Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Access to documents request: April 13 meeting between Filip Alexandru Negreanu Arboreanu and ExxonMobil Petroleum & Chemical'.

Ref. Ares(2021)3534735 - 28/05/2021
Directorate A - Policy coordination 
  A.4 - Legal Issues & Enforcement 
Mr. Barnaby Pace  
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Bruxelles 
sent by e-mail with request for 
acknowledgement of receipt
: ask+request- 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2021/2625 
Dear Sir, 
We refer to your application dated 22 April 2021 in which you make a request for access 
to documents, registered on the same date under the abovementioned reference number, 
as well as to our holding reply of 6 May 2021. 
You request access to the following: 
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes, 
notes  (hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports, 
operational conclusions, lines to take, briefings, and presentations—related to the 
meeting  on  April  13  between  Filip  Alexandru  Negreanu  Arboreanu  and 
ExxonMobil Petroleum & Chemical
Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application: 
  E-mail exchange between a representative of ExxonMobil, staff and Members of 
the Cabinet of Commissioner Vălean between 30 March and 19 April 2021, with 
the  subject  matter  “ExxonMobil  and  Porsche  test  lower-carbon  fuel  in  race 
  Presentation from ExxonMobil on Low Carbon Liquid Fuel Solutions, dated from 
April 2021, sent as an attachment to the e-mail from 15 April 2021; 
  1-pager  concerning  the  “Collaboration  between  Porsche  and  ExxonMobil  on 
Renewable Road Fuel”, sent as an attachment to the e-mail from 19 April 2021; 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

  1-pager concerning “ExxonMobil Bio Marine Fuel Oil”, sent as an attachment to 
the e-mail from 19 April 2021. 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents1  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No  1049/2001’),  we  have  come  to  the 
conclusion that the Presentation from ExxonMobil on Low Carbon Liquid Fuel Solutions 
and  the  1-pagers  concerning  the  “Collaboration  between  Porsche  and  ExxonMobil  on 
Renewable Road Fuel
” and “ExxonMobil Bio Marine Fuel Oil” may be disclosed. Please 
find enclosed copies of these documents. 
As  regards  the  abovementioned  e-mail  exchange,  we  have  come  to  the  conclusion  that 
this  document  may  be  partially  disclosed.  Some  parts  of  the  document  have  been 
redacted, as their disclosure is prevented by the exception to the right of access laid down 
in Article 4(1)(b) of this Regulation. 
A  complete  disclosure  of  the  identified  document  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  it  contains  the  following  personal 
-  the names and contact  information  of Commission  staff members not  pertaining 
to the senior management;   
-  the names and contact details of other natural persons;  
-  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in 
particular references to functions of natural persons, to the extent that these would 
enable their identification. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC2  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.05.2001, p. 43). 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 

In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According to Article 9(1)(b) of the Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the 
first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not express any particular interest to have access to these personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the abovementioned 
e-mail exchange, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has 
not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility  from  their 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 

In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission, at the following address: 
European Commission 
‘Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)’ 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
The COVID-19 outbreak undoubtedly has an impact on the process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking  of  the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
Yours faithfully,  
Head of Unit 
E-mail exchange between a representative of ExxonMobil, staff and Members of 
the Cabinet of Commissioner Vălean between 30 March and 19 April 2021, with 
the subject matter “ExxonMobil and Porsche test lower-carbon fuel in race 
conditions” (redacted) 
Presentation from ExxonMobil on Low Carbon Liquid Fuel Solutions, dated from 
April 2021, sent as an attachment to the e-mail from 15 April 2021 
1-pager concerning the “Collaboration between Porsche and ExxonMobil on 
Renewable Road Fuel”, sent as an attachment to the e-mail from 19 April 2021 
1-pager concerning “ExxonMobil Bio Marine Fuel Oil”, sent as an attachment to 
the e-mail from 19 April 2021 

Electronically signed on 28/05/2021 12:47 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482