Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 91st-120th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 5.6.2019 
C(2019) 4291 final 
 
 
 
1080 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/0978 

Dear 

I refer to your email of 1 April 2019, registered on 2 April 2016, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 19 February 2019, addressed to the Directorate-General for 
Communication,  you  requested  access  to  ‘all  communications  (including  email,  drafts, 
notes and logs/notes of phone calls), by European Commission staff on February 14, 15, 
16, 17 and 18, 2019 related to the blog post 'The Copyright Directive: how the mob was 
told to save the dragon and slay the knight
', which it posted on medium.com.’ 
The  European  Commission  has  identified  the  following  document  as  falling  under  the 
scope of your request: 
 
Email  exchanges  in  relation  to  the  subject-matter  ‘Myth  of  the  Month: 
Copyright’, 
between 

and 
14 
February 
2019, 
reference 
Ares(2019)2295049 (hereafter 'requested document'). 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
In its initial reply of 1 April 2019, the Directorate-General for Communication partially 
refused access to the requested document based on the exceptions of point (b) of Article 
4(1)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001.  
In your confirmatory application, you request a review of this position to the extent that 
you request access to those sections of the redacted email addresses that follow the “@” 
sign. In addition, you request a confirmation ‘that there were no e-mails or other written 
communications sent by any commission services on the subject of [your] request in the 
time-period covered by [your] request’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  this  review,  I  can  inform  you  that  further  partial  access  is  granted  to  the 
requested document by disclosing the parts of the email addresses you requested.  
As  regards  the  personal  data  in  the  requested  document,  I  have  to  confirm  the  initial 
decision  of  Directorate-General  for  Communication  to  refuse  access,  based  on  the 
exception  of  point  (b)  of  Article  4(1)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in particular in accordance with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)3,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
 
 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
4   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC5 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.6 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.7 
The requested document contains personal data such as the names and email addresses of 
persons  who  do  not  form  part  of  the  senior  management  of  the  European  Commission. 
However,  from  the  domain  part  of  the  email  addresses,  in  itself,  the  persons’  identity 
cannot be deduced. Therefore, this part of the email addresses is now disclosed.  
The names8 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be deduced (such as office or telephone numbers) undoubtedly constitute personal data in 
the meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 
5   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
6   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
7   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.9 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European  Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of  personal  data  only  if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  included  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
2.2.  The existence of further relevant documents  
Concerning  your  request  to  receive  a  confirmation  that  there  were  no  e-mails  or  other 
written  communications  sent  by  any  services  on  the  subject,  I  inform  you  that  the 
European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough  search  for  any  additional 
documents  relating  to  the  article  in  question.  Following  this  renewed  search,  I  confirm 
that  the  European  Commission  has  not  kept  any  additional  document  falling  under  the 
defined scope of your application. 
Earlier  versions  of  the  article  in  question,  if  any,  which  might  have  contained  text 
different from the final version, were either not retained or overwritten.  
 
 
                                                 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
Therefore,  earlier  versions  of  the  article  have  not  been  kept  as  they  were  short-lived 
documents  in  the  meaning  of  Article  4  of  European  Commission’s  Provisions  on 
Document Management.10 As the Court of Justice confirmed in its case-law, Regulation 
(EC) No 1049/2001 cannot oblige an institution to give access to a document that is no 
longer in its possession.11 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  Article  4(1)(a)  and  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  do  not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
For  the  reasons  explained  above,  wider  partial  access  is  now  granted  to  the  requested 
document without undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
Enclosure: 1 
                                                 
10   Annex to Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom of 23 January 2002 amending its Rules 
of Procedure, Official Journal L 21 of 24.1.2002, p. 23. 
11   Judgment  of  the  General  Court  of  26  April  2016,  Strack  v  Commission,  T-221/08,  EU:T:2016:242, 
paragraph 66.