Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Mission cost'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 29.5.2020 
C(2020) 3652 final 
 
 
Ms Veronica Quaix 
Van Den Wildenberglaan 1  
2100 Antwerpen 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2020/0836 

Dear Ms Quaix, 
I refer to your email of 15 March 2020, registered on the next day, in which you submit a 
confirmatory application concerning the initial application, reference number mentioned 
above,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding 
public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter 
'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In the initial application of 8 February 2020, addressed to the Office for Administration 
and  payment  of  individual  entitlements  (PMO),  you  requested  information  on  the 
business trip performed by Mr Ernesto Bianchi, and his ‘stay in the hotel Vinepearl Ha 
Long Bay Resort, room 317 between 7/10/19 and 10/10/19 in touristic area Reu Island, 
Bai  Chay,  Viet  Nam’.  More  specifically,  you  wish  to  have  access  to  documents  that 
contain  the  following  information,  I  quote:  ‘-  [p]lace  of  origin  and  destination,  and  the 
amount spent on travel or transportation; - Exact dates and duration of the trip; - Amount 
spent  on  accommodation;  -  Amount  spent  on  subsistence;  -  Other  information,  such  as 
possible miscellaneous costs’. 
Furthermore,  you specified that if ‘the travel was by air taxi and a team of people were 
travelling,  please  also  provide  documents  with  details  on  the  other  travellers  (at  a 
minimum, names and job titles’. 
                                                 

OJ L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

OJ L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

In its initial reply of 28 February 2020, the Office for the Administration and Payment of 
Individual Entitlements  of the European Commission  refused access to the document(s) 
falling  within  the  scope  of  your  request,  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b) 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  underpin 
your request with detailed arguments, which I will address in the corresponding sections 
below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I can inform you that the European Commission has identified the 
following categories of documents, under mission reference number DL-19-1770672, as 
falling  under  the  scope  of  your  application  registered  under  reference  GESTDEM 
2020/0836: 
 
-  one  mission  summary  fiche  relating  to  the  mission  of  the  member  of  senior 
management stated in your application; 
-  one supporting document concerning accommodation;  
-  one supporting document concerning transport; 
-  one supporting document concerning exchanges with travel agency; 
-  one other supporting document.  
These  documents  pertain  to  the  categories  indicated  above  based  on  the  type  of 
information they contain. In particular, the mission summary contains information about 
the person it concerns, the exact dates and duration of the business trip, the destination, 
the amounts spent on travel, accommodation, subsistence and other information, such as 
miscellaneous  costs.  The  supporting  documents  correspond  to  the  incurred  expenses  in 
each one of the respective category of expenses.  
I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  initial  decision  of  the  Office  for  the 
Administration and Payment of Individual Entitlements of the European Commission to 
refuse  access  to  the  documents  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  for  the 
reasons set out below. 
 
2.1.
Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 


In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager) 3,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18  December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data 4 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC 5 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’ 6. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’ 7. 
The  General  Court  confirmed  that,  in  addition  to  names,  information  concerning  the 
professional or occupational activities of a person can also be regarded as personal data 
where,  first,  the  information  relates  to  the  working  conditions  of  the  said  persons  and, 
second, the information is capable of indirectly identifying, where it can be related to a 
date  or  a  precise  calendar  period,  a  physical  person  within  the  meaning  of  the  Data 
Protection Regulation 8. 
 
 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
4   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  
5   Official Journal L 295 of 21.11.2018, p. 39. 
6   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
7   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v Commission, Joined Cases T-314/16 and 
T-435/16, EU:T:2018:841, paragraph 64 (hereafter referred to as ‘VG v Commission’ judgment).  


The  requested  documents  contain  personal  data,  namely  information  relating  to  an 
identified  natural  person  in  relation  to  various  information  relating  to  his  mission, 
including  the  incurred  mission  costs.  It  is  clear  that  this  information  is  indeed  personal 
data. In addition, the requested documents contain the personal data, such as names and 
surnames of European Commission staff not holding any senior management position. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  contest  that  the  requested  documents 
contain  personal  data.  You  contest  the  extent  to  which  the  exception  has  been  applied. 
You  explain  that  ‘these  documents  will  contain  data  on  mission  destinations,  mission 
dates,  modes  of  transport,  and  of  course,  data  on  the  costs  of  travel,  accommodation, 
daily  allowances  and  miscellaneous  costs.  There  may  also  be  other  data,  such  as  notes 
about  the  processing  of  the  claim  by  the  PMO.  In  addition,  the  data  on  expenditure  is 
most  likely  to  have  been  entered  into  the  Mission  Processing  System  (MiPS),  which 
[you] understand is a requirement for the processing of expenses of Commission staff. In 
which  case,  it  should  have  been  possible,  in  response  to  [your]  request,  to  provide  a 
document  –  extracted  from  the  MiPS  system  in  an  excel  sheet  or  in  another  format  – 
either  with  no  personal  data  included  and/or  with  the  personal  data  (the  name  and 
surname of any persons) redacted’. 
I would like to clarify that the type or types of costs incurred by the Commission senior 
management concerned by your application are indeed personal data, as this information 
cannot be disassociated from the natural person it concerns.  
In  the  Nowak  judgment 9,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  ‘[t]he  use  of  the 
expression “any information” in the definition of the concept of “personal data”, within 
Article  2(a)  of  Directive  95/46,  reflects  the  aim  of  the  EU  legislature  to  assign  a  wide 
scope  to  that  concept,  which  is  not  restricted  to  information  that  is  sensitive  or  private, 
but  potentially  encompasses  all  kinds  of  information,  not  only  objective  but  also 
subjective, in the form of opinions and assessments, provided that it “relates” to the data 
subject’(emphasis  added).  As  regards  the  latter  condition,  it  is  satisfied  where  the 
information, by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person.  
 
It is obvious that information about costs, incurred by the Commission official during the 
mission in question is information which, by reason of its content, is linked to particular 
natural  person.  In  the  VG  v  Commission  judgment,  the  General  Court  ruled  that  even 
anonymised  data  should  be  considered  as  personal  data,  if  it  would  be  possible  to  link 
them  to  an  identifiable  natural  person  through  additional  information 10.  In  the  present 
case,  a  clear  link  to  an  identifiable  person  remains,  since  your  request  focuses  on  one 
identified  member  of  the  senior  management  and  to  the  mission  costs’  this  member 
incurred.  Consequently,  it  is  not  possible  to  redact  the  name  or  surname  of  the  natural 
person it concerns, and only leave the breakdown of the costs, as the whole information 
continues to relate to the natural person indicated in your request. 
                                                 
9   Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 
10   VG v Commission judgment, cited above, paragraph 74. 


In  your  application,  you  refer  to  the  Guidance  Note  concerning  access  to  names  and 
functions  of  Commission  Staff,  reference  Ares(2019)4352523  and  conclude  that  ‘the 
names  of  Commissioners,  their  Cabinet  Members,  and  staff  in  senior  positions,  namely 
Secretary-General,  Directors-General,  Directors,  can  be  provided  to  the  public  unless 
very  specific  circumstances  apply’  and  that  ‘[f]or  these  people  (in  contrast  to  other 
officials), it is not necessary to require that requesters establish, either at the initial and at 
confirmatory  stage,  the  need  for  a  public  interest  in  transmitting  the  personal  data  (the 
names).  In  other  words,  there  is  no  need  to  apply  the  tests  set  out  in  Regulation 
2018/1725’. 
I would like to note that the Guidance Note concerning access to names and functions of 
Commission  Staff  does  not  stipulate  that  the  names  of  senior  management  of  the 
Commission  should  be  disclosed  in  all  cases.  The  Guidance  Note  explicitly  ‘takes  into 
account  the  fact  that,  in  most  cases,  requestors  are  interested  in  the  substance  of  the 
documents rather than in the personal data appearing therein’.  In the case at hand,  your 
request is focused on the disclosure of personal data relating to the mission of a member 
of the Commission staff pertaining to the senior management. Therefore, according to the 
Data  Protection  Regulation,  the  institution  has  to  make  an  individual  assessment  of  the 
personal  data  requested  and  examine  whether  the  conditions  for  transmission  of  these 
data are fulfilled.  
I  note  that  your  request  does  not  concern  documents  where  the  name  of  the  person 
concerned  is  merely  mentioned,  but  documents  containing  personal  data,  which  are 
intrinsically  connected  with  this  person.  In  full  compliance  with  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  an  individual  assessment  of  the  requested  documents  has  been  performed 
taking  into  account  the  data  protection  parameters  stipulated  in  Regulation  (EU) 
2018/1725.  
I  would  like  to  underline  that  the  European  Commission  proactively  publishes 
information  about  the  mission  expenses  of  the  Commissioners.  However,  no  such  rule 
exists for members of senior management of the European Commission. 
 
In the Rechnungshof case law, which concerned the disclosure of data on the income of 
employees of bodies subject to control by the Rechnungshof, the Court of Justice stated 
that  ‘the  data  […],  which  relate  both  to  the  monies  paid  by  certain  bodies  and  the 
recipients, constitute personal data within the meaning of Article 2(a) of Directive 95/46, 
being information relating to an identified or identifiable natural person’ 11. This finding 
is applicable also in the present case; thus, the requested information on expenses of the 
individual  concerned  during  the  mission  being  information  relating  to  an  identified 
natural person constitutes indeed personal data.  
                                                 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  (C-465/00)  v  Österreichischer 
Rundfunk  and  Others  and  Christa  Neukomm  (C-138/01)  and  Joseph  Lauermann  (C-139/01)  v 
Österreichischer  Rundfunk
,  (References  for  a  preliminary  ruling:  Verfassungsgerichtshof  (C-465/00) 
and Oberster Gerichtshof (C-138/01 and C-139/01) – Austria), Joined Cases C-465/00, C-138/01 and 
C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 64. 


In the recent Psara ruling, which concerned the expenditure incurred by Members of the 
European  Parliament,  in  particular  disclosure  of  documents  showing  details  regarding 
how and when […] MEPs’ from each Member State ‘spent’, during various periods, the 
General  Court  concluded  that  ‘it  is  apparent  […]  [that]  all  the  requested  documents 
contain personal data, so that the provisions of Regulation No 45/2001 are applicable in 
their  entirety  to  the  present  case’12.  This  case  concerned  members  of  a  European 
institution  and  details  on  the  expenditure  they  incurred.  I  consider  the  findings  of  the 
General  Court  as  directly  relevant  to  the  present  case,  which  concerns  a  Commission 
staff  member  pertaining  to  the  senior  management.  The  General  Court  did  not  only 
conclude  that  the  requested  documents  obviously  contained  personal  data,  but  also 
confirmed the decision of the European Parliament to refuse access to these documents. 
In  this  same  judgment,  the  General  Court  stated  that  ‘the  fact  that  data  concerning  the 
[MEPs] in question are closely linked to public data on those persons, inter alia as they 
are listed on the Parliament's internet site, and are, in particular, MEPs’ names does not 
mean  at  all  that  those  data  can  no  longer  be  characterised  as  personal  data,  within  the 
meaning of Article 2(a) of Regulation No 45/2001’ 13. This is even more the case for the 
breakdown  of  the  mission  expenses  you  request,  because  they  pertain  to  senior 
management and not to members of the Commission.  
The  names 14  of  the  person  contained  in  the  requested  documents,  as  well  as  the 
information  regarding  the  details  on  mission  costs  are  indeed  data  from  which  the 
identity  of  the  person  concerned  can  be  deduced,  consequently  they  undoubtedly 
constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725. 
Moreover,  I  would  like  to  point  out  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  also  protects  the integrity of the individual, which is  a broader concept  than 
privacy.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
[…]  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 
12   Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European 
Parliament (hereafter referred to as ‘Psara v European Parliament judgment’), Joined Cases T-639/15 
to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 52. 
13   Ibid, paragraph 52. 
14   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data 15. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  put  forward  several  arguments  to  justify  why  a 
transmission of the personal data should take place. 
You refer to Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725 and argue that  ‘[…] the requested 
processing  is  lawful  in  the  sense  that  the  data  was  collected  to  fulfil  various  tasks 
established by law. These include the financial management, control, and auditing of the 
expenses, and also the proactive publication of the expenses as required by the Code of 
Conduct  with  the  aim  of  ensuring  transparency  and  accountability  to  the  European 
public’.  In  your  view,  ‘[r]esponding  to  access  to  documents  requests  could  well  be 
determined to constitute either (a) performance of a task carried out in the public interest 
or  in  the  exercise  of  official  authority  vested  in  the  Union  institution  or  body,  or  (b) 
processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is 
subject.’  
Although  I  agree  that  the  processing  of  the  data  relating  to  mission  expenses  by  the 
European  Commission  is  a  lawful  activity,  this  does  not  prove  that  the  transmission  of 
the collected personal data to you fulfils the requirements of Article 9 of Regulation (EU) 
2018/1725. 
I  would  like  to  point  out  that  there  is  no  publication  rule  of  the  mission  costs  of 
Commission staff members pertaining to senior management. Indeed, these officials are 
not  subject  to  the  same  obligations  as  Members  of  the  College,  for  whom  the  Code  of 
Conduct for the Members of the European Commission applies. While the individual to 
whom you refer occupies indeed a senior post within the European public administration, 
his status is not the same as the status of Commissioners. While Members of the College 
are  public  figures,  Directors-General,  Deputy  Directors-General  and  Directors  are 
permanent  public  servants  within  the  European  administration  and  thus  less  exposed  to 
the public than the Commissioners.  
                                                 
15   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16 July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  C-
615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


The travel costs of Commission staff members are regulated by Articles 11-13 of Annex 
VII  to  the  Staff  Regulations 16  and  the  Commission  Decision  on  the  general  provisions 
for  implementing  Articles  11,  12  and  13  of  Annex  VII  to  the  Staff  Regulations  of 
Officials  (mission  expenses)  and  on  authorised  travel  Guide  to  missions  and  authorised 
travel.  It  has  to  be noted that this  document, which is  known as the ‘Mission  Guide’  is 
publicly  available 17.  The  case-law  you  refer  to,  namely  the  Dennekamp  v  European 
Parliament
  judgment in  Case T-115/13,  concerns Members of the European Parliament 
and not staff members pertaining to senior management. While the General Court indeed 
confirms  that  Members  of  the  European  Parliament  are  public  figures,  it  does  not 
conclude  that  staff  members  pertaining  to  senior  management  are  public  figures  ‘who 
have  chosen  to  expose  themselves  to  scrutiny  by  third  parties 18,  particularly  the  media 
and,  through  them,  by  a  lesser  or  greater  general  public  depending  on  the  policy  area’. 
Even  for  public  figures,  such  as  the  Members  of  the  European  Parliament,  the  General 
Court acknowledges that ‘such a choice in no way implies that their legitimate interests 
must  be  regarded  as  never  being  prejudiced  by  a  decision  to  transfer  data  relating  to 
them’ 19.  
Therefore, your arguments are not sufficient to establish that the conditions of Article 9 
and Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725 are fulfilled.   
You also  refer to  the recital  28 of Regulation  (EU) 2018/1725  and underline that ‘[t]he 
specific  purpose  in  the  public  interest  could  relate  to  the  transparency  of  Union 
institutions and bodies. Therefore, a request for access to information, which would result 
in  greater transparency of a Union institution  – PMO as part of the Commission in this 
case – is in and of itself a specific purpose in the public interest.’  
The recital 28 of Regulation (EU) 2018/172520 refers to the elements that the recipients 
established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  would  have  to 
                                                 
16   Staff Regulations of Officials and conditions of employment for other servants of the EU. 
17  C(2017) 5323, link: 
https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/?fuseaction=list&coteId=3&year=2017&number=5323&lang
uage=EN. 
 
18   https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2017/EN/C-2017-5323-F1-EN-MAIN-PART-1.PDF.  
19   Judgment  of  the  General  Court  of  15  July  2015,  Gert-Jan  Dennekamp  v  European  Parliament 
(hereafter  referred  to  as  ‘Dennekamp  v  European  Parliament  judgment’,  T-115/13,  EU:T:2015:497, 
paragraph 119. 
20   Recital 28 of Regulation 2018/1725 states: ‘When recipients established in the Union other than Union 
institutions and bodies would like to have personal data transmitted to them by Union institutions and 
bodies,  those  recipients  should  demonstrate  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  to  these 
recipients either for the performance of their task carried out in the public interest or in the exercise of 
official  authority  vested  in  them.  Alternatively,  those  recipients  should  demonstrate  that  the 
transmission  is  necessary  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller  should 
establish  whether  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. In such cases, the controller should demonstrably weigh the various competing interests in 
order to assess the proportionality of the requested transmission of personal data. The specific purpose 
in  the  public  interest  could  relate  to  the  transparency  of  Union  institutions  and  bodies.  Furthermore, 
Union  institutions  and  bodies  should  demonstrate  such  necessity  when  they  themselves  initiate  a 
transmission,  in  compliance  with  the  principle  of  transparency  and  good  administration.  The 
requirements  laid  down  in  this  Regulation  for  transmissions  to  recipients  established  in  the  Union 
other than Union institutions and bodies should be understood as supplementary to the conditions for 
lawful processing.’ 


demonstrate when requesting to have personal data transmitted to them. This recital has 
to be read in conjunction with Article 9 of Regulation (EU) 2018/1725.  
According to this article, the recipient has to establish first ‘that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest’. 
You argue, that  ‘the new legal  framework  established by Regulation  2018/1725  means 
that the Commission should no longer rely heavily on previous case law, such as Volker 
und Markus Schecke  and Eifert,  ClientEarth  
v EFSA and Psara,  which established that 
mere invocation of the principle of transparency is not sufficient in and of itself to justify 
the disclosure of a document’. I do not share  your view. The wording of the recital 28 
referring to ‘[t]he specific purpose in the public interest could relate to the transparency 
of  Union  institutions  and  bodies’  cannot  be  interpreted  as  meaning  that  any  general 
invocation  of  transparency  is  sufficient  to  substantiate  it.  A  ‘specific  purpose  in  the 
public  interest’  is  not  any  general  purpose.  Contrary  to  your  allegations,  as  it  is  clear 
from  the  wording  of  both  recital  28  and  Article  9  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the 
need to demonstrate a ‘specific purpose in the public interest’ exists also ‘with respect to 
requests relating to the spending of public funds’. In the present case, which concerns the 
missions’ expenses of a senior Commission official, which are not proactively published, 
the  same  reasoning  on  the  demonstration  of  the  specific  purpose  in  the  public  interest 
applies. 
Furthermore, you argue that there is a strong and specific public interest in receiving the 
requested documents. You indicate that the ‘pursuance of transparency of travel expenses 
has  the  specific  goal  to  ensure  that  there  is  public  scrutiny  of  the  spending  of  public 
funds, that there can be a fully-informed, evidence-based public debate about how such 
funds  are  used,  and  that  the  public  can  be  confident  that  public  bodies  are  exercising 
public power and spending public funds in  a responsible and appropriate manner. Even 
more  specifically,  the  request  is  designed  to  permit  us  and  others,  including  anti-
corruption  civil  society  organisations  and  investigative  journalists,  to  act  as  public 
watchdogs.  This  is  something  that  [Access  Info]  has  pursued  and  achieved  over  the 
course  of  the  past  five  years  of  work  on  EU-level  travel  expenses,  in  addition  to  our 
wider  track  record  during  well  over  13  years  promoting  transparency  as  a  tool  for 
defending  human  rights,  fighting  corruption,  and  promoting  participation.  Furthermore, 
requests such as this one made via the AsktheEU.org website, the data becomes available 
to all members of the European (and indeed the global) public for them to exercise their 
rights to participation, to engage in public debate, and to hold public bodies accountable.’ 
You  further  argue  that  ‘[s]uch  transparency  is  particularly  in  the  public  interest  at  the 
present time, in a political context of rising Euroscepticism and with it an ongoing debate 
about the role and functions of those in the Commission, as well as more broadly about 
the  salaries  and  expenses  payments  made  by  European  taxpayers  to  public  officials  in 
Brussels. Basic information such as the spending of public funds, with details on how the 
funds are used, is essential to ensure an informed and accurate debate about the way in 
which Brussels functions.  


This request aims to contribute directly and specifically to that public debate, sharing, as 
we have done in the past, such information in order to broaden and deepen understanding 
of  the  use  of  public  funds  in  Brussels,  and  hence  to  provide  greater  legitimacy  to  the 
work of the European Commission’. 
As a civil society organisation, Access Info Europe (that maintain present website) plays 
a  watchdog  role  akin  to  that  of  journalists  in  line  with  the  European  Court  of  Human 
Rights jurisprudence on access to information.[7] There is therefore a legitimate interest 
in publishing information about the use of public funds – this request forms part of that 
line  of  enquiry  –  and  we  warrant  similar  protection  as  the  press.[8].The  denial  of  this 
request  would  adversely  affect  ability  to  exercise  this    role  as  a  public  watchdog, 
subsequently  breaching  not  only  the  right  of  access  to  documents  (Article  15  of  the 
TFEU and Article 42 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union) but 
also  our  right  to  freedom  of  expression  and  information  in  Article  11  of  the  Charter  of 
Fundamental  Rights  of  the  EU,  which  is  analogous  to  Article  10  of  the  European 
Convention on Human Rights’.  
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  draw  attention  to  the  fact  that  the  above-
mentioned  argumentation  was  developed  and  is  relevant  for  Access  Info  Europe.  It 
developed this  argumentation  in  its  capacity  as a non-governmental  organisation whose 
main field of activity is the right of access to information. You yourself indicate that you 
will  follow  the  arguments  developed  by  Access  Info  Europe  and  its  reasoning  in  your 
confirmatory application. However, the same arguments would not necessarily be of the 
same relevance for you, in your capacity as a citizen.  
Furthermore I note that article 2(1) of Regulation (EC) No 1049/2001, states that ‘[a]ny 
citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or  legal  person  residing  or  having  its  registered 
office in a Member State, has a right of access to documents of the institutions, subject to 
the  principles,  conditions  and  limits  defined  in  this  Regulation’  (emphasis  added).  It  is 
clear from this provision that the right of access is neither unconditional nor unlimited. 
Your arguments on transparency stipulated above, do not establish that it is necessary to 
have the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest. Neither do 
you demonstrate the existence of a ‘specific’ purpose nor demonstrate that the transfer of 
personal  data  you request  is the most appropriate of the possible measures for attaining 
your  objective  and  that  it  is  proportionate  to  that  objective,  by  providing  express  and 
legitimate  reasons  to  that  effect  and  taking  into  account  the  data  which  are  proactively 
published  by  the  European  Commission 21.  As  explained  above,  the  ‘Mission  Guide’  is 
publicly available. The General Court has rejected very similar arguments put forward in 
the  Psara  v  European  Parliament  judgment,  where  the  applicants  stated  various 
objectives pursued by their requests for access to documents, namely, on the one hand, to 
enable the public to verify the appropriateness of the expenses incurred by MEPs in the 
exercise of their mandate and, on the other, to guarantee the public right to information 
and transparency.  
                                                 
21   Dennekamp v European Parliament judgmentparagraphs 54 and 59. 
10 

The General Court stated that ‘because of their  excessively broad and general wording, 
those objectives cannot, in themselves, establish the need for the transfer of the personal 
data  in  question’ 22.  It  also  concluded  that  ‘the  wish  to  institute  public  debate  cannot 
suffice  to  show  the  need  for  the  transfer  of  personal  data,  since  such  an  argument  is 
connected  solely  with  the  purpose  of  the  request  for  access  to  the  documents’ 23.  The 
General Court concluded that ‘the need for the transfer of personal data may be based on 
a general objective, such as the public’s right to information concerning the conduct of 
MEPs in the exercise of their duties, […] [however] only demonstration by the applicants 
of  the  appropriateness  and  proportionality  to  the  objectives  pursued  by  the  request  for 
disclosure of personal  data would allow the Court to  verify the need  for  that disclosure 
within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation  No  45/2001.’  These  findings  are 
applicable to the case at hand, as the new Regulation (EU) 2018/1725 does indeed put the 
burden of proof on the recipient who has to demonstrate the existence of the necessity of 
the transmission of the data for a specific purpose in the public interest. 
The fact that audit and control procedures exist within the European Commission has to 
be  taken  into  account  when  substantiating  in  detail  the  specific  purpose  in  the  public 
interest, which justifies the transmission of the requested information. You argue further 
that the Commission failed to establish that any data subjects’ legitimate interest might 
be  prejudiced.  As  explained  above,  as  you  have  not  demonstrated  that  the  transfer  you 
request can be considered as a lawful processing, nor have you established the necessity 
to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subjects’ legitimate interests might be prejudiced.  
In your confirmatory application, you refer to the judgment ClientEarth and PAN Europe 
v European Food Safety Authority in Case C-615/13 P 24, to support your argument that 
‘the  authority  concerned  must  assess  whether  the  disclosure  requested  might  have  a 
specific  and  actual  adverse  effect  on  the  interest  protected’.  I  do  not  consider  that  the 
case at hand is similar to the one to which you refer. In that case, the Court of Justice has 
indeed acknowledged that the transfer of the personal data was necessary, as there were 
detailed  allegations  of  ClientEarth  and  PAN  Europe  concerning  the  accusations  of 
partiality made against EFSA in relation to its choice of experts. Only after establishing 
that  necessity,  the  Court  of  Justice  went  on  to  examine  whether  or  not  there  was  any 
reason to assume that  that  transfer might  have prejudiced the legitimate interests of the 
data  subjects.  In  the  case  at  hand,  the  necessity  of  the  transfer  is  not  established; 
therefore, the European Commission does not have the obligation to  examine any other 
condition relating to the transfer of the requested personal data.   
 
 
                                                 
22   Psara v European Parliament judgment, cited above, paragraph 74. 
23   Ibid, paragraph 90.  
24   Judgment  of  the  Court  of  16  July  2015,  ClientEarth  and  Pesticide  Action  Network  Europe  (PAN 
Europe) v European Food Safety Authority, C-615/13 P, EU:C:2015:489.  
11 


Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public 
disclosure would harm their privacy and integrity. 
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding public 
interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is 
no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible 
without undermining the protection of privacy and the integrity of the individual. 
 Consequently, I have come to the conclusion that the documents requested are covered 
in their entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 
 
12 

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