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Ares(2020)6522141
Steering Board meeting, 31 July 2020 
The 
  started the meeting inviting  all  Member  States  to finalise their national 
procedures related to the approval of the Agreement on the Covid-19 vaccines, and prepare for 
the conclusion of the Advance Purchase Agreements.   
The Commission expressed the gratitude to all Member States for co-operation and added that 
there is only one Member State  which has to conclude the national procedures in order to 
approve the Agreement.  
Member States were encouraged to communicate as soon as possible the contact details for the 
secured emails. If any of the contact representatives will change, the Member States have to 
inform the Commission well in advance. 
The Commission asked the Members of the Steering Board to respect the confidentiality of the 
information on the potential vaccine candidates shared during the Steering Board meetings.  
Scientific Committee with independent experts on the potential vaccine candidates 
The Steering Board representative invited the Member States to participate in the Scientific 
Committee, where will be presented the scientific opinion of the independent experts on the 
potential vaccine candidates. Member States are invited to nominate their independent 
academic experts and leaders of the scientific boards, which might provide relevant expertise 
on the Covid-19 vaccines platforms.  
At the first meeting of the Scientific Committee, which took place on 27 July, the experts from 

 and the 
 presented their opinion on several vaccine candidates. The 
Steering Board representative mentioned that the experts from 
 
 and 
 
expressed their interest to share their expertise in the next meeting of the Scientific Committee, 
which will take place on 
.  
The Steering Board representative invited the independent researchers and the lead experts to 
provide a written opinion, which will be further circulated to the Member States by secured 
emails, in strict confidentiality.  
Addressing the questions of the Members of the Steering Board, the Commission noted that 
Member States can delegate their experts to the meeting of the Scientific Committee, if they 
have signed the declaration of confidentiality and absence of conflict of interest.  
The Commission confirmed that meeting with the Scientific Committees will take place before 
concluding the Advance Purchase Agreements with the manufacturers. 
Update on AstraZeneca contract 
The Commission received a proposed draft Advance Purchase Agreement from AstraZeneca 
and proposed some further amendments. The Commission is currently discussing some liability 
aspects with the company. 

The Commission emphasised that the access to vaccine doses will be allocated to Member 
States based on a pro rata, according to the population distribution key. The Member 
States, which accept to participate in the purchase of the AstraZeneca vaccine, can receive 
as a maximum the corresponding population pro-rata percentage of the total purchased 
quantity. Should they decide they do not want the vaccine, they will need to opt out 
explicitly.
   
The Commission confirmed that the upfront payment for AstraZeneca will be covered by the 
ESI fund. Two important aspects of the contract with AstraZeneca remain to be clarified:  
  the logistics (the company plans to have only   distribution hubs in the EU and 
 
 ways of distribution);  
  the 
, which might slightly 
 without exceeding a 
.  
In this regard, the Commission requested the company to provide a possible 
 
 to the Member States. In turn, AstraZeneca underlined the 
importance of its capacity to produce in Europe, as a vaccine manufacturer, and addressed for 
support to the Member States.  
The Commission noted that the vaccine regimen of AstraZeneca will consist of 2 vaccine doses 
and the distribution schedule is already 

Addressing the questions of the Members  of the Steering Board, the Commission 
reiterated that in case a Member State does not agree with the conclusion of an APA or 
the terms of the contract,  it has the right to opt out within 5 working days from the 
Commission’s communication that it intends to conclude the APA with the vaccine 
manufacturer. According to the Article 4, the Member States which decide to accept the 
Advance Purchase Agreement have to communicate the number of doses of the vaccine 
they intend to purchase.  

The Commission encouraged the Member States to consult their independent experts and to 
actively participate in the meetings of the Scientific Committee with the independent experts 
and with the vaccine producers. In this context, Member States requested to receive the written 
scientific opinion of the independent experts before the draft APA is proposed to the Member 
States.  
Member States will receive the draft APA with AstraZeneca in the following 
, as soon as 
it will be concluded.  
 
Update on ongoing negotiations with vaccine producers 
The Commission and the representatives of the Joint Negotiation Team updated the Member 
States on the ongoing negotiations with the other vaccine producers: 
•  Sanofi – further to a constructive discussion, the Commission and the company reached 
 on the 
.  
The representative of the Joint Negotiation Team highlighted that the Sanofi vaccine 
complements the potential vaccines of the other candidates, in terms of technology and 
risk diversification. The technology platform used by the vaccine candidate is well 



The Commission suggested to the Member States to reflect on their potential vaccine portfolio.  
As agreed by the Steering Board, the Commission started the negotiations with Valneva and 
The Commission invited the companies to present their proposals  for the vaccine 
candidates. Further discussion with the companies were planned 

 provided more details on their clinical development plan. The Commission will 
schedule a separate meeting with the vaccine producer.  
Concerning the question related to the conditional marketing authorisation, the Commission 
noted that almost all the companies will have the conditional marketing authorisation compliant 
with the delivery schedule  of the vaccine.  In case of 
 the Commission asked for 
additional details on the regulatory approval.  
Following the discussion in the Steering Board, the Commission contacted the other interesting 
candidates: 
. The Commission is not ready yet to enter into the 
negotiations with  these companies. Nevertheless, it will keep a close co-operation with the 
vaccine producers. 
The Commission contacted two promising candidates 
 and Novavax. Novavax 
would be available to attend a Scientific meeting with the Member States. Both companies will 
analyse their distribution capacity for the EU and confirm it to the Commission by early 
September.  
An Excel file including the companies which contacted the Commission and a few details on 
the vaccine candidates was sent to the Member States.   
 
Update on GAVI and COVAX Facility 
 reassured the Member States that 
the EU is fully committed on the COVAX Facility, on both sides: research financing aspects 
and AMC, following the governance pillar of COVAX Facility in the GAVI Board.  
 
 
 
.  
 
Estimated numbers of people for vaccination 
The latest state of play is presented in the table below: 

Member State 
Number of 
% of priority 
Estimated number of 
priority group 
groups accept 
people for 
vaccination 
vaccination 
  
 
  
 
 
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
  
  
  
 
 
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
 
 
  
 
  
 
  
 
ESTIMATED TOTAL (status of 4 August 2020)