Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Ethics guide for staff'.

 
 
 
 
ETHICS AND INTEGRITY AT THE 
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
 
 

VADEMECUM FOR THE STAFF OF 
 
DG ENER 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

Update May 2012 
DG ENER SRD.2 

 

 
INTRODUCTION 
 
The  question  of  ethics  has  always  been  important  in  all  areas  of  life  in  general,  and  it  is 
increasingly becoming a priority in the context of working life. In the case of a supranational 
institution  serving  the  public  interest  of  millions  of  European  citizens  such  as  the 
Commission, the emphasis is now placed on a culture of integrity that we are establishing in a 
concrete and clear manner. 
 
The values laid down in the Statute guide us in our behaviour at work and in our private lives
This means that our responsibilities with regard to ethics should not be seen as obligations but 
as  values  to  be  shared  by  all  members  of  staff.  Some  professions  have  long  been  subject  to 
specific  ethical  rules,  and  in  recent  years  within  the  Commission  staff  have  increasingly 
becoming  conscious  of  the importance of having  their own code  of  ethics and to  ensure the 
respect  of  norms  and  ethical  principles  of  a  standard  high  enough  to  actually  live  up  to  our 
obligations  to  citizens  and  the  public  good.  Our  Code  of  Good  Administrative  Conduct  is 
proof of this.  
  
The responsibility for this new culture of integrity that we wish to promote throughout the DG 
ultimately rests on each of us; it is our personal responsibility to be the first line of defence. It 
is also a matter of transparency and protection and as such it is also our duty to maintain the 
good name and credibility not only of the institution but also of all colleagues. Obviously, in 
order to feel a sense of ownership with regard to this approach, which focuses on awareness 
and individual responsibility, it is first of all necessary to know and become familiar with the 
rules and procedures in this matter.  
 
Ethics is not an area that is easy to understand. Therefore, the DG has taken the initiative to 
bring  together  in  this  guide,  in  a  structured  way,  the  relevant  information  in  the  form  of 
thematic  fiches.  However,  the  main  objective  of  this  document  is  not  only  to  inform  and 
educate staff but it is primarily to draw attention to the need for an attitude of constant self-
awareness on your part: Given your tasks and your own life experience, you are best placed to 
make the first assessment of the potential risk that a given situation can produce, obstructing 
the  performance  of  some  of  your  obligations.  This  personal  reflection  clearly  demonstrates 
your  sense  of  responsibility.  In  any  case  and  especially  if  you  find  yourself  in  an  "ethical 
dilemma"  you  may  consult  your  Ethics  correspondent  in  Unit  SRD.2,  Ms  Nicole  Magel 
(DM28 5/80 - tel.  92095),  who can help you and if necessary  consult DG HR colleagues to 
find the appropriate answer to your specific problem. Of course you can always count on the 
advice and support of your hierarchy. Moreover, we are all in a position to be able to expect 
exactly that level of irreproachable and informed conduct from the hierarchy. DG ENER has 
therefore  made  efforts  to  raise the  awareness  not  only  of  its  senior  and middle  management 
but  also  of  its  staff  in  this  regard,  which  is  a  clear  sign  of  its  commitment  to  a  culture  of 
integrity.  
 
This vademecum includes several case studies used in the training sessions organised for the 
DG's managers and staff in Brussels and Luxembourg and others supplied by DG HR in order 
to provide you with concrete examples of everyday situations where ethical issues come into 
play. Please note that a proper answer depends on knowing all the facts and circumstances in 
a case. 
 
 
 


 
 
 
Table of Contents 
 
FICHE N° 1: GIFTS  .............................................................................................................................................. 4 
FICHE No. 2: HOSPITALITY ............................................................................................................................... 7 
FICHE No. 3: DECORATIONS AND HONOURS ............................................................................................. 10 
FICHE No. 4: PUBLICATIONS AND SPEECHES ............................................................................................ 11 
FICHE No. 5: EXTERNAL ACTIVITIES ........................................................................................................... 14 
FICHE No. 6: MANDATES AND PUBLIC OFFICE .......................................................................................... 18 
FICHE No. 7: MISSIONS  ................................................................................................................................... 20 
FICHE No. 8: CONTACT WITH THE MEDIA AND PUBLIC IN GENERAL ................................................. 23 
FICHE No. 9: CONTACTS WITH LOBBIES AND OTHER INTEREST GROUPS ......................................... 26 
FICHE No. 10: CONFLICT OF INTEREST ........................................................................................................ 28 
FICHE No. 11: TERMINATION OF SERVICE OR LEAVE ON PERSONAL GROUNDS ('CCP') ................ 31 
 
ANNEXES 
REFERENCE OF RULES AND APPLICABLE LAW ....................................................................................... 33 
 
COMMUNICATION FROM VICE-PRESIDENT KALLAS TO THE COMMISSION ON ENHANCING THE 
ENVIRONMENT FOR PROFESSIONAL ETHICS ............................................................................................ 34 
 
COMMISSION DECISION ON OUTSIDE ACTIVITIES AND ASSIGNMENTS ............................................ 35 
 
 



 
FICHE No. 1: GIFTS 
FICHE N° 1: GIFTS 
 
Basic rules:  
The Guidelines on Gifts and Hospitality (SEC 2012) 167 final) define a gift as 

a sum of money or any physical object (excluding low value items given for purely 
information purposes); 

the possibility to participate for free in events which are open to the public – or are 
private in nature – and are otherwise only accessible in return for payment and 
represent a certain value (such as complimentary tickets for sport events, concerts, 
theatre, conferences, etc.); 

any other advantage with a pecuniary value, such as transport costs. 
As  a  basic  principle  do  not  accept  any  direct  or  indirect  gifts  offered  by  third  parties  and 
discourage them from being offered. 
This rule also applies to former officials if the gift is offered in connection with their former 
duties in the Commission. 
If you propose to accept, you need to request an authorisation from the Appointing Authority 
depending on the value of the gift:  

You are authorized to keep a gift worth up to 50 € without having to request explicit 
prior permission from the Appointing Authority. 
 
 
Attention:  These  thresholds  do  not  mean  that  you  may  accumulate  a  number  of  gifts 
below  the  set  value.  An  accumulation  may  be  seen  to  compromise  the  staff  member's 
objectivity and independence, or may damage the Commission's public image. 
 
-  For a gift worth between €50 and € 150 you have to request explicit prior permission 
from the Appointing Authority.  
 
-  Authorisation for gifts with a higher than €150 value will be refused by the Appointing 
Authority. 
 
-  Offers of any sum of money must be refused. 
  
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based: 
  The nature of the source which offers the gift/hospitality  
  the apparent motive behind the offer of the gift or hospitality  
  the link between the entity offering the gift or hospitality and the Commission  
  the possible consequences for the Institution's interests  
  the nature and estimated value of the gift or hospitality, including whether there have 
been one or several offers from the same source;  
  the individual or collective destination of the offer;  
  the functions of the staff member  
  the benefits for the service expected from the participation of the staff member at the 
event in question 
 


 
Remarks:  
Irrespective of the issue of the objective value of the gift, you are the first concerned when 
it comes to whether it is appropriate or not to accept a gift and, if in doubt, you should talk 
to  your  hierarchy.  Keep  in  mind  that  the  attitude  of  discouraging  the  delivery  of  gifts  is 
always less risky! 
If you feel the situation puts any form of pressure on you or if you think that it is likely 
that to accept would be susceptible to influence you, you must politely refuse, citing the 
existence of a code of ethics for Commission officials. 
You should take into account the cultural context of the country1where the offer of the gift 
emanates  from  so  that,  in  case  of  refusal  on  your  part,  you  do  not  damage  a  healthy 
working relationship with your interlocutors. 
Procedure to follow: 
1.  If the gift or gifts received during a year do not reach a value of 50 € there is no 
need to apply for authorization. 
2.  If you propose to keep a gift(s) worth between €50 and €150 you should introduce 
your request for authorisation in Sysper2 – My Ethics file – Ethics request.2  
3.  You  should  refuse  a  gift(s)  with  a  higher  than  €150  value  and  inform  your 
immediate hierarchical superior about this refusal, preferably in writing. You can 
send the gift back to the source, with an accompanying note, or to OIB, who will 
give it to charity (Address: OIB, Service Colis – Cadeaux, DAV1 1/255). 
Legal basis: 
Staff Regulations: Article 11 
Conditions of employment applicable to other servants: Articles 11, 54, 81, 124  
Guidelines on Gifts and Hospitality, SEC(2012) 167 final of 7.3.2012 
 
 
                                                 
1 This remark is particularly relevant in a context outside the European Union. 
2 The Appointing Authority for staff up to HoU level is the Deputy Director General BXL or LUX. 


 
 
Case studies 
 
1. 
I have received a package for Christmas (a calendar, chocolate, an agenda). I think it 
has no great value. Can I accept this? 

First of all, the estimation of the value of the gift has to be done in good faith. In  case 
 
of a value of less than €50, you may keep the gift. Prior permission by the Appointing 
 
Authority  is  presumed  to  be  granted  for  a  gift  worth  up  to  €50.  Just  pay  attention  if 
 
there could be a particular situation which would require even not accepting this kind 
 
of gift (for example if you are in the process of selecting a company in the framework 
 
of a tender proceeding and the gift comes from a participating company). 
 
2. 
A  colleague  has  received  a  watch  and  would  like  to  hand  it  over  to  the  Commission 
 
(for  charity).  Could  you  tell  me  how  he  should  proceed  and  where  he  should  send 
 
it? 
 

 
We recall that a gift with a value exceeding €150 cannot be accepted. The refused gifts 
should be returned to the source as far as possible or otherwise to OIB at the following 
address: OIB.OS.1 - DAV1 1/255. Gifts that cannot be returned to the source will be 
awarded  to  a  charity  organisation  chosen  by  OIB.  This  procedure  also  applies  to 
unauthorized  gifts  (worth  over  €150).  In  addition,  for  reasons  of  transparency  and 
politeness,  you  are  requested  to  inform  the  source  that the gift  was  not  accepted  and 
will  be  sent  to  charity  –  unless  this  is  not  advisable  for  courtesy  reasons.  It  is  also 
recommended that you inform your immediate superior for reasons of transparency. 
 
 
3. 

During  a  conference  I  received  a  kit  of  stationery  from  the  organizers.  I  cannot 
 
evaluate myself the overall value of the gift. Should I have refused it?  
 
 

First of all, the estimation has to be made in good faith. Usually the value of this kind 
 
of gifts is limited and there is no risk of conflict of interest, damage to the reputation 
 
of  the  Institution  or  to  your  impartiality.  It  can  however  be  important  to  establish  if 
 
such  gifts  have  been  accorded  to  all  participants  or  only  to  some  of  them/you  (main 
 
speakers, authorities and so on). Also the circumstances of such gestures are relevant. 
 
If  a  gift  has  been  donated  to  you  in  front  of  everybody,  then  you  couldn't  refuse  it 
 
without being impolite toward your hosts. If, however, the value of the gift turns out to 
 
be  valuable,  you  should  start  the  procedure  for  request  of  authorisation  as  soon  as 
 
possible (afterwards). 
 
 
 
 
 



 
 
 
FICHE No. 2: HOSPITALITY 
 
Basic rules:  
The Guidelines on Gifts and Hospitality (SEC 2012) 167 final) define hospitality as 
an offer of food, drink, accommodation and/or entertainment from any source outside the 
institution

As  a  general  rule  staff  members  should  not  accept  any  hospitality  offered  by  third  parties. 
Any  situation  where  the  acceptance  of  hospitality  may  lead  to  real,  potential  or  perceived 
conflict of interest must be avoided. 
If you propose to accept the offer of hospitality, you need to request an authorization from the 
Appointing Authority, depending on the circumstances: 
a)  Prior permission is presumed to be granted for 

occasional offers of simple meals, refreshments, snacks etc. 
-  lunches  or  dinners  which  are  strictly  linked  to  your  function,  do  not  prejudice  the 
interests  and  public  image  of  the  Commission  and  in  which  you  participate  in 
agreement with your hierarchy and in the interest of the service. 
Attention: This  does  not  mean  that  you  may  accumulate  a  number  of  hospitality  offers 
falling under the above categories. An accumulation may be seen to compromise the staff 
member's objectivity and independence, or may damage the Commission's public image. 
b)  You  have  to  request  explicit  prior  permission  by  the  Appointing  Authority  in  cases 
which do not belong to the above categories and whenever you have a doubt about the 
appropriateness of accepting or refusing a hospitality offer.  
If prior authorisation is not possible, you should seek the agreement of the Appointing 
Authority  as  soon  as  possible  subsequent  to  the  event  and  inform  your  immediate 
superior. 
c)  Hospitality during missions 
Meals, accommodation and transport which are part of a mission are considered to form 
part  of  your  duties  in  the  interest  of  the  service.  The  mission  order  should  cover  all 
predictable  offers  of  hospitality  based  on  the  mission  programme.  The  acceptance  of 
hospitality  offers  –  predicted  or  not  –  need  to  be  declared  in  the  mission  expense 
statement. 
d)  Sensitive situations such as inspections 
If you participate in an inspection, you should inform your immediate superior or team 
leader  on  an  ad  hoc  basis  whenever  possible  of  any  hospitality  offers.  If  this  is 
impossible,  exercise  your  individual  judgement  and  act  according  to  the  general 
principles  guiding  the  acceptable  of  hospitality.  Again,  you  should  declare  any 
hospitality in your mission expense statement. 
 
 
 
 


 
Procedure to follow: 
-  No prior authorisation needs to be requested for hospitality covered under a). 
-  If  you  propose  to  accept  an  offer  of  hospitality  referred  to  under  b)  you  should 
introduce your request for authorisation in Sysper2 – My Ethics file – Ethics request.3  
-  Hospitality accepted in the context of a mission or inspection and not covered by the 
mission request should be declared in the mission expense statement. 
 
Legal basis: 
Staff Regulations: Article 11 
Conditions of employment applicable to other servants: Articles 11, 54, 81, 124  
Guidelines on Gifts and Hospitality, SEC(2012) 167 final of 7.3.2012 
 
 
 
 
                                                 
3  
The Appointing Authority for staff up to HoU level is the Deputy Director General BXL or LUX. 


 
 
Case studies 
 
1. 
In  case  of  a  mission,  do  we  have  to  declare  in  the  mission  cost  declaration  lunches, 
 
dinners, light meals, sandwiches or cakes….offered by the organizers? 
 
Reimbursements  to  staff  are  intended  to  cover  all  expenses  incurred  during  the 
 
mission. If the "snack" corresponds de facto to a meal – so that the staff member  does 
 
not spend any money for a "real" meal – this offered meal should be stated in the cost 
 
declaration.  If  this  meal  was  so  light  or  in  case you  were  offered  a  free  coffee  /  soft 
 
drink, you had to pay for a "real" meal, there is of course no reason to declare it. 
2. 
Your unit has  to  deal  on a regular basis with Organisation X. Now they are inviting 
 
you  and  your  family  for  a  Christmas  dinner  in  a  fancy  restaurant  as  a  token  of 
 
appreciation for the good relationship. How should you react to this offer? 
 
 

The  hospitality  offer  (Article  11  Staff  Regulations)  should  be  refused  because  it 
 
constitutes  a  real  conflict  of  interest  (Article  11a  SR)  where  authorisation  is  needed. 
 
Not only could the acceptance be seen as compensation for a special service, and not 
 
necessarily  in  the  interest  of  the  Commission,  but  it  could  also  be  detrimental  to  the 
 
image of the Commission if perceived as a personal favour. 
 
3. 
On the occasion of a mission where Mr X is going to give a speech to an  association 
 
of  lawyers,  the  organiser  (a  law  firm)  would  like  to  invite  Mr  X  and  his  wife  (also 
 
working at the Commission) to the reception and a ball. Mr X never had anything to 
 
do with the law firm and does not think he will in the foreseeable  future.  How  does 
 
Mr X have to proceed? 
 
 
Mr  X  should  declare  all  this  in  his  mission  order  request  and  the  authorising  officer 
 
should verify and state that there is no conflict of interest. Concerning the wife, Mr X 
 
should ask the authorisation from the Appointing Authority for her to accept it, or at 
 
least ask  his hierarchy in  writing  if he can  accept  it. Mr X's wife should  also inform 
 
her hierarchy. However, it is more transparent if the wife pays for her participation. I 
 
would also be recommendable that she informs her hierarchy. 
 
 
 
 
 



 
 
FICHE No. 3: DECORATIONS AND HONOURS 
 
 
 
Basic rules:  
In  general  do  not  accept  honours  or  decorations  awarded  by  an  entity  outside  the 
Commission, except for services rendered before appointment as an official or during special 
leave for military service.  
 
This rule also applies to former officials on condition that the decoration or honorific title or 
is offered in connection with their former duties in the Commission.  
 
If accepted, request prior authorization from the Appointing Authority.  
 
Different  types  of  medals  and  titles:  private  medals  and  orders  and  orders  and  medals  of  a 
fantasy nature created for profit are not subject to this rule and do not require an application 
prior  to  the  appointing  authority.  On  the  other  hand  the  national  orders  and  decorations 
awarded by a State and medals awarded by an official authority of a State shall be subject to a 
request for authorisation. 
 
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based:  
 
  Consequences for the interests of the institution and the motivation underlying the 
delivery of the decoration or title; 
  The nature of the decoration or title (depending on the two typologies mentioned 
above). 
 
Remarks: 
Titles  and  honours  -  especially  if  granted  by  a  State  -  have  a  symbolic  nature  which  may 
influence the recipient in favour of the interests of the entity or State which made the award. 
For this reason, as with the approach with regard to gifts, it is recommended not to accept so 
that  any  risk  of  putting  in  doubt  the  impartiality  and  independence  of  officials  may  be 
prevented. Refusals should be justified on the basis of the existence of ethical standards that 
must be respected by Commission officials. 
 
Procedure to follow: 
Fill  out  the appropriate form  and  have  it signed  by  the  hierarchy,  send it  to  Unit  SRD.2  for 
visa,  then  send  it  to  Unit  HR.B.1.  The  Appointing  Authority  in  this  case  is  the  Director-
General of DG HR for all grades and functions. 
 
Legal basis: 
Staff Regulations: Article 11 
Conditions of employment applicable to other servants: Articles 11, 54, 81, 124. 
 
 
 
10 


 
 
FICHE No. 4: PUBLICATIONS AND SPEECHES 
 
 
 
 
Basic rules: 
Outside the normal scope of your service, it is not possible to publish items on topics related 
to the functions and activities of the Institution without informing the Appointing Authority. 
In  cases  where  officials  plan  to  publish  a  text,  article  or  book  (whether  as  sole  author  or  in 
collaboration with others) or to make a speech (whether published afterwards or not), they are 
obliged to ask for the prior authorization of the Appointing Authority. 
 
If  this  situation  occurs  in  the  context  of  service  (e.g.  a  speech  or  a  presentation  during  a 
mission), prior authorization is not necessary as it is already covered by a mission order duly 
signed by your hierarchy. However, if you give a speech outside normal work activities, you 
must ask for prior authorization. 
 
Please note that the approach adopted with regard to publications and speeches is expanded to 
any form of public or private communication (e.g. an invitation to take part in a radio or TV 
programme), even outside the normal work framework, as long the subject is related to areas 
of EU activities. 
 
It  should  also  be  stressed  that  disclosure  of  any  information  which  the  official  has  become 
aware of during the performance of his/her duties but has not been made public is prohibited.  
 
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based: 
 
  The type of functions undertaken by the Commission official and their domain 
of activity; 
 
  The contents of the text to be published or speeches to be delivered; 
 
  The possible consequences for the interests of the EU. 
 
With regard to remuneration associated with publications or speeches, two potential situations 
are possible:  
  In  the  case  of  publications/speeches  that  are  subject  to  remuneration,  it  is 
necessary to seek permission from the Appointing Authority before accepting 
such emoluments; 
 
  If  they  are  part  of  the  normal  working  activities  (e.g.  speeches/presentations 
during missions), it is necessary to specify the amount in the mission order or 
in  the  declaration  of  mission  expenses.  These  fees  will  be  deducted  from  the 
balance of mission expenses or withheld from wages; 
 
Please  note  that  income  due  from  author’s  rights  ("royalties")  following  publication  is  not 
taken into account in  the  calculations of payment  and  is  not  subject to  the annual ceiling of 
4,500 € concerning the exercise of an external activity (see fiche 4). 
11 

link to page 12  
Remarks:  
The  guidelines  on  publications  and  speeches  should  not  be  perceived  as  an  obstacle  to  the 
right  of  freedom  of  expression  of  officials.  They  should  rather  be  seen  as  evidence  of  the 
duties  of  reserve  and  of  care  that  should  characterize  the  conduct  of  officials  when  they 
express their opinions, particularly on subjects on which they have worked during the last two 
years. For any expression of opinion on EU policies the official or agent is strongly advised to 
proceed with circumspection and make it clear that it is a personal opinion. 
 
Even  if  you  do  not  require  permission  for  publications  and/or  speeches that  do  not  relate  to 
professional  or  European  issues  one  should  bear  in  mind  that  they  can  be  considered  an 
outside activity (therefore subject of application for authorization, see fiche 4). If, in addition, 
you  signed  a  contract  for  the  publication  and/or  if  you  receive  remuneration,  prior 
authorization to accept is indispensable (see fiche 4). 
 
Procedure to follow: 
It is important to provide all the information necessary to enable the Appointing Authority to 
take the right decision: a copy of the text should be attached to the application or presented in 
electronic  form;  if  the  text  is  very  long,  a  summary  of  the  publication  must  be  presented  in 
one of the Commission’s working languages. 
  
The  Appointing  Authority’s  decision  is  normally  issued  within  30  days.  The  absence  of  a 
written response  from the  Appointing Authority within 30 days  of receipt of the application 
form constitutes acceptance of the request. 
  Publication/speech without remuneration:  
Fill  out  the  appropriate  form  and  have  it  signed  by  the  hierarchy  and  the  Appointing 
Authority4, then send it to SRD.2 for visa. A copy of the signed form should be sent to DG 
HR B.1 (the original is kept by the official).  
  Publication/speech with remuneration
Fill  out  the  two  appropriate  forms  (authorization  to  publish  an  article/  speech  and 
authorization  to  accept  a  payment),  have  them  signed  by  the  hierarchy  and  the  Appointing 
Authority4, then send them to SRD.2 for visa. A copy of the signed forms should be sent to 
DG HR B.1 (the original is kept by the official).  
 
Legal basis: 
Staff Regulations: Articles 17 and 17bis, paragraph 2 
Conditions of employment applicable to other servants: Articles 11, 54, 81 124 
 
 
 
 
                                                 

Authorization  for  publications/speeches  with  or  without  remuneration:  For  staff  up  to  HoU  level,  the 
Director General of DG ENER is the Appointing Authority. 
 
Authorizations to accept remuneration: For staff up to HoU level, the Appointing Authority is respectively 
the Deputy Director-General in Brussels and the one in Luxembourg. 
12 

 
 
Case studies 
 
1. 
The Law Review 
A  colleague  wrote  an  article  for  an  international  law  review.  The  article  draws  both  on 
findings  from  his  work  in  the  Commission  as  on  additional  research  in  his  spare  time.  The 
article was written largely outside working hours. He informed the hierarchy of his intention 
to publish and no objections were raised against the publication of the contents. The editors 
of the magazine now offered him a payment of 400 € for his contribution to the article. How 
shall he react? 
 
Reaction 
 
The colleague is expected to introduce a request for publication (Article 15 SR) indicating the 
payment. In this case it does not exceed the net annual ceiling of 4,500 €, that applies to work 
undertaken outside the Commission but it has to be declared in any case. He should also add a 
disclaimer as he is writing in his private capacity. 
 
 
2. 
The blog 
A  staff  member  started  an  internet  blog  on  an  external  web  server.  The  site  was  spotted  by 
colleagues. Some of them took offence at its contents; considering the blog to contain explicit 
sexist and racist remarks. In addition, the staff member does not hide the fact that he works 
for  the  Commission  and  even  shows  some  pictures  of  his  work  environment.  Can  the  staff 
member do this? 
 
Reaction 
 
Blogs,  facebooks,  websites  or  chats  or  similar  new  media  fall  under  the  same  principles  as 
e.g. applied in the case of publication. 
 
The following principles apply: 1) the official has the right to freedom of expression (Article 
17a(1) of the SR), with due respect to the principles of loyalty and impartiality; 2) whatever 
the  nature  or  the  medium  of  the  publication  (see  above),  the  official  should  never  sign  as 
official or indicating his function; 3) in case of any link with his official functions or duties or 
the work of the Communities, the official  is  required to inform the Appointing  Authority in 
advance under Article 17a(2) of the SR. Even in case of no objections, a disclaimer should be 
used; 4) in any case, and irrespectively of the media used, the writer is bound to respect the 
ethical  principles  reflected  in  the  SR,  i.e.  and  especially  in  the  Articles  17a(1)  and  12 
(dignity). 
 
In the above example, the staff member is clearly in breach of the rules and principles of the 
SR, abusing also the right to freedom of expression. 
 
 
 
 
13 


 
 
FICHE No. 5: EXTERNAL ACTIVITIES 
 
 
 
 
Basic rules: 
In principle, holders of a special identity card (which constitutes a privilege for EU staff) are 
not  allowed  to  work  other  than  in  regard  to  the  function  for  which  they  were  hired  by  the 
Commission. Thus, the exercise of an outside activity (even if not paid) or of a mandate (see 
5)  outside  the  European  Institutions  is  always  subject  to  a  prior  request  to  the  Appointing 
Authority. 
 
This rule also applies to former officials and staff on CCP. It continues to apply to those who 
have left the service for a period of 2 years after ceasing their functions5. 
 
The basic rule is to distinguish between external activities that give rise to remuneration and 
those that do not.  Voluntary activities as well as charity and educational activities which do 
not entail the exercise of a profession are normally allowed. 
 
Many other activities  -  even  unpaid ones –  are not  accepted: these include outside activities 
which are regarded as a profession, activities within a company or commercial entity and even 
educational activities if they exceed 100 hours per school year.  
 
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based: 
 
  The nature of the activity, which must be in compliance with the code of conduct 
for officials; 
 
  The interest of the activity for the Commission; 
 
  The possible effects on the performance of the official if he/she is still working for 
the Institution; 
 
In the case of a gainful activity the maximum net earnings allowed (cumulative of all outside 
activities) are 4,500 € per year per staff member (amounts exceeding this limit must be repaid 
to  the  Commission).  The  reimbursement  of  transportation  is  not  taken  into  account  for  this 
ceiling. 
 
In case of outside activities during CCP (special leave on personal grounds) (see fiche 10) the 
official  may  not  deal with  files that he/she  has  dealt with  during the three previous  years  of 
service  in  the  Commission.  Similarly,  they  may  not  attend  meetings  nor  have  professional 
contacts  with  their  ex-DG  or  Service  for  6  months  (or  1  year  if  they  are  members  of  the 
middle or senior management of the DG). 
Remarks:  
If on one hand, the pursuit of outside activities can foster the acquisition of useful skills either 
for the official  or  for the  institution, it is also imperative to avoid any conflict  of interest  or 
                                                 
5 This obligation also applies to temporary agents; contract agents are only obliged to respect this if they had 
access to sensitive information. 
14 

 
any risk of bringing into question the integrity and independence of the official that would be 
susceptible to prejudice Commission interests. 
 
For  this  reason  requests  for  prior  authorisation  should  not  be  considered  a  simple 
administrative  formality  but  should  be  handled  with  great  care.  The  Appointing  Authority 
should  be  provided  with  the  evidence  necessary  to  make  a  fully  informed  decision  thereon. 
The  critical  aspect  of  this  analysis  will  undoubtedly  be  the  examination  of  possible  links 
between  the  functions  exercised  in  the  Commission  and  the  activity  or  function  that  the 
official  will  perform  outside  the  institution,  as  well  as  the  possible  relationship  between  the 
Commission and the body within which the external activity would be exercised. 
 
In  fact the preoccupation with  the  pursuit of external activities is such that the obligation to 
request prior authorization remains even in situations of no activity (e.g. CCP or retirement) 
and after the end of a contractual relationship with the Commission. This highlights the duty 
of loyalty to the institution and strengthens the relationship of trust between the official and 
the institution.  
Procedure to follow: 
Go to Sysper2 – Ethics – My Ethics requests. Fill in all fields marked with an asterisk*.6 
 
Make the application at least two months before the start of the activity or mandate. 
 
The decision of the Appointing Authority shall be taken within one month after receiving the 
request. Authorizations are granted for a maximum period of one year. In case of extension or 
renewal of the mandate or activity a new application must be submitted. 
 
In cases of unpaid activity with a clear interest for the EU it is possible to obtain special leave 
for half of the days in question (up to a maximum of 12 days a year). 
Legal basis: 
Staff Regulations: Article 12b 
CEOS Articles 11, 54 and 81 
Commission  Decision  of  28  April  2004  regarding  external  activities  and  mandates; 
C(2004) 1597 (see link in annex). 
 
 
 
 
                                                 
6  
The Appointing Authority for staff  up to HoU level is the Deputy Director General BXL or LUX. 
15 

 
 
Case studies 
 
1. 

Board of Advisors 
 
A senior manager in your DG has been invited to become a member of the advisory board of 
a  major  European  research  organisation.  Your  DG  works  closely  together  with  this 
organisation, as its objectives are in line with EU policy. At the same time, the organisation 
submits  regularly  to  your  DG  proposals  for  projects  subsidised  by  EU  funding.  These 
proposals  are  in  competition  with  projects  from  other  players  in  this  field.  Should  the 
invitation be accepted? 
 
Reaction 
 
The official should ask for permission for such an activity under Article 16 SR, especially if 
his participation is of a permanent nature. 
The  invitation  should  not  be  accepted  as  there  seems  to  be  a  clear  conflict  of  interest 
regarding  Article  11a  SR  (requires  a  declaration  as  for  the  treatment  of  the  submitted 
proposals). Even though the official is not asked to pronounce himself directly on the project 
proposals, the acceptance would result in apparent conflict of interest, which must be avoided. 
 
 
2. 

Petty service 
 
Your father is the baker in a village near Brussels, and you help him in the shop every Sunday 
morning. You don’t get paid for it. After answering the Ethics Day survey on ethical behavior 
and rules, you start wondering whether you should file a request for outside activity. On the 
other hand, you look at this as minor help you give in a family context.  
 
Reaction 
 
According  to  Article  12b  SR,  “an  official  wishing  to  engage  in  an  outside  activity,  whether 
paid or unpaid, or to carry out any assignment outside the Communities, shall first obtain the 
permission  of  the  appointing  authority”.  This  obligation  to  seek  permission  for  outside 
activities “applies without exception and makes no distinction of the nature or importance of 
the activities or assignment concerned. It is therefore solely for the appointing authority … to 
evaluate  the  characteristics  of  the  activity  or  assignment  when  considering  the  request  for 
permission” [the new decision on outside activity seeks to give automatic permission in such 
cases based on the declaration of this activity]. 
 
 
3. 
Leisure activity 
 
An  official  is  fascinated  by  the  idea  of  restoring  historic  steam  trains.    In  the  evenings  and 
during the weekends, the official is member of a club who prepares these trains to run again.  
Due to his activity he becomes a well-known expert in this field.  He is invited to presentations 
and to deliver speeches on his private activity.  He also starts publishing a book and a website 
on his hobby. 
 
 
 

16 

 
 
 
What are the ethics issues surrounding this situation? 
 
Reaction 
 
There seems to be no real link (other than the issue of trains) between the official's duties and 
the private activities and thus no conflict of interest under Article 11a SR), neither as regards 
the  publications  regarding  this  private  activity  in  journals  (under  Article  15  SR),  but  he/she 
must not sign an article as an official of the Commission. At first glance, it does not seem that 
this  private  activity  requires  an  authorisation  for  outside  activity  under  Article  16  (see  new 
decision).  
 
 
4. 
The IT specialist 
 
A new staff member arrives at the Commission. This person is an IT specialist who worked for 
a  software  consultancy  firm.  Is  it  possible  for  him  to  continue  to  work  with  his  old  clients 
during the weekends? 
 
Reaction 
 
He is obliged to ask for authorisation of an outside activity (Article 16 SR). The Appointing 
Authority  will  examine  the  request  especially  regarding  the  question  of  the  commercial 
character (or not) profession of this activity. 
 
 
5
My second job 
A new colleague in your unit wonders if she could not continue in her spare time to work on 
projects from her former employer. As a contract agent she considers that these assignments 
increase her chances of employability after leaving the Commission. What would you advise 
your colleague? 

Reaction 
 
CAs  are  bound  by  the same  ethical  rules  as  officials.  An  outside  activity  has  to  be  declared 
under  Article  12a  SR.  There  might  also  be  an  issue  of  conflict  of  interest  (Article  11a  SR) 
which has to be declared as well. The notion of 'spare time' could indicate that the activity is 
being  carried  out  simply  during  office  hours.  Such  a  request  would  normally  be  refused.  It 
should be stressed that non-respect could give rise to disciplinary measures under Article 86 
SR. 
 
 
 
 
17 


 
 
FICHE No. 6: MANDATES AND PUBLIC OFFICE  
 
 
 
Basic rules: 
The exercise of a mandate or a public office (paid or unpaid) outside the Institution is always 
subject to prior approval by the Appointing Authority. 
 
If  you  wish  to  stand  for  public  office  you  must  notify  the  Appointing  Authority.  The 
Appointing Authority will decide on your administrative status in the period up to the date of 
your  election  or  appointment,  i.e.  they  will  decide  whether  you  must  take  CCP  (leave  on 
personal  grounds)  or  annual  leave  or  whether  you  can  work  part-time  or  continue  to  work 
without change to your working hours.  
 
If  you  are  elected  or  appointed  to  a  position,  you  must  notify  the  Appointing  Authority 
without  delay.  Once  your  hierarchical  superiors  have  given  their  opinion,  the  declaration  of 
appointment  or  election  goes  to  the  Appointing  Authority  who  will  decide  on  your 
administrative status throughout your term of office (see above). 
 
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based: 
 
  The  type  of  mandate  and  the  nature  of  public  office  to  be  filled  following 
appointment or election; e.g. 
 
  The  duration  of  the  mandate  or  the  public  office  to  be  exercised  and  whether  it 
takes place during working hours; 
 
  The possible effects on the performance of official will influence the decision on 
possible CCP, part-time work, annual leave or remaining on active service in the 
Institution; 
 
  The net remuneration of a paid mandate or function: the maximum net earnings for 
the  exercise  of  mandates  or  public  office  is  set  at  4,500  €  per  year  (amounts 
beyond this ceiling shall be repaid to the Commission). 
Remarks: 
An  official  who  is  elected  or  appointed  to  public  office  who  takes  CCP  must  apply  for 
permission to extend or renew it as necessary. This must be done as per applications for CCP. 
The maximum annual net earnings allowed for external activities are not taken into account in 
the case of officials in CCP. 
 
 Officials on CCP may  not deal with the subject that they have dealt with during their three 
previous years of service in the Commission. Similarly they may not attend meetings nor have 
professional contacts with their ex-DG or service for 6 months (or 1 year if they are members 
of the middle or senior management of the DG). See also fiche 10. 
 
Officials  who  receive  prizes  or  remuneration  for  a  mandate  must  seek  permission  to  accept 
this from the Appointing Authority, regardless of the value of the prize or remuneration. Such 
authorization will be denied if the prize or remuneration is incompatible with the interests of 
the Institution or endangers the independence of the official. 
18 

 
 
Procedure to follow: 
At  least  two  months  before  the  start  of  the  activity  or  mandate,  fill  out  the  declaration  of 
candidature for public office, have it signed by the hierarchy, send it to SRD.2 for visa, then 
send a copy of the signed form to the Appointing Authority 7.  
 
The decision of the Appointing Authority shall be taken within one month after receiving the 
request. Authorizations are granted for a maximum period of one year. In case of extension or 
renewal of the mandate or activity a new application must be submitted. 
 
Legal basis: 
Staff Regulations: Articles 12b and 15 
 
CEOS: Articles 11, 54 and 81 
 
Commission  Decision  of  28  April  2004  regarding  external  activities  and  mandates; 
C(2004) 1597). 
 
 
 
See also Case Studies under Fiche 4 
 
 
 
                                                 
7 The Appointing Authority for staff of all grades and functions is the Director General of DG HR. 
19 


 
  
FICHE No. 7: MISSIONS  
 
 
 
 
Basic rules:  
All travel must be planned in advance in agreement with the hierarchy, and encoded in MIPS, 
the  system  for  processing  missions.  The  mission  order  shall  contain  all  the  information 
required  and  the  person  going  on  mission  must  keep  the  supporting  documents  (invitation 
etc.).  Similarly,  in  the  detail  of  the  mission  expenses  ("décompte  de  frais  de  mission")  you 
have to declare, for instance, if meals were offered by the organizers and the related amounts 
will be then deducted from the mission allowance. 
 
Missions where the cost of travel and/or lodging is borne by the organisers may be accepted 
when they concern events that represent a real interest for the institution and when there is no 
risk  that  the  independence  or  impartiality  of  the  official  can  be  put  in  doubt.  Such  mission 
requests  must  be  scrutinised  by  the  hierarchy  with  particular  care,  on  a  case-by-case  basis, 
considering  among  others  the  context,  the  nature  of  the  entity  offering  to  bear  the  costs 
(public/private) and their link to the Commission,. 
 
Any compensation received in exchange for work performed in the framework of the service 
(e.g.  participation  in  conferences  or  presentations  during  missions  authorised  by  the 
Appointing Authority) must be declared. If, by way of compensation, the cost of the mission 
is reimbursed by the organization for which the official gave a presentation or participated in 
a conference, this must be declared and deducted from the declaration of costs of the mission 
In any case, this situation must be brought to the attention of the hierarchy.  
Remarks:  
Any invitation to participate in events for which the organisers are willing to bear the costs of 
travel and/or lodging should be treated with utmost caution.  
 
Please see also fiches n° 1 and n° 2 on gifts and hospitality.  
 
Procedure to follow:  
Respect the administrative procedure intended for missions.  
 
Reference documents: Missions guide 
 
 
 
 
20 

 
Case Study 
 
Missions 
An important association of the oil sector is organizing a conference in London and asks you 
to make a speech. Travel and accommodation expenses are provided in a luxurious hotel and 
you  even  have  the  possibility  of  taking  someone.  You  will  not  receive  any  financial 
remuneration for the speech.  
 
This is an annual conference organized by the sector and which is always well attended. It 
would therefore be an excellent occasion to make a speech on the principal elements of EU 
policy,  for  the  oil  sector,  to  a  large audience.  Considering  the  media  coverage  surrounding 
this event, it may be possible that interviews with the media are scheduled. What should you 
do?  
 
Accept the original invitation (travel and accommodation expenses paid by the organizer) or 
limit  oneself  to  agreeing  to  make  the  speech?  And  what  should  one  do  if  interviews  are 
scheduled? 
 
  Preliminary questions:  
 
Is my participation of interest to the Communities?  
Is there a conflict of interest in the event of acceptance?  
How will this "generous" invitation be perceived?  
Where does the invitation come from? 
 
An invitation for mission without expenses, such as that of the case study in analysis, must 
always be discussed beforehand with your immediate superior.  This type of invitation may 
only  be  accepted  following  consultation  of  your  hierarchy,  who  will  be  able  to  give  their 
agreement on the basis of the following considerations. 
 
If  it  comes  from  an  association  at  European  level  or  an  official  invitation  from  a  Member 
State, the degree of risk is more controllable. However, the payment of all expenses by the 
Commission remains preferential, but there can be situations (e.g. when the organizer makes 
the accommodation  reservation for the participants) where  the assumption of responsibility 
for the costs of the hotel, by the organizer, can be accepted.  
If  this  involves  a  conference  organised  by  a  private  company,  the  Commission  should 
assume all expenses.  
 
But, in view of the possibility of lobbying either on the part of certain private companies or 
of  certain  Member  States,  the  risks  specific  to  each  situation  and,  the  context in  which  the 
invitation was given, must be evaluated (e.g. the invitation is made by certain Member States 
in particular or at the precise time that legislation, affecting in particular the field of work of 
the company in question, is about to be adopted, etc). In any event, the treatment offered to 
the  personnel  of  the  Commission  should  not  be  favoured  in  relation  to  that  given  by  the 
organizers to other participants.  
 
 
 

21 

 
 
  Are there frequent invitations?  
 
It  is  important  to  take  account  of  the  regularity  of  the  invitations  made  by  the  same 
organizer: if the invitations by the same source are recurring, it will be necessary to evaluate 
the real interest for the Commission and to examine the existence of conflicts of interest.  
 
The identification of all the risks, and reflection on possible negative perception ('duty to be 
circumspect') should always be carried out, especially as regards hospitality. For this reason, 
these cases must always be discussed with the hierarchy, including the Director.  
 
Still  looking  at the  acceptance  of  an  invitation  to  take  part  in  a  conference,  this  case  study 
illustrates  another  potential  situation:  the  participation  of  officials  as  speakers  at  events  in 
which  the  other  participants  pay  a  registration  fee.  In  this  case, the  general  rule consists  in 
not  accepting,  because  the  participation  of  officials  should  not  in  any  way  contribute  to 
generating profits for the organizers. Exceptions  – limited - to this rule can be accepted by 
the  hierarchy  if  there  is  a  strong  interest  for  the  Communities  (e.g.  the  possibility  of 
addressing an important audience, etc).  
 
  Invitation to a partner:  
 
If  the  invitation  extends  also  to  a  partner,  who  may  have  family  ties  with  the  official 
(spouses, etc), prudence is required: The risks of negative perception are too high and should 
give rise to any suspicion of conflict of interest. Preferably, partners should not accompany 
the official but if they do so, they have to assume the costs completely and the official has 
also to inform his hierarchy. If the invitation to the spouses includes a "social" program sent 
to  all  partners  (e.g.  cultural  visits,  etc),  this  should  be  done  transparently  by  an  organizing 
body.  
 
  Contacts with the media:  
 
Please consult Fiche No. 7.  
 

 
 
 
22 


 
 
FICHE No. 8: CONTACT WITH THE MEDIA 
 
AND PUBLIC IN GENERAL 
 
 
 
Basic rules: 
In principle contacts with the media are the responsibility of DG COMM. The spokesperson 
designated  by  the  Cabinet  is  responsible  for  contacts  between  the  media  and  the 
Commissioner responsible for that DG. However, you may be asked to give an opinion with 
regard  to  questions  of  a  more  technical  nature,  or  details  about  your  files,  and  to  provide 
follow-up with due diligence.  
 
In  compliance  with  the  duty  of  reserve  to  which  the  civil  servant  is  subject  by  the  Staff 
Regulations,  information  that  has  not  been  made  public  or  is  not  accessible  to  the  public 
cannot be transmitted.  
 
The  Communication  Unit  must  be  kept  informed  of  any  contacts  with  the  media.  This  is 
necessary to ensure that an overview of the contacts with the media, or only one aspect of it, 
is available, as no other unit will be aware of similar contacts elsewhere in the DG. 
 
It is excluded for an official to take the initiative to contact the press directly.  
 
The  Code of  Good  Administrative  Behaviour, which stipulates the rules on relations  with 
the  public  is  applicable  to  all  staff  covered  by  the  Staff  Regulations  but  should  also  be  a 
reference point for all personnel under private law contracts, ENDs and stagiaires.  
 
The  principles  of  good  administration  are  legality  (the  application  of  EU  rules  and 
procedures),  non-discrimination  and  equal  treatment  (similar  cases  receive  equal  treatment), 
proportionality  (measures  should  be  proportionate  to  the  objective),  and  consistency  in 
administrative practice by the Commission.  
 
Guidelines  for  good  administrative  behaviour  for  staff  in  their  relations  with  the  public  are 
objectivity  and  impartiality  (conduct  guided  by  EU  interest  and  the  public  good),  and 
adequate treatment of requests for information from the public (response in-time).  
 
Specific rules in handling public inquiries:  
 

1.  Requests for documents: if a document is published or accessible it may be forwarded 
to the applicant or details must be given on where to find it and how to gain access to 
it.  
 
2.  Correspondence8: an answer in the same language as the original letter (if it is written 
in an official language) shall be sent within 15 working days after the date of receipt 
(with reference to the responsible person and their contact details). If necessary send a 
holding  reply  (specifying  the  new  response  time  in  relation  to  the  complexity  of  the 
issue where it involves further research, the need for translation, or interdepartmental 
consultation).  
                                                 
8   These  dispositions  do  not  apply  to  abusive,  repetitive,  outrageous,  or  pointless  correspondence  that  can 
legitimately be discontinued by the Commission. 
23 

 
 
3.  Telephone  communications:  Always  ask  for  the  identity  of  interlocutors  but  also 
enquire about whom precisely they represent (in particular in the case of lobbyists or 
lawyers). Ask  also  for  a  written confirmation  of the request and provide information 
on matters directly within your competence (as long as this is done in compliance with 
the interest of the institution); otherwise, send the call to other departments or to your 
superior (if in doubt, consult your superior before providing information), if necessary 
you may request a written confirmation of questions addressed to you by telephone.  
 
4.  E-mail: the rules are similar to those regarding telephone communications (see above); 
if  the  contents  of  an  e-mail  are  more  like  that  of  a  letter  follow  the  instructions  for 
treatment and delays for correspondence (see 2 above).  
Remarks:  
Given the media coverage of certain statements that may be misinterpreted out of context 
and that are harmful to the image of the institution, you are advised to proceed with great 
caution if you are directly contacted by journalists. Your duty of discretion and caution is 
needed in these cases and you need to be aware of the negative impact that poor conduct 
on your part can lead to either for the Commission or for the reputation of its staff.  
 
As  an  official  of  the  European  Commission  you  are  at  the  service  of  European  citizens, 
therefore when dealing with the public, you should ensure that their requests are followed 
up in a correct, proper and timely manner. However you should take the time to check if 
the information is in the public domain before divulging it - if you have any doubts about 
the  EU  interest  in  transmitting  information,  please  feel  free  to  discuss  this  with  your 
hierarchical superiors. 
Procedure to follow:  
If  contacts  are  envisaged  beforehand,  contact  your  spokesperson  for  more  precise 
instructions.  If  contacts  are  unforeseen,  restrict  yourself  to  talking  about  EU  policy 
specific to your sphere of activity and disclose only public information. Contacts with the 
media are an important problem especially for young officials who, not knowing how to 
manage  the  situation,  can  be  caught  out  (they  must  be  warned  of  the  possibility  and 
coached).  
 
Moreover,  these  contacts  may  be  the  occasion  for  certain  journalists  to  try  to  include 
officials  in  their  information  network  in  order  to  have  access  to  privileged  information: 
this must be reported to the spokesperson.  
 
Stay "neutral" if you are directly contacted by journalists and direct them to the relevant 
services  in  a  courteous  manner.  Do  not  forget  to  bring  the  situation  to  attention  of  your 
Head of Unit and Unit ENER.A.2, who will take preventive measures if necessary (such 
as to alert the competent services in advance of possible further contact from the media, 
thus preparing the ground for the type of feedback to give, etc.). 
 
Legal basis:  
Article 17 of the Staff Regulations;  
Commission's Rules of Procedure. 
Code  of  good  administrative  behaviour  for  staff  of  the  European  Commission  in  their 
relations with the public (decision of 17 October 2000 - 2000/633/EC, Euratom ECSC). 
 
24 

 
Case Study 
 
Cocktail bar 
On mission, one of your colleagues is drunk at a popular pub near the ministry where official 
Commission meetings  take  place  with national  authorities. He behaves appallingly, throws  a 
pint of beer through a window, discloses confidential information about the state of play of the 
meetings  to  a  local  journalist  and  swears  loudly  at  the  barkeeper.  What  could  be  the 
consequences of this behaviour? 
 
Reaction 
 
The  consequences  of  such  behaviour  are  harmful  to  the  image  of  the  Commission  as  an 
institution.  The  colleague  is  in  breach  of  Article  12  SR,  i.e.  the  requirement  to  refrain  from 
any  action  or  behaviour which  might  reflect adversely  upon his  position,  as  well  Article  17, 
which requires the official to refrain from any unauthorised disclosure of information received 
in  line  with  his  duties.  Non-compliance  with  these  obligations  can  lead  to  disciplinary 
procedures (Article 86 SR). According to Article 22a, you should report this incident, despite 
an understandable reticence to do so. 
What could be the consequences of this behaviour? 
 
Two basic issues arise: on the one hand, the failure to respect the dignity of the office and on 
the  other,  the  transmission  of  confidential  information.  It  is  not  a  challenge  to  freedom  of 
expression,  but  it  is  a  question  of  duty  not  to  disclose  confidential  information.  Even  in  a 
context  not  directly  related  to  the  functions  performed  at  the  Commission,  free  speech  is  to 
behave,  with  a  sense  of  loyalty  and  discretion  that  the  dignity  of  the  office  requires.  
In  regard  to  transmission  of  information,  it  is  important  to  bear  in  mind  the  risk  of  adverse 
"treatment"  of  information  in  general  (even  if  it  is  not  confidential):  the  risk  that  such 
information is taken out of context and twisted/changed from the original meaning. 
 
 
 
25 


 
 
FICHE No. 9: CONTACTS WITH LOBBIES AND 
 
OTHER INTEREST GROUPS 
 
 
 
Basic rules:  
In  general  the  same  rules  apply  in  these  cases  as  the  rules  for  contacts  with  the  public.  
The guidelines regarding the transmission of information and/or documents are especially 
important in these cases. 
 
Remarks:  
In  a  DG  such  as  ours,  there  are  numerous  contacts  with  organizations  representing 
professional sectors. The working relationships that develop with counterparts from these 
interest  groups  must  remain  objective  and  impartial,  keeping  in  mind  that  one  should 
always safeguard EU interests. In addition it is necessary to ensure that one’s interlocutors 
feel that they are being treated on an equal footing, as indeed they should be.  
 
Even if these working relationships are positive and constructive, the official must under 
no  circumstances  be  influenced  by  private  interests  or  a  Member  State  in  carrying  out 
their  duties  and  in  the  decisions  that  they  need  to  take  as  a  Commission  official.  The 
contacts  that  you  establish,  as  a  representative  of  this  DG  in  the  framework  of  a 
relationship between the Commission and the Member States, must not lead to problems.  
 
In the same way as the approach adopted to gifts and favours, you are the person who is 
best  able  to  judge  how  to  manage  relationships  with  lobbyists  and,  if  you  have  the 
slightest doubt, you should talk to your hierarchy who will guide you in a concrete way on 
how best to act, based on their actual experience in the unit. If you feel “under pressure” 
or  feel  restricted  in  your  daily  work,  it  may  be  the  appropriate  time  to  change  your 
responsibilities. Anyway, it is strongly recommended that this kind of contact takes place 
in  the office during normal working  hours. Moreover, in  order  to  promote  openness and 
transparency,  you  should  provide  interest  representatives  and  stakeholders  with 
information on the European Commission's Register of interest representatives and invite 
them to sign up to it. 
 
Legal basis:  
Article 17 of the Staff Regulations  
 
Manual of Operational Procedures of the Commission  
 
 
 
 
26 

 
Case Studies 
 
1.   Exchange of information
 
One  of  your  sector  heads  is  working  on  an  important  proposal  for  new  policy,  a  major 
priority  for  your  unit.  She  still  has  to  do  an  impact  assessment  and  fears  that  it  will  be 
difficult  to  find  relevant  data  in  time.  A  lobbyist,  who  claims  to  represent  the  interests  of 
industry  in  your  area,  offers  to  provide  her  with  data,  if  she  can  keep  him  well  informed 
about the progress made with the new proposal. Can he/she accept? 
 
Reaction 
 
There  is  a  certain  interest  of  the  service  in  receiving  the  required  information  from  the 
outside  source.  There  can  however  be  not  any  exchange  of  information.  The  Staff 
Regulations  do  not  allow  officials  to  disclose  unauthorised  information,  unless  the 
information  has  been  made  public  or  is  accessible  to  the  public  (Article  17  SR).  Moreover 
data  transmission  must  be  done  transparently  and  without  giving  preferential  treatment  to 
certain  actors.  It  is  important  not  to  feel  trapped  for  the  sake  of  politeness  and  courtesy 
towards the others: a trick to mark your territory; e.g. the environment and conditions under 
which  the  meetings  with  representatives  of  the  lobbies  take  place  (contacts  with  external 
actors should be held wherever possible in your office and during normal working hours). 
In any case, the accuracy of the information received must be verified and their source (e.g. 
the data produced by a European association representing a sector will in principle be more 
reliable than those of a private company).  
Therefore,  in  the  case  study,  the  principles  of  transparency,  proportionality  and  equal 
treatment are applied when making the risk assessment
 
 
 
2. 
On secondment 
 
A  seconded  national  expert  works  in  view  of  his  expertise  on  proposals  for  EU  funding 
relating to his own member state. As your service is seriously understaffed and no one else is 
available,  it  is  proposed  that  the  "END"  go  on  mission  to  his  country  and  to  discuss  the 
proposals with the authorities on the spot. Is this allowed? 
 
Reaction 
 
This  is  an  administrative  dilemma.  The  fact  that  an  END  deals  with  proposals  regarding 
funding  for  his  own  member  state  may  create  a  conflict  of  interest  if  in  competition  with 
other proposals from other countries. Everything depends on whether there is a link between 
the technical expertise provided and the decision making process or not.  
While the END is bound by the same or similar rules of conduct or ethical requirements as 
an  official  (Article  6  of  END  decision),  such  potential  conflicts  of  interests  should  be 
avoided. 
 
 
 
 
27 


 
FICHE No. 10: CON  
FLICT OF INTEREST 
 
 
Basic rules:  
It  is  necessary  to  distinguish  between  two  situations  with  regard  to  preventing  potential 
conflicts of interest with relevance to an official’s private life: 
 
-  With regard to spouses/partners: the official must declare the professional activities of 
their spouse or partner to the Appointing Authority if it is lucrative, if it is related to 
the work of the official or if the spouse's employer has clear links with the 
Commission. 
 
-  With regard to any personal interests, an official cannot deal with issues in which they 
have  a  direct  or  indirect  personal  interest  (the  interest  of  their  family  or  spouse  or 
partner, etc.) that could compromise their objectivity and independence. If there is the 
slightest doubt, it is necessary to make a statement to the Appointing Authority.  
 
Criteria on which the decision of the Appointing Authority will be based: 
 
-  The  link  between  the  content  of  the  activity  of  the  official,  the  private  interest 
(including  those  of  their  family  and  spouse  or  partner)  and  the  consequences  for  the 
interests of the Institution;  
 
-  The grounds for which you feel that your independence may be threatened; 
 
-  The  contents  of  the  activity  of  your  partner  or  spouse,  including  financial  or 
contractual  relationships  between  the  Commission  and  the  employer  of  a  spouse  or 
partner and the nature of its relationship with the work of the official; 
 
-  The  possibility  of  alleged  bias  against  the  official  or  the  risk  of  being  accused  of 
losing their independence. 
In case of incompatibility with the work carried out by the official, the Appointing Authority 
may decide to change his/her duties or transfer him/her to another job.  
Remarks:  
The  precise  definition  of  potential  conflicts  of  interests  is  not  easy  to  establish,  not  only 
because the situations covered are numerous and vary greatly depending on individual cases, 
but also because the assessment by the Appointing Authority of the type of interest involved 
can be very complex.  
 
With a view to anticipating future problems and to preventing actual conflicts of interest that 
may  adversely  affect  the  reputation  of  the  official  and  the  image  of  the  Institution,  officials 
are strongly advised to signal in advance to their hierarchy any situations in which they feel 
there  could be  potential  conflicts  of  interest.  In  doing  so, the  officials  demonstrate  that they 
have  behaved  in  a  responsible  and  upright  manner  and  provide  the  opportunity  for  the 
Appointing Authority to judge the situation on the basis of information provided in the  light 
of  other  similar  cases  in  the  Commission  in  order  to  take  the  best  informed  decision  on  the 
case in question. 
 
28 

 
 
Procedure to follow:  
Conflict of interest 
 
It  is  necessary  to  complete  the  appropriate  form  get  it  signed  by  your  hierarchy  and  the 
Appointing Authority9. A copy should be sent to DG HR.B.1.   
 
Activities of spouse or partner 
 
Fill in the appropriate form and get it signed by the hierarchy and the Appointing Authority10. 
A copy of the completed form should be sent to DG HR.B.1. 
 
 
Legal basis: 
Articles 11a and 13 of the Staff Regulations  
Articles 11, 54, 81 and 124 of the CEOS  
 
 
 
                                                 

The Appointing Authority for all staff  is the Director General of DG ENER.  
10 
The Appointing Authority for staff  up to HoU level is the Director General of DG ENER.  
29 

 
 
Case Study 
 
The job of the spouse 

You are involved in the selection process of a big contract and you know that the spouse of 
your colleague recently obtained a key position in the company that is a serious contender to 
win the contract  for the project. Your colleague has a crucial  role in the process  to award 
the contract. She feels uneasy with the situation and asks you for an advice on what to do. 
 
What would you advise? 
 
This is a clear case of conflict of interest regarding Article 11a SR (direct or indirect personal 
interest) as well as of Article 13 SR regarding the obligation to declare the gainful activity of 
a spouse. You should therefore advise your colleague to withdraw from  participating in the 
procedure or to declare the conflict of interest (Article 52 Financial Regulation). In case the 
colleague  does  not  react,  you  have  to  inform  the  hierarchy  according.  Despite  the 
understandable  personal  dilemma,  not  doing  so  would  expose  yourself  to  disciplinary 
procedures  under  Article  86,  as  you  are  in  breach  of  Article  22a  obliging  you  to  report  any 
illegal activities. 
 
 
 
30 


 
 
FICHE No. 11: TERMINATION OF SERVICE OR 
 
LEAVE ON PERSONAL GROUNDS ('CCP') 
 
 
 
Basic rules: 
 
-  Termination of duties 
A former official or agent who has ceased their activities in the Institution (due the end of 
a  contract,  resignation,  early  departure  or  retirement)  or  staff  on  CCP    shall  continue  to 
fulfil  the  duties  of  honesty  and  sensitivity  that  have  characterized  their  professional  life 
when they were working in the Commission. 
 
They  also  remain  subject  to  the  duties  of  reserve  and  of  confidentiality  and  cannot 
disclose  information  linked  to  their  functions,  unless  the  information  has  been  made 
public or is accessible to the public. 
 
Similarly, the rules on gifts and hospitality (see fiches 1 and 2) as well as decorations and 
honours  (see  fiche  3)  apply  to  former  officials  and  other  servants  provided  that  the 
delivery  of  a  gift  or  title  is  in  connection  with  the  duties  they  undertook  at  the 
Commission. If accepted, request prior authorization from the Appointing Authority, who 
shall decide on the basis of the criteria specified in the fiches mentioned above. 
 
If officials intend to exercise an activity after leaving the service, such activities must be 
compatible with EU interests. In order to enable DG HR to assess the compliance of the 
former official or agent’s situation with regard to the rules, it is imperative to introduce a 
request for permission to exercise an activity after departure from the Commission. This 
obligation11  is  valid  for  a  period  of  two  years  from  the  date  of  termination  of  functions 
(see fiche 5). 
 
The beneficiaries of a disability pension are not in any case allowed to engage in gainful 
employment, except where the Appointing Authority decides otherwise. 
 
-  Leave on personal grounds (CCP) 
In principle CCP is not incompatible with the exercise of a professional occupation since 
one  of  the  motivations  underlying  CCP  is  to  obtain  new  professional  experience. 
However,  an  official  or  agent  on  CCP  should  always  apply  for  prior  authorization  (see 
fiche 5). 
 
In  case  of  external  activities  during  CCP  in  principle  the  official  cannot  deal  with  cases 
which  they  dealt  with  during  their  last  3  years  of  service  at  the  Commission.  Similarly 
they cannot attend meetings nor have professional contacts with their ex-DG or service for 
6 months (or 1 year if they were in a management position in the DG). 
Please note that in its evaluation of potential conflicts of interest in these rather sensitive 
situations  regarding  work  related  to  functions  exercised  in  the  Commission,  the 
                                                 
11 
This does not apply to former contract agents  unless they had access to confidential information. 
31 

 
Appointing  Authority  may  impose  compliance  with  other  conditions  depending  on  the 
individual case and with regard to the characteristics of the work in question. 
 
With regard to the exercise of a political mandate and of an appointment to a public office, 
the Appointing Authority may even consider it essential that the staff member takes CCP 
(see fiche 6). The duration is normally the period covered by the CCP which would have 
been  granted  specifically  to  support  the  mandate  or  function  in  question,  following  the 
examination of the compliance with the interests of the Union and the absence of conflicts 
of interest. 
Notes:  
Concerns  about  ethics  are  so  important  that  expectations  with  regard  to  impeccable 
behaviour in the interests of the Union persist even after termination of duties. In fact, it is 
legitimate  to  expect  that  the  values  attached  to  this  new  culture  of  integrity  become  so 
internalized  by  those  who  had  a  career  within  the  institution  that  reflexes  to  request  the 
Appointing Authority prior to specific authorizations for certain situations seem "natural". 
 
With  regard  to  carrying  out  professional  activities  during  CCP,  the  goal  is  to  avoid 
potential  conflicts  of  interest.  With  regard  to  former  officials  the  aim  is  rather  to  ensure 
that  they  maintain  a  standard  of  ethical  behaviour  above  all  suspicion  and  respect 
fundamental EU interests. 
 
Procedure to follow: 
Termination of service 
 
Fill out the appropriate form providing all the necessary details on the functions during the 
past 3 years of work at the Commission and on the envisaged new activity. Send this form 
to  the  Appointing  Authority12  who  will,  among  others,  consult  your  DG  of  origin.  The 
Appointing Authority has 30 days to notify its decision. 
 
External activities during CCP 
 
Go to Sysper2 – My Ethics file – Ethics requests.  
 
If you prolong your CCP a prior request to carry out the activity in question should again 
be presented to the Appointing Authority, even if it is the same activity as the one which 
has already been authorised. If you change activity during CCP, it is necessary to make a 
new request. 
 
Legal basis: 
Staff Regulations: Articles 16, 17 and 19 
CEOS: Chapter 2 
Decision of 28 April 2004 on outside activities and mandates (C 2004-1597) 
 
 
 
 
                                                 
12 The Appointing Authority for all staff is the Director General of DG HR.  
32 

 
ANNEXES 
REFERENCE OF RULES AND APPLICABLE LAW 
 
Staff Regulations,
 
in particular Titles II and VI  
 

Code of good administrative behaviour (relations with the public) 
 
Manual of operating procedures 
 
Communication from Vice-President Kallas to the Commission on the Environment for 
enhancing professional ethics in the Commission - SEC (2008) 301 final 
 
Internal control standards
, in particular standard 2 regarding ethical values in SRD 
MOVE/ENER 
 
Commission decision of 28 April 2004 on outside activities and assignments, C(2004) 
1597/10 -
 AN 85/2004 of 29 June 2004 
Guidelines on Gifts and Hospitality for the staff members – SEC (2012) 167 final 
 
Financial issues 
Financial regulation and implementing rules 
 
Practical Guide to staff ethics and conduct prepared by DG HR & Security  

 
Other useful links 
Publications and speeches 
 
Gifts 
 
Conflicts of interest
 
 
European Commission's Register of interest representatives 
 
External activities
 
 
Professional activity after leaving the service (end of contract, retirement, CCP) 
 
Guidelines for all staff on the use of social media, Administrative Notice N° 34-2011 of 
19.08.2011  
 
Practical Guidance for staff wishing to engage in volunteer activities
 
Administrative Notice N° N° 22-2011 / 12.05.2011 
 

Guidelines for 'Staff as Ambassadors' 
33 

 
COMMUNICATION FROM VICE-PRESIDENT KALLAS TO THE COMMISSION ON 
ENHANCING THE ENVIRONMENT FOR PROFESSIONAL ETHICS 
(document SEC (2008) 301 final) 
ANNEX 
STATEMENT OF PRINCIPLES OF PROFESSIONAL ETHICS 
Staff of the European Commission serve the public interest of the European Union. Incumbent 
with this privilege is the obligation to adhere to the principles of the European Civil Service as 
reflected in the Staff Regulations. 
Upholding public interest and accountability 
Staff's conduct and participation in any decision-making process should be determined by the 
need  to  serve  the  common  good  and  the  European  public  interest,  and  never  by  any  other 
interests whether private or as a result of pressure from any source. 
Staff  help  the  European  Commission  to  meet  the  highest  standards  of  transparency  and 
accountability. Staff act in a manner that will bear the closest public scrutiny. 
Competence, responsibility and objectivity 
Staff  serve  the  public  interest  of  the  European  Union  with  competence  and  responsibility,  in 
accordance  with  the  highest  professional  standards.  They  constantly  aim  at  achieving  the 
Commission’s objectives effectively and efficiently and they loyally implement all decisions. 
Staff  give  honest  and  impartial  advice  and  act  at  all  times  in  an  independent  and  objective 
manner. Conclusions or decisions should be balanced and based on a thorough analysis of the 
facts  and  the  legal  background.  Staff  must  ensure  that  any  conflict  of  interests  which  arises 
between  their  individual,  private  interests  and  the  public  interest  of  the  European  Union  is 
handled properly. 
Safeguarding public assets and information 
Staff ensure proper and efficient use of the resources and public assets trusted to them so as to 
protect the financial interests of the European Union. 
Staff  are  responsible  for  the  security  of  information  in  their  possession  or  under  their 
responsibility whilst complying with the rules on access to documents safeguarding the public 
interest. 
General Conduct 
Staff communicate and behave in a way which will not reflect negatively on the Commission. 
Staff should in all contexts consider the possible consequences and implications of potential 
action;  they  should  conduct  themselves  at  all  times  with  a  due  sense  of  proportion  and 
propriety, always bearing in mind the image and the reputation of the Commission. 
 
 
 
34 







 
COMMISSION DECISION ON OUTSIDE ACTIVITIES AND 
ASSIGNMENTS 

AN° 85-2004 / 29.06.2004 
Brussels, 28.4.2004 
C(2004) 1597 
COMMISSION DECISION 
on outside activities and assignments 
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES, 
 
Having regard to the Staff Regulations of Officials of the European Communities, and in particular Article 1c, the 
second paragraph of Article 11, Article 11a, Article 12, Article 12b, the second paragraph of Article 15, Article 16, 
Article 17, Article 17a, Article 19, the first paragraph of Article 55 and article 13 and 40 of Annex VIII thereof, and to 
the Conditions of Employment of Other Servants of the Communities, and in particular Articles 11, 16, 54, 57, 81 and 
91 thereof;  
 
Whereas in the interest of transparency the provisions governing permission to engage in an outside activity and 
assignment should be incorporated in a single measure indicating in detail which factors have to be taken into account 
when taking a decision on such permission; 
 
Whereas the Commission, in the context of the reform process, has decided to encourage external mobility to enable 
officials to acquire new skills and knowledge which are of benefit both to the officials themselves and to the institution; 
 
Whereas the present rules are intended to prevent conflicts of interest from arising, without imposing unreasonable 
restrictions on officials’ outside activities, 
 
HAS DECIDED AS FOLLOWS: 
  Article 1 - Definition 
   
  Chapter 1 - Officials in active employment  (Article 35(a) of the Staff Regulations)  
  Article 2 - Assignments and outside activities  
  Article 3 - Exercise of a public office  
  Article 4 - Activities carried out in the framework of a mission  
  Article 5 - Voluntary work  
  Article 6 - Educational activities  
  Article 7 - Professional activities  
  Article 8 - Commercial activities  
  Article 9 - Maximum net remuneration  
  Article 10 - Prizes and awards  
  Article 11 - Special leave  
  Article 12 - Period of validity  
  Article 13 - Officials working part time 
   
  Chapter 2 - specific provisions for officials on leave on personal grounds (Articles 35(c) and 40 of 
the Staff Regulations) 
GENERAL PROVISIONS
  
  Article 14 - Permission for outside activities or assignments for officials on leave on personal grounds 
(Article 12b of the Staff Regulations)  
  Article 15 - Consultation of the Director-General for Administration and Personnel 
   
  SPECIFIC PROVISIONS  
  Article 16 - Work dealing with active service in the Commission  
  Article 17 - Contracts with the Commission 
   
  Chapter 3 - officials having left the service of the European Commission  
  Article 18 
   
  SPECIFIC PROVISIONS FOR CERTAIN GROUPS OF FORMER OFFICIALS  
  Article 19 - Former officials receiving a retirement pension or on non-active status or retired in the 
interests of the service  
  Article 20 - Former officials receiving an invalidity allowance or invalidity pension 
   
35 



 
  Chapter 4 - Temporary staff  
  Article 21 
   
  Chapter 5 - Final provisions  
  Article 22 - Former decisions  
  Article 23 
   
Article 1  
Definition 
For the purposes of the present decision 
1.  “Public office” means any public office, paid or unpaid, that is filled following an election or otherwise; 
   
2.  “Assignment” means the taking-on of a defined, time-limited task; 
   
3.  “Outside activity” means any other activity, paid or unpaid, that is of an occupational character or goes 
otherwise beyond what can be reasonably considered a leisure activity.  
Chapter 1 
Officials in active employment  
(Article 35(a) of the Staff Regulations) 
 
Article 2  
Assignments and outside activities 
Officials in active employment or secondment wishing to engage in an assignment or outside activity within the 
meaning of Article 1 of this Decision must request permission from the appointing authority pursuant to Article 12b of 
the Staff Regulations. Applications, accompanied by the necessary supporting documents, must be submitted through 
their immediate superiors, where possible, 2 months before the beginning of the activity or assignment. The 
appointing authority shall respond to this request within 1 month of receipt of the application. 
Article 3  
Exercise of a public office 
1.  Officials that are elected or appointed to public office and who continue working are subject to the obligations 
that normally apply to officials. By way of exception, any payment made to an official in that connection shall 
not count towards the ceiling for net remuneration set out in Article 9 of this Decision. 
   
2.  Officials who are elected or appointed to public office and who take leave on personal grounds in order to fill it 
shall require prior authorisation for assignments or outside activities that are not related to the performance of 
the duties that it entails. This provision shall not apply where an elective office is covered by legal immunity.  
Article 4  
Activities carried out in the framework of a mission 
An official may not accept any remuneration that is offered in exchange for any work done - and in particular 
participation in a conference or a presentation - in the course of a mission ordered by the appointing authority. The 
official should however ask for the costs of the mission to be reimbursed by the body to which he renders such 
services. Any such reimbursement shall be declared to the appointing authority and deducted from the official’s 
mission costs. 
Article 5  
Voluntary work 
Without prejudice to Article 8, permission shall in principle be granted for work not giving rise to remuneration or the 
like, whether charitable or not, provided that it is not so onerous as to be likely to impair the official’s ability to work 
for the Commission, and in particular his obligations under Article 55 first indent of the Staff Regulations. 
Article 6  
Educational activities 
Subject to Article 5 and 8 of this decision, teaching and other educational activities, whether gainful or not, shall in 
36 

 
principle be authorised for one year provided that their duration does not exceed 100 hours per academic year. 
 
In exceptional circumstances, where the activity is clearly in the interest of the institution, the educational activities 
may be extended to academic activities, including research. In those cases no decision may be taken without prior 
consultation of the Director-General for Personnel and Administration. 
Article 7  
Professional activities 
Without prejudice to Articles 5, 6 and 8 of this Decision, permission shall not be granted for assignments or outside 
activities which are pursued in a professional or similar capacity (e.g. architect, lawyer, economist, accountant, 
computer expert, engineer, interpreter, doctor, translator, consultant etc.). 
Article 8  
Commercial activities 
Permission shall not be granted for assignments or activities for firms and companies, whose objects are commercial, 
even if the official’s relationship with the company or firm in question entails no remuneration or purely nominal 
remuneration. 
Article 9  
Maximum net remuneration 
The maximum annual ceiling for net remuneration, including any fees received, which an official may receive in 
connection with all his assignments or outside activities combined, shall be € 4500. The reimbursement of costs (e.g. 
transportation etc.) shall not be taken into account for this purpose. The official shall hand over to the appointing 
authority amounts exceeding the sum of € 4500.  
 
Royalties received for publications shall be excluded from the calculation of net remuneration. 
Article 10  
Prizes and awards 
Officials given a prize or award for an assignment or outside activity are required to apply to the appointing authority 
for permission to accept it. Such permission shall be granted or withheld by the appointing authority depending on the 
circumstances of each case, regardless of the value of the prize or award. Permission shall only be refused if the 
acceptance of the prize or award is incompatible with the interests of the institution or could impair the independence 
of the official. 
Article 11  
Special leave 
Where unpaid activities are of benefit to the Communities, the appointing authority may grant special leave amounting 
to half the number of working days involved, up to a maximum of twelve days per year. 
Article 12  
Period of validity 
Permission granted pursuant to Article 12b of the Staff Regulations shall be valid for the period set out in the 
authorisation but in principle not more than one year. A new application must be submitted for any prolongation or 
renewal at least two months before expiration of the period. 
Article 13  
Officials working part time 
1.  Officials who have been authorised to work part time may take on unpaid outside assignments and activities if 
such outside assignments and activities are not incompatible with the reasons for which part-time work has 
been authorised. 
   
2.  Officials elected or appointed to public office who have been authorised to work part time may take on paid 
outside assignments and activities directly related to the reasons for which part-time work has been 
authorised.  
37 

 
 
Chapter 2 
specific provisions for officials on leave on personal grounds  
(Articles 35(c) and 40 of the Staff Regulations) 
 
GENERAL PROVISIONS 
 
Article 14  
Permission for outside activities or assignments for officials on leave on personal grounds 
(Article 12b of the Staff Regulations) 
1.  Officials on leave on personal grounds must seek permission pursuant to Article 12b of the Staff Regulations to 
undertake an assignment or an outside activity at any time during the period of leave in accordance with the 
present decision. 
   
2.  Such permission shall in principle be granted except where the assignment or the activity could give rise to a 
conflict of interest or be detrimental to the interest of the Communities. A conflict of interest shall be deemed 
to exist where the assignment or the activity would reflect on the official’s status as an official and would be 
detrimental to the loyalty she owes to the institution and its authorities but also where it would be 
incompatible with her duty to conduct herself in a manner that is beyond suspicion in order that the 
relationship of trust between that institution and herself may at all times be maintained. 
   
3.  An official requesting permission pursuant to Article 12b of the Staff Regulations in order to take up an 
assignment or outside activity shall in particular provide to the appointing authority: 
   
o  a description of her activity during her last three years of active service at the Commission; 
   
o  a description of the activity that she wishes to take up including information on the position the official 
is to occupy and the expected duration of the activity; 
   
o  the name, address and telephone number of the potential employer; 
   
o  the employer’s fields of activity; 
   
o  the links with the official’s functions exercised in the Commission, if any; 
   
o  any other information that could reasonably be considered relevant by the appointing authority in 
deciding on the request. 
   
To this end the official will fill in and file with the Commission an application form provided by the appointing 
authority. Applications, accompanied by the necessary supporting documents, must be submitted through her 
immediate superiors, at least two months before the beginning of the activity or assignment. Authorisation 
shall only be refused if the work referred to above is incompatible with the interests of the institution or could 
impair the independence of the official. 
   
4.  In addition, the official shall sign a declaration confirming that she has full knowledge of her obligations in the 
sense of the present decision. 
   
5.  The appointing authority shall make permission to undertake an activity whilst on leave on personal grounds 
conditional upon the official’s consent to the Commission making her name, position in the undertaking, and 
the name of the undertaking for which she intends to work, publicly available. To this end the official will sign 
a declaration provided by the appointing authority. 
   
6.  Any permission granted pursuant to an application under paragraph 3 of this article shall be limited to 
employment with the named employer, and any person with whom the employer merges or transfers the 
undertaking by which the official is employed. 
   
7.  An official on leave on personal grounds who wishes to transfer to a different employer shall seek a revised 
authorisation pursuant to Article 12b of the Staff Regulations. Obligations of the present decision shall apply. 
   
8.  An official shall inform the appointing authority without delay where any other change in one or more of the 
circumstances set out in paragraph 3 of this article arises after permission pursuant to Article 12b, second 
paragraph, of the Staff Regulations has been granted. The appointing authority shall examine whether to 
modify the conditions of or to withdraw its permission in the light of such a change. Such withdrawal shall take 
38 

 
effect after the official has had a reasonable time to take the necessary measures.  
 
Article 15  
Consultation of the Director-General for Administration and Personnel 
A decision on a request for permission to engage in an outside activity or assignment which is made in connection 
with: 
a.  a request for leave on personal grounds, 
   
b.  a request by an official who is already on leave on personal grounds to engage in an outside activity or 
assignment,  
shall be taken after consultation of the Director-General for Personnel and Administration. 
SPECIFIC PROVISIONS 
 
Article 16  
Work dealing with active service in the Commission 
1.  If the official intends to undertake work that requires her to deal directly or indirectly with subjects that fall 
within a policy area in which she was or has been working during the three years of active service immediately 
preceding the probable or actual date of commencement of her leave on personal grounds, she shall provide 
full details thereof to the appointing authority. Such work may not be undertaken unless and until she has 
received the written authorisation of the appointing authority. 
   
2.  The official may not deal with individual cases that she had worked on in the course of the three years of 
active service in the Commission immediately preceding the probable or actual date of commencement of her 
leave on personal grounds. When officials have worked on individual cases prior to the said period of three 
years, they are not thereby automatically authorised to deal with those individual cases. 
   
3.  The official may not participate in meetings or have contacts of a professional nature with her former 
Directorate General or service for a period of : 
   
o  1 year where the official occupied a management function in this Directorate General or Service, 
   
o  6 months in all other cases. 
   
4.  The appointing authority may make any authorisation it grants subject to such conditions as it reasonably sees 
fit, in the light of the particular characteristics of a policy area or of the circumstances of the case. The 
appointing authority may in particular increase the restrictions laid down in paragraph 3  
Article 17  
Contracts with the Commission 
1.  No official on leave on personal grounds may be given an assignment of any kind that carries remuneration 
other than a daily allowance and / or a reimbursement of expenses unless an exemption has been granted 
under paragraphs 2 to 4 of this article. 
 
For the purposes of this Article, « assignment » includes in particular: 
    a.  any direct contractual relationship between the Commission and an official on leave on personal 
grounds as an individual; and 
   
b.  any contractual relationship between the Commission and an undertaking in which an official on leave 
on personal grounds has directly or indirectly a significant financial interest. 
   
2.  The Director-General for Personnel and Administration may grant exemptions in cases which fall under 
paragraph 1 of this article, where an official has been granted leave on personal grounds in accordance with 
Article 40 paragraph 2 2nd indent, of the Staff Regulations (accompanying a spouse who is also an official) 
except for assignment mentioned in paragraph 1 (b). 
   
3.  The Director-General for Personnel and Administration may grant an exemption from paragraph 1 of this 
Article in a case of an urgent need by the Commission of the official’s services except for assignment 
39 

 
mentioned in paragraph 1 (b). However, in the case of a direct contract between the official and the 
Commission, the remuneration may not exceed the salary (on a pro-rata basis) the official would have 
obtained if she had carried out the task when in active service, plus any reasonable professional expenses. 
   
4.  In cases other than those referred to in paragraph 1 of this Article, where the official on leave on personal 
grounds is asked by a third party to work on the performance of contracts with or for the Commission, 
whether directly or by way of sub-contracting, and where she intends to give a positive answer, she shall 
immediately inform the appointing authority about this request and give all the necessary information allowing 
the appointing authority to assess the request and take a decision.  
Chapter 3 
officials having left the service of the European Commission 
 
Article 18  
1.  An official leaving the service of the Commission shall sign a declaration following a form provided by the 
Appointing authority so as to acknowledge that he is aware of his continuing obligations to the Commission, in 
particular under Articles 16, 17b and 19 of the Staff Regulations. 
   
2.  For a period of 2 years after leaving the Commission, a former official wishing to take up an assignment or 
outside activity shall inform the appointing authority. The former official shall in particular provide: 
   
o  a description of his activity during his last three years of active service at the Commission; 
   
o  a description of the activity that he wishes to take up including information on the position he is to 
occupy and the expected duration of the activity; 
   
o  the name, address and telephone number of the potential employer; 
   
o  the employer’s fields of activity; 
   
o  the links with his former functions in the Commission, if any.  
To this end the former official will fill in and file with the Commission the application form provided by the 
Appointing Authority. 
   
3.  Any permission granted pursuant to the application form under paragraph 2 of this Article shall be limited to 
employment with the named employer, and any person with whom the employer merges or transfers the 
undertaking by which the official is employed. 
   
4.  A former official shall inform the appointing authority without delay where any other change in one or more of 
the circumstances set out in paragraph 2 of this Article arises after permission has been granted. The 
appointing authority shall examine whether to modify the conditions of or, in exceptional circumstances, to 
withdraw its permission in the light of such a change.  
SPECIFIC PROVISIONS FOR CERTAIN GROUPS OF FORMER OFFICIALS 
 
Article 19  
Former officials receiving a retirement pension or  
on non-active status or retired in the interests of the service 
1.  Former officials in receipt of a retirement pension may be requested by the Commission to undertake 
assignments or carry out activities provided that such assignments or activities are unpaid and do not give rise 
to remuneration of any kind. However costs reasonably incurred in connection with such assignments or 
activities may be reimbursed. The above restriction shall not apply to assignments and activities which, 
although not directly paid by the Commission, give rise to payments that are financed from Community funds. 
   
2.  The Director-General of Personnel and Administration may authorise a former official who is receiving a 
retirement pension to provide services to the Commission. 
    a.  such permission will only be given when it is in the general interests of the institutions and to fulfil a 
specific need demanding a knowledge that is difficult to find other than with the official in question; 
   
b.  the former official can receive ad hoc payments for his services, which when cumulated with his 
retirement pension or allowance for the then current year, do not exceed his last total annual 
remuneration whilst in activity; the reimbursement of costs shall not be taken into account for this 
40 

 
purpose. The annual remuneration is established on the basis of the salary table in force on the first 
day of the month for which the pension is paid; 
   
c.  an official may render services described in this paragraph until a date of 3 years after his day of 
retirement. 
   
3.  The provisions of this Article shall apply by analogy to officials on non-active status or who have been retired 
in the interest of the service.  
Article 20  
Former officials receiving an invalidity allowance or invalidity pension 
1.  Former officials receiving an invalidity allowance or invalidity pension may not be given an assignment of any 
kind, paid or unpaid, by the Commission. 
   
2.  In addition, the official shall sign a declaration confirming that he has full knowledge of his obligations in the 
sense of the present decision. 
   
3.  When deciding whether to grant the permission to undertake an activity or assignment on the basis of Article 
13 of annexe VIII paragraph 2 of the staff regulation, the appointing authority must consider whether such an 
assignment or activity is consistent with the original reasons for granting an invalidity allowance or pension.  
Chapter 4 
Temporary staff 
 
Article 21  
1.  The present decision shall apply by analogy to members of the temporary staff, of the auxiliary staff and of 
the contract staff. 
 
Only those contract staff who have had access to sensitive information shall be subject to the obligations laid 
down in Article 18 (2). Contract staff shall be informed by their service whether Article 18 (2) is applicable on 
leaving the service. 
   
2.  Former temporary, auxiliary and contract staff in receipt of an unemployment allowance may not be given an 
assignment of any kind, paid or unpaid, by the Commission for as long as the allowance is paid.  
Chapter 5 
Final provisions 
 
Article 22  
Former decisions 
The Decisions of 21 July 1976(1) and of 14 May 1992(2) are repealed. 
Article 23  
Article The present Decision shall enter into force on 1 May 2004. 
 
Done at Brussels, 28.4.2004. 
_________________ 
Footnotes 
(1) Administrative Notice No 117 – 1976 
(2) Administrative Notice N° 745 – 1992 
 
41 

Document Outline