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Ref. Ares(2020)5442647 - 13/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  the Acting Director-General 
Brussels,  
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem 2020/5129 
Dear Mr Dohle,  
I  refer  to  your  application  dated  28  August  20201,  registered  on  29  August  2020  under 
the above-mentioned reference number2. Your request concerns: 
‘documents which contain the following information: 
all  correspondence  (letters,  emails,  WhatsApp,  internal  notes)  with  or  related  to 
Terre  des  Hommes  International  Federation  and/or  their  national  branches,  
timeframe from 2007 until now’. 
I  also  refer  to  our  email  of  21  September  2020,  by  which  we  informed  you  that  an 
extended time limit was needed to retrieve the documents requested, in conjunction with 
your other requests for access to documents3.  
Your application concerns the following documents: 
1.  Email  from  Terre des  Hommes  to  the  Commission,  ‘Invitation as  speaker to  the 
EU  public  conference  “Closing  a  protection  gap  for  European  children  on  the 
move”’, 4 February 2015; 
2.  Draft  programme  of  Public  Conference  ‘Closing  a  protection  gap  for  European 
children on the move!’; 
                                                 
1 Ref. Ares(2020)4489005.  
2 Ref. Ares(2020)4489019. 
3 Ref. Ares(2020)4920267.  
 
 
Mr Arun Dohle 
Against Child Trafficking 
c/o Easy Start Office 
Kraijenhoffstraat 137A 
Amsterdam 
Netherlands 1018 RG 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
3.  Letter from the Commission to Terre des Hommes Albania, 24 September 2008; 
4.  Letter from Terre des Hommes Albania to the Commission, 14 December 2007; 
5.  Letter from the Commission to Terre des Hommes Albania, 23 September 2008; 
6.  Letter from the Terre des Hommes to the Commission, 12 September 2008; 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20014 I have decided that: 
-  Full  access  can  be  granted  to  document  2,  as  ‘Closing  a  protection  gap  for 
European  children  on  the  move!’  was  a  public  conference  and  therefore  its 
agenda was published; 
-  Partial access can be granted to documents 1and 3, as full disclosure is prevented 
by the exception to the right of access laid down in Article 4(1)(b) (protection of 
the privacy and integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  Access  must  be  refused  to  documents  4-6,  as  disclosure  is  prevented  by  the 
exceptions to the right of access laid down in Article 4(1)(b) and Article 4(2), first 
indent  (protection  of  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.  
The justifications are as follows:  
1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  the  documents  is  partly  prevented  by  the  exception  concerning 
the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  the  names, 
contact details and signatures of Commission staff members not pertaining to the senior 
management, as well as of staff members of other organisations. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation5  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
2.  Protection of the commercial interests of a natural or legal person, including 
intellectual property 
                                                 
4 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
5 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘the institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  […], 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The withheld documents 4-6 contain exchanges between the Commission and Terre des 
Hommes Albania, regarding the latter’s rejection from a call  for proposals.  As a result, 
these documents include information concerning Terre des Hommes as a candidate to the 
grant  procedure,  such  as  reasons  for  the  rejection,  specific  weaknesses  and  scores. 
According to the judgment of the Court of Justice in case C-450/06, Varec v Commission 
‘both by their nature and according to the scheme of Community legislation in that field, 
contract award procedures are founded on a relationship of trust between the contracting 
authorities  and  participating  economic  operators.  Those  operators  must  be  able  to 
communicate any relevant information to the contracting authorities in the procurement 
process,  without  fear  that  the  authorities  will  communicate  to  third  parties  items  of 
information whose disclosure could be damaging to them’6. I consider these principles as 
applicable  by  analogy  to  grant  procedures,  and  therefore  that  disclosure  of  the 
information  included  in  the  above-mentioned  documents  could  be  damaging  to  the 
economic operator in question.  
In this context, I would like to bring your attention to case T-718/15, PTC Therapeutics 
International v European Medicines Agency (EMA)7, 
where the General Court ruled that 
the exception in Article 4(2) of Regulation No 1049/2001 applies when ‘the documents 
requested contain elements which may, if disclosed, seriously undermine the commercial 
interests of a legal person. That is the case, in particular, where the requested documents 
contain  commercially  sensitive  information  relating,  in  particular,  to  the  business 
strategies of the undertakings concerned or to their commercial relations or where those 
documents contain information particular to that undertaking which reveal its know-how 
and expertise’.  
Moreover, please note that the exception relating to commercial interests can be applied, 
under  certain  circumstances,  to  non-commercial  entities  such  as  non-profit  associations 
and  public  entities  applying  for  a  grant.  The  latter  was  confirmed  in  case  T‑ 439/08, 
Kalliope  Agapiou  Joséphidès  v  European  Commission  and  Education,  Audiovisual  and 
Culture  Executive  Agency8  
where  the  General  Court  held  that  the  University  of  Cyprus 
(public entity) could have commercial interests, and therefore information concerning the 
description of a project undertaken by the university, specific clauses to it, as well as the 
methodology and expertise belonging to it, should be protected.   
Therefore,  given  particularly  the  competitive  environment  in  which  Terre  des  Hommes 
operates, it is necessary to consider that the information in question is confidential. 
Finally, the exception of Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 has 
to be read in light of Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union, 
which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from  disclosing 
information  of  the  kind  covered  by  the  obligation  of  professional  secrecy,  in  particular 
information about undertakings, their business relations or their cost components. 
                                                 
6 Paragraph 36.  
7 Paragraph 85. 
8 Paragraphs 127-128.  



 
In  consequence,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the 
abovementioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  Terre  des 
Hommes. 
No overriding public interest in disclosure 
Pursuant to Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, the exceptions to the right of 
access  defined  therein  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosing  the  documents  requested.  In  order  for  an  overriding  public  interest  in 
disclosure to exist, this interest first has to be public and, secondly, overriding, i.e. in this 
case  it  must  outweigh  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person  protected 
under Article 4(2, first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In your request, you do not put forward any arguments demonstrating the existence of an 
overriding public interest in disclosure. Similarly, the Commission has not identified any 
public interest that would override the interests protected by Article 4(2), first indent, of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested 
and  currently  withheld  but  this  was  deemed  impossible,  as  the  sensitive  elements  are 
integral to them. Please note that we cannot provide you with more detailed information 
on these documents without disclosing their substance, which is protected by the quoted 
exceptions laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
      Maciej Popowski 
Enclosures: 
Documents 1-3 
 
 

Electronically signed on 12/10/2020 17:56 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482