Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'NGO where corruption identified concering Syria aid effort - OLAF Report 2019'.



OCM(2020)35818 - 18/12/2020
The Director-General
Ms Emma BESWICK
English Digital Team 
First floor 
56 Quai Rambaud, 
69002 Lyon 
FRANCE
ask+request-8543-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Via e-mail
Brussels
Subject:  Your confirmatory application for public access to documents
Case No OF/2016/0462/A2 (Please include this number in all correspondence)
Dear Ms BESWICK, 
I refer to your confirmatory application made by e-mail dated 20/11/2020 and registered 
in OLAF on the same day under reference OCM(2020)32112. You requested the review of 
OLAF's  position  stated  in  its  letter  dated  21/10/2020  and  registered  under  reference 
OCM(2020)28523, concerning your request for public access to documents under Regulation 
(EC) No 1049/20011. 
Your confirmatory application for public access to documents was carefully considered and 
a detailed response follows. 
1. Your initial and confirmatory applications
On 10/09/2020, you submitted an initial application for public access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001, in which you have requested public access to the following 
documents:
documents which contain the following information:
What  NGO  is  being  referred  to  on  page  14/15  of  the  OLAF  Report  2019 
(https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/an...) 
in the section SIPHONING OFF MONEY FROM 
SYRIA?
OLAF  describes  a  "high-profile  case"  concerning  "a  well-known  non-governmental 
organisation  (NGO)  involved  in  supporting  EU  humanitarian  aid  efforts  in  Syria"  where 
"investigators found evidence of corruption by two former staff members of the NGO
". “
1 OJ L 145, 31.05.2001, page 43.
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud 

In its reply dated 21/10/2020, OLAF refused public access to the documents containing the 
information  you  had  requested.  OLAF  explained  that  those  documents  related  to  an 
investigation carried out by OLAF and are, therefore, covered by a general presumption of 
non-disclosure recognised by settled EU case-law2, according to which the disclosure to the 
public under Regulation (EC) 1049/2001 of documents related to OLAF investigations could 
fundamentally  undermine  the  objectives  of  the  investigative  activities,  as  well  as  the 
decision making process, both now and in the future. 
In  your  confirmatory  application,  you  reiterate  your  request  for  access  to  the  same 
documents. In that regard, you specify that you are “solely requesting the name of the NGO 
that  is  being  referred  to  on  page  14  of  this  report  ("a  well-known  non-governmental 
organisation (NGO) involved in supporting EU humanitarian aid efforts in Syria"), not the 
names of sources, witnesses or other persons concerned
”, and you state that “this mitigates 
the risk of potential harm to the people involved in the investigation
”.
In addition, you put forward the following arguments in support to your request:
 “I believe there is a strong public interest in disclosing this information that outweighs the 
reasons you put forward in your response. This goes beyond the general public interest in 
transparency, in an era where trust is paramount.
I appreciate that the publication of the sensitive information contained in the OLAF case file 
might harm the protection of personal data and/or the integrity of persons involved in the 
investigation but in this case, I believe the public interest outweighs this risk of harm, which 
is 

either 
non-existent 
or 
very 
low 
for 
the 
aforementioned 
reason. 
These are the reasons it is in the public interest to disclose the requested information:
1) As well as receiving finance from the EU, this NGO will be funded by donations from the 
public and those who donate to the organisation have the right to know so that they can 
make an informed decision about to whom they give their hard-earned money.
2) If such information were withheld from the public, this could lead to mistrust in NGOs in 
general and negatively impact those that were not implicated in corruption concerning aid 
in Syria, harming their chances of raising much-needed funds. This, in turn, could mean 
less funding to help those who are in desperate need of it in Syria - an extremely vulnerable 
group in the general public
.”
2. Preliminary remarks
The  purpose  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  is  to  give  access  to  documents  held  by 
EU institutions to the public at large. Any document disclosed to an individual under this 
Regulation  then  becomes  automatically  available  to  any  other  member  of  the  public 
whenever there is a subsequent request. Consequently, documents disclosed under this 
Regulation are to be considered publicly available.  
In  this  context,  OLAF  would  like  to  recall  that  the  EU  legislator  has  provided  for  the 
confidentiality of information collected by OLAF in the framework of its investigations. The 
obligation  to  treat  all  information  obtained  during  its  investigation  as  confidential  and 
subject to professional secrecy stems, in particular, from Article 339 of the Treaty on the 
functioning of the European Union, Article 10 of Regulation (EU, Euratom) No 883/20133 
and Article 17 of the Staff Regulations.
2  See  judgments  of  the  General  Court  of  26  April  2016,  Strack  v  Commission,  T-221/08,  EU:T:2016:242, 
paragraphs  150  to  162  and  Judgment  of  the  General  Court  of  26  May  2016,  IMG  v  Commission,  T-110/15, 
ECLI:EU:T:2016:322, paragraph 36.
3 OJ L 248, 18.9.2013, p. 1, as amended OJ L 317, 23.11.2016, p. 1.  
2

3.  Assessment  of  the  documents  under  Regulation  (EC)  1049/2001  -  relevant 
applicable exceptions – presumption of non-accessibility

Having carefully considered your confirmatory application, OLAF regrets to inform you that 
your application cannot be granted, based on the following considerations.
As already explained in reply to your initial application, the documents which you seek to 
obtain are part of the investigation file no OF/2016/0462/A2. Therefore, they are covered 
by the exceptions under Article 4(2) first and third indent and Article 4(3) second paragraph 
of Regulation (EC) No 1049/2001, which stipulate that the institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of the commercial interests 
of a natural or legal person or the purpose of inspections, investigations and audits, or would 
seriously undermine the institution's decision-making process, unless there is an overriding 
public  interest  in  disclosure.    These  exceptions  are  applicable  to  the  documents  in  their 
entirety, including also to those parts containing information about the identity of the legal 
person, which is a person concerned in OLAF’s investigation. Finally, the documents which 
you seek to obtain are also covered by the exception of Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 (protection of privacy and integrity of the individual).
3.1  Protection  of  the  purpose  of  inspections,  investigations  and  of  the 
decision­making process

The  General  Court  has  recognised  a  general  presumption  of  non-accessibility  for  all 
documents in OLAF case files4. The Court considers that the disclosure to the public under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  documents  related  to  OLAF  investigations  could 
fundamentally  undermine  the  objectives  of  the  investigative  activities,  as  well  as  the 
decision making process, both now and in the future. 
That  presumption  is  based  on  the  consideration  that,  to  determine  the  application  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, account must be taken of relevant sectoral rules governing 
the administrative procedure under which the documents requested under Regulation (EC) 
No 1049/2001 were gathered5. 
Regulation  (EU, Euratom)  No  883/2013,  which  governs  OLAF's  administrative  activity 
provides for the obligation of confidentiality with regard to all information gathered during 
investigations. The following provisions of that Regulation regulate and restrict the use of 
information  in  OLAF  investigation  files,  before,  during  and  after  an  OLAF  investigation: 
Article 4 (internal investigations); Article 5 (opening of investigations); Article 6 (access to 
information in database prior to the opening of an investigation); Article 7 (investigations 
procedure); Article 8 (Duty to inform OLAF); Article 9 (procedural guarantees); Article 10 
(confidentiality and data protection); Article 11 (investigation report and action to be taken 
following  investigations);  Article  12  (Exchange  of  information  between  OLAF  and  the 
competent  authorities  of  Member  States);  Article  13  (cooperation  between  OLAF  and 
Eurojust  and  Europol);  Article  14  (cooperation  with  third  countries  and  international 
organisations); Article 15 (Supervisory Committee), Article 16 (exchange of views with the 
institutions), and Article 17 (Director-General).
In view of that regulatory context, the Court held that allowing public access to any part of 
OLAF investigation documents would be particularly detrimental to OLAF’s ability to fulfil its 
mission  of  fight  against  fraud  in  the  public  interest  because  they  directly  relate  to  the 
investigation  activities  aiming  at  gathering  evidence  and  verifying  allegations.  The 
disclosure of these documents would seriously affect the decision-making process of OLAF, 
4 See judgments in Strack Commission, T-221/08, cited above, paragraphs 150 to 162 and IMG Commission
T-110/15, cited above, paragraph 36.  
5  Judgment  Court  of  Justice  of  28  June  2012,  Agrofert  Holding  v  Commission,  C-477/10  P,  EU:C:2012:394, 
paragraphs 50-59; judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, Commission v Technische Glaswerke Ilmenau
C-139/07 P, EU:C:2010:376, paragraph 55 ff.; judgment in IMG v Commission, T-110/15, cited above, paragraphs 
29-34.
3

as  it  would  seriously  jeopardize  the  full  independence  of  future  OLAF  investigations  and 
their objectives by revealing OLAF’s strategy and working methods. It could also discourage 
individuals  to  send  information  concerning  possible  fraud,  thus  depriving  OLAF  of  useful 
information to initiate investigations aiming at protecting the financial interests of the Union. 
They  must  be  reassured  that  their  statements  will  be  kept  confidential.  Otherwise,  they 
might be inclined to censor the information they give or to hold back sensitive information6.
The specific confidentiality rules regarding the documents related to OLAF investigations are 
justified  not  only  in  so  far  as  OLAF  collects,  as  part  of  such  an  investigation,  sensitive 
business  secrets  and  highly  sensitive  information  on  individuals  whose  disclosure  could 
significantly  harm  their  reputation,  but  also  to  the  extent  that  the  access  to  documents 
relating  to  an  investigation  by  OLAF,  even  after  the  conclusion  of  the  investigation  in 
question  might,  as  explained  above,  seriously  hamper  the  work  of  OLAF,  disclose  the 
methodology  and  strategy,  harm  the  availability  of  those  involved  in  the  procedure  to 
collaborate in the future and, therefore prejudice the proper functioning of the investigations 
in question and the achievement of their objectives.
The protection of confidentiality of information in the legal framework applicable to OLAF 
investigations  aims,  on  the  one  hand,  at  safeguarding  the  successful  conduct  of  an 
investigation in the public interest and, on the other hand, at safeguarding the legitimate 
interests  of  the  individuals  (e.g.  persons  concerned,  witnesses,  informants),  so  that  the 
information they provide is used only for the purposes of the investigation. The protection 
of confidentiality extends to closed cases7. 
In  this  case,  the  documents  containing  the  requested  information  are  part  of  an  OLAF 
investigation  file  and  are  thus  covered  by  the  above-mentioned  general  presumption  of 
confidentiality. Even if OLAF’s investigation has been closed with a recommendation to the 
European Commission, to recover the EU funds unduly paid to the NGO in question, the 
recovery procedure is ongoing and OLAF is still monitoring the follow-up activities triggered 
by its recommendation. 
Having regard to the above, I consider that the use of the exceptions under Article 4(2), 
third indent (protection of the purpose of investigations) and Article 4(3) second paragraph 
(protection of the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001 is justified, 
and that access to the documents in question must be refused on that basis.
3.2. Protection of commercial interests
In addition, according to EU case law, documents linked to an OLAF investigation, including 
the  identity  of  the  persons  concerned  by  that  investigation,  enjoy  the  protection  of 
confidentiality and are covered by the exception of the protection of commercial interests, 
as OLAF collects, in the context of its investigations, sensitive company secrets and highly 
sensitive  information  on  (legal)  persons  concerned,  whose  disclosure  could  seriously 
damage their reputation8. 
In  this  case,  the  documents  in  OLAF’s  case  file,  in  particular  the  final  report  and 
recommendation, refer to the investigation carried out by OLAF, and to allegations of misuse 
of EU funds by the NGO, which was a person concerned in the investigation. They also refer 
to  the  public  procurement  procedures  in  which  the  NGO  was  involved,  to  the  contracts 
awarded  and  to  how  they  were  implemented.  Disclosing  this  sensitive  and  confidential 
information,  including  the  name  of  the  legal  person  that  was  a  person  concerned  in  the 
investigation,  could  have  a  negative  effect  on  the  image  of  that  legal  person,  and  could 
create possible misrepresentations about it. Therefore, disclosing its identity would damage 
its  reputation  and  would  undermine  the  protection  of  its  commercial  interests.  Public 
disclosure of this information would indeed deprive it of its ability to exercise its activities 
effectively.  OLAF  cannot  elaborate  any  further  on  the  underlying  justification  without 
6 See judgement in Agrofert Holding v Commission, C-477/10 P, cited above, paragraph 66.
Strack Commission, T-221/08, cited above, paragraphs 150 to 164.
8 See, in that regard, judgment in Strack Commission, T-221/08, cited above, paragraphs 207 to 211.
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revealing  the  contents  of  the  sensitive  information  contained  in  the  documents  in  its 
investigation file and without thereby depriving the applicable exception for the protection 
of commercial interests of its very purpose.
Having regard to the above, I consider that the use of the exception under Article 4(2), first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of commercial interests) is justified, 
and  that  access  to  the  documents  in  question,  including  the  identity  of  the  legal  person 
concerned in OLAF’s investigation, must be refused on that basis. 
3.3 Protection of privacy and the integrity of the individual
Finally, having regard to the nature of the information processed in the context of OLAF 
investigations, the publication of the sensitive information contained in the OLAF case file is 
likely  to  harm  the  protection  of  personal  data  regardless  of  whether  an  investigation  is 
pending or closed. The prospect of such publication after an investigation is closed runs the 
risk  of  adversely  affecting  the  willingness  of  informants  and  of  those  who  hold  relevant 
information  to  cooperate  with  OLAF  when  such  a  procedure  is  pending,  and  that  could 
seriously compromise the effectiveness of OLAF’s investigative activities.
The  documents  contain  the  names  of  the  NGO’s  staff  and  information  that  refers  to  the 
identification  of  these  persons.  They  also  contain  names  of  OLAF  staff.  This  information 
cannot be released to the public at large, on the basis of the exception laid down in Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. This article provides that ‘[t]he institutions shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of
  [...] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’

In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that, when 
a request is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No 
45/2001 (now replaced by, Regulation (EU) 2018/172510) becomes fully applicable.
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests
’. 
In your confirmatory application, you specify that you are solely requesting the name of the 
NGO referred to in OLAF Report 2019, and not the names of sources, witnesses or other 
persons concerned. Therefore, OLAF does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
In consequence, the use of the exception under Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is 
justified.
Having regard to all the above, the documents requested are exempt, in principle and in 
full, from disclosure to the public unless you demonstrate that the general presumption of 
confidentiality is not applicable because an overriding public interest justifies the disclosure 
of the requested documents. This aspect will be dealt with under point 5 below.
4. Partial Access
9  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd,  C-28/08  P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.
10 OJ L 295, 21.11.2018, p. 39–98.
5

As  regards  partial  access,  the  general  presumption  referred  to  above  indicates  that  the 
documents covered by it do not fall within an obligation of disclosure, in full or in part, of 
their content11. There is therefore no need for OLAF to examine the possibility of granting 
partial access to the requested documents in accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
In  any  event,  partial  access  is  not  possible,  given  that  the  information  the  documents 
contain  falls  entirely  under  the  general  presumption  of  applicability  of  Article  4(2)  third 
indent (protection of the purpose of inspections, investigations and audits) and of Article 
4(3)  second  sentence  (protection  of  the  decision–making  process)  of  Regulation  (EC) 
1049/2001.
5. Overriding public interest in disclosure
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) 1049/2001 apply unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. For such an interest to 
exist it, firstly, has to be a public interest and, secondly, it has to outweigh the interest 
protected by the exception to the right of access. It is for the applicant to show that there 
is an overriding public interest in disclosure12. 
In addition, general considerations such as the principle of transparency and its importance 
cannot provide an appropriate basis for establishing that the principle of transparency is in 
some  sense  especially  pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing  over  the  reasons 
justifying the refusal to disclose the documents in question13. 
Moreover, the public interest in accessing a document based on the principle of transparency 
is not as relevant for an administrative document (such as documents related to a specific 
investigation) as for a document where the EU institution acts as legislator. According to 
the case law of the Court, the administrative activity of the Commission does not require 
the same extent of access to documents as required by the legislative activity of a Union 
institution14.
It is in the light of the above considerations that your arguments claiming that there is an 
overriding public interest in disclosing the requested documents must be examined.
In  your  confirmatory  application,  you  consider  that  such  overriding  public  interest  in 
disclosure exists, given that the NGO in question is funded by donations from the public. 
Therefore, the donors have, in your view, the right to know the name of the NGO so that 
they can make an informed decision about to whom they give their money. In addition, you 
argue that withholding this information from the public could lead to mistrust in NGOs in 
general and negatively affect those that were not implicated in corruption concerning aid in 
Syria, harming their chances of raising funds. This, in turn, could mean less funding to help 
those who are in need of it in Syria, that is, an extremely vulnerable group in the public. 
OLAF understands your arguments as referring to the general principle of transparency of 
EU institutions. While the situation in Syria is certainly difficult for the vulnerable people 
that  need  help,  OLAF  wishes  to  reiterate  that  public  disclosure  of  OLAF's  investigation 
documents  might  create  serious  misconceptions  on  the  part  of  the  public.  Apart  from 
causing  harm  to  OLAF's  investigative  function,  it  could  also  undermine  the  protection  of 
legitimate interests of persons concerned, witnesses and staff of the Office.
11 Judgment of the Court of Justice of 28 June 2012, Commission v Odile Jacob, Case C-404/10 P, EU:C:2012:393, 
paragraph 133.
12 Judgement of the Court of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 128, 
with further reference, and paragraphs 129 and 131; judgment of the General Court of 15 September 2016, Herbert 
Smith Freehills v Council
, T-755/14, EU:T:2016:482, paragraph 74, with further references; see also the references 
quoted in judgment of the General Court of 13 November 2015, ClientEarth v Commission, Joined Cases T-424/14 
and T-425/14, EU:T:2015:848, paragraph 137.
13 Strack v Commission, case T-221/08, cited above, paragraph 167.
14 Judgement of the Court of 27 February 2014, Commission v EnBW, C-365/12 P, EU:C:2014:112, paragraph 91.
6

Against  this  background,  OLAF  considers  that  the  confidentiality  of  its  investigations,  as 
provided for in Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, protects the fundamental rights of 
the persons under investigation. In other words, the public interest in disclosure must be 
balanced against fundamental principles of the EU legal order, such as the presumption of 
innocence.
In addition, in cases such as this one, the rules that govern the disclosure to the public of 
documents held by the EU institutions recognize that, at times, the public interest is best 
served by not releasing documents, if doing so would damage an OLAF investigation, or any 
follow-up measures that are being considered based on it, also intended to protect the public 
interest. 
In that regard, it is also important to note that, according to established EU case law, OLAF’s 
reports and recommendations drawn up following an external or internal investigation and 
sent to the competent follow-up authorities are only recommendations or opinions which 
have no binding legal effects15.  It follows from the provisions of Regulation (EU, Euratom)  
No 883/2013, and particularly from recital 31 and Article 11 of that regulation, that OLAF’s 
conclusions contained in a final report cannot lead automatically to the initiation of judicial 
or  disciplinary  proceedings,  since  the  competent  authorities,  to  which  the  report  of  the 
external or internal investigation is sent, are free to decide what action should be taken on 
the final report and are accordingly the only authorities having the power to adopt decisions 
capable  of  affecting  the  legal  position  of  those  persons  in  relation  to  which  the  report 
recommended that such proceedings be instigated16.  A report drawn up by OLAF following 
its internal and external investigations does not significantly change the legal situation of 
the  persons  named  in  that  report,  any  more  than  the  forwarding  of  information  to  the 
national authorities or to the EU authorities. 
The EU case law also indicates that the competent follow-up authorities need a reasonable 
period to consider their actions. It is therefore important, for the public, that the ability to 
properly carry out recovery proceedings following an OLAF investigation, aimed at ensuring 
that  EU  funds  unduly  spent  are  recovered  to  the  EU  budget,  is  not  undermined.  The 
completion of such proceedings is essential in terms of protecting EU public funds.
This appears to be the situation in this case. As you know, OLAF’s investigation was concluded 
at the end of 2019 with a recommendation to recover nearly €1.5 million. Therefore, while there 
might be a public interest in citizens being informed about NGOs that receive public funds, 
such as the NGO in question in this case, this interest needs to be balanced with the risk of 
undermining  OLAF's  investigative  function  or  the  proper  conduct  of  the  recovery 
proceedings. 
Based  on  the  above-mentioned  arguments,  while  OLAF  understands  the  importance  of 
transparency of the functioning of the EU institutions, it considers that, given the nature of 
its  anti-fraud  investigations,  and  the  confidential  nature  of  information  collected,  that 
existence of an overriding public interest in disclosing the requested document has not been 
demonstrated to the required legal standard. The arguments that you raise cannot provide 
an appropriate basis for establishing that, in the present case, the principle of transparency 
is of especially pressing concern and could thus prevail over the reasons justifying that the 
confidentiality of the documents be maintained. Nor have I, based on the information at my 
disposal, been able to identify any element capable of demonstrating the existence of an 
overriding public interest.
I therefore conclude that, in the present circumstances, although there might be an interest 
for the public to be informed about NGOs funded by donations from the public, there is no 
overriding public interest, which justifies disclosure.
15  See  orders  of  13 July  2004,  Comunidad  Autónoma  de  Andalucía  v  Commission,  T-29/03,  EU:T:2004:235, 
paragraph 33, and of 21 June 2017, Inox Mare v Commission, T-289/16, EU:T:2017:414, paragraph 14.
16 See orders of 13 July 2004, Comunidad Autónoma de Andalucía v Commission, cited above, paragraph 37; of 
21 June  2017,  Inox  Mare  v  Commission,  cited  above,  paragraph 22;  and  of  22 January  2018,  Ostvesta  v 
Commission, T-175/17, EU:T:2018:49, paragraph 29 and the case-law cited. 
7

Finally, insofar as the requested documents involve the protection of privacy and integrity 
of individuals (Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001), overriding public interest 
in disclosure is not applicable.
6. Means of redress
I draw your attention to the possible means of redress available against this decision. You 
may either bring proceedings before the Court of Justice of the European Union or file a 
complaint  with  the  European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in 
Articles 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
Your attention is drawn to the privacy statement below.
Yours sincerely,
Signed Electronically
on 18/12/2020 at 18:19 by
Ville ITÄLÄ [DIRECTOR GENERAL]
Privacy notice
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation No 2018/1725  on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this matter for the purposes of or in relation to the activities carried out in order to fulfil OLAF’s tasks referred to 
in  Article  2  of  Decision  1999/352/EC,  ECSC,  Euratom  and  Regulation  (EU,  Euratom)    883/2013  concerning 
investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF). The categories of your personal data being 
processed  are  contact  data,  identification  data,  professional  data,  and  case  involvement  data.  Your  data  may 
originate from various sources, including publicly accessible information. Your data may be transferred to other EU 
institutions, bodies, offices and agencies, competent Member State and third country authorities and international 
organisations. There is no automated decision process by OLAF concerning any data subject. Your data will be 
stored for a maximum of 15 years. 
You have the right to request access to, rectification or erasure, or restriction of processing of your personal data 
and to object to their processing on grounds relating to your particular situation. If you wish to request access to 
your personal data processed in a specific file, please provide the relevant reference or description in your request. 
Any such request should be addressed to the Controller (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx). 
The complete privacy statement for this and all other OLAF personal data processing operations are available at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud. If you have questions as regards the processing  of your personal data  or your 
rights you may contact the OLAF Data Protection Officer (xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx)
You may lodge a complaint concerning the processing of your personal data with the European Data Protection 
Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) at any time.
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