This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Draft letter of Mr. Van Loon to candidate countries (2003)'.


EUROPEAN COMMISSION 
 
 
LEGAL SERVICE 
The Director General 
 
 
Brussels, 13 August 2020 
 
 
 
 
 
 
 
 
By email 
 
Mr Arun Dohle 
 
Against Child Trafficking 
 c/o Easy Start Office  
Kraijenhoffstraat 137A 
1018 RG Amsterdam   
Netherlands 
ask+request-8236 
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Request for access to documents 
Ref.: 
Your request of 19th June 2020, registered on 22nd June 2020 under reference 
GestDem 2020/3778 
Dear Mr Dohle, 
I refer to your above-referenced request under Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public 
access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents1,  by  which  you  request 
the draft letter of Mr. Van Loon to the candidate countries about the accession to the Hague 
Conventions,  (…)  the  legal  opinion  JUR(2003)70079  and  any  other  documents  or 
correspondence related to this draft letter
”. 
 
1. 
IDENTIFICATION OF THE DOCUMENTS  
The  Legal  Service  has  identified  the  following  documents  as  matching  the  terms  of  your 
request:  
1.  The  legal  opinion  (reference  JUR(2003)70079)  of  the  Legal  Service  of  21  February 
2003; 
2.  The  draft  letter  (reference  21373(03)VL/WZ)  of  Mr.  Van  Loon  to  the  candidate 
countries about the accession to the Hague Conventions of 14 February 2003. 
 
Please be informed that the Legal Service did not identify other documents matching the terms 
of your request.  
 
 
 
                                                 
  OJ L 145, 31.05.2001, page 43. 

 
2. 
ASSESSMENT OF DOCUMENT 1  
After a concrete assessment of the legal opinion of the Legal Service,  I am pleased to inform 
you  that  access  can  be  granted  with  the  exception  of  some  personal  data,  covered  by  the 
exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, as will be explained 
below.  Accordingly,  please  find  enclosed  a  copy  of  the  document  requested  in  French, 
expunged of personal data. 
3. 
ASSESSMENT OF DOCUMENT 2 
As far as the documents of the other parties are concerned, in accordance with Article 4(4) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  Commission  has  consulted  the  authors  of  the  respective 
document on their disclosure. 
Following these consultation, I would like to inform you that the Hague Conference has agreed 
to  the  disclosure  of  the  draft  letter  of  Mr.  Van  Loon  of  the  14  February  2003.  Accordingly, 
please find enclosed a copy of the document requested in English. 
4. 
REFUSAL OF PERSONAL DATA 
According to  Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 "[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: [...](b) privacy and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data
". 
The  refused  information  concerning  the  initials,  the  handwritten  signature  and  the  contact 
details  of  the  Commission’s  officials,  as  well  as  the  names  of  the  Commission’s  officials  not 
having  the  function  of  senior  management  staff  (in  document  1)  constitutes  personal  data, 
which  must  be  protected  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  in  accordance  also  with  the 
European Union legislation regarding the protection of personal data. 
As  the  Court  of  Justice  has  ruled,  when  access  to  documents  containing  personal  data  is 
requested,  the  Data  Protection  Regulation,  i.e.  Regulation  (EU)  2018/17252,  becomes  fully 
applicable3
Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725 provides that personal data "means any information 
relating to an identified or identifiable natural person [...]"
. The Court of Justice has specified 
that  any  information,  which  by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular 
person is to be considered as personal data.4  
 
 
                                                 
2   Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, 
offices and agencies and on the free  movement  of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and 
Decision No 1247/2002/EC (OJ L 205 of 21.11.2018, page 39). 
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Case  C-28/08  P,  European  Commission  v  The  Bavarian 
Lager  Co.  Ltd,  ECLI:EU:C:2010:378,  paragraphs  59  and  63.  Whereas  this  judgment  specifically  related  to 
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and 
bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the new 
data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 
4  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20 December 2017, Case C-434/16, Peter Nowak v Data Protection 
Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 

With regard to the personal data such as names, signatures, functions, telephone numbers and 
other  information  relating  to  the  institutions  officials,  the  General  Court  has  recognised  in  its 
judgment in Case T-39/17 that they fall within the notion of "private life" regardless of whether 
this  data  is  registered  in  the  context  of  a  professional  activity5  and,  therefore,  it  constitutes 
personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Consequently,  the  above  indicated  data  concerning  the  Commission’s  officials  has  been 
redacted. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  "personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the 
various competing interests"

Only if these conditions are met and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the  transmission  of 
personal data occur. 
According to  Article 9(l)(b) of Regulation  (EU) 2018/1725,  the European Commission has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the European 
Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of 
the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably 
weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
Therefore,  the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subject concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  above-mentioned  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by 
disclosure of the personal data concerned.  
Please  note  that  the  exception  of  Article  4(1)(b)  has  an  absolute  character  and  does  not 
envisage the possibility of demonstrating the existence of an overriding public interest. 
 
                                                 
5       Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018,  Case  T-39/17,  Chambre  de commerce  et  d’industrie 
métropolitaine  Bretagne-Ouest  (port  de  Brest)  v  Commission,  ECLI:EU:T:2018:560,  paragraphs  37,  38  and 
43.  

5. 
REUSE OF THE DOCUMENTS 
You may reuse document 1 free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged and that you do not distort its original meaning or message. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Please note that document 2 was sent by the Hague Conference to the Commission. Access to it is 
granted for information only and it cannot be re-used without the agreement of the originators, who 
may  hold  the  copyright  on  it.  It  does  not  reflect  the  position  of  the  Commission  and  cannot  be 
quoted as such. 
6. 
MEANS OF REDRESS 
Should  you  wish  the  position  regarding  the  refusal  of  personal  data  to  be  reconsidered,  you 
should present in writing, within fifteen working days from receipt of this letter, a confirmatory 
application to the Commission's Secretariat-General at the address below: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
 
 
(signed electronically) 
 
p.p. Karen BANKS 
                                                                                                Daniel CALLEJA CRESPO  
 
 
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