Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings between DG Mobility and transport and industry'.




 
Ref. Ares(2021)3748647 - 08/06/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
MOVE/HH 
 
Mr Tom Holen 
40 Bermondsey Street 
London 
SE1 3UD 
United Kingdom 
 
sent by e-mail with request for 
acknowledgement of receipt
: ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/2558 
Dear Sir, 
We refer to your application of 14 April 2021 in which you make a request for access to 
documents, registered on 21 April 2021 under the abovementioned reference number, as 
well as to my services’ holding reply of 11 May 2021. 
You request access to: 
“All documentation, including but not limited to, attendance lists, agendas, background 
papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or  summarising,  the  following 
meetings  of  the  cabinet  members  of  DG  Mobility  and  Transport  with  multiple 
organisations. 

1. 
Meeting  with  Airlines4Europe  on  the  25/03/2021  on  Conversation  with  A4E 
steering board. 
2. 
Meeting with Airlines4Europe on the 23/03/2021 on aviation recovery.  
3. 
Meeting  with  Delta  Airlines  on  the  22/03/2021  on  Air  traffic  recovery, 
sustainability.” 
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. 
14  April  2021  and  which  concern  meetings  between  members  of  the  Cabinet  of 
Commissioner Vălean and the organisation/undertaking concerned.  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: DM28 08/101 - Tel. direct line +32 229-88764 
 
xxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
Meeting  between  the  Cabinet  members  of  Commissioner  Vălean  and  Airlines  for  Europe 
(A4E) on 25 March 2021

Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application:  
 
Email exchanges between A4E and the Cabinet of Commissioner Vălean between 
28  October  2020  and  18  February  2021  concerning  Commissioner  Vălean’s 
meeting with the A4E Steering Board (hereafter ‘document 1’);  
 
Briefing  for  Commissioner  Vălean,  on  the  (Virtual)  meeting  with  A4E  Steering 
Board, dated 25 March 2021, (hereafter ‘document 2’), which includes the following 
annex: 
 
A4E agenda of the A4E Steering Board meeting with Commissioner Vălean 
on 25 March 2021 (hereafter ‘document 2.1’).  
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents1 (hereinafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’), I have come to the conclusion 
that documents 1, 2 and 2.1 may be partially disclosed. Some parts of the documents have 
been  redacted,  as  their  full  disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access 
laid down in Article 4 of this Regulation. 
With regard to document 2, a complete disclosure of the identified document is prevented 
by  the  exception  of  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  parts  of  it 
concern matters on which a decision has not been taken by the Commission. 
Pursuant  to  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  “access  to  a  document, 
drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which relates to 
a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be  refused  if 
disclosure of  the document  would  seriously undermine the institution's decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure
”.  
Indeed,  the  disclosure  of  these  parts  of  document  2  would  seriously  undermine  the 
decision-making  process  of  the  Commission,  as  it  would  reveal  preliminary  views  and 
policy options, which are currently under consideration; the Commission’s services must 
be  free  to  explore  all  possible  options  in  preparation  of  a  decision  free  from  external 
pressure.  
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  I  have  examined 
whether there could  be  an overriding public interest  in  disclosure. However,  I  have not 
been able to  identify  any  other public interest  capable of overriding the  public interests 
protected by Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Therefore,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  parts  of  this  document  that  would  undermine  the 
Commission’s decision-making process. 
With regard to documents 1, 2 and 2.1, a complete disclosure of the identified documents 
is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
                                                 
1 Regulation (EC)  No 1049/2001 of the European Parliament  and of the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 


 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

other information relating to an identified or identifiable natural person, in particular 
references to functions of natural persons, to the extent that these would enable their 
identification. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC2 (‘Regulation 2018/1725’; ‘the Data Protection 
Regulation’).  
In particular, Article 3(1) of Regulation  2018/1725  provides that personal  data ‘means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court 
of Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or an international organisation may take place where the Commission has decided that the 
third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international organisation in question ensures an adequate level of protection and where the 
personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to 
be carried out. Based on the information available, it is not established that these conditions 
are fulfilled.  
Moreover, pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
                                                 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also 
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 


 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Please note that documents 1 and 2.1 originating from third parties are disclosed to you 
based on Regulation  (EC) No 1049/2001.  However, this disclosure is  without prejudice 
to  the rules  on intellectual  property,  which may limit  your right  to  reproduce or exploit 
the  released  documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse.  
Please also note that document 2 was drawn up for internal use under the responsibility 
of the relevant service of the Directorate-General for Mobility and Transport. It does not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Meeting  between  the  Cabinet  members  of  Commissioner  Vălean  and  A4E  on  23  March 
2021: 

We  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond  to  the  description  given  in  your  application.  No  member  of  the  Cabinet  of 
Commissioner Vălean held any meeting with A4E on 23 March 2021. 



 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
Meeting between the Cabinet members of Commissioner Vălean and Delta Airlines on 22 
March 2021: 

We  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond  to  the  description  given  in  your  application.  No  member  of  the  Cabinet  of 
Commissioner Vălean held any meeting with Delta Airlines on 22 March 2021. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
Conclusion 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
The  COVID-19  outbreak  undoubtedly  has  an  impact  on  the  process  of  handling  access  to 
documents requests under Regulation (EC) No 1049/2001. Given large-scale teleworking of 
the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via  registered  post, 
currently are sent only by e-mail. In this regard, we kindly ask you to confirm receipt of this 
email. 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Henrik HOLOLEI 
Attachments: 


Electronically signed on 08/06/2021 10:02 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482