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Ref. Ares(2021)6593277 - 26/10/2021
EUROPEAN PARLIAMENT 
COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION 
EUROPEAN COMMISSION 
 



 


 





 
 
 
 
 
DRAFT MINUTES  
OF THE  
MEETING 
OF THE INTERINSTITUTIONAL COMMITTEE  
PROVIDED FOR IN ARTICLE 15 OF REGULATION (EC) NO 1049/2001 
 ON PUBLIC ACCESS TO DOCUMENTS  
 
held on Tuesday, 9 July 2002 
at the Council building 
in BRUSSELS 
 
 

CONTENTS 
 
 
1. 
Adoption of the draft agenda 
 
2. 
Approval of the minutes of the previous meetings 
 
3. 
Public registers of documents in each Institution 
 
4. 
Interinstitutional brochure on access to documents 
 
5. 
“Memorandum of Understanding” between Parliament, Council and Commission services 
 
6. 
Modification of the Regulation on the “Historical Archives” 
 
7. 
Modification of the Statutes of the Agencies 
 
8. 
Handling of abusive and/or large applications 
 
9. 
Other Business 
 
 
 
 

Mr  HAARDER,  Danish  Minister  of  European  Affairs,  President  of  the  Council  of 
European Union, opened the meeting at 12.00 on Tuesday, 9 July 2002. 
 
 
Participants 
 
 
European Parliament 
 
Mrs Charlotte CEDERSCHIÖLD, Vice-President 
 
Mr Harald RØMER, Deputy Secretary-General 
Mr Ángel GUILLÉN ZANÓN, Directorate General for the Presidency 
Mr Nikolas LANE, Directorate General for the Presidency 
 
 
Council of the European Union 
 
Mr Bertel HAARDER, President-in-office of the Council 
 
Mr Hans BRUNMAYR, Deputy Director-General 
, Communication Division  
, Legal Advisor, Council Legal Service 
, Transparency Unit 
, Transparency Unit 
 
 
European Commission 
 
Mrs Loyola de PALACIO, Vice-President 
 
Mr Enzo MOAVERO MILANESI, Deputy Secretary-General 
Mr Diego CANGA FANO, Member of the Cabinet of the Vice-president 
, General Secretariat, Directorate B, Head of Unit 
, General Secretariat, Directorate B 
 
  2 

Mr HAARDER welcomed the participants to the 3rd meeting of the Interinstitutional Committee. 
 
Introducing the meeting, he emphasised the role of the Committee with a view to enhancing 
cooperation for an effective implementation of the transparency rules laid down in Regulation  
No. 1049/2001. 
 
 
1. 
Adoption of the draft agenda  
 
Upon  request  from  Mrs  CEDERSCHIÖLD,  the  following  two  points  were  added  under 
“Other Business”: 

participation  of  more  European  Parliament  representatives  in  future  meetings  of  the 
Committee; 

transparency rules with regard to the 3rd pillar. 
 
2. 
Approval of the outcome of the previous meetings 
 
 
The Committee approved the minutes of its constitutive meeting of 13 March 2002 and of 
its meeting of 10 April 2002 (see Annexes 1 and 2). 
 
 
3. 
Public registers of documents in each Institution 
 
The Parliament, the Council and the Commission presented their respective public registers 
established in compliance with Article 11 of Regulation No 1049/2001. 
 
Mr  HAARDER  informed  the  participants  that  the  Council’s  Public  Register,  accessible 
since  1st  January  1999,  includes  references  to  all  documents  which  form  the  basis  for 
deliberations,  influence  the  decision-making  process  or  reflect  the  state  of  play  on  the 
dossiers  submitted  to  the  Council  or  to  its  preparatory  bodies.    As  of  1st  July  2002  the 
Council’s  register  contained  references  to  over  320,000  documents  in  the  11  official 
languages  of  the  European  Union  (of  which  more  than  135,000  are  accessible  full  text), 
with an average number of more than 600 visitors per day.    Mr  HAARDER  emphasised 
  3 

that the Council’s public register is becoming more and more user-friendly.  Moreover, the 
easy access via the Internet and the respect of the principle of multilinguism have led not 
only  to  a  rise  in  the  number  of  consultations  and  requests  for  documents,  but  also  to  a 
professional and geographical diversification of the users. 
 
 
Presenting  the  European  Parliament’s  public  register,  Mrs  CEDERSCHIÖLD  indicated 
that  the  implementing  programme  is  at  the  very  beginning  of  its  process  and  that  this 
instrument  is,  therefore,  not  so  advanced  as  the  Council’s  register,  though  it  already 
contains a significant number of references to EP documents.  In the short timeframe from 
its establishment, the Parliament’s register is being consulted by a consistently increasing 
number of citizens. 
 
 
Mrs CEDERSCHIÖLD  suggested that efforts  should  be made by the three  Institutions  to 
develop  all  possible  cross-reference  links  on  the  web,  in  order  to  facilitate  public 
consultation  of  the  registers.    This  could  be  achieved  by  a  common  Internet 
interinstitutional  portal  with  a  hyperlink  to  the  public  register  for  each  institution, 
explaining  the  people’s  right  to  information  and  guiding  the  access  to  the  appropriate 
source of information.  
 
In addition, Mrs CEDERSCHIÖLD stressed the importance of providing public access to 
the organizational chart of each institution. 
 
 
Mrs  de  PALACIO  presented  the  Commission’s  recently-opened  public  register.  
An information  booklet  distributed  to  the  participants  shows  the  layout  of  the  main 
webpages  of  the  register,  which  were  designed  to  ensure  an  easy  consultation  by  the 
public.  To  facilitate  research    and  practical  consultation  of  data,  the  register  has  been 
linked with other instruments and sources of information. 
 
 
Mrs de PALACIO stated that indeed the public register can never be exhaustive, but that 
the Institutions must undertake to bring this instrument as close as possible to the citizens 
and make all efforts to help them research the information they need. 
 
  4 

 
Mrs  de  PALACIO  was  not  in  favour  of  setting  up  an  interinstitutional  register  on  the 
Internet,  because  in  her  opinion  this  would  generate  some  confusion.  On  the  contrary, 
some distinctions should be maintained in order to preserve the identity of each Institution. 
Nevertheless,  the  Commission  and  the  Council  agreed  that  an  interinstitutional  approach 
should be followed for the setting of a common portal with a link to the different registers.  
 
 
4. 
Interinstitutional brochure on access to documents 
 
Mr  HAARDER  informed  the  Committee  that  the  drafting  committee  was  currently 
examining a draft text for the brochure prepared by an external consultant.  The manuscript 
will be finalised, as initially planned, in July 2002.  Work is proceeding according to plans 
and  the  target  date  for  publication  in  all  the  official  languages  (October  2002)  will  be 
maintained. The brochure will be subsequently made accessible via Internet. 
 
Mrs CEDERSCHIÖLD indicated that, after a first reading of the draft, it appears that the 
information contained in the brochure is too detailed and, in its current version, seems to 
be drawn out for specialists rather than for the general public. On the other hand, it lacks 
some important references in the introductory pages.  She emphasized that the aim of this 
instrument  should  be  primarily  the  dissemination  of  general,  practical  information  to  the 
citizens.  In her view, it would, therefore, not be advisable to publish such a large brochure 
before  the  upcoming  short-term  revision  of  the  Regulation.    Mrs  CEDERSCHIÖLD  also 
asked the Commission to provide details about the cost of this project. 
 
Mrs de PALACIO was not in favour of an abridged version of the brochure.  She informed 
the Committee that the financial burden for this operation is €35,000 for 100,000 copies of 
the brochure and invited the Committee to start planning how to disseminate it in the most 
effective way. 
 
In  the  light  of  Mrs  CEDERSCHIÖLD’s  observations,  the  representatives  of  the  three 
Institutions  held  an  exchange  of  views  on  an  alternative  way  to  inform  citizens,  i.e.  the 
opportunity  to  opt  for  a  press  campaign  rather  than  the  preparation  of  such  publication.   
At the  end  of  the  discussion,  the  committee  reiterated  its  commitment  to  finalise  the 
brochure in autumn 2002. 
  5 

 
 
5. 
“Memorandum  of  Understanding”  between  Parliament,  Council  and  Commission 
services 
 
The  representatives  of  the  General  Secretariats  of  the  three  Institutions  signed  a 
“Memorandum of Understanding” (see Annex 3) which will enable closer administrative 
cooperation among the three Institutions, in order for the General Secretariats to reinforce 
their  already  existing  consultation  procedures  to  respond  promptly  and  effectively  to 
citizens’ requests for access to documents. 
 
 
6. 
Modification of the Regulation on the “Historical Archives” 
 
Mrs de PALACIO informed the participants of the forthcoming Commission’s proposal for 
a  Council  Regulation  amending  Regulation  (EEC/Euratom)  No  354/83  concerning  the 
opening  of  its  historical  archives  to  the  public.  (Interinstitutional  dossier/Consultation  of 
the European Parliament). 
 
The proposal should be approved by the Commission on 17 July 2002.  
 
 
7. 
Modification of the Statutes of the Agencies 
 
Ms  de  PALACIO  informed  the  Committee  that  the  Commission  had  also  foreseen 
adopting a proposal concerning the modification of the constituent acts of the Agencies on 
17 July 2002.    She  specified  that  EUROJUST  and  EUROPOL  are  not  concerned  by  this 
amending proposal. 
 
 
8. 
Handling of abusive and/or large applications 
 
The  Commission  had  asked  to  add  this  point  to  the  agenda  in  order  to  make  the  other 
Institutions  aware  of  the  heavy  workload  generated  by  applications  relating  to  very  long 
  6 

documents and/or to very large numbers of documents.  Mrs de PALACIO underlined the 
difficulties  raised  by  these  huge  requests  and  expressed  concerns  that  such  abusive 
requests could have negative effects for the timely treatment of other applications. 
 
Mrs CEDERSCHIÖLD indicated that the provisions laid down in Articles 7(3) and 10(1) 
of  Regulation  No  1049/2001  were  already  offering  sufficient  flexibility  in  this  context. 
She also  mentioned,  in this  respect,  the  measures  adopted  in  Sweden,  where  the  cost  of 
producing and sending large numbers of copies is charged to the applicants.  
 
The Committee should come back to this item at a future meeting in order to try to agree 
on a definition of the term “abusive”. 
 
 
9. 
Other Business 
 

 
Mrs CEDERSCHIÖLD asked to admit additional Parliament Representatives 
(the  MEPs  rapporteurs  for  Regulation  No  1049/2001,  Mr  Cashman  and 
Mrs Maij-Weggen) to the future meetings of the Committee. 
The Council and the Commission agreed with the proposal, provided that the 
increase of the number of participants be limited to the 2 rapporteurs, being it 
understood  that  only  one  representative  would  speak  on  behalf  of  each 
institution.  Mme  CEDERSCHIÖLD  agreed  and  indicated  that  the 
abovementioned MEPs would participate in the meeting as observers. 

Mrs CEDERSCHIÖLD raised the question of the issue on an Interinstitutional 
Agreement  concerning  access  of  Parliament  to  sensitive  information  in  the 
field  of  Justice  and  Home  Affairs.    Mr  HAARDER  replied  that  the  Council 
wanted  to  finalize  the  agreement  already  negotiated  with  the  European 
Parliament on sensitive information in the field of CFSP first.  The 3rd pillar-
agreement should be dealt with immediately afterwards. 
 
 
********************* 
 
The meeting closed at 1.30 p m.  
The Commission will inform Parliament and the Council of date and place of the next meeting of the 
 
Interinstitutional Committee. 
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