Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 91st-120th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 17.6.2019 
C(2019) 4544 final 
 
 
  
63526 Erlensee 
Germany  
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/152 

Dear 

I refer to your e-mail of 21 February 2019, registered on 22 February 2019, in which you 
submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In your initial application of 11 December 2018 addressed to the Directorate-General for 
Research  and  Innovation  you  requested  ‘full  and  uncensored  access  to  all  emails’ 
referred  to  in  the  reply  of  that  Directorate-General  to  your  previous  initial  application 
Gestdem 2018/5387.  
In  that  application,  you  requested  access  to  ‘[r]ecords  of  any  possible  meetings  or 
communications between EU special envoy 
 and the scholarly publisher 
Frontiers  Media  SA,  in  the  years  2017  and  2018’.  You  underlined  that  you  were 
particularly  interested  in  the  contacts  of 
  with  three  ‘Frontiers  executives’ 
whose  names  you  listed  in  your  initial  application  Gestdem  2018/5387.  With  regard  to 
the email exchanges between the above-mentioned ‘Frontiers executives’ and 

you clarified that  ‘[you] understand the  contents  of 
 work  emails, phone calls 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
and meetings might be protected’ Consequently, ‘[you request access to] [j]ust dates and 
names of correspondents’.  
In its initial reply of 12 November 2018 to Gestdem 2018/5387, the Directorate-General 
for  Research  and  Innovation  provided  you  with  a  list  of 
  e-mail  exchanges 
with  Frontiers  representatives  during  2018.  The  list  contained  the  headings  of  e-mails, 
which included details on the requested exchanges3. 
On  14  November  2018  you  submitted  the  confirmatory  application  in  accordance  with 
Article  7(2)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001,  in  which  you  requested,  among  others, 
access  to  the  content  of  the  emails  included  in  the  list  provided  by  the  Directorate-
General  for Research and  Innovation in  the initial  reply. The Secretariat-General  of the 
European Commission considered that this exceeds the scope of  your initial application 
Gestdem 2018/5387 and informed you that you were entitled to submit a new application 
for access to the content of the above-mentioned e-mails.  
On 11 December 2018,  you submitted the new  application, which was registered under 
reference number  Gestdem  2019/152  and attributed  on 9 January 2019  to  the European 
Political Strategy Centre of the European Commission for handling and reply.  
The European Commission identified the following documents as falling under the scope 
of your application: 
16  email  exchanges  between 
  and  the  representatives  of  Frontiers 
Media, covering the period 26 March 2018 – 19 October 2018, numbered 1 – 8 and 11 – 
184, reference: Ares(2019)1272493 (hereafter ‘documents requested’).  
On  16  February  2019,  the  European  Political  Strategy  Centre  of  the  European 
Commission  replied  to  your  initial  application.  It  refused  access  to  the  documents 
requested  based  on  the  exceptions  provided  for  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20015.  In its  assessment of the case, the European Political  Strategy Centre of the 
European Commission took into account the position of the originator of the documents, 
which  it  consulted  in  line  with  the  provisions  of  Article  4(4)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001.  
You submitted your confirmatory application on 21 February 2019, asking for the review 
of that position.  
                                                 
3  
The  disclosed  details  included  the  name  of  the  sender,  the  name  of  the  main  representative  of 
Frontiers,  the  generic  e-mail  address  of  Frontier,  the  domain  of  the  e-mail  addresses  of  non-senior 
Frontier  representatives,  the  name  and  the  domain  e-mail  addresses  of  European  Commission  staff 
members  holding  a  senior  management  position,  the  domain  of  e-mail  addresses  of  Commission 
officials  not  holding  any  senior  management  position,  the  date  and  the  time  these  exchanges  took 
place, and the subject of the exchange.  
4  
Exchanges under number 9 and 10 are between the representatives of Frontiers Media SA and third 
parties and therefore they fall outside the scope of your application Gestdem 2019/152.  
5  
The European Political Strategy Centre did not specify which interest  provided for in Article 4(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 warrants refusal of access to the documents concerned.  


 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The  documents  identified  as  falling  under  the  scope  of  your  application  include  email 
messages originating from a third party.  
Under the provisions of Article 4(4) of Regulation  (EC) No 1049/2001 and with a view 
to  taking  into  account  the  arguments  put  forward  in  your  confirmatory  application,  
a renewed consultation of the third party author was initiated by the Secretariat-General 
on 12 March 2019 and 8 May 2019, respectively. 
The originator of the documents concerned maintained its opposition to the disclosure of 
the documents,  based on the exception provided  for in  Article 4(1)(b) and Article 4(2), 
first  indent,  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  (protection  of,  respectively,  privacy  and 
the integrity of individual and commercial interests of a natural or legal person).  
Having  carried  out  a  detailed  examination  of  the  documents  requested,  taking  into 
account the result of the third party consultations at initial and confirmatory levels, I can 
inform  you  that  partial  access  is  granted  to  the  documents.  The  reasons  given  by 
documents’  originator  for  its  objection  are  indeed  not  capable  of  justifying  the 
application of the above-mentioned exceptions to the entirety of the documents.  
Nonetheless, I consider that the argumentation provided does apply to the withheld parts 
of  the  documents,  which  were  redacted  based  on  the  above-mentioned  exceptions 
provided  for  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  and  Article  4(2),  first 
indent, of that regulation.  
The detailed reasons are set out below.  
As  mentioned  in  part  1  of  the  decision,  the  relevant  parts  of  the  above-mentioned 
documents include the exchanges between the representatives of Frontiers Media SA and 
third  parties.  They  do  not  fall  within  the  scope  of  your  application  Gestdem  2019/152 
and were redacted as such.  
Please  note,  however,  that  the  actual  transmission  of  the  documents  is  subject  to  the 
absence  of  a  request  by  the  third  party  originator  for  interim  measures,  as  it  will  be 
explained below in paragraph 2.3. 
You may reuse the  European  Commission  documents requested free of charge for non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged, that you 
do not distort the original meaning or message of the document/documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Please  also  note  that  the  documents  requested  include  the  email  messages  originating 
from  Frontiers  Media  SA.  They  are  disclosed  for  information  only  and  their  original 


 
meaning  or message should  not  be distorted. Please note that the Commission  does not 
assume liability stemming from the reuse. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),6  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data7 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC) No 45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/17258. 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC) No 45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
The 16 email  exchanges  in  question  are email  messages sent  or received  by 
 
  and  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA  from  their  individual  email 
addresses.  Consequently,  their  contents  is  associated  to  and  linked  with  the  concrete 
individuals who the authors of the relevant email messages.   
As mentioned in  part 1  of this  decision,  on 12  November 2018  the  Directorate-General 
for Research and  Innovation provided  you the list  containing  information  on exchanges 
between 
 and Frontiers Media SA. Therefore it would be possible to identify the 
authors  of  the  given  email  exchange,  by  comparing  the  list  provided  on  12  November 
2018 and the document released in this decision. Those specific circumstances have been 
taken into account in processing your request for access to documents.  
In particular, a certain number of information contained in those 16 email exchanges , in 
the present circumstances, allow identifying the data subject concerned and consequently 
                                                 
6   Judgment  of  the  Court  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59 (hereafter ‘Bavarian Lager’).  
7   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
8   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the  processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data.  Official  Journal  L  205  of 
21.11.2018, p. 39. 


 
constitute  personal  data  within  the  meaning  of  Article  3(1)  of  Regulation 
(EU) 2018/1725 mentioned above. 
Indeed, in all emails exchanges, except for the exchange marked as ‘15’, the heading of 
the  exchange  constitutes  personal  data  (including  the  name,  surname,  email  address  of 
the  sender,  recipient,  as  well  as  the  date  and  subject  of  the  of  the  email)  since  this 
information  can  be  compared  with  the  list  of  emails  provided  following  your  former 
application.  
With  regard  to  the  actual  content  of  the  16  email  exchanges  in  question,  the  following 
information constitute personal data: the exchanges marked as ‘12’, ‘13’ and ‘14’ contain 
comments  containing  personal  appreciations  of  the  identified  individual  (
 
).  In  the  exchanges  marked  as  ‘4’,  ‘5’,  ‘7’,  ‘8’,  ‘16’,  ‘17’  and  ‘18’,  the  redacted 
parts of the document requested include information about participation of the 
 
  and  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA  in  various  public  events.  This 
includes  the  name  of  the  event,  its  exact  dates  and  venue  that,  in  the  present 
circumstances, contain information which enable to identify the data subject.  
The  relevant  undisclosed  parts  of  the  document  requested  includes  also  the  names, 
surnames, contact details (email addresses and telephone numbers), as well as the names, 
surnames and contact details (email and office addresses, telephone numbers) of the staff 
members of the European Commission not holding any senior management position.  
The  above-mentioned  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of 
Article 3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  and  in  the  sense  of  the  Bavarian  Lager 
judgment9. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
Furthermore, in Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.10 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
                                                 

Bavarian Lager, cited above, paragraph 70. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
In this context, I would like to point out that the right to the protection of the privacy is 
recognised as one of the fundamental rights in the Charter of Fundamental Rights, as is 
the transparency of the processes within the Institutions of the EU. The legislator has not 
given  any  of  these  two  rights  primacy  over  each  other,  as  confirmed  by  the  Bavarian 
Lager 
case-law referred to above11.  
Based on the information at my disposal, I note that there is a risk that the disclosure of 
the information appearing in the requested document, such as information relating to certain 
aspects  of  their  professional  activities  (agendas  and  travelling  arrangements)  or 
comments of personal nature would prejudice the legitimate interests of the data subjects 
concerned.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001 and Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, access cannot be 
granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the 
public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
With  regard  to  the  information  that  does  not  fall  under  the  definition  of  personal  data, 
such as the relevant redacted parts of the exchanges marked as ‘4’, ‘5’, ‘7’, ‘8’ and ‘15’, 
containing  the  personal  comments  of  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA,  I 
consider  that  their  public  disclosure  would  undermine  the  privacy  of  the  persons 
concerned.  Indeed,  it  is  still  possible  to  associate  the  above-mentioned  comments  of 
strictly  personal  character,  with  one  of  only  three  individuals,  given  that  the  scope  of 
your  application  for  access  to  documents,  encompasses  the  exchanges  between 
 and three, named ‘Frontiers executives’. Consequently, the public disclosure of 
the  personal  comments  would  have  impact  on  the  privacy  of  the  three  individuals  in 
question and therefore Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies thereto. 
                                                 
11  Bavarian Lager, cited above, paragraph 56. 


 
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The relevant parts of the requested documents include  the detailed position of Frontiers 
Media  SA  on  various  policy  options  and  its  assessment  of  their  impact  on  its  business 
model.  
The  above-mentioned  information  has  to  be  considered  as  commercially  sensitive 
business information of the economic operator in question (Frontiers Media SA).  
Its disclosure, through the public release of the relevant parts of the requested documents 
under Regulation (EC) No 1049/2001, would clearly undermine the commercial interests 
of  the  above-mentioned  economic  operator.  The  latter  provided  the  commercially 
sensitive information contained in the documents under the legitimate expectation that it 
would not be publically released.  
In  the  light  of  the  above,  it  is  evident  that  there  is  a  reasonably  foreseeable  risk  that 
public disclosure of the relevant undisclosed parts of 16 email exchanges concerned and 
in  particular,  the  parts  containing  commercially  sensitive  business  information  would 
harm the interest protected by Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001.  
2.3  
Disclosure against the explicit opinion of the author 
According  to  Article  5(5)  and  (6)  of  the  detailed  rules  of  application  of  Regulation 
(EC) No 1049/200112, ‘[t]he third-party author consulted shall have a deadline for reply 
which  shall  be  no  shorter  than  five  working  days  but  must  enable  the  Commission  to 
abide by its  own deadlines  for reply.  In the absence of an answer within the prescribed 
period, or if the third party is untraceable or not identifiable, the Commission shall decide 
in  accordance  with  the  rules  on  exceptions  in  Article  4  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, taking into account the legitimate  interests of the third party on the basis of 
the information  at  its  disposal.  If the Commission  intends to  give access  to  a document 
against  the  explicit  opinion  of  the  author,  it  shall  inform  the  author  of  its  intention  to 
disclose the document after a ten-working day period and shall draw his attention to the 
remedies available to him to oppose disclosure.’ 
Since the decision to grant partial access is taken against the objection of the third-
party  author  expressed  at  initial  and  confirmatory  levels,  the  European 
Commission will inform Frontiers Media SA of its decision to give partial access to 
the documents requested. The European Commission will not grant such disclosure 
until a period of  ten working days has elapsed from the formal  notification of this 

                                                 
12   Commission Decision of 5 December 2001 amending its rules of procedure (notified under document 
number C(2001) 3714), Official Journal  L 345 of 29.12.2001, p. 94.  


 
decision  to  the  third  party  author,  in  accordance  with  the  provisions  mentioned 
above.  

This  time  period  will  allow  the  third  party  author  to  inform  the  European  Commission 
whether  it  intends  to  object  to  the  disclosure  using  the  remedies  available  to  it,  i.e.  an 
application  for  annulment  and  an  application  for  interim  measures  before  the  General 
Court.  Once  this  period  has  elapsed,  and  if  the  third-party  author  has  not  signalled  its 
intention  to  avail  itself  of  the  remedies  at  its  disposal,  the  European  Commission  will 
forward the redacted documents to you. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  ‘[…]  EU  scientists  and  general  public 
have the right to know who and why influences European research policies […].   
Please  note  however  that,  even  if  members  of  the  public  have  indeed  expressed  an 
interest in the subject matter covered by the documents requested and have pointed to a 
general  need  for  public  transparency  related  thereto,  the  Court  of  Justice,  in  the  Strack 
case,  ruled  that  in  order  to  establish  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in 
transparency,  it  is  not  sufficient  to  merely  rely  on  that  principle  and  its  importance13. 
Instead,  an  applicant  has  to  show  why  in  the  specific  situation  the  principle  of 
transparency  is  in  some  sense  especially  pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing 
over the reasons justifying non-disclosure14.  
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  refer  to  any  specific  overriding  public 
interest that would warrant public disclosure of the specific type of information included 
in the document in question.   
Nor  have  I,  based  on  my  own  analysis,  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  a  public  interest  that  would  override  the  need  to  protect 
the  commercial  inserts  of  the  economic  operator  concerned,  grounded  in  Article  4(2), 
first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
 
 
                                                 
13   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  Case  C-127/13  P,  Strack  v  Commission, 
(ECLI:EU:C:2104:2250), paragraph 128.  
14   Ibid, paragraph 129. 



 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Partial access is hereby granted to the document requested.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
 

For the Commission 
 
Martin SELMAYR
 
Secretary-General 
 
 
Enclosure: (1)