This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Lobby meetings on seabed mining'.




 
Ref. Ares(2021)2170507 - 29/03/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
     Luca Rinaldi 
                                                                Via Cordusio, 4 
                                                                Milan 
                                                                Italy 
 
                                                           Advance copy by email: ask+request-9019- 
                                                           xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
                                                              
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/0598 
Dear Mr Rinaldi, 
We refer to your e-mail dated 5 February 2021 in which you make a request for access to 
documents, registered on 8 February 2021 under the above-mentioned reference number. 
You  requested  access  to  the  following  documents  “for  the  period  between  1  January 
2019 to date: 
 

i) 
A list of all lobby and industry meetings and/or calls held by the Directorate-
General for Climate Action, including any Cabinet Members and/or officials, 
during  which  “deep-sea  mining”  and/or  “seabed  mining”  and/or  “marine 
minerals” were discussed. 

ii) 
The  list  should  include:  date,  individuals  attending  and  organisational 
affiliation, as well as the issues discussed; 

iii) 
All minutes and other reports of these meetings and/or calls; 
iv) 
All  documents  prepared  for  the  purpose  of  the  meetings  and/or  exchanged 
during the course of the meetings. 

v) 
All  correspondence,  including  attachments  (i.e.  any  emails,  mail 
correspondence or telephone call notes) between the Directorate-General for 
Climate  Action,  including  any  Cabinet  Members  and/or  officials,  and  any 
lobby  group  and/or  industry  representative  discussing  “deep-sea  mining” 
and/or “seabed mining” and/or “marine minerals
” 
 
 
Your application concerns the following documents: 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
 
Author 
Date 
Reference 
Ares(2020)2973558 

BirdLife 
08/06/2020 
Ares(2020)2973558 

BirdLife 
08/06/2020 
Ares(2020)3034728 

Ourfish 
2/07/2020 
Ares(2020)3512798 

Ourfish 
1/07/2020 
Ares(2020)3512798 

Ourfish 
1/07/2020 
Ares(2020)3512798 

Ourfish 
1/07/2020 
Ares(2020)3512798 

Ourfish 
1/07/2020 
Ares(2020)5070629 

IT Perm Rep 
25/09/2020 

HR, CY, FR, EL, IT, MT, 
Ares(2020)5070629 
25/09/2020 
PT, SI, ES Perm Rep 
10  European  Commission  / 
Ares(2020)5137681 
30/09/2020 
IT Perm Rep 
 
 
Following an examination of these documents under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001 regarding public access to documents and taking into account the opinion of the 
third party, I regret to inform you that a complete disclosure of the documents 1, 3, 4,  8 and 
10 is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of 
the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they 
contain: names and contact information of  Commission staff members not pertaining to the 
senior  management;  names  and  contact  details  of  other  natural  persons  and  other 
information relating to an identified or identifiable natural person.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the documents 1, 3, 4,  
8  and  10,  as  the  need to obtain  access thereto  for a  purpose  in  the public interest has  not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 



 
Please  note  that  the  list  of  meetings  of  the  Executive  Vice-President  Timmermans,  his 
Cabinet and the meetings of the Director-General of DG CLIMA with organisations and 
self-employed individuals are available in the links enclosed below: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=d41e42be-7ff1-4635-
bb4f-e47d38f886ed 

http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=f1afd532-0d40-
4dcd-8e45-667b57075377 
 
 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=ec1ecb7e-2615-
44eb-895b-6b08637c2a0d 
 
 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 

Electronically signed on 29/03/2021 09:39 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482