Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Contacts between DG NEAR & the Energy Charter Secretariat'.



 
Ref. Ares(2020)2243783 - 27/04/2020
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The Director-General 
Brussels, 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/1119 
 
Dear Ms Eberhardt, 
 
I  refer  to  your  application  dated  25  February  20201,  registered  on  26  February  2020 
under  the  above  mentioned  reference  number2,  in  which  you  make  a  request  for  access 
to: 
1)  ‘minutes  and other reports  of meetings of officials  and/or representatives  of DG 
NEAR, in which the Secretary General and/ or other representatives of the Energy 
Charter Secretariat were present (since January 2019); 
 
2)  all  correspondence  (including  emails,  letters,  phone  conversations)  between  DG 
NEAR  officials  and/or  representatives  and  the  Secretary  General  and/or  other 
representatives of the Energy Charter Secretariat (since January 2019)’.  
 
I also refer to our subsequent emails dated 18 March 2020 and 8 April 2020, explaining 
that an extended time limit was necessary to respond to your request, for the purpose of 
internal consultations and coordination with other Directorates-General treating requests 
submitted by you3. 
We have identified four documents in our possession relevant to your request, namely: 
-  Document  1:  Meeting  Report,  3rd  Energy  Panel,  17  June  2019,  Brussels, 
Belgium;  
                                                 
1 Ref. Ares(2020)1196331. 
2 Ref. Ares(2020)1196350 .  
3 Ref. Ares(2020)1639225 and Ares(2020)2103591 respectively.  
 
 
 
 
Email:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
-  Document  2:  Meeting  of  The  Eastern  Partnership  Platform  3  ‘Connectivity, 
energy  efficiency,  environment  and  climate  change’  26  November  2019, 
Brussels, Belgium; 
-  Document 3: Notes from the EU4Energy Action Steering Committee meeting, 5 
April 2019, Paris, France; 
-  Document 4: Minutes of the EU4Energy Action Management Group Meeting, 10 
December 2019. 
 
Document 1 and 2 are publicly available at the following links respectively: 
-  https://ec.europa.eu/energy/sites/ener/files/meeting_report_eap_energy_panel_17
_june.pdf 
-  https://ec.europa.eu/neighbourhood-
enlargement/sites/near/files/meeting_of_the_eastern_partnership_platform_3.pdf 
Having  examined  documents  3  and  4  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20014, I decided that access can be granted to them subject to: 
-  redaction  of  personal  data  on  the  basis  of  Article  4(1)(b)  (protection  of  the 
privacy and integrity of the individual); and  
-  redaction  of  parts  of  the  documents  whose  disclosure  would  undermine  the 
protection of international relations on the basis of Article 4(1)(a) third indent, of 
Regulation No 1049/2001. 
The justifications are as follows.  
1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  documents  3  and  4  is  prevented  partly  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  the 
names of Commission staff members not pertaining to the senior management, as well as 
names of staff members of other organisations and partner-country administrations.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation5  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
                                                 
4 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
5 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council  of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, Official Journal L 295 of 21 November 2018, p. 39. 


 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
 
2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
As per settled case-law, the institutions ‘must be recognised as enjoying a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001] 
could undermine the public interest’6. 
Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’7. 
The full public disclosure of documents 3 and 4 would seriously undermine international 
relations  between  the  EU,  partner  countries  and  partner  organisations.  The  documents 
contain  information  on  the  performance  of  beneficiary  countries  in  the  context  of  the 
EU4Energy  Programme,  as  well  as  positions  expressed  by  them  and  partner 
organisations  during  relevant  meetings.  Release  of  these  elements  might  be  negatively 
perceived  and  lead  to  detrimental  consequences  to  EU's  relations  with  interlocutors 
representing a breach of trust amongst partners. 
These documents were drafted for internal purposes. Disclosing such documents, which 
were  not  designed  for  external  communications  purposes,  might  lead  to 
misunderstandings  and/or  misrepresentations  regarding  the  nature  of  the  EU-funded 
activities. 
Against this background, there is a risk that full disclosure of documents 3 and 4 would 
undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations,  and  I 
consider this risk as reasonably foreseeable and non-hypothetical. 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
 
                                                 
6 Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, paragraph 63. 
7 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, paragraph 40. 



 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Christian Danielsson 
Encl./: 
Documents 3 and 4  

Electronically signed on 24/04/2020 19:27 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563