Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'European Commission protocols for dealing with the tobacco industry'.




 
Ref. Ares(2020)3383838 - 29/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
SANTE.DDG1.B.2/AB(2020)3519596 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt1 

Oliver Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Mr Hoedeman, 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/2377 
We refer to your email dated 24 April 2020 in which you make a request for access to 
documents, registered on the same date under the above-mentioned reference number. 
We also refer to our letter of 20 May 2020 extending the time limit to respond to your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1. 
Scope of your request 
In your request, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012, access to: 
 “In response to my application for access to documents Ref GestDem No 2019/7290, we 
discussed  a fair solution in accordance with Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 
and agreed to narrow down the scope to the following: 
-identification of the documents falling under your request; -retrieval and establishment of 
a complete list of the documents identified. 
This approach would allow me to submit follow-up requests for specific documents. 
 
                                                 
1  According  to  standard  operational  procedure,  the  reply  is  usually  also  sent  to  you  by  registered  post. 
Please  note,  however,  that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force 
during to the COVID-19 epidemics,  which include the requirement  for all  Commission  non-critical 
staff to telework, we are unfortunately not in a position to follow this procedure until further notice. 
We would therefore appreciate if you could confirm receipt of the present e-mail. 
2  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
In  February  this  year,  you  sent  me  (SANTE.DDG1.B.2/SLO/kms(2020)1089593)  a  list 
detailing  the  titles  of  the  178  identified  documents,  their  date  and  the  names  of 
organisations, which sent or received the documents.” 
2.  Identification and assessment of the relevant document  
We have identified 79 documents that fall within the scope of your request. 
Having  examined  these  documents  under  the provisions  of  Article 4  of Regulation  (EC) 
No1049/2001, we have come to the following conclusion:  
  documents No 05 c and 124 a in Annex A can be fully disclosed; 
  62 documents can be partially disclosed (documents No 01, 01 b, 02, 02 b, 05, 05 
b, 06, 07, 08, 09, 19, 25 a, 25 b, 29, 30, 30, 31, 35, 41 a, 41 b, 45, 50 a, 50 b, 51, 52 
a, 52 b, 52 c, 53 a, 53 b, 55 a, 55 b, 56, 60, 63, 69, 73 a, 73 b, 76, 81, 87, 94, 95, 97, 
99, 112, 115, 117, 118 a, 118 b, 119 a, 119 b, 124 b, 124 c, 124 d, 124 e, 125, 152 
a, 152 b, 154 a, 154 b, 172 in Annex  A); 
  access to 16 documents must be refused (documents No 13, 15, 17, 18, 42, 44, 54, 
68, 98, 102, 129, 130, 158, 169, 171, 178 in Annex A). 
You  will  find  attached  a  table  listing  the  identified  documents  and  summarising  the 
outcome  of  the  assessment  carried  out  on  the  basis  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001. 
Please note that the numbering of the table is not consecutive, documents are numbered as 
they were in request ref. GESTDEM 2020/7290, in order to facilitate their identification. 
The documents you request contain information related to several third parties. Therefore, 
the third parties have been consulted in accordance with Regulation (EC) No 1049/2001, in 
order to assess whether an exception to the right of access to documents is applicable. 
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, and having considered the opinion of the 
third party, we have concluded that the documents may be partially disclosed. Some parts 
of the documents have been blanked out as their disclosure is prevented by an exception to 
the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Please note that documents originating from third parties are disclosed to you based on 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released  documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse. 
You may reuse public documents, which have been produced by the European You may 
reuse  public  documents,  which  have  been  produced  by  the  European  Commission  or  by 
public and private entities on its behalf based on the Commission Decision on the reuse of 
Commission  documents.
 You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge  and  for 
non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and 
that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note that 
the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
 
 


 
3.  Reason for partial disclosure 
Protection of personal data - Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 
With  regard  to  the  documents  listed  above,  their  full  disclosure  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual as laid 
down  in  Article  4(1)(b)  of  the  Regulation,  because  they  contain  the  following  personal 
data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management; 

the names/initials and contact details of other natural persons; 

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons; 

other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  such  as 
office/phone numbers or email addresses. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
4.  Reasons for refusal  
Protection  of  the  commercial  interests  of  a  legal  person  -  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

Documents  No  13,  15,  17,  18,  42,  44,  54,  68,  98,  102,  129,  130,  158,  169,  171,  178  in 
Annex A contain commercially sensitive business information of some of the third parties, 
as  well  of  its  business  partners,  such  as  the  names  of  companies  as  well  as  other 
information  of  highly  sensitive  nature  and  related  to  contractual  matters.  Disclosure  of 
these parts would undermine the protection of the companies’ commercial interests.  
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  these  documents,  in 
accordance  with  Article  4(6)  of  the  Regulation.  However,  it  follows  from  the 
assessment made above that these 16 documents are entirely covered by the exception 
laid  down  in  Article  4(2),  first  indent,  as  the  remaining  parts  after  expunging  the 
confidential information are meaningless and illegible. 
5.  Overriding public interest 
The  exceptions  to  the  right  of  access  provided  for  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosing  the 
requested  document.  In  your  application,  you  did  not  submit  any  grounds  concerning  a 



 
public  interest  on  the  basis  of  which  the  interests  protected  in  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  would have  to  be  overridden,  and we  could  not identify  any  such  ground 
either.  In  these  circumstances,  we  have  to  conclude  that  there  is  no  evidence  of  an 
overriding public interest in disclosure, in the sense of Regulation (EC) No 1049/2001. 
6.  Means of redress 
In  case  you  would  disagree  with  this  assessment,  you  are  entitled,  in  accordance  with 
Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application 
requesting the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely 
Anne BUCHER 

Electronically signed on 25/06/2020 14:09 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563