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Ref. Ares(2021)1574788 - 02/03/2021
 
 
EUROPEAN 
  COMMISSION 
 
Brussels, 29.5.2020  
C(2020) 3364 final 
 
COMMISSION DECISION 
of 29.5.2020 
on the waiver of recovery of the debt of EUR 384 219.85 against the European 
University Institute 
 
EN 
 
  EN 

COMMISSION DECISION 
of 29.5.2020 
on the waiver of recovery of the debt of EUR 384 219.85 against the European 
University Institute 
THE EUROPEAN COMMISSION, 
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, 
Having regard to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the 
Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union1, 
and in particular Article 101(2) thereof, 
Having  regard  to  Regulation  (EC)  No  1906/2006  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  18  December  2006  laying  down  the  rules  for  the  participation  of  undertakings, 
research centres and universities in actions under the Seventh Framework Programme and for 
the dissemination of research results (2007-2013)2, and in particular Article 37 thereof, 
Whereas: 
(1) 
The European University Institute, with its registered address at Via  dei Roccettini 9, 
50014 Fiesole,  Italy (hereinafter  'EUI'), participated in 38 action grants funded under 
the  Seventh  Framework  Programme  (FP7)  managed  by  the  Research  Executive 
Agency (REA). The list of the REA action grants in FP7 is set out in Annex. 
(2) 
For these action grants, EUI systematically claimed indirect costs, while receiving an 
operating grant at the same time under the Lifelong Learning Programme (hereinafter 
‘LLP’) managed by the former Directorate-General for Education and Culture of the 
European Commission (currently Directorate-General for Education, Youth, Sport and 
Culture,  hereinafter  ‘DG  EAC’).  It  is  estimated  that  the  contribution  to  the  indirect 
costs paid to EUI amounts to EUR 384 219.85. 
(3) 
The FP7 Grant Agreements, are ‘action grants’ in nature, whereas the mentioned LLP 
grants are ‘operating grants’ in nature3’4’5. 
(4) 
The  Commission’s  Vademecum  on  Grant  Administration  explains  in  its  Article 
2(3)(3),  extracted  from  Chapters  1  to  7,  that  ‘for  the  period  during  which  a  body 
receives at the same time an action grant and an operating grant, the action grant may 
not  cover  any  indirect  costs.  Those  costs  are  presumed  to  have  been  covered  by  the 
operating  grant  and  according  to  the  principle  of  non-cumulative  award  (...)  they 
cannot be covered at the same time by the action grant
’. This statement is expressed in 
the same line in  Articles 8(1)(3)(2) and 8(1)(4),  extracted from  Chapter  8.  It  is  to  be 
noted that, as stated in  Article 1(1), the Chapters 1-7 refer to mono-beneficiary grant 
                                                 

OJ L 193, 30.7.2018, p.1 

OJ L 391, 30.12.2006, p.1. 

Article 180(2) FR. 

Decision  No  1982/2006/EC  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2006 
concerning the Seventh Framework Programme of the European Community for research, technological 
development and demonstration activities (2007-2013). (OJ L 412, 30.12.2006, p.1.) 

Decision  No  1720/2006/EC  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  15  November  2006 
establishing an action programme in the field of lifelong learning. (OJ L 327, 24.11.2006, p.45). 
EN 

  EN 

for  an  action  and  Chapter  8  refers  to  multi-beneficiary  grants.  Thus,  these  Articles 
apply  for  the  Grant  Agreements  concerning  the  present  decision  given  that  they  are 
mono or multi-beneficiary action grants. 
(5) 
Pursuant  to  the  Regulation  (EU,  Euratom)  2018/1046  (hereinafter  the  ‘Financial 
Regulation' or ‘FR’) on its Article 191(3) concerning the principle of non-cumulative 
award  and  prohibition  of  double  funding,  the  same  costs  a  beneficiary  incurs  may 
never  be  financed  twice  by  the  EU  budget.  This  principle  is  also  applied  in  Article 
II.13.4  (f)  of  the  FP7  model  grant  agreement  for  Marie  Curie  Actions  in  line  with 
Article 31.3 (e) of the FP7 Rules for Participation (Regulation (EC) No 1906/2006). 
(6) 
In  2011,  the  REA  was  informed  that  EUI  was  the  beneficiary  receiving  operating 
grants  while  also  charging  indirect  costs  in  an  action  grant  funded  under  the  People 
Programme.  By  email  sent  to  REA  on  1  September  2011,  EUI  explained  that  the 
indirect costs charged to the FP7 action grants covered only the indirect costs that had 
been  explicitly  marked  ineligible  in  the  operating  grant.  By  email  of  2  September 
2011,  REA  accepted  EUI's  explanation,  and  the  indirect  costs  were  accepted  in  the 
action grants. 
(7) 
Furthermore, the Commission and the European Research Council Executive Agency 
audited several action grants awarded to EUI without raising objections on the indirect 
costs declared under those FP7 action grants. 
(8) 
On  14  November  2014,  the  Commission  notified  EUI  by  letter  of  the  ineligibility  of 
the indirect costs in the research action grants and requested the latter that, from that 
date  onwards,  indirect  costs  declared  by  the  EUI  for  pending  and  future  payments 
would be considered ineligible on the basis of the non-cumulative principle. 
(9) 
The undue EU contributions paid to the EUI by the REA amount to EUR 384 219.85. 
(10) 
The REA and the Commission consider that the recovery of the indirect costs paid to 
EUI under FP7 prior to 14 November 2014 would be inconsistent with the principle of 
proportionality due to several factors: 
-the unquestioned acceptance of the EUI indirect costs declared over several  years in 
all FP7 grants by the different services; 
-the fact that one of the services was aware of the existence of the operating grant in                      
2011 after it awarded FP7 action grants; 
-two  ex-post  audits  on  FP7  grants  were  carried  out  at  the  EUI  premises  without    
raising any findings on the eligibility of indirect costs. 
(11) 
Under  these  circumstances  and  because  EUI  acted  in  good  faith,  according  to  the 
principles of regularity, sound financial management and proportionality, the recovery 
of  the  indirect  costs  would  be  disproportionate,  may  negatively  impact  the 
Commission’s image and may be subject to a high litigation risk. 
(12) 
Pursuant  to  Articles  101(2)(c),  101(3)  and  101(4)  of  the  FR,  the  authorising  officer 
responsible  may  waive  recovery  of  all  or  part  of  an  established  amount  receivable 
where recovery is inconsistent with the principle of proportionality. 
(13) 
Pursuant  to  Article  4(3)  of  Commission  Decision  on  the  Internal  Rules6  on  the 
implementation of the general budget of the European Union (European Commission 
section) for the attention of Commission departments, decisions to waive the recovery 
                                                 

C (2018) 5120 of 03.8.2018 
EN 

  EN 


of  amounts  receivable  pursuant  to  the  principle  of  proportionality  under  Article 
101(2)(c)  of  the  FR,  shall  be  governed  by  the  guidelines  set  out  in  Annex  18  on 
‘Applying  the  principle  of  proportionality  to  waiving  the  recovery  of  amounts 
receivable’. 
(14) 
REA issued recovery order no. SI2.490801 for EUR 384 219.85 on 04 May 2017, 
HAS DECIDED AS FOLLOWS: 
Article 1 
The  recovery  of  the  entitlement  for  the  outstanding  amount  of  EUR  384  219.85  (three 
hundred eighty-four thousand, two hundred nineteen euros and eighty-five cents) 
established 
as being receivable from the European University Institute and registered in the Commission's 
central accounting system under recovery order no. SI2.490801, is waived. 
Article 2 
The Authorising Officer by delegation, Director of the Research Executive Agency, is hereby 
authorised to  issue, in  the name of the Commission,  the negative recovery  order required to 
waive the debt and to record this in the Commission’s central accounting system. 
Article 3 
This  decision  shall  be  without  prejudice  to  the  conduct  of  an  investigation  by  the  European 
Anti-Fraud  Office,  OLAF,  concerning  the  European  University  Institute  or  persons  legally 
liable  for  the  acts  of  that  entity  about  suspicions  of  fraud,  corruption  and  any  other  illegal 
activity affecting the financial interests of the European Union, and without prejudice to  the 
appropriate  judicial,  administrative  and/or  financial  action  that  may  need  to  be  taken  in 
accordance with recommendations issued by the OLAF as a result of its investigation. 
Done at Brussels, 29.5.2020 
                                                                       For the Commission  
 

Mariya GABRIEL 
 
Member of the Commission 
 
 
 
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