Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The Vaccines Procurement Steering Committee & the Joint Negotiation Team'.




 
Ref. Ares(2022)117753 - 07/01/2022
EUROPEAN COMMISSION 
HEALTH EMERGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE AUTHORITY 
 
Brussels, 
HERA/KB(2021)8858418 
 
By registered letter 
with acknowledgment of receipt1 
 

Olivier Hoedeman 
on behalf of Corporate Europe 
Observatory (CEO)  
Rue d'Edimbourg 26, 
1050 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by email: 
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
SUBJECT: YOUR APPLICATION FOR ACCESS TO DOCUMENTS –
GESTDEM 2020/5436 and GESTDEM 2021/0559 
 
Dear Mr Hoedeman, 
 
We  are  contacting  you  concerning  your  application  for  the  access  to  documents- 
GESTDEMS: 2020/5436 and 2021/0559 
 
In your request, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012, (hereafter ‘the 
Regulation’) access to: 
 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  of  the  Vaccines  Procurement  Steering 
Committee and the Joint Negotiation Team (JNT) with representatives of pharmaceutical 
companies  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the  purchase  of  potential 
vaccines against COVID-19. 
-  all  correspondence  (including  emails  and  their  attachments)  between  the  Vaccines 
Procurement  Steering  Committee  and  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  and 
representatives  of  pharmaceutical  companies  (including  Sanofi-GSK,  Johnson  & 
Johnson,  CureVac,  AstraZeneca,  Moderna  and  others)  about  Advance  Purchase 
                                                 
1  According  to  standard  operational  procedure,  the  reply  is  usually  also  sent  to  you  by  registered  post.  Please  note, 
however,  that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force  during  to  the  COVID-19 
epidemics, which include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately 
not in a position to follow this procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm 
receipt of the present e-mail. 
2 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents 
(OJ L 145, 31.5.2001, p. 43) 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: F-101 07/ 74 
xxxxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
Agreements (APAs) and the purchase of potential vaccines against COVID-19. 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 
and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence).  
 
To your request you add the following: 
There  is  a  clear  public  interest  in  disclosure  of  these  documents.  The  transparency 
rules as set out in the Lisbon Treaty oblige the EU institutions to work as openly and 
as closely as possible to citizens. There is clearly a lot at stake for EU citizens in the 
vaccine deal negotiations. Citizens have the right to know about these negotiations that 
are happening on their behalf, involving billions of euros of public money to be spent 
for the development of vaccines. 
Secrecy around the negotiations about the vaccines, moreover, may undermine public 
confidence  in  the  EU  and  its  handling  of  the  pandemic,  but  also  in  the  vaccines 
themselves  (with  negative  consequences  for  public  health  beyond  the  current 
pandemic). 
Blanket  confidentiality  cannot  be  the  rule  for  the  negotiations  about  the  Covid19 
vaccine contracts. Price and other sorts of confidentiality covering commercial aspects 
of  these  contracts  cannot  preclude  transparency,  for  instance  around  negotiations 
about  liability and other provisions with clear implications  for  patient  safety and the 
protection of public health. 
The  currently  negotiated  contracts  for  potential  covid19  vaccines  differ  from  usual 
medicines  procurement  deals.  Considerable  amounts  of  public  money  and  public 
guarantees  are  invested  into  the  R&D  and  manufacturing  process  through  the 
signature  of  advance  purchase  agreements  between  the  European  Commission  and 
individual pharma companies. APAs essentially constitute insurance policies paid for 
by  taxpayers'  money  which  amongst  other  guarantee  losses  sustained  by  pharma 
developers.  Governments  commit  in  advance  to  shouldering  the  cost  of  certain 
liabilities  sustained  by  pharma  companies  throughout  the  R&D  process;  by  doing  so 
they  de-risk  it  and  become  co-developers.  This  makes  the  need  for  transparency  and 
public accountability around the negotiations even stronger. 
Please note that there is also a clear public interest in the release of the names of the 
members of the Joint Negotiation Team (JNT). The public has the right to know who is 
negotiating  on  the  EU’s  behalf.  Knowing  the  names  of  the  negotiators  is  a  pre-
condition for assessing potential conflicts of interest

 
GESTDEM 2021/0559 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  of  representatives  of  the  European 
Commission, members of the Vaccines Procurement Steering Committee and members of 
the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  with  representatives  of  pharmaceutical  companies 
(AstraZeneca and others) about Advance Purchase Agreements (APAs) and the purchase 
of vaccines against COVID-19. 
-  all  correspondence  (including  emails  and  their  attachments)  between    representatives 
of  the  European  Commission,    members  of  the  Vaccines  Procurement  Steering 
Committee  and  members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  and  representatives  of 



 
pharmaceutical  companies  (AstraZeneca  and  others)  about  Advance  Purchase 
Agreements (APAs) and the purchase of vaccines against COVID-19. 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 
To your request you add the following: 
There  is  a  clear  public  interest  in  disclosure  of  these  documents.  The  Lisbon  Treaty 
oblige the EU institutions to work as openly and as closely as possible to citizens. There 
is clearly a lot at stake for EU citizens in the vaccine deal negotiations. Citizens have the 
right  to  know  about  these  negotiations  that  are  happening  on  their  behalf,  involving 
billions of euros of public money to be spent for the development of vaccines.  
Please  note  that  there  is  also  a  clear  public  interest  in  the  release  of  the  names  of  the 
members of the Joint Negotiation Team (JNT). The public has the right to know who was 
negotiating on the EU’s behalf. Knowing the names of the negotiators is a pre-condition 
for assessing potential conflicts of interest. 
This request covers the period September 2020 until today (including meeting notes and 
correspondence  from  January  2021).  It  is  a  follow-up  request  to  our  previous  request 
with  reference  number  GESTDEM  2020/5436  (registered  on  15/09/2020),  currently  the 
subject of an inquiry by the European Ombudsman.
 
 
Your application concerns a very large number of documents, which need to be assessed 
individually. 
 
Based  on  an  initial  assessment  by  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety, 
365 documents were primarily identified as falling under the scope of your request. 
 
Due  to  large  number  of  documents,  their  complexity  and  the  lengthy  ongoing 
consultations with  numerous third parties  DG SANTE  has not  yet  been  able to  provide 
you  with  all  documents.  We  sincerely  apologise  for  any  inconvenience  caused  by  this 
delay.  
 
Since  the  beginning  of  the  Covid-19  pandemic  and  the  subsequent  adoption  of  the  EU 
Vaccines strategy, the Commission has been receiving a significant number of access to 
documents requests, submitted under the Regulation, related directly or indirectly to the 
procurement of COVID-19 vaccines. These requests often included a very large amount 
of  sensitive  documents,  which  often  originated  from  third  parties,  which  needed  to  be 
consulted in accordance with Article 4(4) of the Regulation. 
 
The Commission has acknowledged that the high public interest in this topic requires an 
adequate  level  of  transparency.  Nevertheless,  the  Commission  has  to  ensure  that  any 
possible  disclosure  would  not  undermine  the  interests  as  laid  down  in  Article  4  of  the 
Regulation. Very importantly, the Commission has to make sure the vaccine procurement 
and  deployment  process,  which  is  an  objective  of  the  highest  public  interest,  is  not 
undermined in any manner. 
 



 
Your  application  has  now  been  assigned  to  the  newly  established  European  Health 
Emergency Preparedness and Response authority (‘HERA’).  
 
Following a careful reassessment of the scope of your request, we are contacting you to 
propose a workable solution for this request. Article 6(3) of the Regulation provides for 
the  possibility  to  confer  with  the  applicant  informally  with  a  view  to  finding  a  fair 
solution  when  an  application  concerns  a  very  large  number  of  documents,  which  is  the 
case here. 
 
We would like to  kindly ask  you to  consider reducing the scope of  your request  to  125 
documents  out  of the  365  documents initially identified. Our suggestion is  to  grant  you 
access to documents such as agenda, emails, minutes of the Steering Board meetings, and 
final  contracts.  The  minutes  of  the  Steering  Board  meetings  usually  include  key 
information on negotiations and the proposed timeframe covers the core of the contacts’ 
negotiations between the Commission and the pharmaceutical companies.   
 
The proposed  fair solution is based on the principle of proportionality in order to provide 
you with a reply to your request as soon as possible while avoiding that the performance 
of  the  core  tasks  assigned  to  the  DG  is  jeopardized  (i.e.  to  manage  the  COVID-19 
pandemic). 
 
Please note that the final assessment regarding the possible disclosure of the documents 
remains with the Commission.  
 
In  order  to  enable  us  to  reply  to  your  request  as  soon  as  possible  we  would  ask  you  to 
provide a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days 
at the latest: 
 
-  by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
 
-  by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
In the absence of a reply  within five  working days,  we will  need to  unilaterally restrict 
the  scope  of  your  application  to  a  more  manageable  amount  of  documents  125 
documents.    
 
We would like to thank you for your understanding and we hope that the proposed  
solution will be acceptable to you. 
 
 
Yours sincerely,  
Wolfgang Philipp 
Acting Deputy Head of HERA 

Electronically signed on 07/01/2022 13:47 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482