This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'I-Support - Hague Conference'.




 
Ref. Ares(2021)1261171 - 15/02/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  Acting Director-General 
Brussels  
JUST.04/PB/ 
Mr Arun Dohle 
Against Child Trafficking 
c/o Easy Start Office 
Kraijenhoffstraat 137A 
Amsterdam 
Netherlands 1018 RG 
 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents - GESTDEM 2020/5262  
Dear Mr Dohle, 
We refer to  your email of 4 September 2020 in which you make a request for access to 
documents,  registered  under  the  above-mentioned  reference  number.  We  apologise  for 
the delay in getting back to you.  
You  request  access  to  “All  documents  and  correspondence  related  to  the  grant  which 
was approved in December 2013  to help fund the development of iSupport, by pledging 
an amount up to € 717,000 to the Hague Conference (HCCH)
.”  
  
Your application thus concerns the following document/documents:  
Registration 
Title 
Date 
 
number 
DOC 1 
Ares(2013)3064675  JUST/2013/JCIV/AG-Letter Budget Review 
17-09-2013 
DOC 2  
Ares(2013)3218081  JUST/2013/JCIV/AG Evaluation report 
10-10-2013 
DOC 3 
Ares(2014)816960 
Just/2013/JCIV/AG/4627 - Sending of 2 GA 
20-03-2014 
DOC 4 
Ares(2014)1151682  Application for access to minutes of the 
11-04-2014 
Evaluation Committee for the call for 
proposals JUST/2013/JCIV/AG 
DOC 5 
Ares(2014)1505766  JUST/2013/JCIV/AG/4627- iSupport - 
24-04-2014 
questions intellectual and industrial property 
rights 
DOC 6 
Ares(2014)2522956  Just/2013/JCIV/AG/4627 - 1 GA received 
17-07-2014 
signed + annexes 
DOC 7 
Ares(2014)3153367  JUST/2013/JCIV/AG/4627 - iSupport (case 
25-09-2014 
management and communication system for 
the recovery abroad of maintenance"-
Amendment n°1-change of the legal address 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
DOC 8 
Ares(2014)3867449  JUSt/2013/JCIV/AG/4627-I support- re-
20-11-2014 
subcontracting rules smart guide line 48 of 
the budget 
DOC 9 
Ares(2015)618898 
RE: Urgent: Grant Agreement 
13-02-2015 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 – iSupport – 
applicable rules for public procurement 
DOC 10 
Ares(2015)1507938  JUST/2013/JCIV/AG/4627 – iSupport – 
24-03-2015 
Change of the bank account and consultant 
DOC 11 
Ares(2015)2402314  JUST/2013/JCIV/AG/4627 – Signed 
24-03-2015 
financial identification 
DOC 12 
Ares(2015)1561795  RE: Grant Agreement 
13-04-2015 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 – iSupport - 
eligible cost 
DOC 13 
Ares(2015)1769612  RE: Grant Agreement 
27-04-2015 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 – iSupport – 
Request for budget modification -New 
budget AnnexIII request 
DOC 14 
Ares(2015)2424183  RE: Procurement with a non-EU company 
10-06-2015 
4627 
DOC 15 
Ares(2015)3164789  JUST/2013/JCIV/AG/4627 - Amendment nr 
20-07-2015 
2 signed on 20/07 
DOC 16 
Ares(2015)3755131  JUST/2013/JCIV/AG/4627 -Progress Report 
03-09-2015 
signed 
DOC 17 
Ares(2015)5822486  JUST/2013/JCIV/AG/4627 - Request for a 
10-12-2015 
modification of budget involving transfer 
between Headings in excess of the threshold 
foreseen in the Grant Agreement - Key staff 
change (salary raise). 
DOC 18 
Ares(2016)1419832  JUST/2013/JCIV/AG/4627 - AMENDMENT  14-03-2016 
N° 3- HCCH Hague Conference- Budget 
amendment Annex III - returned signed 
DOC 19 
Ares(2016)5481410  RE: iSupport  - Grant Agreement 
21-09-2016 
JUST/2013/JCIV/AG/4627-Project duration 
extension and Budget amendment 
DOC 20 
Ares(2016)6752467  JUST/2013/JCIV/AG/4627 - final report and 
29-11-2016 
cost claim signed 
DOC 21 
Ares(2017)412003 
JUST/2013/JCIV/AG/4627- Supporting 
20-01-2017 
documents 
DOC 22 
Ares(2017)1354316  JUST/2013/JCIV/AG/4627-"Isupport"-Conf 
15-03-2017 
de la Haye droit intern privé"-Final report - 
Final payment procedure-B4/04 
DOC 23 
Ares(2017)695001 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 - additional 
08-02-2017 
explanation requested 
DOC 24 
Ares(2016)861750 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 - AMENDMENT  18-02-2016 
N° 3- HCCH Hague Conference- Budget 
amendment Annex III 
 
Since 13 documents originate from a third party (documents with numbers 5, 7, 8, 11, 12, 
13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20), the originator of the documents was consulted. 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, and taking into account the opinion of the 
third party I regret to inform you that we cannot grant you access to all the documents.  


 
We cannot grant you access to the following documents  as disclosure is prevented by the 
exception to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation:  
DOC 10 
Ares(2015)1507938  JUST/2013/JCIV/AG/4627 – iSupport – 
24-03-2015 
Change of the bank account and consultant 
DOC 11 
Ares(2015)2402314  JUST/2013/JCIV/AG/4627 – Signed 
24-03-2015 
financial identification 
DOC 23 
Ares(2017)695001 
JUST/2013/JCIV/AG/4627 - additional 
08-02-2017 
explanation requested 
 
Disclosure of these documents would undermine the commercial interests of the company 
that  submitted  them,  as  putting  this  information  in  the  public  domain  would  affect  its 
competitive position on the market. Therefore, the exception laid down in Article 4(2) first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to these documents.  
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. We have examined 
whether there could be an overriding public interest in disclosure but have not been able 
to identify such an interest.  
Regarding all the other documents, a complete disclosure of the identified documents is 
prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain the following personal data: 
  the names/initials and contact information of  Commission staff members not 
pertaining to the senior management;   
  the names/initials and contact details of other natural persons;  
  other information relating to an identified or identifiable natural person in 
connection with information related to the working position; 
  handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Moreover,  in  documents  2  and  4,  the  assessment  of  the  financial  capacity  of  four 
applicants  is  not  disclosed.  Indeed,  their  financial  capacity  was  assessed  as  weak,  and 
precautionary measures were recommended, without excluding these applicants. Putting 
this  information  in  the  public  domain  would  affect  the  applicants'  reputation  on  the 



 
market.  We  feel  there  is  no  overriding  public  interest  justifying  the  disclosure  of  this 
information. We have also examined the evaluation report in order to determine whether 
revealing  the  scores  and  comments  of  the  evaluators'  comments  would  harm  the 
commercial interests of the applicants.  Taking into account the nature of the comments 
included in  this  report,  as  well as  the fact  that the names of the applicants selected and 
rejected  are  already  public  in  the  relevant  award  decision,  we  have  decided  that  the 
exception on the basis of the "commercial interests, including intellectual property" does 
not apply in this case. 
 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Please note that documents  originating from  third parties are disclosed to  you based on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
According to standard operational procedures, the reply is usually also sent by registered 
mail.  Please  note,  however,  that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures 
currently in force during the COVID-19 epidemic, which include the requirement for all 
Commission  non-critical  staff  to  telework,  we  are  unfortunately  not  in  a  position  to 
follow  this  procedure  until  further  notice.    We  would  therefore  appreciate  if  you  could 
confirm receipt of the present e-mail by replying to xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Salla SAASTAMOINEN 
      
Enclosure: 
21 documents 

Electronically signed on 12/02/2021 15:33 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482