Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Refused registration to Access to Documents requests'.




 
Ref. Ares(2020)3656940 - 10/07/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/TB/ 
By registered mail with AR 
Mathias Schindler  
Bundestagbüro Julia Reda, MdEP 
Unter den Linden 50 
11011 Berlin  
Germany 
Copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/3455 
Dear Mr Schindler, 
I refer to your e-mail/letter of 5 June 2020, registered on 8 June 2020, in which you make 
a request for access to documents, under the above-mentioned reference number.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
‘I am requesting a copy of each Access to Documents request from 2018 and 2019 that 
was refused registration because the requesting person did not provide a postal address’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  25  documents  as 
falling  under  the  scope  of  your  request.  The  list  of  these  documents  is  attached  to  the 
present reply as Annex 1 (hereafter ‘requested documents’).  
I  can inform  you that wide partial access  is  granted to  the requested documents subject 
only  to  the  redaction  of  personal  data  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b)  (the 
protection  of  the  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. In addition, requested document no. 11 was redacted also on the basis of 
the first indent of Article 4(2) (the protection of commercial interests of a natural or legal 
person, including intellectual property) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001  of the European Parliament  and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.5 
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  the  names,  e-mail  addresses, 
identification numbers, professional career data and the employer’s name of persons who 
do not form part of the senior management of the European Commission. 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
The  names6  of  the  persons  concerned  as  well  as  the  above-mentioned  other  data  from 
which their identity can be deduced undoubtedly constitute personal data in the meaning 
of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest.  In  fact,  you  expressly  agreed  on  the  redaction  of  personal  data.  Therefore,  the 
European Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that 
the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
                                                 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Pursuant  to  the  first indent  of  Article  4(2)  of Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a 
document has to be refused, if its disclosure would undermine the protection of commercial 
interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure.  
Requested document 11 contains the name of a law firm, by way of an example, that might 
have  been  one  of  the  law  firms  representing  one  or  more  multinational  corporations  in 
lobbying activities vis-á-vis the European Union during the past twenty years. However, the 
applicant  did  not  provide  any  proof  justifying  that  the  law  firm  in  question  had  indeed 
engaged in such activities in the past.  
Disclosure of the name of law firm would therefore expose this firm to unsolicited external 
contacts  pressuring  it  to  identify  its  clients,  while  it  is  a  common  understanding  between 
clients and law firms that such information would remain confidential.  
Given  the  competitive  environment  in  which  law  firms  operate,  pressure  to  disclose 
information relating to the identity of the clients of one particular law firm might give its 
competitors an unfair advantage. Moreover, such pressure can raise concerns in prospective 
clients’ trust in the law firm concerned. Consequently, there is a real and non-hypothetical 
risk  that  public  access  to  the  name  of  the  law  firm  brought  up  as  an  example  would 
undermine the commercial interests of the legal person concerned.  
I conclude, therefore, that access to the name of the law firm in requested document 11 must 
be  refused  on  the  basis  of  the  exception  laid  down  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such 
an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. 
In your access to document request, you do not put forward any reasoning pointing to an 
overriding public interest in disclosing the documents requested.  
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 do not include the 
possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 



 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of  Regulation (EC) No 1049/2001,  I have granted wide 
partial access to the requested documents.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  wider  partial  access  is  possible  without 
undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours faithfully, 
Tatjana Verrier 
Director 
Enclosures: 26 

Electronically signed on 10/07/2020 13:01 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline