Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 151th-180th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7043344 - 24/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 5.9.2019 
C(2019) 6501 final 
36203 Vigo  
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION NO (EC) 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/3887 

Dear 
 
I  refer  to  your  letter  of  3  September  2018,  registered  on  17  July  2019,  following  your 
complaint to the European Ombudsman, in which you submit a confirmatory application 
in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public 
access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  20  July  2018,  addressed  to  the  Service  for  Foreign  Policy 
Instruments,  you  requested  access  to  the  contract  PI/2016/380-146  concluded  between 
the 
European 
Commission 
and 
‘Deutsche  Gesellschaft  für  Internationale 
Zusammenarbeit’  (GIZ)  GmbH,  on  International  Urban  Cooperation  Sustainable  and 
innovative cities and Regions (IUC-LAC). 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
-  Contract and special conditions PI/2016/380-146 146 of 15 January 2016 
concluded between the European Commission and GIZ, (hereafter ‘document 1’); 
o  Annex I – ‘General Conditions’, (hereafter ‘document 2’); 
o  Annex II – ‘Terms of Reference’, (hereafter ‘document 3’); 
o  Annex III – ‘Organisation and Methodology’, (hereafter ‘document 4’); 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
o  Annex IV – ‘Key experts’, (hereafter ‘document 5’); 
o  Annex V – ‘Financial proposal’, (hereafter ‘document 6’); 
o  Annex VI – ‘Legal entity’, (hereafter ‘document 7’); 
o  Annex VI – ‘Financial identification’, (hereafter ‘document 8’); 
o  Annex  VII  –  ‘Terms  of  Reference  for  an  Expenditure  Verification’, 
(hereafter ‘document 9’). 
In its initial reply of 7 September 2018, the European Commission’s Service for Foreign 
Policy Instruments granted full access to documents 2, 3 and 9 and wide partial access to 
document  1,  subject  to  the  redaction  of  personal  data  on  the  basis  of  Article  4(1)(b) 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
It  fully  refused  access  to  documents  4-8  on  the  basis  of  Article  4(2)  first  indent 
(protection of commercial interests) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  argue  the 
following, I quote, ‘[o]nce I have talk today with my Secretary General, he asked me to 
insist  on  having  access  to  the  complete  information  about  this  contract,  as  he  do  not 
understand why  any public document should have any reserved information.  In fact,  he 
insist  on  the  idea  that  the  situations  that  we  have  detected,  as  well  as  the  continuous 
refusal  to  give  us  the  complete  document  and  the  empty  explanations  received  suggest 
him  a  reasonable  doubt  about  whether  we  are  dealing  with  a  situation  similar  to  which 
occurred  during  the  Santer  Commission  and  that  ended  up  forcing  its  fall  for  the 
irregularities  that  took  place  during  the  management  of  the  Mediterranean  program,  in 
which  the  management  of  the  program  by  a  consultancy  group  and  the  contract  it  had 
with the Commission played a decisive role'. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General/Service concerned at the initial stage. 
Following this review, I can inform you that partial access is now granted to documents 
6-8. The withheld parts of the documents need to be protected against the risks related to 
public disclosure on the basis of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of 
the  individual)  and  Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
As regards document 1, I would like to inform you that no further access to the personal 
data contained in the document can be awarded.  
As  regards  documents  4  and  5,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  initial 
decision  of  the  Service  for  Foreign  Policy  Instruments  to  refuse  fully  access  to  the 
documents  in  question,  on  the  basis  of,  respectively,  the  exceptions  provided  for  in 
Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests)  and  Article  4(1)(b) 


 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of personal data 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘access to a document is 
refused  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)3,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please note that Regulation (EC) No 45/2001, as from 11 December 2018, was repealed 
by  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC5 (hereafter ‘Regulation 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  of  Justice  stated  that  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the 
integrity of the individual must always be examined and assessed in conformity with the 
legislation of the Union concerning the protection of personal data, and in particular with 
[…] [the Data Protection] Regulation’6. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EC)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’7. 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd, 378 (hereinafter ‘judgment in C-28/08 P’), C-28/08 P, EU:C:2010, paragraph 59.  
4   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
5   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
6   Judgment in C-28/08 P, cited above, paragraph 59. 
7   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
Please note that  the entire  document 5  consists of the personal  data of key experts who 
were  involved  in  the  tender  contract,  such  as  names  and  surnames,  educational  and 
professional  backgrounds,  years  of  experiences,  and  all  kind  of  personal  information 
related to  the aptitude of those people to  perform the required tasks provided  for in  the 
contract.  
Furthermore, the withheld parts of documents 1, 6, 7 and 8 also contain the personal data 
of  individuals  involved  in  the  contract,  such  as  names,  surnames,  contact  details  and 
handwritten notes and signatures.  
I consider that the disclosure of the names, surnames, contact details, handwritten notes 
and  signatures  and  of  any  other  information  which  can  lead  to  the  identification  of  the 
individuals  concerned,  is  deemed  to  undermine  the  protection  of  their  privacy  and 
integrity, according to Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine of its own motion the existence of a need for transferring personal data.8 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, which requires that the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
                                                 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,         
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  documents  1,  5,  6,  7  and  8  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that 
such public disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external 
contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
2.2.  Protection of the commercial interests  
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […], unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
First,  I  note  that  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
interpreted  consistently  with  Article  339  of  the  Treaty  on  the  Functioning  of  the 
European Union (TFEU), which requires staff members of the EU institutions to refrain 
from  disclosing  ‘information  of  the  kind  covered  by  the  obligation  of  professional 
secrecy, in particular information about undertakings, their business relations or their cost 
components’.  Applying  Regulation  (EC)  No  1049/2001  cannot  have  the  effect  of 
rendering the Article 339 of TFEU, over which it does not have precedence, ineffective. 
Secondly, Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001 must be interpreted 
consistently  with  the  provisions  of  the  Financial  Regulation9  and  its  Rules  of 
Application10 relating to access to information and confidentiality, which were applicable 
at  the  time  of  the  signature  of  the  documents  in  question.  Those  provisions  contain 
guarantees of confidentiality and limit the information to be provided in respect to public 
tenders.  Furthermore,  as  neither  Regulation  (EC)  No  1049/2001  nor  the  Financial 
Regulation contain any provision expressly giving one regulation primacy over the other, 
the right to disclosure of documents under Regulation (EC) No 1049/2001 cannot apply 
in  contradiction  with  the  specific  confidentiality  provisions  laid  down  in  the  Financial 
Regulation  and  its  Rules  of  Application,  as  this  would  result  in  these  provisions  being 
deprived of their meaningful effect.  
                                                 
9  
Regulation  (EU,  Euratom)  No.  966/2012  of  the  European  Parliament  and  the  Council  of  25  October 
2012  on  the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union  and  repealing  Council 
Regulation (EC, Euratom) No. 1605/2002, Official Journal L 298 of 26.10.2012, p.1, as amended.  
10   Commission Delegated Regulation (EU) No. 1268/2012 of 29 October 2012 on the rules of application 
of  Regulation  (EU,  Euratom)  No.  966/2012  of  the  European  Parliament  and  the  Council  on  the 
financial rules applicable to the general budget of the Union, Official Journal 362 of 31.12.2012, p. 1, 
as amended. 


 
Furthermore,  the  General  Court  in  its  Cosepuri11  judgement  confirmed  that  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  and  the  Financial  Regulation  have  different  objectives  and  do  not 
contain any provision expressly giving one regulation primacy over the other.  
Therefore, it is appropriate to ensure that each of those regulations is applied in a manner 
which is compatible with the other and which enables their coherent application.  
Thirdly,  in  its  judgment  in  Case  T-439/08,  the  General  Court  ruled  that  ‘methodology 
and expertise […] highlighted as part of the grant application, […] relate to the specific 
know-how […] and contribute to the uniqueness and attractiveness of applications in the 
context  of calls  for proposals  such as that at  issue, which was intended to  select one or 
more applications, following in particular a comparative review of proposed projects’.12  
The same principles applies to tender procedures. In its judgment in Case T-339/10, the 
General Court ruled that ‘EFSA did not err in considering, in essence,  that there was a 
general  presumption  that  access  to  the  bids  submitted  by  the  other  tenderers  would,  in 
principle,  undermine  the  interest  protected.  The  applicant  has  not  put  forward  any 
evidence to justify the conclusion that, in the present case, that presumption did not apply 
to the documents disclosure of which was requested.’13 
Furthermore,  the  General  Court  held  that  ‘the  transparent  conduct  of  public  tenders 
procedures, which aims to make possible the monitoring of compliance with the relevant 
rules and principles does not require the publication of documents or information relating 
to the know-how, methodology or business relationships of the tenderers’14. The General 
Court also stressed that ‘in principle, precise information relating to the cost structure of 
an  undertaking  constitutes  business  secrets,  the  disclosure  of  which  to  third  parties  is 
likely to undermine its commercial interests.’15 
Please note that document 4 (‘Organisation and Methodology’) corresponds to the tender 
submitted by the Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH 
which led to the awarding of the contract to the latter.  
It  describes  in  detail  the  proposed  actions  to  be  conducted  through  the  contract, 
methodologies,  internal  organisation,  particular  know-how,  strategy  and  other  specific 
information  with  competitive  value,  such  as  the  scope  and  description  of  actions,  their 
timetable  and  funding  perspectives.  This  includes,  for  example,  the  descriptions  of  the 
planned  activities,  the  elaboration  of  specific  approaches  to  the  problems  described, 
pricing  and  reasoning  how  resources  (including  equipment,  logistics,  accommodation, 
catering,  transportation  and  assistance  services)  will  be  spent  etc.  Such  information 
undoubtedly constitutes inside knowledge, experience and specific know-how belonging 
to  the  institution  that  submitted  the  bid.  This  know-how  was  taken  into  account  by  the 
                                                 
11   Judgment of the General Court of 29 January 2013, Cosepuri Soc. Coop. pA v European Food Safety 
Agency (EFSA), T-339/10, EU:T:2013:38, paragraph 85. 
12   Judgment of 21 October 2010,.Kalliope Agapiou Joséphidès v European Commission and Education, 
Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA), T-439/08, EU:T:2010:442, paragraph 127. 
13   Cosepuri Soc. Coop. pA v European Food Safety Authority (EFSA), cited above, paragraph 101. 
14     Judgment of 22 May 2012, Sviluppo Globale v Commission, T-6/10, EU:T:2012:245, paragraph 88. 
15   Judgment of 30 January 2008, Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 95. 


 
European  Commission  when  evaluating  the  application  and,  therefore,  had  a  major 
impact  on  the  selection  of  the  bids.  The  public  disclosure  of  such  information  would 
undermine  the  commercial  interests  of  the  tenderer,  as  it  would  give  other  potential 
applicants  in  future  calls  the  possibility  to  copy  from  the  winning  bid  and  use  it  to 
support their own application. This would constitute an unfair competitive advantage for 
competitors  that  would  undermine  the  smooth  functioning  of  the  internal  market,  and, 
ultimately, the experience of the European consumers. 
The Commission also has an interest in not revealing the applicants' know-how in order 
not to distort the fair competition in subsequent calls for proposals or call for tenders, and 
therefore as a funding entity or contracting authority, to ensure that the projects selected 
or contracts awarded in future calls win on their own merits, and not on the basis of the 
methodology developed by others.  
Thus,  I  consider  that  the  general  presumption  of  non-disclosure  applies  to  document  4. 
Please note that, since the tender applications are covered by the general presumption of 
non-disclosure,  the  European  Commission  does not  need  to  consider  a  partial  access  in 
such cases. 
Regarding the withheld parts of documents 6-8, please note that document 6 constitutes 
the  budget  breakdown,  explaining  in  details  the  allocation  of  sums  required  for  the 
performance  of  the  contract.  Moreover,  document  7  is  the  legal  entity  and  document  8 
constitutes the financial identification, which contain the banking details of the company 
in question. 
The  documents  have  been  partially  redacted,  as  far  as  the  parts  related  to  the  detailed 
budget estimates, banking details and stamps of the parties to the contract are concerned, 
as they constitute commercially sensitive information. 
I note in this context that the exception relating to commercial interests can be applied to 
non-commercial  entities,  such as  public bodies in the Member States. Please see  in this 
regard the judgment of the General Court in Case T-439/0816.  
Against  this  background,  it  results  clearly  that  the  above-mentioned  confidential 
information qualifies as commercially sensitive business information. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 (protection of commercial interests), access to the entire document 4 and 
to  parts  of  documents  6-8  cannot  be  granted  as  this  would  pose  a  real  and  non-
hypothetical risk for the commercial interests of the grant applicant. 
                                                 
16   Kalliope  Agapiou  Joséphidès  v  European  Commission  and  Education,  Audiovisual  and  Culture 
Executive Agency (EACEA), cited above, paragraphs 127-128. 


 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest 
must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  refer  to  any  particular  overriding  public 
interest that would warrant public disclosure of the documents in question and that would 
outweigh  the  need  to  protect  it  in  light  of  the  exceptions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. I would also like to refer you to the judgment in the Strack case17, where the 
Court  of  Justice  ruled  that  in  order  to  establish  the  existence  of  an  overriding  public 
interest  in  transparency,  it  is  not  sufficient  to  merely  rely  on  that  principle  and  its 
importance, but that an applicant has to show why in the specific situation the principle 
of transparency is in some sense especially pressing and capable, therefore, of prevailing 
over the reasons justifying non-disclosure. 
Furthermore, I have not been able, based on my own analysis, to establish the existence 
of  any  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  document  in  question.  In 
consequence, I consider that in this case there is no overriding public interest that would 
outweigh  the  public  interest  in  safeguarding  the  protection  of  commercial  interests 
protected by the first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The  fact  that  the  documents  relate  to  an  administrative  procedure  and  not  to  any 
legislative  act,  for  which  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  the  existence  of  wider 
openness,18 provides further support to this conclusion. 
Please also note that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
As stated by the Court of Justice, where the document requested is covered by a general 
presumption  of  non-disclosure,  such  document  does  not  fall  within  an  obligation  of 
disclosure,  in  full,  or  in  part.19  Therefore,  no  partial  access  has  been  considered  for 
document 4 (‘Annex III Organisation and methodology’). Furthermore, no partial access 
is possible for document 5 (‘Annex IV key experts’), as this document is entirely covered 
                                                 
17   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  Commission,  C-127/13 P, 
EU:C:2014:2250, paragraphs 128-131. 
18   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Commission  v  Technische  Glaswerke  Ilmenau 
Gmbh,  C-139/07  P,  EU:C:2010:376,  paragraphs  53-55  and  60;  Commission  v  Bavarian  Lager 
judgment, cited above, paragraphs 56-57 and 63.  
19   Judgment of the Court of Justice of 28 June 2012, European Commission v Éditions Odile Jacob, C-
404/10 P, EU:C:2012:393, paragraph 133.