Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Contacts with the tobacco industry during 2019'.



 
Ref. Ares(2020)658505 - 03/02/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
Directorate I. Legal, institutional and procedural matters 
  I.3. Enforcement of legislation, Relations with the European Ombudsman and Access to documents 
Head of Unit 
 
Brussels,  
                                                                                                      AGRI.DDG3.I.3/KVK/VA D(2020)684355 
 
 
 
 
Olivier Hoedeman 
CEO Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 

 
 
 
 
 
 
By registered letter with acknowledgment of  
receipt 

 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 

Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/ 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  e-mails  dated  03/01/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 03/01/2020 under the above-mentioned reference numbers. 
Your request access to: 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc, as well as 
organisations and individuals that are funded by and/or work to further the interests of 
the tobacco industry), during 2019. 

-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc. as well as 
organisations and individuals that are funded by and/or work to further the interests of 
the tobacco industry), during 2019. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 

Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under the 
responsibility  of  other  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been  attributed  to 
other Directorates-General1. This reply relates only  to the documents held by DG AGRI. 
You received or will receive the replies from the other respective Directorates-General in 
due course.  
We identified 3 documents and we enclose a list as well as a copy of the documents. 
                                                 
DG  SANTE  GESTDEM  2019/7290,  DG  GROW  GESTDEM  2019/7292,  SG.D3  GESTDEM 2019/7295, 
DG  TAXUD  GESTDEM  2019/7296,  DG  TRADE  GESTDEM  2019/7297,  DG  COMP  GESTDEM 
2019/7298, DG ECFIN GESTDEM 2019/7299 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


You  may  reuse  the  documents  of  the  European  Commission  free  of  charge  for  non-
commercial  and  commercial  purposes  provided that  the source is  acknowledged,  that  you 
do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the  document.  Please  note  that  the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
Please note that the document No 1 was received by the Commission from a third party. It is 
disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the 
originator, who holds a copyright on it. It does not reflect the position of the Commission 
and cannot be quoted as such. 
With  regard  to  all  the  documents,  a  complete  disclosure  of  them  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten greeting and signatures of natural persons;  
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
Karl von Kempis 
e-signed 
 
Encl.: 3 documents + 1 list 

Electronically signed on 03/02/2020 12:10 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563