Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'All Commission replies to confirmatory applications in 2018'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 23.4.2020 
C(2020) 2690 final 
 
Mr Maarten Hillebrandt  
Univeristy of Helsinki 
Faculty of Law 
Yliopistonkatu 3 
00101 Helsinki 
Finland 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/2001 1 
Subject: 
Your confirmatory applications for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/7132, 2019/7134, 
2019/7136, 2019/7137, 2019/7138 

Dear Mr Hillebrandt, 
I refer to your email of  12 February 2020, registered on 13 February 2020, in which you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents 2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).   
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial applications of 9 December 2020, addressed to the Secretariat-General of 
the  European  Commission,  you  requested  access  to  ‘all  replies  to  confirmatory 
applications  based  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001  adopted  by  the  European 
Commission in 20143, 20154, 20165, 20176 and 20187ʼ. 
                                                 

OJ L 345 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145 31.5.2001, p. 43. 
3   Registered under reference number GESTDEM 2019/7138. 
4   Registered under reference number GESTDEM 2019/7137. 
5   Registered under reference number GESTDEM 2019/7136. 
6   Registered under reference number GESTDEM 2019/7134. 
7   Registered under reference number GESTDEM 2019/7132. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
The  European  Commission  proceeded  to  estimate  the  workload  associated  with  the 
handling of the five initial  applications introduced by  you on the same day, concerning 
the same type of documents, i.e., decisions on confirmatory applications adopted by the 
European Commission on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001.  
As indicated in the annex to the report from the European Commission on the application in 
2018  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament, 
Council  and  Commission  documents8,  the  European  Commission  provided  the  following 
numbers of replies to confirmatory requests based on Regulation (EC) No 1049/2001 in the 
years concerned by your applications: 
  272 in 2014; 
  230 in 2015; 
  220 in 2016; 
  259 in 2017;  
  and 288 in 2018. 
Based on the above numbers, there are at least 1.269 documents falling under the scope of 
your  five  initial  applications,  also  considering  that  decisions  on  confirmatory  applications 
enclose a varying number of annexes. These documents form part of these decisions and full 
or partial access was granted to them. Due to the very high volume of the documents under 
review9,  the  analysis  of  the  documents  falling  under  your  above-mentioned  applications 
cannot be completed within the normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
According to the Secretariat-General’s preliminary estimates and based on past experience 
with requests concerning the same type of documents, the workload for dealing with your 
initial applications would require an excessive number of working days, estimated in at least 
3.800 working days, covering the following steps:  
  identification, gathering and quick screening of the documents falling under your 
initial requests; 
  assessment of the content of the documents; 
  performing  possible  redactions  of  the  relevant  parts  falling  under  exceptions  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  in  particular  based  on  the  exception  of  Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of privacy and the integrity 
of the individual);   
  preparation of the draft replies; 
  preparation of the e-signatory of the files; 
  formal approval of the draft decisions by the hierarchy of the Secretariat-General; 
and 
                                                 
8  COM(2019) 356 final. 
9  As  confirmed  by  the  General  Court  in  its  Judgment  of  10  December  2010  in  Case  T-494/08,  
Ryanair  v  European  Commission,  the  volume  of  documents  concerned  under  several  applications  for 
access  to  documents  can  be  considered  together,  where  these  applications  were  made  to  the  European 
Commission almost simultaneously, from the same applicant and covering cases which were connected.  


 
  final check of the documents to be released and dispatch of the replies. 
These  estimates  took  also  into  account  other  applications  for  access  to  documents10  and 
other tasks that the European Commission staff concerned would have to deal with during 
the period of handling your initial applications. 
The European Commission therefore concluded that the workload relating to the disclosure 
of  the  documents  requested  under  your  initial  applications  would  be  disproportionate  as 
compared to the objectives set by the applications for access to these documents, and that 
the  corresponding  resources  could  not  be  allocated  to  handle  your  requests,  so  as  to 
safeguard  the  interests  of  good  administration  and  to  ensure  the  proper  handling  of 
applications originating from other applicants.  
1.1.  Fair  solution  in  accordance  with  article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 
As  stated  by  the  EU  Courts,  the  European  Commission  must  respect  the  principle  of 
proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is balanced against 
the  workload  resulting  from  the  processing  of  the  application  for  access  in  order  to 
safeguard the interests of good administration. 
In its letter of 23 December 2019, the Secretariat-General  described  in  detail  the  actions 
needed  in  order  to  handle  these  requests  and  concluded  that  the  handling  of  your  five 
simultaneous  requests  could  not  be  completed  within  the  normal  time  limits  set  out  in 
Article  7  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  It  underlined  that,  in  accordance  with  the 
case law of the EU Courts, a fair solution can only concern the content or the number of 
documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying11.  Based  on  Article  6(3)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  it  asked  you  to  specify  your  specific  interest  in  the 
documents requested12, and whether you could narrow down the scope of your request, to 
reduce it to a more manageable number, namely to deal with two documents falling within 
the  scope  of  each  of  your  requests,  i.e.,  per  year  concerned,  or,  in  the  alternative,  to  deal 
with an overall number of ten documents falling within the scope of your request as limited 
to one specific year. 
In  your  reply  of  28  December  2019,  you  counter-proposed  to  limit  the  scope  of  your 
requests  to  the  confirmatory  decisions  adopted  in  the  year  2018,  and  to  exclude  their 
annexes from the scope of your request. 
 
 
                                                 
10    Including similar initial applications for access to confirmatory decisions adopted by the  
European  Commission. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Guido  Strack  v  European  Commission,  
C-127/13 (hereafter ‘Guido Strack v European Commission’)EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
12   Ibid,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  of  22  May  2012,  EnBW  Energie  
Baden-Württemberg v European Commission, T-344/08, EU:T:2012:242, paragraph 105. 


 
In its letter of 7 January 2020, the Secretariat-General informed you that, notwithstanding 
the substantial reduction of the number of requested documents, the solution you proposed 
would  still  require  the  treatment  of  288  documents,  the  individual  assessment  of  which  
cannot be completed within the normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) 
No 1049/2001 without entailing a disproportionate administrative burden for the European 
Commission.  In  this  light,  and  taking  into  consideration  your  proposed  solution  and  your 
stated purpose  of  academic  research,  the  European  Commission  proposed to  deal  with  an 
increased overall number of 30 documents falling within the scope of your requests, namely 
30  confirmatory  decisions,  excluding  their  annexes,  adopted  in  2018.  In  order  to  provide 
you with a representative sample of confirmatory  decisions for the stated purpose of  your 
research  into  the  European  Commission’s  implementation  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, the European Commission further proposed to deal with such overall number of 
30 documents as limited to one specific month, for instance the last month of the year 2018.  
In  your  reply  of  13  January  2020,  you  stated  you  cannot  agree  with  the  further  solution 
proposed  by  the  Secretariat-General.  Unfortunately,  therefore,  despite  its  efforts,  
the Secretariat-General has not been able to agree on a fair solution as regards the handling 
of your above-mentioned initial applications. 
Taking  into  account  the  time  that  has  elapsed  since  the  registration  of  your  initial 
applications  and  with  a  view  to  safeguarding  the  interests  of  good  administration,  
the Secretariat-General consequently saw itself obliged to balance your possible interest in 
access  against  the  workload  resulting  from  the  processing  of  your  applications.  This  is  in 
line  with  the  case-law  of  the  EU  Courts13.  The  Secretariat-General  has  come  to  the 
conclusion that handling the full scope of your five initial applications, or of your proposal 
of  28  December  2019,  would  involve  an  excessive  administrative  burden  that  would  be 
disproportionate with your possible interest in obtaining the requested documents. 
Therefore, the Secretariat-General has proceeded to the unilateral restriction of the scope of 
your  initial  applications  registered  under  GESTDEM  2019/7132,  2019/7134,  2019/7136, 
2019/7137  and  2019/7138,  so  as  to  bring  it  down  to  a  more  manageable  number  of 
documents.  It  has  decided,  per  the  Secretariat-General’s  second  fair  solution  proposal  of      
7  January  2020,  to  handle  30  documents  covered  by  your  requests,  namely  the  30 
confirmatory decisions, excluding their annexes, which were last adopted in the year 2018.  
The Secretariat-General informed you that: 
  wide partial access is granted to documents 1, 3-12, and 14-30, subject only to the 
redaction of personal data in accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy 
and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  partial access is granted to documents 2 and 13, subject to the redaction of personal 
data in accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the 
individual), and of commercially sensitive information in accordance with the first 
indent  of  Article  4(2)  (protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal 
person) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
                                                 
13  Guido Strack v European Commission, C-127/13, EU:C;2014:2250, paragraphs 26-28. 


 
These documents, including their detailed references, are listed in annex I of the initial reply 
dated 30 January 2020 (Ares(2020)587318). 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As a preliminary remark, I would like to clarify the scope of this confirmatory decision.  
Please note that pursuant to Article 7, paragraph 2 of Regulation (EC) No 1049/2001, the 
purpose  of  a  confirmatory  application  is  to  review  the  initial  position  of  the  
Directorate-General in question.  
In your five initial applications, you indicated expressly that you requested ʻall replies to 
confirmatory  applications  based  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001  adopted  by  the 
European  Commission  in  2014,  2015,  2016,  2017  and  2018.ʼ  In  your  confirmatory 
application  you  specify  that  you  ʻaccept  the  Commission’s  decision  to  limit,  in  certain 
places, the access  to  30 documents  selected for  consideration on various grounds under 
Article  4  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.ʼ  Therefore,  I  conclude  that  you  do  not 
contest the partial access to 30 identified documents at the initial stage. 
Furthermore, you underline that ʻthe Council already for many years routinely makes its 
confirmatory  application  decisions  directly  available  on  its  register  and  with  only  few 
exceptionsʼ  and  subsequently,  you  request  the  European  Commission  to  ʻrevise  its 
practice of proactive publication  of confirmatory application  decisions by making, such 
decisions,  future  and  past,  directly  downloadable,  or  at  the  very  minimum  visible, 
through  its  online  register  at  the  earliest  possible  moment,  as  per  Regulation 
1049/2001/EC, Article 11 and 12.ʼ   
I take note of these comments about the policy of proactive publication concerning two 
separate  EU  institutions.  However,  it  must  be  recalled  that  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  does  not  directly  link  Article 11  thereof  to  the  right  to  access  to 
documents  under  Article 2(1).  This  issue  cannot  therefore  be  taken  into  account  in  the 
framework of this confirmatory decision. 
Finally,  you  state  that  your  confirmatory  request  ʻpertains  exclusively  to  the 
Commission’s  argumentation  related  to  the  supposed  disproportionate  administrative 
burden of my requests, as well as its handling of the search for fair solution.ʼ 
Therefore,  the  review  performed  by  the  Secretariat-General  at  confirmatory  stage  will 
focus only on the assessment of the way the unilateral restriction was performed at initial 
stage. 
Notwithstanding the above, I regret to inform you that I have to confirm the position of 
the Secretariat-General of the European Commission, insofar as the unilateral restriction 
of the scope of your initial application is concerned. 


 
2.1.  Unilateral restriction of the scope of the initial application 
In  your  confirmatory  application,  you  contest  the  position  of  the  Secretariat-General,  
as regard the unilateral restriction of the scope of your (initial) applications.  
In  your  confirmatory  application,  you  underline  the  fact  that  the  workload  could  be 
divided  among  ʻthe  separate  case  handlers  who  can  work  simultaneously  on  my 
requestsʼ.    Although  your  requests  were  addressed  only  to  the  Secretariat-General,  
they  form  wide-scope  requests.  Against  this  background,  I  would  like  to  clarify  the 
circumstances  in  which  the  Secretariat-General  restricted  the  scope  of  your  initial 
requests.  
The Secretariat-General handled in the same period of time 79 confirmatory applications 
including 13 newly registered confirmatory applications. At the time of your requests, the 
Secretariat-General  was  processing  16  initial  requests  for  access  to  documents,  among 
others five requests for access to documents were from you. 
The  estimated  number  of  documents  identified  by  the  Secretariat-General  as  falling 
within the scope of these 16 initial requests and 79 confirmatory applications was more 
than 1.600 documents, out of which 1.269 documents were falling only under your five 
requests for access to documents.   
In order to treat your requests, and that of other applicants, the Secretariat-General would 
have to carry out a certain number of tasks listed below: 
-  search for documents falling under requests for access to documents;  
-  retrieval  and establishment of a complete list of the documents falling under the 
scope of your requests;  
-  preliminary assessment of the content of the documents in light of the exceptions 
of Article 4 of Regulation EC (No) 1049/2001;  
-  assessment of the further procedural steps to undertake, for example whether third 
party consultations should be made; 
-  (possibly)  third-party  consultations  under  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  
1049/2001  and  (possibly)  a  further  dialogue  with  the  third  party  originators  of 
documents falling within the scope of your requests; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received, including of 
the possibility of granting (partial) access; 
-  redactions  of  the  relevant  parts  falling  under  exceptions  of  Regulation  EC  (No) 
1049/2001; 
-  preparation of the draft replies; 
-  (possible) consultation of the Legal Service; 
-  finalisation of the replies at administrative level and formal approvals of the draft 
decisions;  
-  final check of the documents to be (partially) released (if applicable) (scanning of 
the redacted versions, administrative treatment) and dispatch of the replies.   
 


 
The  total  number  of  documents  corresponding  to  the  initial  scope  of  all  the  requests 
addressed to the Secretariat-General within the period of your initial requests for access 
to  documents  (December  2019)  amounts  to  more  than  1.600.  According  to  the 
preliminary  estimates  based  on  past  experience,  such  assessment  (which  would  involve 
the  tasks  listed  above)  would  require  the  workload  corresponding  to  more  than  4.800 
working days (out of which 3.800 working days only for your five requests for access).  
Notwithstanding  the  substantial  reduction  of  the  number  of  requested  documents  you 
proposed,  in  particular  288  confirmatory  decisions  adopted  in  2018,  the  individual 
assessment of which  cannot be completed within the normal time limits set out in Article 
7  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  without  entailing  a  disproportionate  administrative 
burden  for  the  European  Commission.  It  would  normally  require  the  workload 
corresponding to more than 860 working days. 
It  needs  to  be  underlined  that  these  estimates  also  take  into  account  the  
fact 
that 
the 
staff 
concerned 
in 
the  
Secretariat-General would have to deal with other tasks and applications in parallel with 
the  handling  these  initial  applications  of  yours  and  with  other  applications  received  by 
other applicants.  
I would like to point out that the beneficiaries under Regulation (EC) No 1049/2001 are 
‘any citizen of the Union, and any natural or legal person’,  as specified in Article 2 of 
that  regulation.  Simultaneous  requests  for  access  to  documents  addressed  to  a  specific 
institution neither correspond to the conception ‘an application for access to a document’ 
as stipulated in  Article 7(1) of Regulation  (EC)  No 1049/2001  nor can they be handled 
under the deadlines and conditions stipulated in that regulation14. They do not only create 
an 
extremely 
heavy 
workload 
for 
several 
staff 
members 
of 
the  
Secretariat-General, but they also cause a serious perturbation in its functioning.  
Any  public  administration  with  limited  resources  has  the  obligation  to  safeguard  the 
interests  of  good  administration  and  to  ensure  the  proper  handling  of  confirmatory 
applications  originating  from  other  applicants.  This  has  been  repeatedly  acknowledged 
by the Court of Justice. In the case at hand, it flows from the principle of proportionality 
that  processing  this  and  the  other  requests  simultaneously  received  by  the  European 
Commission 
would 
involve 
an 
inappropriate 
administrative 
burden.  
The ‘self explanatory’ interest you have in receiving the requested documents has to be 
balanced  against  the  workload  resulting  from  the  processing  of  these  and  your 
applications  for  access  in  order  to  safeguard  the  interests  of  good  administration15.  
 
                                                 
14   In its judgment Ryanair v European Commission, the General Court recognised the principle that the 
volume of documents concerned under several applications for access to documents can be considered 
together,  where  these  applications  were  made  to  the  European  Commission  almost  simultaneously, 
from  the  same  applicant  and  covering  cases  which  were  connected.  Please  see  Judgment  of  the 
General  Court  of  10  December  2010,  Ryanair  v  European  Commission,  T-494/08,  EU:T:2010:511, 
paragraphs 34 and 37. 
15   Judgments  of  the  Court  of  Justice  of  6  December  2001,  Council  v  Hautala,  C‑ 353/99  P, 
EU:C:2001:661, paragraph 30, and Guido Strack v European Commission, cited above, paragraph 27. 


 
In  this  particular  case,  the  volume  of  your  requests,  their  wide  scope  and  their 
simultaneous introduction created an administrative burden which was particularly heavy 
and exceeded the limits of what may reasonably be required.  
The  Court  of  Justice  recognised  in  its  judgment  in  Guido  Strack  v  European 
Commission 16  
that  in  case  of  wide-scope  requests  (requests  that  involve  a  very  long 
document or to a very large number of documents) ‘institutions may, in particular cases 
in which the volume of documents for which access is applied or in which the number of 
passages  to  be  censured  would  involve  an  inappropriate  administrative  burden,  balance 
the interest of the applicant for access against the workload resulting from the processing 
of the application for access  in  order to  safeguard the interests of good administration’. 
This  practice  was  also  recognised  by  the  Court  in  its  judgment  in  EnBW  Energie  
Baden-Württemberg 
v European Commission 17. 
Notwithstanding  the  fact  that  you  were  not  obliged  to  provide  any  reasons  for  your 
request, you did provide a justification in saying that ʻthe purpose of the academic study 
is the systematic study of Commission responses at the confirmatory application stageʼ. 
This statement does explain your particular personal interest in the requested documents.  
Moreover, you contest the fact that the Secretariat-General did not engage more with you 
with  the  view  of  agreeing  a  fair  solution  with  you.  In  the  case  of  a  wide-scope 
application, the institution has to adopt a final decision within the time limits laid down 
in  Regulation  (EC)  1049/2001.  ʻAlthough,  in  such  a  case,  Article 6(3)  allows  the 
institution  concerned  to  find  a  fair  solution  with  the  applicant  seeking  access  to 
documents in its possession, that solution can concern only the content or the number of 
documents applied forʼ, but not the deadlines for replying18.  
On  13  January  2020,  when  you  replied  to  the  fair  solution  proposal  of  the  
Secretariat-General, the remaining time limit to reply to  your initial applications was 13 
working  days.  Striving  to  provide  you  with  a  reply  respecting  the  legal  time  limits 
imposed  by  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  Secretariat-General  proceeded  to  the 
specific  and  individual  examination  of  the  number  of  documents  it  could  reasonably 
handle  in  the  remaining  time,  namely  the  30  confirmatory  decisions,  which  were  last 
adopted  in  the  year  2018.  This  was  particularly  possible  due  to  a  huge  effort  of  the 
responsible desk officer handling your initial requests and taking into account the nature 
of the documents requested, namely confirmatory decisions, and the fact that you agreed 
to exclude their annexes from the scope of your request.  
Regarding  your  intention  to  challenge  its  unilateral  solution,  please  note  that  given  the 
context  described  above,  I  consider  that  the  unilateral  restriction  of  the  scope  of  your 
requests was justified.  
                                                 
16   Guido Strack v European Commission, cited above, paragraphs 26-28. 
17   Judgment  of  the  General  Court  of  22  May  2012,  EnBW  Energie  Baden-Württemberg  v  European 
Commission, T-344/08 P, EU:T:2012:242, paragraph 105. 
18   Guido Strack v European Commission, cited above, paragraph 26. 



 
Consequently, 

conclude 
that 
the 
decision 
of 
the  
Secretariat-General  to  unilaterally  restrict  the  scope  of  your  initial  applications  was  in 
line with  the principle of proportionality and consistent with  the applicable case law of 
the EU Courts. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE  
Secretary-General 

 
 


Document Outline