Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



 
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C -  Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/CS/r  
 
By registered mail with AR 
Mr Maarten Hillebrandt 
University of Helsinki Faculty of Law 
Eric Castrén Institute 
Yliopistonkatu 3  
00101 Helsinki  
Finland 
 
Copy by email:  
ask+request-7901-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
ask+request-7901-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2020/2451 
and 2020/2853 

Dear Mr Hillebrandt,   
I  refer  to  your  e-mail  of  26  April  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  28  April  2020  under  the  reference  number  GESTDEM 
2020/2451. 
I also refer to your e-mail of 13 May 2020 in which you make a further request for access 
to  documents,  registered  on  14  May  2020  under  the  reference  number  GESTDEM 
2020/2853. 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  application  registered  under  the  reference  number  GESTDEM  2020/2451,  you 
request access to all decisions on confirmatory applications adopted by the Commission 
in January and February 2019. 
In your second application registered under the reference number GESTDEM 2020/2853, 
you  request  access  to,  I  quote,  ‘[T]he  31st  to  the  60th  final  decisions  by  the  European 
Commission in confirmatory application procedures under Regulation 1049/2001 issued 
in 2019’. You further specify that ‘an initial request for access to the first 30 documents 
of this category was already made on 26 April 2019’.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
Regarding  both  your  applications  GESTDEM  2020/2451  and  2020/2853,  you  further 
specify that you exclude from the scope of your request (i) any personal data contained in 
the  requested  decisions;  and  (ii)  ‘any  related  documents’.  By  the  latter,  we  understand 
your  request  to  exclude  explicitly  the  annexes to decisions on confirmatory  applications, 
namely the documents forming part of these decisions and to which full or partial access is 
granted. 
Your applications registered as GESTDEM 2020/2451 and 2020/2853 concern the same 
category  of  documents,  namely  decisions  on  confirmatory  applications  adopted  by  the 
Commission in the year 2019. 
On  29  April  2020,  the  Commission  sent  you  a  letter  proposing  a  fair  solution  in  the 
meaning  of  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  for  dealing  with  your  initial 
application  for  access  to  documents  registered  under  the  reference  number  GESTDEM 
2020/24511. In its said letter, the Commission provided detailed reasons for its decision to 
put forward a proposal for a fair solution in accordance with Article 6(3) of Regulation (EC) 
No 1049/2001.  It  explained  that  your  application  concerns  a  very  large  number  of 
documents, which need to be assessed individually, and that such a detailed analysis cannot 
be  completed  within  the  normal  time  limits  set  out  in  Article  7  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001.  
Indeed,  according  to  the  Secretariat-General’s  first,  preliminary  estimates  of  the 
workload for the treatment  of  your request,  and taking into  account  the performance of 
other  tasks  by  the  staff  concerned,  the  handling  of  10  documents  would  take 
approximately 30 working days2, covering the following steps:  
  identification of the documents falling under your request; 
  retrieval and establishment of a complete list of the documents identified; 
  scanning of the documents; 
  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  preparation of the reply; 
  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply; 
  internal review and approval of the draft decision; and 
  preparation of the reply and the documents for dispatch. 
 
Nevertheless,  the  Commission  proposed  to  deal  with  an  increased  overall  number  of  30 
documents  falling  within  the  scope  of  your  request,  or,  in  the  alternative, to  deal  with  all 
documents falling within the scope of your request as limited to one specific month covered 
by  the  timeframe  of  your  request.  In  its  decision  to  put  forward  this  proposal,  the 
Commission  took  into  account  the  fact  that  you  already  exclude  from  the  scope  of  your 
request any personal data contained in, as well as the annexes to, the requested documents, 
                                                 
1 Reference Ares(2020)2295844 - 29/04/2020. 
2 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   


 
and  your  stated  purpose  of  academic  research.  It  also  took  into  account  the  identical 
circumstances underpinning its earlier proposal for a fair solution concerning the handling 
of your similar initial requests registered under reference numbers GESTDEM 2019/7132, 
2019/7134, 2019/7136, 2019/7137 and 2019/71383. 
In  your  reply of 29 April  2020,  you stated that  you agree to  narrow down the scope of 
your  request  to  ‘either  the  first  30  confirmatory  application  decisions  produced  by  the 
Commission  in  2019,  or  to  all  confirmatory  application  decisions  produced  by  the 
Commission  in  January  2019,  whichever  results  in  the  highest  number  of  documents 
being considered’4. Therefore, you indicated your agreement with the proposal for a fair 
solution  put  forward by  the Commission  and, as  a result, the Secretariat-General  of the 
Commission  proceeded  with  handling  your  application  registered  as  GESTDEM 
2020/2451  by  assessing  the  30  decisions  on  confirmatory  applications  first  adopted  by 
the  Commission  in  the  year  2019,  as  this  results  in  the  highest  number  of  documents 
being assessed.  
In  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  Article  6(3)  of  Regulation  (EC) 
Νο 1049/2001  may  not  be  evaded  by  splitting  an  application  into  several,  seemingly 
separate, applications5. 
You submitted your second application for access to documents registered as GESTDEM 
2020/2853  while  being  aware  that,  at  the  same  time,  the  Commission  is  handling  your 
first  application  registered  as  GESTDEM  2020/2451  based  on  the  fair  solution  already 
agreed  with  you  in  view  of  respecting  the  time-limits  set  by  Regulation  (EC) 
No 1049/2001.  By  introducing  a  connected  application,  within  the  same  time  period 
pending  the  handling  of  your  original  request,  and  concerning  the  same  category  of 
requested  documents,  namely  decisions  on  confirmatory  applications  adopted  by  the 
Commission,  it  appears  that  you  have  indeed  aimed  at  evading  the  fair  solution  you 
agreed with the Commission by making a, seemingly separate, request.       
Moreover, your application registered as GESTDEM 2020/2853 is wide in scope in itself, as 
it also concerns a large number of documents, which need to be assessed individually.  
The  Commission  therefore  concluded  that  the  corresponding  resources  could  not  be 
allocated to handle your request(s), so as to safeguard the interests of good administration 
and to ensure the proper handling of applications originating from other applicants.  
As  stated  by  the  EU  Courts,  the  Commission  needs  to  respect  the  principle  of 
proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is balanced against 
the  workload  resulting  from  the  processing  of  the  application  for  access  in  order  to 
safeguard the interests of good administration6. 
                                                 
3 Reference Ares(2020)54028 - 07/01/2020.  
4 Reference Ares(2020)2304392 – 30/04/2020. 
5  Judgment of the General Court of 10 December 2010, Ryanair v Commission, T-494/08, EU:T:2010:511, 
paragraph 34. 
6  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  13  April  2005,  Verein  für  Konsumenteninformation  v 
Commission, T-2/03, EU:T:2005:125, paragraph 102. 


 
Therefore,  the  Commission  decided  to  put  forward  another  proposal  for  a  fair  solution in 
accordance with Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. In its letter of 18 May 2020 
concerning the handling of your initial applications GESTDEM 2020/2451 and 2020/28537, 
the  Commission  proposed  to  continue  to  deal  with  the  agreed  number  of  overall  30 
documents  falling  within  the  scope  of  your  request  GESTDEM  2020/2451,  i.e.,  the  30 
decisions on confirmatory applications first adopted in the year 2019, within the extended 
deadline of 30 working days, counting from the registration of your application GESTDEM 
2020/2451, or, in the alternative, to deal with all documents falling within the scope of your 
request  GESTDEM  2020/2853,  i.e.,  the  31st  to  the  60th  decisions  on  confirmatory 
applications  adopted  in  the  year  2019,  within  the  extended  deadline  of  30  working  days, 
counting from the registration of your application GESTDEM 2020/2853.   
In  your  reply  of  20  May  20208,  you  stated  that,  while  you  disagree  with  the  reasoning 
provided by the Commission for the reasons provided in your earlier correspondence of 19 
May  20209,  to  which  the  Commission  replied  on  20  May  202010,  you  agree  to  withdraw 
your second request until the ‘maximum statutory period of consideration as provided under 
Regulation 1049/2001’. 
In its reply of 26 May 202011, the Commission informed you that it takes note of your stated 
preference  to  withdraw  your  second  application  GESTDEM  2020/2853  and  to,  therefore, 
continue with the treatment of your application GESTDEM 2020/2451. It also informed you 
that, per its above-referenced proposal for a fair solution of 18 May 2020, you will receive a 
reply  to  your  application within the  extended deadline of  30  working  days  counting  from 
the registration of your application GESTDEM 2020/2451.  
Therefore, the Commission has proceeded,  pursuant to  your above-referenced replies of 
29  April  2020  and  20 May  2020,  by  which  you  indicated  your  agreement  to  the  fair 
solutions proposed by the Commission on 29 May 2020 and 18 May 2020 respectively, 
to handle the 30 decisions on confirmatory applications first adopted by the Commission 
in the year 2019, as this results in the highest number of documents being assessed. 
These documents, including their detailed references, are listed in annex I of this reply. 
Documents 11 and 18, as listed in annex I, have been adopted by the Commission in two 
linguistic  versions.  Therefore,  for  these  requested  documents,  both  available  linguistic 
versions are enclosed in this reply. 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Following a detailed assessment of the documents in light of the provisions of Regulation 
(EC) No 1049/2001, I hereby inform you that: 

full access is granted to documents 1-5, 7, 9-15, and 17-30; 
                                                 
7 Reference Ares(2020)2600906 – 18/05/2020. 
8 Reference Ares(2020)2686847 – 25/05/2020. 
9 Reference Ares(2020)2628665 – 19/05/2020. 
10 Reference Ares(2020)2653053 – 20/05/2020. 
11 Reference Ares(2020)2724044 – 26/05/2020. 


 

partial  access  is  granted  to  documents  6,  8  and  16,  subject  to  the  redaction  of 
commercially  sensitive  information  in  accordance  with  the  first  indent  of  Article 
4(2) (protection of commercial interests of a natural or legal person) of Regulation 
(EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
Personal data within the meaning of the Data Protection Regulation12 has been redacted by 
default in the requested documents as falling outside the scope of your request. The relevant 
parts in the requested documents are therefore labelled as ‘out of scope’, accordingly.  
Please note that document 9 contains information, in particular the name of a legal person 
and  of its  shareholder,  which  would  allow the  identification  of  the natural person making 
the confirmatory application due to its stated capacity as the insolvency administrator of that 
particular legal person. As this is personal data within the meaning of the Data Protection 
Regulation, the relevant parts have also been redacted in this document as falling outside the 
scope of your request, and are labelled as such. 
2.1.  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Pursuant  to  the  first indent  of  Article  4(2)  of Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a 
document has to be refused if its disclosure would undermine the protection of commercial 
interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure.  
Documents 6, 8 and 16 contain the name of the client of the law firm associated with the 
applicant  that  submitted  the  respective  confirmatory  application  for  access  to  documents 
and  to  whom  the  confirmatory  decision  was  addressed.  In  document  8,  the  relevant 
undisclosed  parts  also  contain  the  specific  capacity  under  which  the  organisation 
represented  requests  access  to  the  documents,  which,  combined  with  other  information 
found in this document, could allow the identification of the organisation concerned.  
Information revealing details about clients of law firms is not publicly available, as it results 
from an understanding between the firm and its client that such information would remain 
confidential.  
Given the competitive environment in which law firms operate, information disclosing the 
identity  of  their  clients  might  give  competitors  an  unfair  advantage.  Moreover,  it  can 
undermine  the  client’s  trust  in  the  law  firm  concerned,  if  the  existence  of  their  business 
relationship becomes publicly known. Therefore, this information should be considered as 
commercially sensitive business information. 
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  legal  persons 
concerned.  
                                                 
12 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 2015, 21.11.2018, p.39.   



 
I conclude, therefore, that access to the relevant parts of documents 6, 8 and 16, disclosing 
the names, or other information allowing the identification, of clients of these legal persons, 
must be denied on the basis of the exception laid down in the first indent of Article 4(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be 
public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  applications,  you  do  not  refer  to  any  particular  overriding  public  interest  that 
would warrant public disclosure of the documents in question, and that would outweigh 
the need to protect them in light of the exceptions of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Nor have I been able, based on my own assessment, to establish the existence of a public 
interest  that would override the need to  protect  the commercial interests  of a natural  or 
legal  person,  grounded  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above, full access is granted to documents 1-5, 7, 9-15, and 17-30, and partial 
access  is  granted  to  documents  6,  8  and  16  pursuant  to  the  first  indent  of  Article  4(2) 
(protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  
5.  MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Tatjana VERRIER 
 
Enclosures: (32) 

Electronically signed on 12/06/2020 20:12 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline