Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Competition'.



 
Ref. Ares(2020)1951767 - 06/04/2020
 
 
Acting Director 
 
 
 
Brussels, 06/04/2020 
EPSO/05/FK/mr Ares(2020)s. 2139982 
 
Ms Zhivka ANGELOVA 
Osogovo 21 
Plovdiv 4000 
BULGARIA 
   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Your request for access to documents of 25/02/2020 
 
Ref. GestDem 2020/1285 
 
 
Dear Ms Angelova, 
 
I refer to your message whereby you lodged a request for access to documents pursuant 
to  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Your  message  was  registered  on  25  February  2020 
under the above reference number. 
 
 
Scope of your request 
 
In your message, you request access to the following documents: 
 
“documents which contain the following information: activities of  Cvetelina Cholakova 
within Selection Board during Open Competition EPSO/AD/323/16 reported in the cases 
T-622/18, T-623/18”.
 
 
In  reply  to  a  letter  of  request  for  clarifications,  on  11  March  2020  you  provided  EPSO 
with the clarification that  “activities reported in  the cases T-622/18, T-623/18” refer to 
the job-specific interview of the two candidates, mentioned in the aforementioned court 
cases, conducted by Cvetelina Cholakova, Selection Board member in Open Competition 
EPSO/AD/323/16. 
 
 
Identification of documents 
 
Following  your  request  and  in  light  of  the  clarifications  received,  I  have  been  able  to 
identify the following documents as falling within the scope of your request: 
 
  Documents used by the assessor, Mrs Cvetelina Cholakova, for the Interview in 
the field of those specific candidates in Open Competition EPSO/AD/323/16. 
 
The identified documents contain the candidate’s name and candidate number, the name 
of the assessor, the questions asked, the anchors used for the marking, the comments of 
the assessor and the marks attributed to each question. 
 
 

I furthermore confirm that EPSO does not know of the existence of any other documents 
drafted  or  received  by  EPSO  which  would  fall  within  the  scope  of  your  request  for 
access, other than the ones specified above. 
 
 
Analysis of your request 
 
Regulation (EC) No 1049/2001 provides that any citizen of the Union, and any natural or 
legal  person  residing  or  having  its  registered  office  in  a  Member  State,  has  a  right  of 
access  to  documents  of  the  institutions,  subject  to  the  principles,  conditions,  and  limits 
defined in the Regulation. 
 
According  to  Article  2(3),  the  Regulation  "shall  apply  to  all  documents  held  by  an 
institution, that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  by  it  and  in  its  possession
". 
According to Article 3  a), a document is  "any content whatever its medium  (written on 
paper  or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound,  visual  or  audio-visual  recording) 
concerning  a  matter  relating  to  the  policies,  activities  and  decisions  falling  within  the 
institution's sphere of responsibility
". 
 

 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, I regret to inform you that EPSO cannot 
give you access to the requested documents as they are fully covered by the exception laid 
down  in  Article  4(1)(b) of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (Protection  of privacy  and the 
integrity of the individual) 
and also by the exception of Article 4(3), first subparagraph of 
Regulation (EC) No 1049/2001 (Protection of decision making process). 
 
i)  Protection of privacy and the integrity of the individual 
 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
 
As  already  mentioned  above,  the  identified  documents  contain  the  names,  surnames, 
candidate  numbers  and  marks  of  the  candidates,  who  took  the  job-specific  interview  at 
the Assessment Centre stage in Open Competition EPSO/AD/323/16. They also contain 
the handwritten comments and signature of the assessor. 
 
This information undoubtedly constitutes personal data within the meaning of Article 3, 
sub (a), of Regulation (EU) 2018/1725, "‘personal data’ means any information relating 
to an identified or identifiable natural (data subject); an identifiable person is one who 
can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as 
a name, an identification  number, location  data, an online identifier or to one or more 
factors  specific  to  the  physical,  physiological,  genetic,  mental,  economic,  cultural  or 
social identity of that natural person". 
 
Public  disclosure  of  these  personal  data  would  consequently  constitute  processing 
(transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  9(1)  (b)  of  Regulation  (EU 
2018/1725. 
 


Pursuant  to  this  provision,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to  recipients 
established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  […]  the  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit  the personal data  for that specific purpose after having  demonstrably weighed 
the various competing interests’.
 
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
 
In the ClientEarth1 judgment, the Court of Justice ruled that the institution does not have 
to  examine  by  itself  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal  data.  This  is  also 
clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. I also 
refer to the Strack case, where the Court of Justice ruled that the Institution does not have 
to examine by itself the existence of a need for transferring personal data2. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  EPSO  has  to  examine  the 
further conditions for the lawful processing of personal data only if the first condition is 
fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that EPSO 
has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of the 
transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably 
weighed the various competing interests. 
 
In  your  request,  you  have  not  established  the  necessity  of  disclosing  the  personal  data 
included in the requested documents. 
 
Therefore,  I  have  to  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  through  the  public 
disclosure  of  the  personal  data  included  in  the  above-mentioned  Documents  cannot  be 
considered as fulfilling the requirements of Regulation (EU) 2018/1725. Consequently, I 
conclude  that  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data included in the requested documents. 
 
 
ii) Protection of decision making process 
 
EPSO considers the identified Documents to be fully covered by the exception of Article 
4(3),  first  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (Protection  of  decision 
making process). 
 
 
 
 
                                                           
1 Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v European Food Safety Agency, C-615/13 P, EU:C:2015:489, 
paragraph 47. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  Case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 


More specifically, Article 4(3), first  subparagraph  of Regulation  1049/2001  provide that 
‘[a]ccess to  a document, drawn up by an institution  for internal use or received by an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 
 
As  already  mentioned  above,  these  documents  contain  also  the  questions  asked,  the 
anchors  used  for  the  marking,  the  comments  of  the  assessor  and  the  individual  marks 
attributed to the candidates by the assessor. 
I consider that their disclosure would undoubtedly and severely undermine the decision-
making process of selection boards in open competitions concerning ongoing and future 
competitions.  In  addition,  such  a  disclosure  would  be  a  breach  of  the  protection  of  the 
secrecy  of  selection  board  proceedings  required  by  the  Staff  Regulations.  Article  6  of 
Annex III states that "[t]he proceedings of the Selection Board shall be secret". 
 
The case-law of the EU Courts has confirmed that "… that secrecy was introduced with a 
view  to  guaranteeing  the  independence  of  Selection  Boards  and  the  objectivity  of  their 
proceedings,  by  protecting  them  from  all  external  interference  and  pressures  whether 
these  come  from  the  Community  administration  itself  or  the  candidates  concerned  or 
third  parties."  
and  that  "observance  of  that  secrecy  runs  counter  to  divulging  the 
attitudes adopted by individual
 members of Selection Boards and also to revealing all the 
factors  relating  to  individual  or  comparative  assessment  of  candidates"  
(T-371/03,  Le 
Voci v Council
, paragraph 123 with further references). 
 
In the Le Voci judgment, the General Court held that the applicant cannot validly rely on 
the concept of transparency in order to call into question the applicability of Article 6 of 
Annex  III  to  the  Staff  Regulations3.
  The  General  Court  further  confirmed  that  […] 
secrecy  was  introduced  with  a  view  to  guaranteeing  the  independence  of  the  Selection 
Boards  and  the  objectivity  of  their  proceedings,  by  protecting  them  from  all  external 
interference and pressures whether these come from the Community administration itself 
or the candidates concerned or third parties
 and observance of that secrecy runs counter 
to divulging the attitudes adopted by individual member of Selection Boards and also to 
revealing all the factors relating to individual or comparative assessment of candidates4. 
 
In  its  Judgment  in  the  Alexandrou  case,  the  General  Court  reaffirmed  that  the  general 
principle of transparency resulting from article 15(3) of the TFEU and  article 42 of the 
Charter  of  Fundamental  Rights  could  not  be  validly  invoked  in  order  to  justify  a 
circumvention  of  Article  6  of  Annex  III  of  the  Staff  Regulations5.  Indeed,  neither 
Regulation  1049/2001  nor  the  Staff  Regulations  contain  any  provision  expressly  giving 
one regulation primacy over the other. Therefore, it is appropriate to ensure that each of 
those Regulations is applied in a manner which is compatible with the other, and which 
enables the consistent application of each of them6. 
 
 
 
 
                                                           
3 Case T-371/03, ECLI:EU:T:2005:290, paragraph 124. 
4 Ibid, paragraph 123. 
5 Judgment of 12 November 2015 in case T-515/14 and T-516/14, ECLI:EU:T:2015:844, paragraph 71. 
Ibid, paragraph 69. 


The  confidentiality  of  the  selection  board  proceedings  is  inextricably  linked  to  the 
protection  of  the  internal  decision-making  process  of  the  selection  boards  within  the 
meaning  of  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001.  Indeed,  disclosure  of  the  marking 
details  would  seriously  undermine  the  decision-making  process  even  after  the  decision 
has  been  taken,  since  it  would  expose  Selection  Board  members,  markers,  and  EPSO 
staff to the risk of undue external pressure. 
Moreover,  disclosure  of  the  correction  methods  and  scoring  criteria  relevant  to  test 
material or methodology intended for repeated use (such as the Assessment Centre tests) 
would provide a competitive advantage to  candidates who  could  obtain  access  to  them, 
thereby  seriously  undermining  the  equal  treatment  of  candidates  and  compromising  the 
fairness of future selection procedures. 
With regard to the questions asked, they are  also covered by the protection of decision-
making process. As they may be used in future competitions, they cannot be disclosed to 
candidates or the public. 
Last but not least, it should be pointed out that such a disclosure would deprive the tests 
used in ongoing and future selection procedures of any efficiency, as it would mean that 
the  methodology  of  the  test  used  for  staff  selection  would  be  made  public.  This  would 
render all budget, human and logistic resources dedicated to staff selection pointless and 
ultimately, would mean that it would be impossible for EPSO to carry out its duties. 
 
Therefore,  disclosure  is  refused  in  order  to  safeguard  the  methodology  and  contents  of 
tests  to  be  used  in  future  selection  procedures  and  to  prevent  any  external  interference 
and pressure to be exercised on Selection Board members, markers, or EPSO staff. 
 

 
The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be in the public interest and secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
 
You do not however put forward any reasons pointing to an overriding public interest in 
disclosing the documents requested. Nor have I been able to identify any elements which 
indicate the existence of an overriding public interest in the sense of the Regulation (EC) 
No  1049/2001  which  would  justify  disregarding  any  harm  caused  to  the  institutions' 
decision-making  process  in  the  area  of  selection  and  recruitment  by  disclosing  the 
document requested, and which would outweigh the interests in protecting the secrecy of 
testing methodology and the selection boards' deliberations in general. 
 
Consequently,  I  hereby  inform  you  that  said  documents  are  covered  by  the  exception 
provided  for  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  and  that  access  thereto 
must be refused on that basis. 
 

 
In light of the above, EPSO cannot give you access to the Documents identified above. 
 

 
 



In accordance with Regulation (EC) No 1049/2001, should you wish this decision to be 
reviewed,  you  may  make  a  request  in  writing  to  the  Secretary-General  of  the 
Commission  at  the  address  below,  confirming  your  initial  request.  You  have  15  days, 
following receipt of this letter, in which to do so, after which your initial request will be 
deemed to have been withdrawn. 
 
The  Secretary-General  will  inform  you  of  the  result  of  this  review  within  15  working 
days from the registration of your request, either by granting you access to the documents 
in respect of which access has been refused by the present decision, or by confirming the 
refusal. In the latter case, you will be informed of how you can take further action. 
 
All correspondence should be sent to the following address: 
 
The Secretary-General 
xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
European Commission 
B-1049 Brussels 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Sari LEHKONEN 

Electronically signed on 06/04/2020 08:04 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563