Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Migration and Home Affairs - NGO meetings on Libya Crisis, between 20 June 2016 to 25 July 2017'.



 
Ref. Ares(2020)2767022 - 28/05/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels, 28/5/2020 
HOME/MP/DW/MBA/LA 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Mr. Erman Atak 
Faculty of Arts & Social Sciences 
Department of Political Science 
Postbus/ P.O. Box 616 
6200 MD Maastricht 
THE NETHERLANDS 
 
Advance copy by email: ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/1669 
 
Dear Mr Atak, 
We  refer  to  your  e-mail  of  20  March  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 23 March 2020 under the above-mentioned reference number. 
You requested for the period between 20 June 2016 to 25 July 2017: 
1. a list of all meetings, regarding the crisis in Libya and its neighbourhood (including its 
migration,  humanitarian  and  Mediterranean  search  &  rescue  aspects)  held  by  the 
Migration  and  Home  Affairs  with  NGOs.  The  list  should  include:  date,  individuals 
attending and organisational affiliation, as well as the issues discussed; 
2.  all  minutes  and  other  reports  of  these  meetings;  all  correspondence,  including 
attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or  telephone  call  notes)  regarding  these 
encounters.  An  example  would  be  the  invitation  to  attend  these  meetings/events  or  any 
follow-up correspondence; and 
3.  all  documents  prepared  for  the  purpose  of  the  meeting  and/or  exchanged  during  the 
course  of  the  meeting.  An  example  would  be  the  programmes  for  those  events,  lists  of 
attendees, or any documents NGOs might have prepared and distributed to attendees. 
      
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
        
 
      

 
As regards point 1 of your request, I regret to inform you that such a list has never been 
prepared by my services and does not exist.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
As regards  points 2 and  3 of your request, after search in  the  historical archives  of the 
Commission  for  documents  of  Commissioner  Avramopoulos  who  was  in  charge  of 
Migration and Home affairs during the period between 20 June 2016 to 25 July 2017, and 
concerning the crisis in Libya and its neighbourhood (including its migration, humanitarian 
and Mediterranean search & rescue aspects) held by the Migration and Home Affairs with 
NGOs, we identified the following documents: 
Document 1: Exchange of e-mails concerning Commissioner Avramopoulos’ participation 
at Humanity House. Ares (2017)1121985 
Document 2: Exchange of e-mails concerning a meeting with Commissioner Avramopoulos 
with UNICEF Ares (2017)812996 
I bring your attention to the fact that the meeting with UNICEF (see document 2) did not 
take place.  
With regard to the documents 1 and 2 listed above, a complete disclosure of the identified 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because they contain the following personal data: the names/initials and contact information 
of Commission staff members not pertaining to the senior management.   
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Documents  1  and  2  are  attached  in  annex  to  the  present  letter.  You  may  reuse  public 
documents,  which  have  been  produced  by  the  European  Commission  or  by  public  and 
private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the  reuse  of 
Commission documents. 
You may reuse the documents disclosed free of charge and for 
non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and 



 
that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
You  informed  the  EEAS  via  e-mail  that  in  2016  and  2017,  the  EEAS  Libya  Team 
conducted  some  consultation  meetings  with  NGOs  working  on  the  migration  crisis  and 
search  and  rescue  mission  in  the  Mediterranean.  I  inform  you  that  my  services  did  not 
receive the EEAS minutes of these meetings. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request.  
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      (e-signed
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monique PARIAT 
 

Electronically signed on 27/05/2020 18:34 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563