This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'CETA Committee on Biotech Market Access Issues'.




Ref. Ares(2021)1406772 - 22/02/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
  The Director-General 
Brussels, 
SANTE E3/AT/gk (2021)1075466  
 
By registered letter with  
acknowledgment of receipt1 
 
Ms Lora Verheecke 
Rue du Bronze, 9 
1070 Anderlecht 
 
Advance copy by e-mail to 
ask+request-8917-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Ms Verheecke, 
Subject: Your application for access to documents – GestDem 2021/0161 
We refer to your email dated 11 January 2021 in which you make a request for access to 
documents under Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents2, 
registered on 21 January 2021 under the above-mentioned reference number.  
We  also  refer  to  our  email  dated  11  February  2021,  in  which  we,  in  accordance  with 
Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  extended  the  time-limit  to  respond  to 
your request.  
1.  Scope of the request 
You have requested access, on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001, to:  
“1) the report and the list of participants of the 3rd meeting of the CETA Biotech Market 
Access Issues held on 21 October 2020 via video conference   

2)  the  name  of  the    soybean  which  was  discussed  during  the  meeting  of  the  bilateral 
dialogue  on  biotech    market  access  issues  on  4th  March  2019  in  Brussels  and  by 
videoconference.”  

 
 
                                                 
1   According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to you by registered post. Please note, 
however, that due to the extraordinary health and security measures currently in force during to the COVID-19 
epidemics, which include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately 
not in a position to follow this procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm 
receipt of the present e-mail. 
2   Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43).   
      
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx       
 

2.  Identification and assessment of the documents 
We have identified two documents as falling under the scope of your request, namely: 
  12th  Canada-EU  Biotech  Market  Access  Dialogue  -  list  of  participants  to  the 
meeting of 21 October 2020 [Document No 1]
  11th Canada-EU Biotech Market Access Dialogue - list of applications of interest 
for meeting of 4 March 2019 [Document No 2]
We  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond to “the report of the 3rd meeting of the CETA Biotech Market  Access Issues 
held on 21 October 2020
”. 
Since  document  No  2  originates  from  a  third  party,  in  accordance  with  Art.  4(4)  of 
Regulation (EC) 1049/2001, the originators of the document have been consulted in order 
to assess whether an exception established in Article 4 applies to this document. 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  we  have  come  to  the  following 
conclusion:  
   document No 1 can be partially disclosed 
   no access can be granted to document No 2 as its disclosure is prevented by an 
exception to the right of access laid down  in Article 4 of the Regulation. 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse of Commission documents.
 You may reuse the document disclosed free of charge and 
for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and 
that you do not distort the original meaning or message of the document.  Please note that 
the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
We enclose a copy of the document No 1 redacted of the parts which cannot be disclosed 
as further explained below. 
2.1 Justifications for partial disclosure  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  –  Protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual 

Document No 1 contains the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
-  the names/initials and contact details of other natural persons. 
A  complete  disclosure  of  the  documents  that  contain  personal  data  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined 
in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 


the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest.  
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In  accordance  with  the  above  mentioned,  partial  access  is  granted  to  document  No  1, 
expunged of personal data. 
2.2 Justification for refusal of disclosure 
Article 4(2), first indent, of  Regulation  (EC) No  1049/2001  – Protection  of  commercial 
interests 

Since  document  No  2  originate  from  a  third  party,  the  originator  of  the  document  has 
been consulted. 
The third party has objected to disclosure of the document invoking the argument that it 
includes  information  that  was  provided  to  Canadian  authorities  by  a  company  on  the 
basis  of  commercial  confidence.  In  this  context,  the  disclosure  would  undermine 
protection of commercial interests of this company. 
This  document  was  developed  by  the  third  party  and  contains  specific  information 
regarding  applications  under  assessment  by  the  EU.  The  purpose  and  manner  in  which 
the information was gathered and compiled represents confidential commercial interests 
of  specific  companies  and  its  release  would  undermine  the  competitive  position  of  the 
companies. 
Therefore,  having  considered  the  opinion  of  the  third  party  we  have  concluded  that 
disclosure of this document would undermine the protection of the commercial interests 
of  the  third  party  guaranteed  by  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
Therefore,  we  consider that  the exception laid down in  Article 4(2) of Regulation  (EC) 
No 1049/2001 applies to the document. 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  document,  but  we 
have concluded that it is entirely covered by the exception. 
Therefore, no access can be granted to document No 2. 
3.  Overriding public interest 
The  exceptions  to  the  right  of  access  provided  for  in  Articles  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  must  be waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosing  the 
requested documents. In your application, you did not submit any grounds concerning a 
public  interest  on  the  basis  of  which  the  interests  protected  in  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  would have to  be overridden and  we could  not  identify any  such  ground 



either.  In  these  circumstances,  we  have  to  conclude  that  there  is  no  evidence  of  an 
overriding public interest in disclosure, in the sense of Regulation (EC) No 1049/2001.  
4.  Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by e-mail to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Sandra GALLINA 
 
 
Enclosures: 
Document No 1 - list of participants_REDACTED 
 
 

Electronically signed on 22/02/2021 09:34 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline