This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Post-Commission restrictions on Carles Esteva Mosso'.




 
Ref. Ares(2021)3760564 - 08/06/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
 
  The Director-General 
Brussels, 8 June 2021 
HR/GI 
Ms Lili Bayer  
POLITICO Europe   
Rue de la Loi 62 
1040 Bruxelles  
Belgium  
 
By email:  ask+request-9367-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject:  
Your application for access to documents – Ref /GestDem No 2021/2639 
Dear Ms Bayer, 
I  refer  to  your  e-mail,  dated  22  April  2021  registered  the  same  date  under  reference 
number 2021/2639, in which you make a request for access to documents. 
You request “documents which contain the following information: 
A detailed description of the restrictions the European Commission has imposed on Carles 
Esteva Mosso, who is leaving DG Competition to work in a law firm.”
 
I  understand  that  your  request  refers  to  documents  in  which  the  Appointing  Authority 
takes  a  decision  relating  to  the  new  role  and  new  professional  activity  of  Mr  Carles 
ESTEVA  MOSSO  after  leaving  the  service  in  line  with  Article  16  of  the  Staff 
Regulations1  (SR), as  it is  in  that decision where  possible restrictions (if any) are to be 
described. 
In this context, the document identified in the framework of your request is: 
  a decision of the Appointing Authority of 9 April 2021 concerning the declaration of 
the  intention  to  engage  in  an  occupational  activity  submitted  by  Mr  Esteva  Mosso, 
registered  under  reference  Ares(2021)2442540  in  the  framework  of  Article  16  SR 
(hereafter “the requested document”). 
 
                                                 
1     Consolidated text: Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials 
and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the 
European Atomic Energy Community 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SC11 09/012 - Tel. direct line +32 229-90515 
 
 
xxxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
I have examined your request under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 of 
the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents (“Regulation 1049/2001”). 
1. ASSESSMENT AND CONCLUSIONS  
Regulation    1049/2001  provides  that  any  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or  legal 
person residing or having its registered office in a Member State, has a right of access to 
documents of the institutions, subject to the principles, conditions, and limits defined in 
the Regulation. 
According  to  its  Article  2(3),  the  Regulation  "shall  apply  to  all  documents  held  by  an 
institution, that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  by  it  and  in  its  possession"

According to its Article 3(a), a document is "any content whatever its medium (written on 
paper  or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound,  visual  or  audio-visual  recording) 
concerning  a  matter  relating  to  the  policies,  activities  and  decisions  falling  within  the 
institution's sphere of responsibility”.
 
I  regret  to  inform  you that  I  have to  refuse access to  the requested document, based on 
the exception laid down in Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the 
individual).  
The detailed reasons underpinning my assessment are set out below. 
Protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  and  transmission  of 
personal data 

Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data”.
 
In accordance with paragraph 1 of Article 26 SR, which aims inter alia to safeguard the 
privacy  and  integrity  of  present  and  former  Commission  staff,  the  'personal  file'  of  an 
individual includes: 
a)  all  documents  concerning  his  administrative  status  and  all  reports  relating  to 
his ability, efficiency and conduct; 
b) any comments by the official on such documents.  
As is obvious from the title of the requested document, it forms part of the personal file 
of  the  official  concerned,  which  contains  the  documents  concerning  his  administrative 
status.  The  requested  document,  forms  part  of  the  personal  file  of  the  staff  member 
concerned  as  it  concerns  the  decision  of  the  Appointing  Authority  regarding  the  new 
occupational activity of Mr Esteva Mosso after leaving the service. 
In  accordance  with  paragraph  8  of  Article  26  SR,  “[t[he  personal  file  shall  be 
confidential and may be consulted only in the offices of the administration or on a secure 
electronic  medium”.
  It  is  clear  from  this  provision,  that  the  European  Commission  is 
bound to protect the content of its staff member’s personal file in an enhanced way.  


 
I also note that the case-law of the EU Courts on public access to documents holds that in 
the absence of express provisions in Regulation 1049/2001, which would provide for its 
primacy  over  other  regulations  relating  to  a  particular  area  of  Union  law  (such  as,  e.g., 
the Staff Regulations), it is necessary to ensure such an application of each of the two set 
of rules, which is compatible with that of the other2.   
In the light of the above, I consider that the requested document as a whole fall under the 
scope of the exception provided in Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, which must 
be interpreted taking into account the principle of confidentiality of the personal files of 
members  of  the  staff  provided  under  Article  26  SR.  Consequently,  I  consider  that  the 
disclosure  to  the  public  of  the  document  falling  under  the  scope  of  your  request  would 
seriously  undermine  the  privacy  of  the  individual  concerned  within  the  meaning  of 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001. 
Moreover, I consider that public disclosure of the requested document would infringe the 
legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  under  the  provisions  of  Regulation 
(EU) No 2018/1725 of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard 
to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data (“Regulation 2018/1725”). 
In case C-28/08 P (EC v Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a request 
is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation    2018/1725 
becomes fully applicable4.  
Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  “means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]”. 
 
As the Court of Justice confirmed in case C-465/00 (Rechnungshof)5, “there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life”.
 The notion of personal data covers both the factual elements concerning the 
professional  activity  of  the  staff  member  concerned  as  well  as  the  final  decision 
concerning his declaration of intention to engage in an occupational activity. In addition, 
the names of the person concerned as well as other data from which their identity can be 
deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation 2018/1725.  
Therefore,  the  requested  document  as  a  whole  falls  under  the  scope  of  the  exception 
provided  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  which  must  be  interpreted  taking 
into account Regulation 2018/1725.  
                                                 
2     See  judgment  of  12  November  2015  in  joined  cases  T-515/14  and  T-516/14,  Alexandrou  v 
Commission, ECLI: EU:T:2015:844, paragraphs 69, with further references.  
3   Judgment  of  29  June  2010,  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4   This judgment specifically cited Regulation 45/2001, which was repealed by Regulation 2018/1725. In 
accordance  with  Article  99  of  that  latter  Regulation,  references  to  Regulation  45/2001  should  be 
construed as references to Regulation 2018/1725. However, please note that the case law issued with 
regard to Regulation 45/2001 remains relevant for the interpretation of Regulation  2018/1725.  
5  Judgement  of  20  May  2003  in  oined  cases C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,   Rechnungshof  v 
Österreichischer  Rundfunk  and  Others
,  Neukomm,  and,  Lauermann  v  Österreichischer  Rundfunk
ECLI:EU:C:2003:294, paragraph 73. 
 


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  “personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if […] [t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted 
for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is any reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes 
that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests”.
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In case C-615/13 P (ClientEarth)6, the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the  existence of a need for transferring personal  data. This is 
also clear from Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, which requires that the necessity 
to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725, 
access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a 
purpose in the public interest has not been substantiated in your request.  
2. PARTIAL ACCESS.  
While  I  have  also  considered  the  possibility  of  granting  partial  access  on  the  basis  of 
Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  I  have  concluded  that  this  would  equally 
undermine  the  protection  of  personal  data.  It  follows  from  the  assessment  made  above 
that  the  requested  document  is  manifestly  and  entirely  covered  by  the  exception  laid 
down  in  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation  1049/2001.  Also,  no  meaningful  partial  access  could  be  granted  since  you 
requested a document concerning a clearly identified natural person. 
3. TRANSMISSION OF INFORMATION ON PERSONAL DATA 
Against this background, in order to try address your query to the extent possible, I have 
also  considered the possibility of sharing with  you some additional general  information 
on the process to which your request relates. However, as explained above, information 
on  the  decision  pursuant  to  Article  16  SR  by  the  Appointing  Authority  regarding  Mr 
                                                 
6 Judgement of 16 July 2015, C-615/13P, ClientEarth and Pesticide Action Network Europe (PAN Europe) 
v European Food Safety Authority, ECLI:EU:C:2015:489, paragraph  47. 
 



 
Esteva  Mosso  is  considered  personal  data,  therefore  the  sharing  of  it  has  to  respect  the 
provisions for the transmission of personal data pursuant to Regulation 2018/1725. 
In  your  request,  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest,  which  constitutes  the  first  condition  to  be  met 
pursuant  to  Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725. As per established case law (Case 
C-615/13  P  ClientEarth),  the  Commission  does  not  have  to  examine  by  itself  the 
existence  of  a  need  for  transferring  personal  data.  As  the  necessity  has  not  been 
established  in  your  request,  the  Commission  does  not  have  to  examine  the  second 
condition foreseen in Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, whether the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and the proportionality of such transmission. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725  no 
information related to the above-mentioned decision regarding Mr Esteva Mosso can be 
provided, as any such information constitutes personal data and the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated in your request.  
4. MEANS OF REDRESS.  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the European Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours sincerely, 
 
(e-signed) 
Gertrud INGESTAD 

Electronically signed on 08/06/2021 15:35 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482