Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'List of documents registered under 1049/2001'.




 
Ref. Ares(2020)5120654 - 30/09/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/TB/rc - 
By registered mail with AR 
Mr Alexander Fanta 
netzpolitik.org 
Rue de la Loi 155 
1040 Bruxelles 
Copy by email:  
ask+request-8503-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/5488 
Dear Mr Fanta, 
I refer to your e-mail/letter of 15 September 2020, registered on 17 September 2020, in 
which you make a request for access to documents, under the above-mentioned reference 
number.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
‘[a]ccording  to  Report  from  the  Commission  on  the  Implementation  of  Regulation 
1049/2001  published  on  September  15,  2020  for  the  year  2019,  last  year  at  total  of 
18,337 documents were entered into the document register, including 14,796 documents 
entered by the European Commission. I would like to request the number of documents 
held  that  are  SMS  or  exchanges  from  messaging  services  such  as  WhatsApp,  Signal, 
Telegram,  Wire,  Threema,  iMessage,  etc.  Please  provide  a  list  of  such  registered 
documents including entry into the register and the DG that entered it’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
We regret to inform you that the Commission  does  not  hold any documents that would 
correspond to the description given in your application.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. 
Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides,  in  particular,  that  ‘[t]his 
Regulation shall apply to all documents held by an institution, that is to say, documents 
drawn up or received by it and in its possession, in all areas of activity of the European 
Union’. 
Indeed,  the  register  of  Commission  documents1  contains  various  types  of  documents 
marked by specific abbreviations: 
 
C:  
Documents  relating  to  official  instruments  for  which  the 
Commission  has  sole  responsibility.  Some  are  transmitted  to  the  Council 
or Parliament for information; 
 
COM:  Proposed legislation and other Commission communications to the 
Council  and/or  the  other  institutions,  and  their  preparatory  papers. 
Commission  documents  for  the  other  institutions  (legislative  proposals, 
communications, reports, etc.); 
 
JOIN:   Commission and High Representative Joint Acts; 
 
OJ:  
Agendas of Commission meetings; 
 
P:  
Decision by the President of the Commission; 
 
PV:  
Minutes of Commission meetings; 
 
SEC:   Documents  which  cannot  be  classified  in  any  of  the  other  series, 
for  example,  day  notes  of  written  procedures,  impact  assessment 
summaries, impact assessments, Commission Decisions, etc.; and 
 
SWD:   Commission staff working documents.  
To  each  of  the  above  document  types  belongs  a  specific  template  including  the  editing 
and formatting rules that the author of the given document must follow in order to ensure 
that the document is formally acceptable for adoption. These rules can be followed only 
if  the  author  applies  the  custom  settings  of  the  word  processor  software  used  by  the 
Commission.  Other  formats,  such  as  those  of  SMS  or  the  interfaces  used  by  various 
messaging services, are not acceptable for registration.  
 
 
                                                 
1   https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=search  



 
Even in the very unlikely case that an SMS or a messaging service content appeared, in 
converted form, in one of the documents listed in the document register, the database is 
not  equipped  with  standard  searching  tools  that  would  enable  the  Commission  to  filter 
such  converted  documents.  Thus,  in  order  to  launch  the  search  necessary  to  identify 
documents potentially falling within the scope of your request, the software that handles 
the document register should be reprogrammed.  
As the Court confirmed, ‘ […] all information which can be extracted from an electronic 
database  by  general  use  through  pre-programmed  search  tools,  even  if  that  information 
has not previously been displayed in that form or ever been the subject matter of a search 
by the staff of the institutions, must be regarded as an existing document’; however, ‘the 
operations  which  the  programming  of  new  SQL  queries  would  involve  were  not 
comparable to a normal or routine search in the database concerned, carried out using the 
search tools available to the Commission in respect of that database and that, therefore, 
the information requested would have required the creation of a new document.’2 
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours faithfully, 
Tatjana Verrier 
Director 
                                                 
2   Judgment  of  the  Court  of  11  January  2017,  Typke  v  Commission,  C-491/15  P,  EU:C:2017:5, 
paragraphs 36 and 47. 

Electronically signed on 30/09/2020 09:38 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline