Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'meetings held between Matthias Jørgensen - former head of the Latin America Unit- and representatives of companies and business associations on issues related to the EU Mercosur Free Trade Agreement.'.




 
Ref. Ares(2021)5680207 - 16/09/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels,   
TRADE/SW/D2 (2021)5749173 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Ms Audrey Changoe 
Friends of the Earth Europe 
26 rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject:   Your application for access to documents – GestDem 2021/4655 
Dear Ms Changoe, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  20 July 2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No 1049/20011  (’Regulation 
1049/2001’), registered on 22 July 2021 under the above mentioned reference number.  
Please accept our apologies for the delay in answering to  your request, which is mainly 
due to a high number of access to documents requests being processed at the same time 
(including different requests originating from you) and also to the nature of the requests 
that required numerous searches in our database.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application, you request access to: 
‘All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations,  correspondence  (i.e.  any  emails,  correspondence,  telephone  call  notes, 
and/or text messages including WhatsApp exchanges) – related to meetings held between 
[X2] and representatives of companies and business associations on issues related to the 
EU Mercosur Free Trade Agreement between January 2019 until September 2020.’ 

                                                 
1    Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ L 145, 
31.5.2001, p. 43. 
2   In your application, you refer to an identified individual (a staff member of the European Commission 
not occupying any senior management position). The name of that individual has been replaced by ‘X’ 
in the present reply. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 - Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
I  regret  to  inform  you  that  unfortunately  we  are  not  in  a  position  to  handle  your 
application.  Any  correspondence,  including  email  correspondence  and  the  further  types 
of correspondence and documents listed in your application in relation to individual staff 
members of the European Commission – like the one referred to in your application – is 
subject to and protected by privacy rules.  
Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’

Your  application  concerns  a  specific  category  of  documents,  namely  those  sent  and/or 
received  by  a  specifically  identified  staff  member  of  the  European  Commission  not 
holding  any  senior  management  position  or  those  in  relation  to  a  specifically  and 
precisely described type of meetings of the before mentioned individual staff member. As 
such  documents  originate  from,  were  sent  to,  or  concern  in  a  specific  context  a 
specifically identified natural person, the content thereof constitutes  – either directly, or 
indirectly  from  the  specific  context –  personal  data  within  the  meaning  of 
Regulation 2018/17253.  
According  to  the  definition  provided  for  in  Article 3  point 1  of  Regulation 2018/1725, 
personal data is ‘any information relating to an identified or identifiable natural person 
[…]’
.  Indeed, the type of documents  requested by  you would reveal  information about 
the exchanges engaged in by the individual concerned and any other related activities by 
the before mentioned individual with regard to the specific type of meetings described in 
your application, and would therefore qualify as ‘personal data’.   
Consequently, in order to handle your application, it would firstly be necessary to carry 
out  a  series  of  processing  operations  on  personal  data.  Such  operations  (retrieval  of 
documents relating to a concretely identified staff member) would constitute processing 
of  personal  data  in  the  meaning  of  Article 3  point 3  of  Regulation 2018/17254.  In  line 
with  the  provisions  of  Articles 4  and  5  of  Regulation 2018/1725,  every  processing 
operation  needs  to  comply  with  the  requirement  of  legitimacy  and  lawfulness.  To  this 
end  Article 5  of  Regulation 2018/1725  establishes  a  limited  set  of  criteria  allowing  for 
considering a processing operation as lawful.  
Secondly, even if the documents requested were to be retrieved and identified, granting 
access  thereto  would  constitute  another  processing  operation  on  personal  data,  namely, 
its  transmission  (through  the  disclosure  of  the  documents)  within  the  meaning  of 
Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725 to you as the applicant. 
                                                 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’), OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
4   According the definition in  Article 3 point 3 of Regulation 2018/1725 means  ‘processing’ of personal 
data ‘any operation or set of operations which is performed upon personal data or on sets of personal 
data,  whether  or  not  by  automated  means,  such  as  collection,  recording,  organisation,  storage, 
adaptation  or  alteration,  retrieval,  consultation,  use,  disclosure  by  transmission,  dissemination  or 
otherwise making available, alignment or combination, blocking, erasure or destruction’

 



 
In  accordance  with  the  Bavarian  Lager  ruling5,  when  a  request  is  made  for  access  to 
documents  containing  personal  data,  Regulation 2018/1725  becomes  fully  applicable. 
According  to  Article 9(1)(b)  of  Regulation 2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transmitted and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative6.  
Only if both conditions are fulfilled and the transmission constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article 5  of  Regulation 2018/1725,  can  the 
processing (transmission) of personal data occur.  
In  that  context,  whoever  requests  such  a  transmission  must  first  establish  that  it  is 
necessary. If it is demonstrated to be necessary, it is then for the Institution concerned to 
determine  that  there  is  no  reason  to  assume  that  that  transfer  might  prejudice  the 
legitimate interests of the data subject7. This has been confirmed in the judgment in the 
ClientEarth case8. I refer also to the Strack case, where the Court of Justice ruled that the 
Institution  does  not  have  to  examine  by  itself  the  existence  of  a  need  for  transferring 
personal data9.  
In your application you have not established any necessity of disclosing the personal data 
requested. Therefore, even if the documents requested were to be retrieved and identified, 
the  transfer  of  personal  data  through  their  public  disclosure  could  not  be  considered  as 
fulfilling  the  requirements  of  Regulation 2018/1725.  In  consequence,  the  use  of  the 
exception  under  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  would  be  justified,  as  there 
would be no need to publicly disclose the personal data included therein, and it could not 
be  assumed  that  the  legitimate  rights  of  the  data  subjects  concerned  would  not  be 
prejudiced by such disclosure.  
3. 
POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address:  
European Commission 
Secretariat-General 
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG.C.1) 
BERL 7/076 
1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
 
 
 
 
 
 
 
        Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
        Sabine WEYAND 
 
 
 
 
 
 
 
 
        p.p. Denis REDONNET 
 



 
                                                 

Judgment of the Court (Grand Chamber) of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v 
the Bavarian Lager Co. Ltd
, (ECLI:EU:C:2010:378), point 63. 

Ibid, points 77-78. 

Ibid. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16 July 2015  in  Case C-615/13 P,  ClientEarth  v  EFSA
(ECLI:EU:C:2015:219), point 47. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2 October 2014  in  Case C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), point 106. 
 

Electronically signed on 16/09/2021 15:30 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482