Esta es la versiĆ³n HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la informaciĆ³n 'European Commission protocols for dealing with the tobacco industry'.
























Document  02b
ESTA E.E.I.G.
Rond Point Schumanplein 9, box 1
B - 10
1 40
4  B
0 r
 B us
u se
s ls 
EC
E  Reg.
g  No
N : 01
0 38
3 8
8 55
5 85
8 2-
2 93
9
Tel : +32 2 230 80 92 
E-mail : xxxx@xxxx.xx
Website: www.esta.be
Twitter: ESTA_EU 
Mr. Katainen, Vice-President of the European Commission 
Jobs, Growth, Investment and Competitiveness 
By Post & Email  
European Commission 
Rue de la Loi 200 
1049 Bruxelles 
Copy:   European Commission President Mr. Jean Claude Juncker 
European Commission First Vice-President Mr. Frans Timmermans 
Brussels, 10 May 2019 
Subject: Grave concerns 
Dear Vice-President, 
We, the European Smoking Tobacco Association (ESTA), would like to raise several serious problems 
th of May 
this  year  which  heavily  impacts  our  Member  companies.  Our  Member  companies  are  European 
smaller and mid-sized tobacco companies, many of which are still family owned.  
On 6 December 2017, we publicly replied to allegations made by Commissioner Andriukaitis, warning 
the Commission that proposing an overly complex and non-interoperable Track and Trace system 
would lead to many Member States not being able to meet the implementation deadline, exactly as 
was the case with the 2014 Tobacco Products Directive.  
Unfortunately, these warnings were not heeded and ESTA has been addressing the Commissioner 
for  Health  on  our  inability  to  export  products,  including  the  consequences  of  competing  non-
interoperable  systems,  such  as  those  of  the  EU  and  the  Russian  Federation.  A  separate  letter 
requesting a resolution to this issue has been sent to you. 
We  also  understand  from  a  Commission  Communication  to  the  Member  States1  that  it  is  highly 
unlikely that all Member States will be ready on time ensuring a functioning system to issue Unique 
Identifiers (UIs) to the tobacco manufacturing, importing and trading companies. We would like to 
point out that it took the Commission 4 years to develop the implementing legislative instruments, 
leaving the Member States with 13 months to legislate for- and set-up the system, and our companies 
with a few days to integrate and test the system providing the Unique Identifiers (UIs). In this regard 
k and 
Trace is grappling with the applicable Machine Codes. These need to be sent to the UI provider, but 
the Commission
The legal consequences for our companies not being able to obtain UI codes from certain Member 
States are significant, as we are bound to only manufacture tobacco unit packages with a UI code 
after 20 May 2019.  
1 Information from the Commission services on the system for tobacco traceability
from the General Secretariat of the Council to the Working Party on Public Health at Senior Level, 14 March 2019. 




 
 
We  appreciate  the  recently  adopted  Commission  Decision2 that  allows  an  Economic  Operator  to 
request UIs from another ID issuer, but it must be clear that such requests can be denied, thereby 
not resolving anything. The impossibility for retailers to register with an alternative UI provider under 
this derogation also invalidates this solution. The Decision states that it limits to a certain extent the 
potential distortion of the smooth functioning of the internal market. It must also be noted that this 
is accompanied by additional costs for business and administrations that could have been avoided. 
 
We also note that fees set by the Member States for generating and issuing the alpha-numeric code 
(UIs)  to  our  companies,  differ  widely  throughout  the  EU,  and  are  higher,  in  some  cases  even 
significantly higher, than those indicated in the Commi
3. These costs were 
thoroughly  calculated  by  consultancy  Everis  based  on  information  from  possible  UI  providers 
estimating the costs as 0,00043 cent per unit placed on the market.  
 
On  setting  the  fees,  the  Commission  itself  informed  Member  States  how  they  could  charge  for 
services which are not allowed by the Implementing Regulation4. This is a highly unusual action by 
the Commission, to say the least, and has led Member States to set fees as much as 3 to 20 times 
higher per unit. 
 
In addition, it  is striking that  Commissioner  Andriukaitis,  representing the European Commission, 
made a public statement5 that the cost of the entire Track and Trace system in the EU would be in 
the order of 0.005 Euro cents for a tobacco unit placed on the market. The average UI fee alone 
stands at almost half of this, with one Member State6 charging twice 
cost per unit. On top of this come recurring costs for the data repositories, IT licenses and for the 
obviously  superfluous  high-tech  Security  Feature  (SF).  Capital  expenditure,  including  verification 
equipment for the SF, the provision of equipment to the trade, the anti-tampering devices and the 
massive investments in new, and adapted packaging lines with specialised printers and readers, as 
well as in IT infrastructure all tobacco and trading companies are making in order to be compliant, 
are running in the tens of millions of Euros.  
 
Taking only three of the recurring costs into account (UI fee, Data Repository Costs and for Security 
Feature) the EU Tracking & Tracing System leads to an average recurring unit cost of 0.025 Euro 
cents  per  unit  placed  on  the  market,  5  times  higher  than  the  purported  total  cost  stated  by  the 
Commissioner7. The real total cost per unit is even higher, and is much higher for our companies 
than  for  the  large multinational cigarette companies  that  have  a  larger  scale, whilst  our  product 
portfolio can be characterised as including many niche products that require more packaging lines 
and therefore more capital and other costs to convert these and to operate the system. 
 
In  his  reply  to  a  European  Parliamentary  Question8,  Commissioner  Andriukaitis  stated  that 
Minimising the burden of the system on small and medium-sized enterprises (SMEs) and traditional 
producers has been a priority for the Commission from the outset and a detailed assessment of the 
measures' proportionality and expected impact in this respect was carried out
 
 
                                                                
2 Commission Decision (EU) 2019/691 of 2 May 2019 
3 European Commission, Impact assessment on the establishment of systems of traceability and security features for tobacco 
products, SWD(2017) 455 final; Annex 6, 
- Cost-benefit analysis , page 40; 15 December 2017.  
4 European Commission (DG SANTE)   Summary Record of the Meeting of the Subgroup on Traceability and Security Features 
of 23 October 2018 (here), page 5.  
5 Com
Products, Brussels, 30 November 2017 (here) 
6 Hungary 
7 Based on recurring costs of UI fee, SF, and Data Repository as calculated by several member companies 
8 Answer  in  writing  given  by  Commissioner  Andriukaitis  on  behalf  of  the Commission  on  5  January  2018  to a  Parliamentary 
Question (E-006432/2017), (here) 
 






 
 
Since the burden on our companies is much more important than estimated, due a 5 fold rise in the 
cost  per  unit  placed  on  the  market  based  on  three  cost  items  alone,  is  the  Commission  still 
 obligations of 
 
 
We would also appreciate if the Commission can clarify to Member States that only costs for the 
generation and issuing of the UIs can be charged under the Implementing Regulation and addresses 
those Member States that are allowing the UI providers to charge exorbitant fees for the generation 
and issuing of the alphanumeric codes. 
 
Finally, we would like to point out that ever since the adoption of the Tobacco Products Directive in 
2014,  ESTA  and  individual  companies  have  raised  technical  issues  and  offered  advice  and 
assistance  to  the  Commission.  The  Commission  was  informed  that  its  sequencing  of  the  many 
Implementing Acts, starting with the Implementing Decision for health warnings for fine-cut tobacco 
pouches through to the integration of Track and Trace equipment, would mean 2 or 3 consecutive 
costly machine adaptations in as many years. This could easily have been avoided if the Commission 
would have been willing to fully understand the manufacturing process and the SME nature of our 
tobacco companies.  
 
E clearly decided to only have very few meetings on highly complex and 
technical  issues  with  the  industry,  hiding  behind  a  misinterpretation  of  international  obligations 
whilst ignoring well-established democratic and self-professed better regulation principles.  
 
The result is an overly complex EU Track & Trace system that might not be up and running by the 
deadline, creating legal uncertainty for our companies. It is a system that is at least 5 times more 
expensive than publicly stated by the Commission and that is hampering, if not, blocking our exports.  
 
We would appreciate if you could provide us with the comfort that this was a one-o
experience, and that in future the European Commission will effectively and appropriately consult 
with directly impacted stakeholders whose important technical input is indispensable in establishing 
effective and workable regulation? 
 
We  are  fully  committed  to  be  complaint  and  make  the  system  work,  but  we  also  feel  that  it  is 
necessary to be open and transparent and therefore chose to be very clear in this letter. We truly 
hope that we can all learn lessons from this process. 
 
We are looking forward to your clarifications and assistance in resolving the many issues smaller and 
mid-sized tobacco companies still face. 
 
 
Yours sincerely, 
 
On behalf of ESTA
-sized Member companies.