Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Appointment of Nathalie Tocci as special advisor'.




 
Ref. Ares(2020)5213484 - 05/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
Directorate HR.C - Talent Management & Diversity - Executive Staff 
  Senior Management & CCA 
Brussels  
HR.C.1/SCP 
Ms Myriam DOUO 
Friends of the Earth 
Rue d'Edimbourg 26 
B-1050 Ixelles 
Email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Ms DOUO, 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/5413 
I refer to  your e-mail  of 14 September 2020 in  which  you make a request for access  to 
documents.  This  request  was  registered  at  the  same  date  under  the  above-mentioned 
reference number.  
You request access to:  
  The request for the appointment of Ms Nathalie Tocci as a Special Adviser to 
Josep Borrell made to DG ADMIN including the indication of the tasks to be 
carried  out,  the  expected  number  of  days’  work  and  the  estimate  of  mission 
appropriations, as well as the proposed rate of remuneration. 
 
  Any  correspondence  (including  emails,  agendas,  records  and  minutes  of 
meetings, or any other correspondence) between DG ADMIN and Ms Nathalie 
Tocci. 
 
  Any  correspondence  between  the  EEAS  and  the  Secretariat-General 
mentioning Ms Nathalie Tocci. 
 
  The assessment of conflict of interest made by DG ADMIN regarding Ms Tocci’s 
appointment as special adviser to Josep Borrell. 
 
  DG ADMIN’s notification to the Member of the Commission with responsibility 
for Personnel and Administration of the outcome of this conflict of interest check. 
 
I  would  like  to  inform  you,  that  the  third  indent  of  your  request  has  been  registered 
separately  as  GestDem  No  2020/5466  and  will  be  answered  by  another  Commission 
service.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SC11 08/044 - Tel. direct line +32 229-81755 
 
xxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
Having examined the document covered by the first point of your request, I have come to 
the conclusion that it may be disclosed. It is attached to the present letter.  
However, since the handwritten signature in this document is biometric data, there is a risk 
that  its  disclosure  would  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  persons  concerned.  The 
signature has therefore been redacted in the attached copy. 
In respect of indent 2, we include one mail of Ms Susan Panter to Ms Tocci of 28/07/2020 
and  three  emails  of  Ms  Tocci  sent  until  14/09/2020:  two  emails  of  28/07/2020  and  one 
email  of  8/08/2020.  For  the  reasons  set  out  above,  the  handwritten  signature  has  been 
redacted in the annex of the email of 8/08/2020. 
In respect of indents 4 and 5 concerning the assessment of conflict of interest, we included 
an email of Mr Henk Post to Mr Pedro Serrano of 25/05/2020 detailing the assessment of 
conflict of interest made by DG HR and an email of Ms Susan Panter to Mr David Mueller 
of 12/05/2020 which notifies of the outcome of this conflict of interest check.  
With  regard  to  the  last  email  of  12/05/2020  listed  above,  a  complete  disclosure  of  the 
identified document is prevented by the exception concerning the protection of privacy and 
the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
because they contain the following personal data: the names/initials of other natural persons.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data  of other natural persons that are 
contained in the requested documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 


 
Yours sincerely, 
Susan Panter 
Head of Unit 
Enclosures: 
Designation form of Ms Tocci  
 
   
Emails: email of Ms Susan Panter to Ms Tocci of 28/07/2020, two emails of 
28/07/2020 and one email of 8/08/2020 from Ms Tocci;  email of Mr Henk 
Post to Mr Pedro Serrano of 25/05/2020 and an email of Ms Susan Panter to 
Mr David Mueller of 12/05/2020