Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 181th-210th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7713635 - 17/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 9.10.2019 
C(2019) 7399 final 
 
 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/1363 

Dear 

I refer to your email of 13 June 2019, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
Please accept our apologies for this late reply which is due to the many inter-service and 
third-party consultations’ which took place in relation to your request. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  request  of  7  March  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Communication  Networks,  Content  and  Technology,  you  requested  access  to  ‘[…] 
documents since November 2014 which contain the following information: 
-  a  list  of  lobby  meetings  held  by  this  DG  with  Google  or  its  intermediaries.  The 
list  should  include:  date,  individuals  attending  +  organisational  affiliation,  the 
issues discussed;  
-  minutes and other reports of these meetings;  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
-   all  correspondence  including  attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or 
telephone  call  notes)  between  this  DG  (including  the  Commissioner  and  the 
Cabinet) and Google or any intermediaries representing its interests. 
-   All documents prepared for the purpose of the meeting and/or exchanged during 
the course of the meeting’.  
Since  46  simultaneous  requests  for  access  to  documents  concerning  meetings  between 
several  Directorates-General  of  the  European  Commission  and  Amazon,  Google, 
Microsoft or Facebook were introduced on behalf of your organisation, Corporate Europe 
Observatory, the Secretariat-General sent you a fair solution proposal on 26 March 2019, 
registered under reference Ares(2019)2103936.  
In this proposal, the Secretariat-General informed you that the European Commission has 
received a very high number of very similar requests for access to documents submitted 
by you but also by other applicants concerning lobby meetings held within the European 
Commission  with  Amazon, Google, Microsoft or Facebook or  persons representing their 
interests. It explained that although the applicants are different entities, the requests were 
almost identical and were made at the same time. The circumstances of the introduction 
of these requests, their timing, their scope, as well as their wording gave the impression 
that they result from a coordinated action. It referred to the Court of First Instance3 which 
confirmed  in  its  Ryanair  judgment4  that  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  may  not  be 
evaded by splitting an application into several, seemingly separate, parts. It informed you 
that, as stated by the EU Courts, the European Commission must respect the principle of 
proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is balanced against 
the  workload  resulting  from  the  processing  of  the  application  for  access  in  order  to 
safeguard the interests of good administration. 
The  Secretariat-General  described  in  detail  the  actions  needed  in  order  to  handle  these 
requests and concluded that the handling of your request could not be completed within 
the  normal  time  limits  set  out  in  Article  7  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  It 
underlined  that,  in  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  a  fair  solution  can 
only  concern  the  content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for 
replying.5  Based  on  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  it  asked  you  to 
specify your specific interest in the documents requested6, and whether you could narrow 
down the scope of your request, so as to reduce it to a more manageable number.  
 
 
                                                 
3   Now ‘General Court’. 
4   Judgment  of  the  General  Court  of  10  December  2010,  Ryanair  v  Commission,  T-494/08, 
EU:T:2010:511, paragraph 34. 
5   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014, Guido Strack v Commission, C-127/13 (hereafter 
Guido Strack v Commission’)EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
6   Ibid,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  of  22  May  2012,  EnBW  Energie  Baden-
Württemberg v Commission, T-344/08, EU:T:2012:242, paragraph 105. 


 
In order to help you to narrow down your wide-scoped request, it transmitted to you lists of 
the lobby meetings, which took place since 1 December 2014 between the Director-General 
concerned,  the  Commissioner  or  a  member  of  his  Cabinet  and  Amazon,  Google, 
Microsoft or Facebook or any intermediaries representing their interests.7 The Secretariat-
General  proposed  one  of  the  following  alternative  options  for  limiting  the  excessive 
administrative burden relating to the handling of your wide-scoped request: 
-  Restrict  the  temporary  scope  of  your  wide-scoped  request  to  a  period  of  your 
choice  not  exceeding  six  months  and  limit  its  scope  only  to  the  meetings 
published in the Transparency Register;  
-  Limit  the  number  of  your  seemingly  separate  requests  to  10  requests  of  your 
choice;  
-  Limit the scope of your requests to 20 meetings of your choice published in the 
Transparency  Register  for  each  one  of  the  companies  you  are  interested  in 
(Google, Amazon, Microsoft and Facebook). 
On  2  April  2019,  you  replied  to  the  proposal  indicating  that  you  do  not  consider  the 
proposal to be fair. First of all, you stated that ‘[your] decision to file a series of separate 
requests to various Directorates-General was not a covert attempt to circumvent the rules 
set  in  Regulation  1049/2001,  but  a  deliberate  choice  that  responds  to  rather  basic 
knowledge  of  how  EU  policy  and  decision  making  works’.  You  explained  that  ‘filing 
these  requests  separately  was  a  deliberate  choice  as  each  DG  holds  meetings  with 
stakeholders independently and at differentiated times. This could mean that some of the 
DGs [you] sent a request to might have held numerous encounters with the stakeholders 
[you are] interested in, and some might have never encountered them [and that] it is also 
safe  to  assume  that  each  DG  has  access to  their  own  set  of  documents,  including  those 
that would fall under the scope of [your] request.’ You added further that, in your view, 
‘it is not reasonable to expect each and every DG will need to undergo the same process 
[…] in order to respond to [your] requests. Some DGs will identify more documents than 
others, some of these documents will be more sensitive than others, and some might not 
hold documents at all. At the same time, some DGs might have more staff dedicated to 
access to documents purposes than others, which would result in differentiated levels of 
effort time-wise and human resource-wise.’ 
Second  of  all,  you  indicated  that  ‘whether  [yours]  and  other  requests  were  or  were  not 
filed as a result of a “coordinated action” is not incumbent in this case’. You underlined 
that any ‘possible “coordinated action” between [you] and other requesters, would not, in 
any  case,  fall  under  the  scope  of  the  cited  General  Court  jurisprudence  regarding 
unilateral  restrictions.  It  would,  however,  fall  under  the  scope  of  Article  12  of  the  EU 
Charter of Fundamental Rights, which grants EU civil society the right to assemble and 
associate in order to work together, in a coordinated manner, for instance, to advance a 
political and civil matter such as transparency of EU institutions.’ 
                                                 
7   These 
lists 
are 
publicly 
available 
under 
the 
link: 
http://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do?locale=en#en. 


 
You  further  explained  that  ‘[..]  as  a  result  of  the  Commission’s  conviction  that  [your] 
requests and other requests are “coordinated”, the Commission has taken into account in 
its  calculations  documents  that  do  not  fall  under  the  scope  of  [your]  request’  You 
explained that if you ‘[…] filed requests regarding Google solely it is because [you are] 
interested in the interactions between EU institutions and this stakeholder. If [you] didn’t 
include  other  stakeholders,  such  as  Amazon  or  Microsoft  it  is  because  [you  are]  not 
interested in documents related to these other stakeholders’. 
 
Moreover,  you  referred  to  previous  requests,  where  solutions  were  accepted  ‘such  as, 
instead  of  reducing  the  scope  of  the  initial  request,  splitting  the  request  into  various 
individual requests to be processed separately and consecutively’. 
With regard to the Commission’s request that you  should specify the objective of your 
requests, you explained that ‘[…] the content and the wording of [your] initial requests 
are  self-explanatory:  [you  are]  interested  in  knowing  about  the  interactions  between 
Commission  branches  and  Google,  for  the  sake  of  knowing  about  the  interactions 
between Commission branches and Google, as [you] believe this matter is in the public 
interest. You also pointed out that the solutions proposed by the Commission to limit the 
scope  of  the  request  based  on  the  meetings  that  have  already  been  published  in  the 
meetings lists of Commissioners, their cabinets and Directors, ‘[…] would considerably 
limit the scope of [your] request, given that as it is public knowledge - many stakeholder 
interactions  take  place  with  middle  and  low-level  Commission  officials  who  are  not 
covered by proactive transparency’. 
 
Finally, you stated that ‘a fair solution - which [you were] willing to debate and reach - 
would require an agreement from the Commission on these two basis: 
1.  that [your] requests be processed individually by each of the DGs [you] initially 
filed  the  requests  to,  with  which  [you  would]  be  willing  to  find  individual  fair 
solutions depending on the number of documents identified by each DG, and the 
workload that [your] request would require from each DG individually;  
2.  that  [your]  requests  be  treated  separately  from  any  other  requests,  as  similar  as 
they  might  be,  filed  previously  or  simultaneously.  [You  are]  only  interested  in 
documents  related  to  Google,  and  the  way  [your]  requests  are  handled  should 
reflect that limitation. 
Should the European Commission - and its DGs - agree on these two basis, [you] would 
of course be willing to reduce and/or limit the scope of [your] request per individual DG, 
if the situation within a DG would require to do so’. 
The  Directorate-General  for  Communication  Networks,  Content  and  Technology 
received  on  the  same  day  several  requests  for  access  to  documents  from  you  and  other 
applicants related to lobby meetings with Amazon, Google, Microsoft or Facebook.  
 
 


 
The  estimated  number  of  documents  identified  by  the  Directorate-General  as  falling 
within  the  scope  of  these  requests  amounted  to  more  than  185  documents,  even  after 
limiting  the  scope  to  intermediaries  of  Facebook,  Amazon,  Microsoft  or  Google  to  law 
firms and/or consultants directly representing them in meetings. 
The  scope  of  your  request  relating  solely  to  Google  included,  at  least,  80  documents 
amounting  to  approximately  480  pages,  the  search  of  which  involved  the  entire 
Directorate-General and three Commissioners’ cabinets.  
Furthermore,  at  the  time  of  your  request,  the  Directorate-General  for  Communication 
Networks,  Content  and  Technology  was  already  processing  other  requests  from  your 
organisation. 
In  order  to  treat  your  request,  and  that  of  other  applicants,  the  Directorate-General  for 
Communications  Networks,  Content  and  Technology  would  have  to  carry  out  a  certain 
number of tasks listed below: 
-  search  for  documents  relating  to  meetings  with  Amazon,  Google,  Microsoft  or 
Facebook  both  at  the  level  of  the  Directorate-General  or  the  service  concerned 
and  at  the  level  of  the  Commissioner  and  his  Cabinet  in  several  document 
management systems of the Commission;  
-  retrieval and establishment of a complete list of the documents falling under the 
scope of your requests;  
-  scanning of the documents which are in paper format;  
-  preliminary assessment of the content of the documents in light of the exceptions 
of Article 4 of Regulation EC (No) 1049/2001;  
-  assessment of the further procedural steps to undertake, for example whether third 
party consultations should be made; 
-  (possibly)  third-party  consultations  under  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  and  (possibly)  a  further  dialogue  with  the  third  party  originators  of 
documents falling within the scope of your request; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received, including of 
the possibility of granting (partial) access; 
-  redactions  of  the  relevant  parts  falling  under  exceptions  of  Regulation  EC  (No) 
1049/2001); 
-  preparation  of  the  draft  reply  for  each  of  your  requests  by  each  of  the  services 
concerned; 
-  (possible) consultation of the Legal Service; 
-  finalisation of the replies at administrative level and formal approvals of the draft 
decisions;  
-  final check of the documents to be (partially) released (if applicable) (scanning of 
the redacted versions, administrative treatment,…) and dispatch of the replies.   
 
 
 


 
Given the complexity of the tasks and the number of documents, amounting to more than 
185,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology 
concluded  that  it  would  not  be  possible  to  carry  out  the  assessment  required  under 
Regulation (EC) No 1049/2001, within the time limits provided for in that regulation. 
Consequently,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology  unilaterally  restricted  the  scope  of  your  initial  application  to  documents 
(briefings,  minutes/reports,  correspondence)  relating  to  the  meetings  between  the 
Commission  and  Google  listed  in  the  Transparency  Register,  as  outlined  in  the  fair 
solution proposal, between 1 January 2017 and the date of your request. 
Based on the above, the Directorate-General for Communications Networks, Content and 
Technology  has  identified  the  following  categories  of  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
  Meeting with Director General (Roberto Viola) (20/11/2018)  
o  BTO meeting between Roberto Viola and Google on 20 November 2018 
(hereafter document No 1)  
  Meeting with Eric Peters, Member of Cabinet Gabriel (25/10/2018) 
o  - Meeting request (hereafter document No 2)  
  Meeting with Director General (Roberto Viola) (27/4/2018)  
o  Steering Brief (hereafter document No 3)  
o  BTO Roberto Viola meeting with Google 27/4/2017 (hereafter document 
No 4)  
  Meeting with Eric Peters, Member of Cabinet Gabriel (27/04/2018)  
o  Meeting request (hereafter document No 5) ; 
o  BTO meeting with Google (hereafter document No 6) ; 
o  Google presentation ‘Creating a better and safer internet for all’ (hereafter 
document No 7); 
o   Email ‘SaferInternet4Equ campaign’ (hereafter document No 8)  
  Meeting with VP Ansip and Members of his Cabinet (17/04/2018)  
o  Note to the file - Report from the mission of Vice-President Andrus Ansip 
to Silicon Valley and San Francisco on April 17-18, 2018 (Document No 
9) and attached agenda (hereafter document No 10)  
o  Briefing  VP  Ansip  participation  in  RSA  Conference  and  bilateral 
meetings  in  Silicon  Valley,  San  Francisco  16-  18/4/2018)  (hereafter 
document No 11)  
  Meeting with Manuel Mateo Goyet, Member of Cabinet Gabriel (15/3/2018)  
o  -BTO- Meeting with Google (hereafter document No 12)  
  Meeting with Commissioner Gabriel (20/2/2018)  
o  Briefing (hereafter document No 13)  
o  BTO (hereafter document No 14)  
  Meeting with VP Ansip, Commissioner Gabriel and Members of their Cabinets 
(9/1/2018)  


 
o  Briefing for VP Ansip - Meeting with online platforms' CEOs – Follow-
up  to  the  Communication  on  Tackling  Illegal  Content  Online  (hereafter 
document No 15)  
o  Briefing for Commissioner Gabriel –Meeting with online platforms' CEOs 
–  Follow-up  to  the  Communication  on  Tackling  Illegal  Content  Online 
(hereafter document No 16)  
o  Annex  I:  List  and  description  of  invited  online  platforms  (hereafter 
document No 17)  
o  Annex  II:  Background  document  sent  to  invited  online  platforms 
(hereafter document No 18) 
o  Annex  III:  Detailed  agenda  sent  to  invited  online  platforms  (hereafter 
document No 19)  
o  Annex  IV:  CVs  of  participants  representing  online  platforms  (hereafter 
document No 20)  
o  Notes of technical meeting (hereafter document No 21)  
o  Notes  of  the  high-level  meeting  with  platforms  of  9  January  2018 
(hereafter document No 22)  
o  Notes of the roundtable (hereafter document No 23)  
o  Summary of discussions (hereafter document No 24)  
o  European Commission Statement, 8/1/2018 (hereafter document No 25)  
  Meeting with Manuel Mateo Goyet, Member of Cabinet Gabriel, Hanna Hinrikus 
and Laure Chapuis-Kombos, Members of Cabinet Ansip (5/10/2017)  
o   Meeting request (hereafter document No 26)  
  Meeting with Director General (Roberto Viola) (27/3/2017)  
o  BTO Meeting with Google (hereafter document No 27)  
  Meeting  with  VP  Ansip  and  Stig  Joergen  Gren,  Member  of  Cabinet  Ansip  
(27/3/2017)  
o  Briefing (hereafter document No 28)  
o  Meeting conclusions (hereafter document No 29). 
In  its  initial  reply  of  22  May  2019,  the  Directorate-General  for  Communication 
Networks, Content and Technology granted full access to documents No 18 and 25 and 
wide partial access, subject to the redaction of personal data, based on the exception of 
Article 4(1) (b) (protection of privacy and integrity of the individual) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 to documents No 2, 4, 5, 8, 10, 14, 15, 16, 26, 29. 
 
It provided partial access based on the exception of Article 4(2) first indent of Regulation 
(EC) No 1049/2001 (protection of the commercial interests) to documents 1, 3, 6, 9, 12 
and 28 and based on the exception of Article 4(3) second paragraph of Regulation (EC) 
No  1049/2001  (protection  of  the  decision-making  process)  to  documents  No  3,  13,  19 
and 27. 
 
 
 


 
Finally the Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
fully  refused  access  to  documents  7  and  17  based  on  the  exception  of  Article  4(2)  first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of the commercial interests) and to 
documents 11, 21, 22, 23 and 24 based on the exception of Article 4(3) second paragraph 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of  the  decision-making  process).  Finally 
the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  fully 
refused access to document 20 based on the exception  of Article 4(1) (b) (protection of 
privacy and integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In your confirmatory application, you request a review of this position. More specifically, 
you provide detailed arguments contesting the way the unilateral restriction of the scope 
was done at initial stage which I will assess below. 
In  addition,  you  request  a  review  of  the  position  of  the  Directorate-General  for 
Communication Networks, Content and Technology as far as it applied, too extensively 
in  your  view,  the  exceptions  provided  for  in  Article  4(2)  first  indent  (protection  of  the 
commercial  interests)  and  Article  4(3)  second  paragraph  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  (protection  of  the  decision-making  process)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As a preliminary remark, I would like to clarify the scope of this confirmatory decision. 
Please note that pursuant to Article 7, paragraph 2 of Regulation (EC) No 1049/2001, the 
purpose of a confirmatory application is to review the initial position of the Directorate-
General in question to fully or partially refuse access to the documents which have been 
identified at initial stage.  
Hence, the review performed by the Secretariat-General at confirmatory stage will focus 
on two main aspects : 
-  The assessment of the way the unilateral restriction was performed at initial stage; 
-  The assessment of the application to this extend of the exceptions provided for in 
Article 4(2) first indent (protection of the commercial interests) and Article 4(3) 
second paragraph (protection of the decision-making process) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 to the documents identified at initial stage.  
Please note that the scope of this confirmatory decision would not extend to the analysis 
of  new  elements  raised  in  your  application  and  to  elements  unrelated  to  the  ones 
mentioned  above  or  unrelated  to  the  question  of  the  right  to  access  to  documents  in 
general. 


 
Notwithstanding  the  above,  I  would  like  to  clarify  that  the  mention  of  the  ‘Chatham 
house exception’ at initial stage, was not intended to replace the exceptions provided for 
in  Article  4  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  It  was  mentioned  as  an  additional 
argument  which  in  no  circumstances  can  be  used  solely  to  justify  the  refusal  to  grant 
access to a specific document. 
Taking into account the above explanations, the European Commission has carried out a 
review of the  initial  position of the Directorate-General  for Communications  Networks, 
Content and Technology. 
Following  this  review, I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  position of  the 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology, insofar as 
the unilateral restriction of the scope of your initial application is concerned. 
As  regards  your  claim  that  the  exceptions  provided  for  in  Article  4  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 were applied too extensively, the European Commission has carried out a 
review of the  initial  position of the Directorate-General  for Communications  Networks, 
Content and Technology.  
In accordance to Article 5(4) of the detailed rules for the application of Regulation (EC) 
No  1049/2001,  Google  was  duly  consulted  on  disclosure  of  the  parts  of  the  documents 
which pertain to its commercial interests.  
Following  this  consultation  and  the  assessment  performed  by  the  Secretariat-General,  I 
would  like  to  inform  you  that  full  access  is  now  granted  to  documents  19  and  24  and 
wider partial access is now granted to documents 1, 3, 6, 7, 9, 11, 12, 13, 17, 21, 22 and 
23 . Access to the withheld parts of the documents has to be refused based on exceptions 
provided for in Article 4(1)(b) (protection of personal data) and Article 4(2) first indent 
(protection of the commercial interests) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Finally,  I  regret  to  inform you that  I  confirm the initial  decision of Directorate-General 
for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  to  fully  refuse  access  to 
document 20 based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of personal data) and 
to  partially  refuse  access  to  documents  27  and  28,  based  on  the  exceptions  of  Article 
4(1)(b) (protection of personal data), Article 4(2) first indent (protection of commercial 
interests) and Article 4(3) (protection of the decision-making process) of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
 
2.1.
Unilateral restriction of the scope of the initial application 
In your confirmatory application, you contest the position of the Directorate-General for 
Communications Networks, Content and Technology, as regard the unilateral restriction 
of  the  scope  of  your  (initial)  application.  You  also  contest  the  fact  this  Directorate-
General did not engage further with a view to finding a fair solution.  
 
 


 
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  clarify,  that  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
clearly  stipulates  that  the  recipient  of  any  request  for  access  to  documents  is  the 
institution as such. This legal context is not altered by the fact that it is possible to send a 
request for access to documents to the relevant Directorate-General or department.  
In conclusion, the requests addressed to these entities continue to be requests addressed 
to the European Commission and the workload related to them is also incumbent on the 
European Commission. 
In  your  confirmatory  application,  you  underline  the  fact  that  the  workload  would  be 
divided  among  the  Directorates-General  concerned  and  justify  herewith  why  you  have 
filed separate requests. Although your requests were addressed to separate Directorates-
General,  they  form  a  wide-scope  request,  as  the  workload  they  imply  will  have  to  be 
assumed by the European Commission as the institution.  
As  mentioned  above,  at  the  time  of  your  request,  the  Directorate-General  for 
Communication  Networks,  Content  and  Technology  was  already  processing  one  other 
request  from  your  organisation,  where  it  identified  41  documents  as  falling  within  the 
scope,  and  granted  wide  partial  access  to  6  documents.  In  fact,  Corporate  Europe 
Observatory has submitted 80 requests for access to documents this year alone. 
Indeed,  the  European  Commission  handled  simultaneously  46  requests  from  the 
Corporate Europe Observatory and 45 very similar requests from other applicants whose 
requests had the same wording.   
You  state  that  it  is  not  incumbent  in  this  case  whether  these  requests  resulted  from  a 
coordinated action or not and refer to the right  of the EU civil society ‘to assemble and 
associate in order to work together, in a coordinated manner, for instance, to advance a 
political and civil matter such as transparency of EU institutions’.  
I  note  that  you  do  not  confirm  or  infirm  that  your  requests  form  part  of  a  coordinated 
action.  I  would  like  to  point  out  that  the  beneficiaries  under  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 are ‘any citizen of the Union, and any natural or legal person’, as specified in 
Article 2 of that regulation. Although any citizen or legal person has the right to request 
documents  from  an  institution,  the  civil  society  as  such  is  not  stipulated  among  the 
beneficiaries. Coordinated simultaneous requests for access to documents addressed to a 
specific  institution  neither  correspond  to  the  conception  ‘an  application  for  access  to  a 
document’ as stipulated in Article 7(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 nor can they be 
handled under the deadlines and conditions stipulated in that regulation. They do not only 
create  an  extremely  heavy  workload  for  a  multitude  of  services,  but  they  also  cause  a 
serious perturbation in its functioning.  
Any  public  administration  with  limited  resources  has  the  obligation  to  safeguard  the 
interests  of  good  administration  and  to  ensure  the  proper  handling  of  confirmatory 
applications  originating  from  other  applicants.  This  has  been  repeatedly  acknowledged 
by the Court of Justice.  
10 

 
In the case at hand, it flows from the principle of proportionality that processing this and 
the other requests simultaneously received by the European Commission  would involve 
an inappropriate administrative burden. Your interest in ‘knowing about the interactions 
between  Commission  branches  and  Google,  for  the  sake  of  knowing  about  the 
interactions between Commission branches and Google, as [you] believe this matter is in 
the public interest’, has to be balanced against the workload resulting from the processing 
of this and your other applications for access in order to safeguard the interests of good 
administration.8 
In this particular case, the volume of your requests, their wide scope, their simultaneous 
introduction  and  the  circumstances  under  which  they  were  introduced  created  an 
administrative burden which was particularly heavy and exceeded the limits of what may 
reasonably be required.  
The fact that since 2018 your organisation has filed 188 initial and confirmatory requests 
only reinforces this conclusion. 
In  this  particular  case  concerning  interactions  with  Google,  the  original  scope  of  your 
initial  application,  covered  at  least  80  documents,  amounting  to  approximately  480 
pages. Indeed, the total number of documents corresponding to the initial scope of all the 
requests  addressed  to  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content 
and  Technology  on  lobby  meetings  with  Facebook,  Amazon,  Microsoft  or  Google 
amounts  to  more  than  185,  with  a  total  of  more  than  1133  pages.  According  to  the 
preliminary  estimates  based  on  past  experience,  such  assessment  (which  would  involve 
the  tasks  listed  above)  would  require  the  workload  corresponding  to  more  than  739 
working days. 
These estimates also take into account the fact that the staff concerned in the Directorate-
General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  and  several  other 
Directorates-General would have to deal with other tasks and applications in parallel with 
the  handling  this  initial  application  of  yours  and  with  other  several  simultaneous 
applications you have made, as well as other very similar applications received by other 
applicants.  
In your confirmatory application, you argue that according to Article 6(1) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 you are not obliged to state reasons for your application. While this 
is the case for normal requests for access to documents, the Court of Justice recognised in 
its judgment in Guido Strack v Commission9 that in case of wide-scope requests (requests 
that involve a very long document or to a very large number of documents) ‘institutions 
may, in particular cases in which the volume of documents for which access is applied or 
in  which  the  number  of  passages  to  be  censured  would  involve  an  inappropriate 
administrative  burden,  balance  the  interest  of  the  applicant  for  access  against  the 
workload resulting from the processing of the application for access in order to safeguard 
                                                 
8   Judgments  of  the  Court  of  Justice  of  6  December  2001,  Council  v  Hautala,  C‑ 353/99  P, 
EU:C:2001:661, paragraph 30, and Guido Strack v Commission, cited above, paragraph 27. 
9   Guido Strack v Commission, cited above, paragraphs 26-28. 
11 

 
the interests of good administration’. This practice was also recognised by the Court in 
its judgment in EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission. 10 
You further argue that, notwithstanding the fact that you were not obliged to provide any 
reasons  for  your  request,  you  did  provide  a  justification  in  saying  that,  I  quote:  ‘I  am 
interested in knowing about the interactions between Commission branched and Google, 
for  the  sake  of  knowing  about  the  interactions  between  Commission  branches  and 
Google, as I believe this matter is in the public interest. I can expand it further by saying 
that  Google  is  a  massive  lobby  actor  which  seeks  to  influence  EU  policy,  declaring  to 
spend over 6 million euros yearly, a number that has grown substantially in the past years 
and is likely to continue increasing. The US based firm seeks to influence a wide range of 
EU policies which affects the daily life of citizens, from taxation to data protection, and 
so  many  more.  To  make  matter  worse,  the  lobbying  done  by  Google  and  its 
intermediaries  has  been  in  the  middle  of  many  controversial  accounts  and  clarity  is 
needed.  It  is  thus  of  public  interest  to  scrutinise  Google’s  interactions  with  EU  policy-
makers and civil service as they might have an impact to the daily lives of citizens. All of 
this  was  self-evident  from  the  way  my  request  was  formulated  and  my  answer  to  the 
Secretary  General  and  further,  it  is  unnecessary  for  my  right  to  information  to  be 
implemented’.  
However,  this  statement  is  rather  of  a  general  nature  and  does  not  establish  a  specific 
interest in obtaining the information required.  
As  to  the  limitation  of  the  scope  of  the  request  to  intermediaries,  namely  ‘law  firms 
and/or  consultants  directly  representing  Google  in  meetings’,  this  had  no  significant 
impact  in  reducing  the  scope  of  your  request.  You  do  not  dispute  that  the  handling  of 
your request would create unreasonable workload. However, you contest the fact that the 
Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  did  not 
engage further with you with the view of agreeing a fair solution with you.  
On  2  April  2019,  when  you  replied  to  the  fair  solution  proposal  of  the  Secretariat- 
General,  the  remaining  time  limit  to  reply  to  your  initial  application  was  16  working 
days.  The  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content and  Technology 
was already processing other simultaneous applications from your organisation. Striving 
to provide you with a reply respecting the legal time limits imposed by Regulation (EC) 
No  1049/2001,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology opted to grant you full or partial access to 21 documents in the framework of 
this  request,  which  is  already  a  substantial  amount  of  documents,  considering  the  time 
required for the individual assessment of each document.  
 
 
                                                 
10   Judgment of the General Court of 22 May 2012, EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission,  
T-344/08 P, EU:T:2012:242, paragraph 105. 
12 

 
This  solution  is  both  reasonable,  particularly  given  the  context  of  your  requests,  and 
favourable  to  your  right  of  access.  The  practice  to  which  you  refer,  namely  of  dealing 
with  wide-scoped  requests  in  batches,  is  neither  prescribed  by  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  nor  would  it  be  proportionate  given  the  context  of  your  requests  and  the 
documents you had already received by several other Directorates-General.  
The  Secretariat-General  had  genuinely  investigated  all  other  conceivable  options  to 
handle with all your requests and had proposed to you several options to reduce the scope 
of your request, however, none of these options was acceptable to you. Since you have 
not explained in detail your particular interest, as requested, the Directorate-General for 
Communications  Networks,  Content  and  Technology  proceeded  to  the  specific  and 
individual  examination  of  the  number  of  documents  it  could  reasonably  handle  in  the 
remaining time.  
Please note that according to the case law of the EU Court the fair solution under Article 
6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 may concern only the number and content of the 
documents applied for but not the deadline for replying. 11 
Based on the above, I consider that the unilateral restriction of the scope of your request 
was  justified.  Consequently,  I  conclude  that  the  decision  of  the  Directorate-General  for 
Communications Networks, Content and Technology to unilaterally restrict the scope of 
your  initial  application  was  in  line  with  the  principle  of  proportionality  and  consistent 
with the applicable case law of the EU Courts. 
 
2.2.
Assessment of the documents under Regulation (EC) No 1049/2001 
a) 
Full access 
Please find enclosed a copy of documents 19 and 24. Document 19 is the draft agenda for 
the  meetings  with  online  platforms  of  9  January  2018.  Document  24  is  the  back  to  the 
office report of the meeting of 9 January 2018, which summarizes the topics which were 
discussed. 
 
You  may  reuse  the  documents  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial 
purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original 
meaning or message of the documents. 
 
b) 
Partial access - protection of personal data 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘access to a document is 
refused  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
 
 
                                                 
11   Judgment in Guido Strack v Commission, cited above, paragraph 26. 
13 

 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)12,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data13 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please note that Regulation (EC) No 45/2001, as from 11 December 2018, was repealed 
by  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC14 (hereafter ‘Regulation 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  of  Justice  stated  that  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the 
integrity of the individual must always be examined and assessed in conformity with the 
legislation of the Union concerning the protection of personal data, and in particular with 
[…] [the Data Protection] Regulation’15. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EC)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.16 
The remaining documents to which you request access, except for documents 7, 17 and 
23, all include personal data of natural persons, such as the names of the representatives 
of  platforms  who  participated  in  the  meetings.  They  also  contain  the  personal  data  of 
European Commission’s staff not holding any senior management positions. Document 
20  to  which  access  is  fully  refused,  consists  exclusively  of  the  names  and  CV  of 
platforms’ representatives who took part in meetings. 
 
 
                                                 
12   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd, 378 (hereinafter ‘judgment in C-28/08 P’), C-28/08 P, EU:C:2010, paragraph 59.  
13   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  
14   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
15   Judgment in C-28/08 P, cited above, paragraph 59. 
16   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
14 

 
I  consider  that  the  disclosure  of  the  names,  surnames,  contact  details  and  professional 
activities of the persons involved is deemed to undermine the protection of privacy and 
the integrity of the individuals concerned, according to  Article  3(1) of Regulation (EU) 
2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have  to  examine  of  its  own  motion  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal 
data.17  This  is  also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  which  requires 
that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by  the 
recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the documents, as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated    and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned.  
 
                                                 
17   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  C-
615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
15 

 
c) 
Partial access - protection of the commercial interests 
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  stipulates  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] commercial interests of a natural or legal person, including intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
In your confirmatory application, you argue that while ‘[you] can understand that some 
of this information is covered by the exception, [you] have a question though regarding 
whether any of the blacked out information covers Google’s positions towards EU policy 
as [you] believe that this is not commercially sensitive information […]’. 
Please  note that  Google  has  been  duly  consulted  on  disclosure  of  the  documents  which 
contained  allegedly  commercially  sensitive  information.  Following  this  consultation, 
Google  agreed  to  further  disclose  parts  of  the  documents  that  had  been  previously 
blanked out on the basis of Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. In 
particular, Google agreed to disclose more parts of documents 1, 3, 6, 7, 9, 11, 12, 21, 22 
and 23. 
Nonetheless,  the  remaining  parts  of  documents  1,  3,  7,  12,  22,  23  and  28  have  to  be 
withheld in application of Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001, as 
this information is commercially and market sensitive. The withheld information contains 
data specific for Google’s business affairs, its relations with third companies and internal 
information regarding working and staff matters.  
Therefore, this information does not relate to Google’s positions towards EU policy.  
The  disclosure  of  these  parts,  would  seriously  undermine  the  commercial  interests  of 
Google,  as  it  would  negatively  affect  its  commercial  activity,  in  particular  in  the 
competitive context. It would provide competitors  with an unfair  advantage as it would 
give them access to sensitive information internal to the company.  
The General Court has specifically confirmed on several occasions, that giving access to 
information  particular  to  an  undertaking  which  reveals  its  expertise,  is  capable  of 
undermining the commercial interests of this undertaking.18 
In  this  context,  I  would  like  to  point  out  that  documents  that  are  disclosed  under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  become,  legally  speaking,  public  documents.  Indeed,  a 
document  released  following  an  application  for  access  to  documents  would  have  to  be 
provided to any other applicant that would ask for it.  
 
 
                                                 
18    See  Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Rogesa  v  Commission,  T-643/13
EU:T:2018:423,  paragraph  70  and  Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Amicus 
Therapeutics v European Medicines Agency EMA,
 T-33/17, EU:T:2018:595, paragraph 75. 
16 

 
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned information would undermine the commercial interests of Google. I conclude, 
therefore, that access to the withheld parts of the requested documents must be denied on 
the basis of the exception laid down in the first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
d) 
Partial access - Protection of the decision-making process 
The first subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘access to a 
document,  drawn  up  by an  institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has 
not  been  taken  by  the  institution,  shall  be  refused  if  disclosure  of  the  document  would 
seriously  undermine  the  institution’s  decision  making  process,  unless  there  is  an 
overriding public interest to disclosure.’ 
 
The  withheld  parts  of  document  27  which  is  a  back  to  the  office  report  of  the  meeting 
between  Google  and  Roberto  Viola  of  27  March  2017,  contain  information  about 
discussions  between  the  European  Commission  and  Google  with  regard  to  hate  speech 
and illegal content.  Disclosing these passages would reveal options under consideration 
and the opinions of all actors involved on these measures. Part of this document contains 
preliminary  views  and  reflections,  which  were  under  consideration  at  that  time. 
Disclosure  of  this  part  of  the  document  would  seriously  undermine  the  European 
Commission’s  functioning  and  internal  decision-making  process  and  deter  its  services 
and  officials  from  putting  forward  their  views,  without  being  unduly  influenced  by  the 
prospect of wide disclosure. 
 
Document 11 consists of briefings as regards the meetings held between Vice-President 
Andrus  Ansip  and  different  platforms.  The  withheld  part  of  document  11  contains 
sensitive  information  on  positions  of  the  European  Commission  which  is  not  public 
knowledge  and  the  disclosure  of  which  would  expose  the  European  Commission  to 
external pressure. 
 
Therefore,  given  the  need  to  protect  the  decision-making  process  of  the  European 
Commission  and  its  margin  of  manoeuvre for exploring all  possible policy options free 
from  external  pressure,  in  combination  with  the  highly  sensitive  nature  of  the  debate,  I 
consider that there is a real and foreseeable risk that the decision-making process would 
be undermined by the disclosure of the redacted parts of the documents. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
Please note that partial access is granted to the remaining documents, except to document 
20, to which access is refused entirely. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such an 
interest must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure.  
17