Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Documents from the expert group on intra-EU investment environment'.

Ref. Ares(2021)2862347 - 29/04/2021
  Horizontal policies 
Free movement of capital and application of EU law 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2021 /2133 
and 2134 

Dear Madam, 
We refer to  your two emails of 7 April 2021 in which you make a request for access  to 
documents, registered on 8 April 2021 under the above-mentioned reference number. 
Your application concerns a large number of documents over a time span of four years, 
which need to be retrieved and assessed individually. Such a detailed analysis cannot be 
carried  out  within  the  normal  time  limits  set  out  in  Article  7  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  The  handling  of  your  two  requests  involves  the  assessment  of  a  number  of 
documents originating from third parties (including a large amount of personal data) and 
Member  States.  The  analysis  of  these  documents,  together  with  the  need  to  consult  the 
third parties and the Member States concerned in accordance with Articles 4(4) and 4(5) 
of Regulation (EC) No 1049/2001, cannot be expected to be completed within the normal 
time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  specify  the 
objective of your application and your specific interest in the documents requested1 , and 
whether you could narrow down the scope of your application (i.e. the subject matter(s)), 
so as to reduce it to a more manageable amount of documents. 
In  order  to  help  you  to  narrow  down  your  application,  please  note  that  at  least  70 
documents have been identified in the following categories of documents as falling under 
the scope of your request: 
- Minutes of meetings of the Expert Group on intra-EU investment environment 
- Documents of the Expert Group on intra-EU investment environment 
- Reports on meetings with external stakeholders 
1   Strack  v  Commission  judgment,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  (then  'Court  of  First 
Instance')  of  22  May  2012,  EnBW  Energie  Baden-Württemberg  v  European  Commission,  T-344/08, 
EU:T:2012:242, paragraph 105. 
Ms Pia Eberhardt 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SPA2 06/040 - Tel. direct line +32 229-55845 

-  Correspondence  relating  to  the  organisation  of  two  workshops  in  2018  and  2019 
workshop participants 
Concerning  correspondence  with  stakeholder  in  particular,  we  note  that  a  number  of 
standard  invitation  letters  and  thank  you  letters  have  been  sent  to  the  participants  and 
speakers  in  the  2018  and  2019  workshops.  All  letters  include  personal  data,  which 
normally has to be removed. Thus, providing you with multiple invitation and thank you 
letters, which are similar on substance, would be of little added value in terms of content, 
while it will necessitate a large amount of time to process the personal data and possibly 
contact third parties. We would therefore propose sharing one standard letter of invitation 
or thank you letter per category of stakeholder, where available. In any case, the names 
of the speakers can be found on the agendas of the workshops. 
We would propose to  deal  only  with  one request  within  the time limit  indicated below, 
namely  first  with  request  2133  and  secondly,  with  request  2134  as  it  requires 
consultations with Member States, potentially involving multiple national authorities. 
According  to  our  first  estimates,  the  handling  of  your  requests  would  take  for  each 
request up to 30 working days2, broken down as follows: 
- identification of the documents falling under your request: 7 working days; 
-  retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  3  working 
-  assessment  of  the  content  of  the  documents  in  light  of  the  exceptions  of  Article  4  of 
Regulation (EC) No 1049/2001: 5 working days: 
-  Third-party  /  Member  State  consultations  under  Article  4(4)  and  4(5)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001: 15 working days; 
- final assessment of the documents in light of the comments received and drafting of the 
reply: 2 working days; 
- redaction of those parts of the documents to  which one or several exceptions apply: 3 
working days; 
- internal review and approval of the draft decision: 3 working days; and 
-  preparation  of  the  reply  and  the  documents  for  dispatch  (scanning  of  the  redacted 
versions, administrative processing etc.): 2 working days. 
It  follows  that,  according  to  our  first  estimates,  a  maximum  of  50  documents  in  the 
respective  categories  could  possibly  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30 
working days for each request, counting from the date of registration of your application 
on 8 April 2021 for the first request (2133) and consecutively -for request 2134. We will 
still endeavor to respond to your requests as soon as possible. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content  or  the  number  of  documents  requested,  not  the  deadline  for  replying.3  This 
2   Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period. 

means  that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
processing within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
In  order  to  enable  us  to  respect  the  time-limits  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  we 
would  ask  you  for  a  swift  reply  to  our  invitation  to  propose  a  fair  solution,  within  five 
working days at the latest: 
- by e-mail to xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; or 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
- by e-mail at: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; or 
- by telephone at: (+32) (0) 22 955845 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope 
of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 
30 working days, counting from the registration of your application 8 April 2021. 
Thank you in advance for your understanding. 
Yours faithfully, 
Electronically signed 
Anne-Françoise Mélot 
Head of Unit 
Contact: STAIKOVA - VAN BOMMEL, Simona, xxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

Electronically signed on 29/04/2021 11:18 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482