Moreover,  this  assessment  is 
inextricably linked to the proceedings of Selection Boards, which are meant to be secret 
in accordance with Article 6 Annex III of the Staff Regulations.   
Moreover,  the  disclosure  of  the  test  results  taken  out  of  context  and  without  further 
explanation is  highly likely to result in  misleading, if not  inaccurate,  conclusions about 
the  decisions  of  the  Selection  Boards  of  the  relevant  competitions  regarding  the 
assessment of the candidates, but also concerning the level of difficulty of the tests. 
In  line  with  the  relevant  case  law17,  Selection  Boards  are  not  only  responsible  for  the 
assessment and selection of candidates, but also exercise control over the computer-based 
multiple choice tests by determining their level of difficulty and by carrying out prior and 
subsequent quality control of the items composing the tests.  
The system of delivering computer-based tests used in all competitions of the European 
Personnel Selection Office relies on a large ‘item bank’ database, which contains tens of 
thousands  of  active  test  questions  (also  called  ‘items’).  These  items,  which  have  been 
developed  in  all  24  official  EU  languages  and  are  categorised  into  several  levels  of 
difficulty  per  test  type,  are  used  in  the  computer-based  reasoning  tests  of  all 
competitions.  This  effectively  means  that  in  every  competition,  including  computer-
based tests, a different subset of questions taken  from the same database is presented to 
the candidates, based on the parameters defined by the relevant Selection Board. 
 
 
                                                 
15   The Court of First Instance at the time of the ruling. 
16   Judgment of 29 January 1998, Affatato v Commission, T-157/96, EU:T:1998:12, paragraph 34.  
17   Judgment of 15 April 2010, Matos Martins v Commission, F-2/07, EU:F:2010:22, paragraphs 161, 170 
and 171.  


Boards determine the difficulty level of these tests  by approving the so-called difficulty 
matrix. The matrix, which specifies what difficulty level questions should be used in the 
tests  and  in  what  proportions,  is  set  by  each  Board  depending  on  the  specific 
characteristics of each competition (such as field, function group and grade). 
Furthermore, Boards must check and validate the test content (for example, the subset of 
test items to be used in the given competition) before the tests can take place. If errors are 
discovered at this approval stage in advance, the erroneous items are withdrawn from the 
database and are not used in the tests. 
Finally, the Selection Boards also exercise a subsequent systematic control of test content 
and  quality,  namely  by  examining  candidates'  complaints  in  the  framework  of  the 
neutralisation  procedure  established  by  section  3.4.2  of  the  General  Rules  governing 
Open  Competitions18,  and,  if  appropriate,  by  neutralising  questions  that  they  consider 
ambiguous or erroneous. 
For  these  reasons,  the  public  disclosure  of  the  test  results  is  highly  likely  to  result  in 
misleading  conclusions  about  the  decisions  of  the  Selection  Boards  of  the  relevant 
competitions  with  regard  to  the  preparation  and  ex  post  control  of  the  computer-based 
tests at stake. 
Considering  the  systematic  re-use  of  test  items  in  subsequent  competitions,  the  public 
disclosure  of  the  full  set  of  test  results  of  all  the  candidates  and  the  associated 
comparative  assessment  -  very  probably  leading  to  inaccurate  conclusions  -  would  also 
involve  the  foreseeable  risk  of  undue  external  pressure  on  the  decision-making  of 
Selection  Boards  related  to  fixing  difficulty  matrices  and  to  subsequent  test  quality 
control in future competitions, where the same test item database will be used. 
This,  in  turn,  would  lead  to  unfruitful  discussions  causing  delays  in  the  competition 
schedule,  as  well  as  decisions  being  skewed  by  undue  external  influence,  thereby 
severely undermining the fairness and efficiency of competitions.  
However, cooperation  within  the  Selection  Boards, free from outside interference, is  of 
paramount  importance  for  the  smooth  running  of  a  competition.  Any  constraint  at  this 
level could severely hamper the work of the Boards, and therefore compromise the entire 
competition  process,  to  the  detriment  of  the  interests  of  the  European  institutions  and 
candidates. 
Against  this  background,  public  access  to  the  requested  documents  would  lead  to  a 
circumvention  of  Article  6  of  Annex  III  of  the  Staff  Regulations,  providing  for  the 
secrecy of the proceedings of the Selection Boards.  
 
 
                                                 
18   The General Rules are included as annex in each competition notice. 


For these reasons, the public disclosure of the test score data contained in the documents 
requested  would  foreseeably  result  in  serious  prejudice  to  the  objectivity  of  future  staff 
selection  procedures  and  the  equality  of  treatment  of  the  participating  candidates.  It 
would thus seriously undermine the future decision-making process of Selection Boards. 
Consequently,  I  conclude  that  access  to  the  test  scores  contained  in  the  documents 
requested has to be refused on the basis of Article 4(3), second subparagraph (protection 
of  the  decision-making  process)  of  Regulation  1049/2001,  read  in  conjunction  with 
Article 6 of Annex III to the Staff Regulations. 
3. 
NO PARTIAL ACCESS  
I have considered the possibility of granting partial access to the documents requested. 
However,  no  meaningful  partial  access  can  be  provided  to  the  latter  as  a  large  part  of 
their content is protected by the exceptions of Article 4(1)(b) (protection of privacy and 
the integrity  of the individual) and Article 4(3), second subparagraph  (protection of the 
institution’s decision-making process) of Regulation 1049/2001, as set out above.  
Against  this  background,  and  contrary  to  what  you  specifically  asked  for  in  your 
confirmatory  application,  it  would  not  have  been  appropriate  to  propose  to  you  a  fair 
solution that would have restricted the scope of your confirmatory request on the basis of 
Article  6(3)  of  Regulation  1049/2001.  Indeed,  the  assessment  of  a  limited  number  of 
documents  would  not  have  resulted  in  the  satisfaction  of  your  request,  or  parts  thereof, 
either, as any subset of the documents requested would also have fallen under the above-
mentioned exceptions to the right of access.  
Furthermore, you indicate in your confirmatory application that you wish to obtain access 
to  the  candidates’  computer-based  test  scores  ‘in  order  to  conduct  a  statistics  research 
which  will  be  published’.  However,  as  illustrated  in  point  2.1  above,  the  ‘Talent’ 
database  does  not  allow  for  searching  data  and/or  documents  based  on  the  parameters 
specified  by  you,  i.e.  according  to  language  choices  and  test  results.  Therefore,  the 
European Commission would not have been able to propose, in the framework of a fair 
solution, to assess a smaller sample of documents that would correspond to the specific 
purpose of your request.  
Finally,  I  would  like  to  stress  that,  contrary  to  what  you  state  in  your  confirmatory 
application, each of the 22753 documents identified by the European Personnel Selection 
Office  would  need  to  be  individually  assessed  and  manually  redacted  in  order  to  be 
released  publicly  without  containing  protected  information.  Indeed,  the  European 
Personnel Selection Office’s ‘Talent’ database does not provide for a ‘computer assisted 
anonymisation  of  large  sets  of  documents  that  were  created  from  a  single  template’,  as 
however assumed by you.  
 
 


Therefore, the manual redaction of this information in such a high number of documents 
would create an excessive administrative burden. In line with the relevant case law of the 
European  Courts19,  the  European  Commission  is  thus  not  obliged  to  provide  partial 
access to the documents concerned. 
4. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception in Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 does not need to be balanced 
against the overriding public interest.  
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 must be waived if there 
is an overriding public interest in disclosure. Such an interest must, firstly, be public and, 
secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  reasoning  pointing  to  an 
overriding  public  interest  in  disclosing  the  requested  documents.  The  collection  of  data 
for  the  purpose  of  statistical  research  supposed  to  be  published  constitutes  a  private 
interest and can thus not be considered as providing an overriding public interest. 
Nor have I been able, based on the elements at my disposal, to establish the existence of 
any overriding public interest in the disclosure of the documents in question. In any case, 
I consider that the public interest is better served in this case by ensuring  the secrecy of 
proceedings  and  the  decision-making  process  of  the  Selection  Boards,  which  are 
indispensable  for  the  objectivity  of  future  staff  selection  procedures  as  well  as  the 
equality of treatment of the participating candidates, as pointed out above. 
Consequently, I consider that in this case there is no overriding public interest that would 
outweigh  the  interest  in  safeguarding  the  protection  of  the  decision-making  process, 
based on Article 4(3), second subparagraph of Regulation 1049/2001.   
 
 
                                                 
19   Most  recent  judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Psara  and  Others  v  European 
Parliament, T-639/15 to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 127. 
10 


 
5. 
MEANS OF REDRESS 
I would like to draw your attention to the means of redress that are available against this 
decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman  under  the 
conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and  228  of  the  Treaty  on  the 
Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
 
 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
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