Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Lobbyist meetings Commissioner Gabriel'.



 
Ref. Ares(2020)1980392 - 08/04/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
   The Director-General 
 
B1/RS/JCV 
rtd.b.1.002(2020)1950621 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt  
Peter Teffer 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands  
 
Advance copy by e-mail:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
 
Subject:  Your  application  for  public  access  to  documents  –  GestDem  Ref  No 
2020/0480 

 
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  email  dated  24/01/2020  in  which  you  submitted  an  application  for 
access to documents within the framework of Regulation (EC) 1049/20011. 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to the following documents:  
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 11/12/2019 meeting between Adrienn Kiraly and IBM 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 04/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and INSERM 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and
 
presentations - related to the 04/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and Robert Bosch GmbH 

                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43) , 
hereinafter referred to as ‘Regulation (EC) 1049/2001’. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 05/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and  

EU-LIFE  
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 10/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and Science Europe (SE) 

 
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 10/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and European Brain Council (EBC) 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 10/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and  

European Science Foundation (ESF) 
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 10/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and  

Siemens AG (SAG)    
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 11/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and AeroSpace and Defence Industries Association of Europe (ASD) 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 11/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and Airbus 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 12/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and BUSINESSEUROPE 

We  regret  to  inform  you  that  we  have  not  identified  any  documents  that  would 
correspond  to  the  description  of  your  application  regarding  the  first  and  seventh  point, 
namely: 
-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 11/12/2019 meeting between Adrienn Kiraly and IBM 

-  all  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations - related to the 10/12/2019 meeting between Commissioner Mariya Gabriel 
and  

European Science Foundation (ESF) 


Therefore,  we  are  not  in  position  to  handle  this  part  of  your  request.  As  specified  in 
Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that 
Regulation applies only to existing documents in the possession of the institution. 
With  regard  to  the  remaining  parts  of  your  request,  we  have  identified  the  following 
documents falling within the scope (hereinafter the “requested documents”): 
1.  Ares(2019)6096325_ request for an appointment on December 4th with Inserm 
2.  1404_Briefing Bosch_V2 
3.  1404_Briefing Bosch_V2_(002) 
4.  Meeting in Brussels _ 4 December 2019 
5.  2019-12-09_European 
Commission-European 
Commissioner 
for 
Digital 
Economy and Society-Mariya Gabriel 
6.  EULIFEMeeting_Agenda_5DEC2019 
7.  BASIS (CAB GABRIEL 1406) - EU-LIFE research centres alliance G2 
8.  EU_LIFE_introduction_5Dec2019 
9.  SummaryEULIFE_meeting_5Dec2019_2CMG 
10. EULIFE_Recommendations_ERANARRATIVE_August2019_2ERAC 
11. Ares(2019)7690660 EU-LIFE I Thank you and follow up 
12. 2019-12-10 Gabriel - Science Europe – Final 
13. 1421 CAB Gabriel Science Europe_ 
14. 20191104 2nd Science Europe Letter to Commissioner Gabriel 
15. Briefing contribution Unit E2_meeting Gabriel_EBC BASIS 1422_02122019 
16. CAB GABRIEL 3 - Brief bilateral meeting with - 11 December 2019_ 
17. Speech_FINAL_ASD Board Meeting 
18. FINAL_ASD Board Meeting 11 Dec - BASIS 1413 
19. Letter from ASD President 
20. ASD 2019 Facts and Figures 
21. ASD 2019 Corporate folder 
22. Letter to Commissioner Gabriel 
23. Annex 2 - AirbusReplyConsultationPartnershipsHorizonEurope_RTD 
24. cab gabriel 1335 airbus CEO G Faury_w rtd_ 
25. Ares(2019)7225096 Business Europe 
2.  EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
After a concrete assessment of the requested documents, we have concluded that: 
-  Access  can  be  granted  to  documents  under  number  20  and  21.  The  document 
under number 20 is already public. 
The document under number 21 contains public information. 
 
-  Partial access can be granted to documents under numbers 1 to 19 and 22 to 25. 
Please  note  that  certain  parts  of  the  specific  documents  have  been  expunged,  as 
their content must be protected in accordance with the exceptions concerning the 
protection of commercial interests and the protection as regards the protection of 
personal data provided under Article 4 of Regulation EC (No) 1049/2001. 
Please see below the analysis on the applicable exceptions: 
2.1. Protection of commercial interests of a natural or legal person, including intellectual 
property 



Article 4(2), first  indent, of Regulation  (EC) 1049/2001  provides that  "[t]he institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
[...]  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property, 
unless there is an overriding public interest in disclosure
". 
Parts  of  the  requested  documents  under  numbers  2,  3,  24,  have  been  redacted  in 
accordance with the specific exception. More specifically, the views or positions of third 
parties  –  authors  of  the  requested  documents  on  a  particular  subject  as  well  as  their 
strategic plans, have been expunged.  
Disclosure  of  the  specific  information  could  have  a  negative  impact  on  the  commercial 
interests  of  the  entities  in  question  by  revealing  to  the  public  details  concerning  the 
professional activities  of the specific entities. 
Pursuant  to  article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  exception  to  the  right  of 
access must be waived if there is an overriding public interest permitting the disclosure of 
the  requested  documents.  In  order  for  such  an  overriding  public  interest  to  exist,  this 
interest,  firstly,  has  to  be  public  and,  secondly,  overriding,  i.e.  in  this  case  it  must 
outweigh  the  interest  protected  under  article  4(2),  first  indent.  We  consider  that  in  the 
present  case  there  are  no  elements  capable  of  showing  the  existence  of  an  overriding 
public  interest  in  disclosure  of  the  refused  documents  that  would  outweigh  the  public 
interest in the protection of the commercial interests. 
2.2. Protection of privacy and the integrity of the individual 
According to Article 4(1)(b) of Regulation  (EC)  No 1049/2001,  access  must  be refused 
where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  "privacy  and  the  integrity  of  the 
individual
",  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data2. 
All of the partially disclosed documents contain personal data such as names, surnames, 
functions, office numbers and e-mail addresses of the Commission’s officials not having 
the  function  of  senior  management  staff  and  of  the  third  parties  identified  in  the 
documents, as well as information that could lead to the identification of individuals. This 
information clearly constitutes personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation 
(EU) 2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if  “[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests”

According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. In your request, you do 
not put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a 
specific purpose in the public interest. 
                                                 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the  European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices and agencies and on the free  movement of such data, and repealing  Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 



Therefore, personal data have been withheld from the requested documents. 
Please note that the exception of Article 4(1)(b)  has an absolute character and does not 
envisage the possibility of demonstrating the existence of an overriding public interest. 
3.  DISCLAIMER AND RE-USE OF DOCUMENTS 
 
Please note that documents received by the Commission from third parties are disclosed 
for information only and cannot be re-used without the agreement of the originator, who 
holds a copyright on it. They do not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
With  regard  to  the  remaining  documents,  drafted  by  the  services  of  the  European 
Commission, you may reuse the disclosed documents free of charge, for non-commercial 
and  commercial  purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not 
distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
4.  MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
 
European Commission 
Secretary-General 
Unit SG C.1 – Transparency, document management & access to documents 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Jean-Eric Paquet 
 
 
 
 
Enclosure:  requested  documents,  expunged  from  personal  data  and  from  information 
affecting commercial interests  

Electronically signed on 07/04/2020 11:12 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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