This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 211th-240th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2021)352218 - 15/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 5.12.2019 
C(2019) 8866 final 
 
  
 
10600 Plasencia (Cáceres) 
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/4666 

Dear 

I refer to your e-mail of 10 October 2019, registered on 11 October 2019, in which you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  12  August  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Employment, Social Affairs and Inclusion, you requested access to, I quote: 
‘[…]  the  following  file:  CHAP  2014(0148)  (If  the  said  file  contains  more  than  one 
complaint,  the  undersigned  only  requests  access  to  one  that  can  be  considered  as  a 
‘model’ complaint); in addition to all correspondence of the Commission with respect to 
it [with the personal data anonymised]’.  
The European Commission has identified, as falling within the scope of your request, the 
following documents that are part of CHAP(2014)00148:  
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 

OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
 
Letter sent  by a  complainant to  the European Commission,  27 December 
2013, reference Ares(2019)5748925 (hereafter ‘document 1’); 
 
letter  from  the  European  Commission,  13  May  2014,  reference 
Ares(2019)6281321 (hereafter ‘document 2’);  
 
letter  sent  by  a  complainant  to  the  European  Commission,  7  May  2014, 
reference Ares(2019)5748925 (hereafter ‘document 3’);  
 
letter  from  the  European  Commission,  15  February  2015,  reference 
Ares(2019)6281321 (hereafter ‘document 4’).  
In  its  initial  reply  of  10  October  2019,  the  Directorate-General  for  Employment,  Social 
Affairs  and  Inclusion  granted  partial  access  to  documents  2  and  4  pursuant  to  Article 
4(2), third indent (protection of the purpose of the inspections, investigations and audits) 
of Regulation (EC) No 1049/2001. It refused to grant access to documents 1 and 3 as it 
did  not  obtain  a  reply  to  its  consultation  with  the  author(s)  of  the  documents  and  after 
concluding that  disclosure could  undermine  judicial proceedings  and/or  the commercial 
interests of the complainant(s). It redacted the personal data as falling outside the scope 
of your request.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position  and  you  put 
forward  a  series  of  arguments  in  support  of  your  request  for  additional  documents 
pertaining to the file, notably as regards documents originating from the complainant(s). 
In  particular,  you  argue  that  the  European  Commission  erred  in  refusing  access  to  ‘the 
remaining documents, especially [the documents submitted by the complainant]’, based 
on  ‘hypothetical’  arguments,  as  the  complainant  did  not  oppose  the  disclosure  of  the 
documents  he/she submitted to  the European Commission.  Moreover,  you  consider that 
the European Commission ‘has no evidence that [the possible judicial proceedings] exist, 
nor  has  the  complainant  alleged  anything  in  that  regard  to  prevent  [your  access  to  the 
documents]’.  You  did  not  contest  the  assessment  of  the  Directorate-General  for 
Employment, Social Affairs and Inclusion regarding documents 2 and 4.  
Please be informed that the European Commission does not hold documents pertaining to 
CHAP(2014)00148 other than those which were identified at the initial stage as matching 
the criteria under your request, with the exception of the English version of document 4, 
which is already in your possession.  
Therefore,  the  scope  of  this  confirmatory  decision  is  circumscribed  to  the  review  of 
documents that were submitted by the complainant(s) and which are included in the file 
of CHAP(2014)00148.   


 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Your  request  relates  to  complaints  received  by  the  European  Commission  in  2013 
regarding  the  employment  status  of  certain  judicial  officers  in  Spain.  Given  the  large 
number of complaints received, the European Commission processed them together and 
provided  a  single  reply  addressing  the  arguments  invoked  by  the  complainants. 
Therefore, the identity of the authors of the documents identified under your request may 
not necessarily be the same.  
In this context, I would like to inform you that the third party author of document 1 has 
agreed  with  its  disclosure,  subject  to  the  redaction  of  personal  data.  Moreover,  on  the 
basis  of  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  Secretariat-General  of  the 
European Commission undertook consultations with the third party author of document 3 
with  a  view  to  assessing  whether  an  exception  provided  for  under  Article  4  of  the 
Regulation could be applicable to the document in question. The Secretariat-General did 
not obtain a reply to this consultation within the set deadline. However, it considers that, 
with  the  exception  of  personal  data,  disclosure  of  content  of  this  document  would  not 
undermine  any  of  the  interests  protected  by  the  exceptions  laid  down  in  Article  4  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.   
Following  the  confirmatory  review,  I  can  inform  you  that  full  access  is  granted  to 
document  3  and  the  version  of  document  1  which  is  included  in  the  dossier  under 
reference  CHAP(2014)00148.  The  personal  data  reflected  in  the  documents  has  been 
redacted as it does not fall within the scope of your application.  
With  regard  to  document  1,  please  be  informed  that  the  European  Commission  has 
carried  out  a  search  for  the  parts  of  the  document  which  are  missing  from  the  version 
attached to this decision, including a search in the archives of the Directorate-General for 
Employment,  Social  Affairs  and  Inclusion.  However,  the  European  Commission  has 
unfortunately not been able to locate a full version of the document in question.  
As  explained  in  documents  2  and  4, the  relevant  services  of  the  European  Commission 
were  not  able  to  register  all  the  mails  in  the  complaint-management  system  given  the 
large  number  of  complaints  submitted  at  the time  (2013).  While the  digital  copy  of  the 
main part of the complaint document was uploaded in the CHAP file, the original version 
of  the  complaint  is  not  retrievable  from  the  archives  of  the  responsible  Directorate-
General of the European Commission.  
As explained above, the document is herewith fully disclosed in the version available in 
the file of CHAP(2014)00148.    


 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
 
 
 
Enclosures: (2)