Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'European Commission protocols for dealing with the tobacco industry'.


Document 76
Ref. Ares(2019)4290354 - 05/07/2019
Dear 
I am writing to follow on our earlier exchange on 4 and 5 June 2019, which related to 
’s 
unexpected  problems  in  validating  the  messages  containing  correct  unique  identifiers.  I  would 
like to confirm that as agreed, our unit informed the Member States about the incident in the late 
afternoon of 5 June 2019. According to 
, the problem in question was fully resolved in the 
early morning of 7 June 2019. On the same day, our unit forwarded the information concerning 
the incident’s closure to the Member States. According to 
 that incident was of the one-
off nature and should not reproduce itself. 
In  general,  I  can  assure  you  that  we  follow  very  closely  the  system’s  functioning.  In  over  a 
month  from  the  launch  date,  the  overall  operational  statistics  indicate  that  there  are  no  major 
blocking issues. All the main data flows function and where needed adequate actions are being 
taken to eradicate initial bottlenecks at the level of the primary and the secondary repositories. 
This  brings  me  to  the  earlier  correspondence  received  from  your  company  during  the  period 
before the system’s launch, in which you expressed your concerns about the timely launch of the 
system (i.e. your letters of 11 and 23 April 2019). I have been asked to respond to them. 
As you are surely aware, the Commission took all possible actions to allow for the timely launch 
of the EU system of tobacco traceability, including the adoption of Commission Decision (EU) 
2019/691, which authorises the economic operators to use the services of another appointed ID 
issuer  in  the  temporary  absence  of  the  competent  entity.  The  modalities  of  this  Decision  were 
presented during the technical briefing of 6 May 2019. 
In this context, please note that it remains for each competent national authority to determine the 
absence  of  a  relevant  ID  issuer.  For  the  time  being,  the  Commission  has  been  notified  of  the 
absence of the ID issuer in only one Member State, i.e. Romania. At the same time, as you may 
be  aware,  several  Member  States  started  to  take  actions  concerning  the  requests  for  unique 
identifiers that the economic operators submitted to non-competent ID issuers. 
During the technical briefing of 6 May 2019, we also reminded the economic operators as to the 
exhaustion of stock provision contained in Article 37(1) of Implementing Regulation 2018/574. 
We underlined that the primary objective of that provision was  to avoid the need for recalling 
products  that  entered  the  supply  chain  prior  to  the  launch  date.  We  added  that  it  was 
understandable  that  some  economic  operators  might  decide  to  overstock  certain  quantities  of 
products to mitigate their company-level risks. However, we also insisted that that was not a call 
for  piling  up  the  products  for  another  year.  We  hope  that  our  presentation  clarified  that  the 
Commission’s services took the balanced and realistic approach to this matter.  


To  conclude,  in  our  overall  appreciation,  the  EU  tobacco  traceability  system  was  successfully 
launched and  all the necessary steps were taken  to address the existing risks in the pre-launch 
phase. There are no barriers to place the compliant products on the market. The further smooth 
functioning of  the traceability system should be in the best  interest of all the involved  parties, 
including  the  authorities  and  the  legal  private  operators.  It  is  also  important  to  recall  the 
particular responsibility of individual manufactures and importers who have a direct contractual 
relationship  with  the  primary  repositories.  High  availability  of  the  latter  is  one  of  the  critical 
factors  for  uninterrupted  reporting  of  the  trade  in  the  products  of  any  given  manufacturer  or 
importer. 
Kind regards, 
 
 SANTE/B2 
European Commission 
Directorate-General for Health and Food Safety 
Unit B2 – Cross-border healthcare and tobacco control
B232 
B-1049 Brussels/Belgium


 
SANTE/B2 
European Commission 
Directorate-General for Health and Food Safety 
Unit B2 – Cross border healthcare and tobacco control
B232 
B-1049 Brussels/Belgium

______________________________________________________
____________ Confidentiality Notice: The information in this 
document and attachments is confidential and may also be legally 
privileged. It is intended only for the use of the named recipient. 
Internet communications are not secure and therefore British 
American Tobacco does not accept legal responsibility for the 
contents of this message. If you are not the intended recipient, 
please notify us immediately and then delete this document. Do not 
disclose the contents of this document to any other person, nor take 
any copies. Violation of this notice may be unlawful. 
______________________________________________________
____________