Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Contacts with the tobacco industry during 2019'.



 
Ref. Ares(2020)1488156 - 11/03/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate D - Sustainable Development; Economic Partnership Agreements - African, Caribbean and 
  Pacific; Agri-food and Fisheries 
Agriculture, Fisheries, Sanitary and Phytosanitary Market Access, Biotechnology 
Brussels, 9 March 2020 
TRADE.DGA2/BMU/lv (2020) 1130423 
 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
 
Mr Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
(CEO) 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels  
 
Advance copy by email: 
ask+request-7509-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents - Ref GestDem 2019/7297 
Dear Sir, 
I refer to your e-mail dated 13 December 2019 in which you make a request for access to 
documents,  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”),  registered  on  the  same  date  and  split  among  the  following  Directorates 
General  SANTE,  GROW,  AGRI,  SG,  TAXUD,  TRADE,  COMP  and  ECFIN.  This 
communication provides reply to the file 2019/7297 and concerns only DG TRADE. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to the following documents: 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc., as well 
as  organisations  and  individuals  that  are  funded  by  and/or  work  to  further  the 
interests of the tobacco industry), during 2019; 
                                                 

Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 


 
-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc. as well 
as  organisations  and  individuals  that  are  funded  by  and/or  work  to  further  the 
interests of the tobacco industry), during 2019; 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 
and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence). 
 
You have asked us to exclude all documents that you have already received as a result of 
your  previous  access-to-document  request  tabled  on  11  December  2018  (GestDem 
2018/6666). 
 
We  have  identified  4  documents  falling  within  the  scope  of  your  request.  For  ease  of 
reference, we enclose a list of these documents, with reference numbers, in Annex 1. For 
each of them, the list provides a description and indicates whether parts are withheld and, 
if so, under which ground pursuant to Regulation 1049/2001. Please note that documents 
1 and 2 are sub-divided into different sections (a, b and c for item 1; a-d in case of item 
2).  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSION UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4.2  and  4.3  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  “to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure
”3. 
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  “the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly”
5. 
                                                 

Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
3 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 

Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 

Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  full 
access is granted to document 1.b, 1.c as well as to document 2c and 2d
. In the case of 
document  1.c,  full  release  is  granted  as  the  document  is  publicly  available  online.  The 
documents 1a, 2a, 2b, 3 and 4 are partially release but only some personal data have been 
redacted in these documents in accordance with Art. 4 (1)(b) of Regulation 1049/2001.  
The reasons justifying the application of this exception are set out below. 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
”. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC6 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
”.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.7  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining 
to staff members of an institution are to be considered personal data.8 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)9,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data 
Protection Regulation becomes fully applicable.10 
Some  part  of  documents  1  and  2  as  well  as  documents  3  and  4  contain  personal 
information  such  as  names,  e-mail  addresses  or  telephone  numbers  that  allows  the 
identification  of  natural  persons.  In  line  with  the  Commission’s  commitment  to  ensure 
                                                 

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 

Judgment of  the General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de Brest v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 

Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10  Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
transparency and accountability, the names of the senior management of the Commission 
(at Director level and above) are disclosed. 
In principle, the names of organisations and companies as such do not constitute personal 
data within the meaning of Article 2(a) of Regulation 45/2001. For this reason, the names 
of organisations and companies are disclosed. In addition, transparency register numbers, 
which do not allow the identification of an individual staff member of these companies, 
are disclosed.  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  “[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests
”.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation 2018/1725, the European Commission has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
*** 



 
You  may  re-use  the  Commission  documents  disclosed  free  of  charge,  for  non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and that 
you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note that the 
Commission does not assume liability stemming from the re-use. 
*** 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents unit SG-C-1 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Flavio COTURNI 
 
 
 
 
Enclosures: 
List of documents & disclosed documents 

Electronically signed on 09/03/2020 17:55 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline