Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with the pharmaceutical industry since March 1st 2020'.




 
Ref. Ares(2021)793248 - 31/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Resource management and better regulation 
  Better regulation 
Brussels  
SANTE.A.1/CF 
 
ASTRID VICIANO 
Graefstrasse 125 
81241 Munich 
Germany 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Sir, / Dear Madam 
 

1. 
SUBJECT: YOUR APPLICATION FOR ACCESS TO DOCUMENTS – GESTDEM 
2020/7877 

 
We refer to your letter of 18 December 2020, in which you make a request for access to 
documents,  registered  on  07  January  2021  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
 
In your request you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011, access to:  
 
- all reports (and other notes) from meetings between DG SANTÉ and representatives 
of  the    pharmaceutical  industry  (companies  as  well  as  organisations  such  as  EFPIA) 
from  March  1st  2020    onwards.  This  should  include  the  following  companies:  Bayer 
AG, Novartis International AG, Merck,  GlaxoSmithKline, Amgen Inc, F. Hoffmann-La 
Roche  Ltd,  Johnson  &  Johnson,  SANOFI,  Pfizer  Inc.,    AstraZeneca,  Eli  Lilly  and 
Company, and MSD (Europe) Inc. (Merck Sharp & Dohme).  
- all correspondence (including emails) between the DG SANTÉ and representatives of 
the  pharmaceutical industry (companies as well as organisations such as EFPIA) from 
March 1st 2020  onwards.  
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 

 
and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence) 
 
We  also refer to your reply to our clarification request dated 20 January 2021, in which 
you clarified the following:  
 
I  am  requesting  all  documents  which  contain  the  following  information,  not  only 
related to Covid-19: (…)  
 

                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents 
(OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Your  application  concerns  a  very  large  number  of  documents,  which  need  to  be 
assessed individually.  
The analysis of these documents cannot be expected to be completed within the normal 
time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
However,  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  also  provides  for  the 
possibility to confer with an applicant informally with a view to finding a fair solution 
when an application concerns a very large number of documents. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content  or  the  number  of  documents  requested,  not  the  deadline  for  replying2.  This 
means  that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
processing within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Please  note  that  potentially  more  than  150  documents  may  be  identified  as  falling 
under the scope of your request.  
In  this  respect,  it  would be  helpful  if  you  could  be  more  specific  about  the  nature  or 
topic of the documents concerned. Thus, we invite you to choose among the following 
potential topics, which seem to be flagged in your request: 
1.  Meeting  between  the  commissioners  and  association  to  prevent  shortages  of 
medicines, Shortages, availability, strategic autonomy; 
2.  Clinical Trials; 
3.  Falsified; 
4.  Health data; 
5.  GDPR/secondary use of data for medicines developers; 
6.  COVID; 
7.  Pharma strategy; 
8.  Orphan and paediatrics (revision of legislation). 
According to our first estimates, the handling of your request would take 70 working 
days, broken down as follows: 
-  identification of the documents falling under your request: 10 working days; 
-  retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  10 
working days; 
-  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 
4 of Regulation (EC) No 1049/2001: 10 working days 
-  third-party consultations under Article 4(4): 6 working days; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received: 3 working 
days; 
-  drafting of the reply: 2 working days; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply: 24 working days; 
-  internal review and approval of the draft decision: 4 working days; and 
-  preparation  of  the  reply  and  the  documents  for  dispatch  (administrative 
processing etc.): 1 working day. 
                                                 
2 Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014, Strack v European Commission, C-127/13,(hereinafter 
referred to as the ‘Strack v Commission judgment’), EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
 



 
 
Based  on the  above-mentioned provision, we  propose  to  narrow  down  the  scope 
of  your  application  to four of the topics listed above. We suggest you to restrain the 
scope to  documents  related to  topics under points  1, 2, 6 and 7  (namely, 1. Meeting 
between  the  commissioners  and  association  to  prevent  shortages  of  medicines, 
Shortages,  availability,  strategic  autonomy;  2.  Clinical  Trials;  6.  COVID;  7.  Pharma 
strategy). 
Moreover,    you    requested    access    to    the    above    mentioned    documents  from    1st 
March 2020.    As  also  the  temporal  scope  of  your  request  would  not  allow  the  
request  to    be  completed    within   the    normal    time  limits    set    out   in   Article    7    of  
Regulation  (EC)  No 1049/2001, we would ask you to reduce the time-frame, in order 
to reach a more manageable amount of documents. 
Therefore, we would kindly ask whether you could narrow down the scope of your 
application to four of the topics listed above (i.e. topics under points 1, 2, 6 and 7)
 
and to reduce the time-frame to the last four months. 
Please note that this request is without prejudice to the assessment of the content of the 
documents that the Commission will need to make in view of their possible disclosure. 
In  order  to  enable  us  to  respect  the  time-limits  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  we 
would ask you for a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five 
working days at the latest: 
 
  by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; or 
 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
 
  by e-mail at: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope 
of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 
30  working  days,  counting  from  the  registration  of  your  application,  expiring  on  03 
March 2021. 
 
Thank you in advance for your understanding. 
 
Yours faithfully,  
Carmen GARAU 
Head of Unit 
 
 

Electronically signed on 29/01/2021 15:58 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline