Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'EU Agencies and the AI Act'.




 
Ref. Ares(2021)6483454 - 21/10/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  Resources and Support 
Compliance and Planning 
Brussels  
CNECT.R.4 
 
Margarida da Silva 
Rue D'Edimbourg 26 
1050 Ixelles  
Belgique 
 
Advance copy per e-mail: 
ask+request-9924-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
   
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
 

Subject: Your access to documents request - GestDem 2021/5425 
 
Dear Ms da Silva,   
We refer to  your  e-mail  of 10  September  2021 in which  you make a  request  for public 
access  to  documents  pursuant  to  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament,  Council  and  Commission  documents  (hereinafter  'Regulation  1049/2001'), 
registered  on  10  September  2021  under  the  above-mentioned  reference  number.  
We  also  refer  to  our  holding  reply,  dated  1  October  2021,  our  reference 
Ares(2021)6774592,  whereby  we  informed  you  that  the  time  limit  for  handling  your 
application  was  extended  by  15  working  days  pursuant  to  Article  7(3)  of  Regulation 
1049/2001.  
1.  SCOPE OF YOUR APPLICATION 
You requested access to the following: 
Under the right of access to documents in the EU treaties, as developed in Regulation 
1049/2001,  I  am  requesting  all  documents  which  contain  input,  feedback,  comments 
or analysis from any and all EU agencies to the development of the AI Act.  

This may include, but not necessarily be limited to: 
- position papers, reports, opinion papers submitted by those agencies  
-  correspondence,  minutes  of  the  meetings,  verbatim  reports  of  the  meetings, 
transcripts,  that  would  provide  a  record  of  the  proceedings  of  meetings  between  

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
DG CNNECT officials (including the Commissioner and Cabinet) and those agencies 
to discuss the AI Act.  

I am interested in documents dated from January 2020 until now.’ 
2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
 
We have identified the following documents as falling within the scope of your request: 
1)  BTO - Meeting CNECT.A2 and ENISA 18 June 2021; Ares(2021)5816381 
(Document 1)  
2)  BTO - Meeting CNECT.A2 with ENISA 2 July 2021; Ares(2021)5817498  
(Document 2
3)  BTO - Meeting CNECT.A2 with ENISA 19 July 2021; Ares(2021)6116951 
(Document 3
4)  BTO - Meeting CNECT.A2 with ENISA 27 August 2021; Ares(2021)5817650 
(Document 4
5)  ENISA Briefing Note AI Regulation and the Coordinated Plan on AI 2021review; 
Ares(2021)5817854 (Document 5
6)  Feedback from the EU Agency for Fundamental Rights on the White Paper on 
Artificial Intelligence - a European Approach; Ares(2020)3430265 (Document 6
7)  BTO for the meeting between Roberto Viola and Michael O'Flaherty from the EU 
Agency for Fundamental Rights from 22 October 2020; Ares(2021)5875856 
(Document 7
8)  Report of the EU Agency for Fundamental Rights: “Getting the future right – 
Artificial intelligence and fundamental rights”, Ares(2021)6056638  
(Document 8
9)  (Video) FRA participation in the 2020 AI Alliance Assembly in the panel 
“Biometric identification: Why? Yes? No? How?” (Document 9
10)  Emails between DG CNECT and ENISA from 20 and 21 September 2021, 
Ares(2021)6269031 (Document 10
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
 
Following  an  examination  of  the  identified  Documents  under  the  provisions  of 
Regulation 1049/2001, we have arrived at the conclusion that Documents 5, 8 and 9 can 
be fully disclosed. Documents 1-4, 6, 7 and 10 can be partially disclosed, as disclosure of 
certain  parts is  prevented by  exceptions to  the right  of access  laid down  in  Article 4 of 
Regulation 1049/2001.   
A.  Full disclosure  
Having examined Documents 5, 8 and 9 under the provisions of Regulation 1049/2001, 
we have come to the conclusion that full access can be given. Please find enclosed copies 
of the requested Documents 5 and 8.  
As regards Document 8, please be informed that DG CONNECT received this document 
prior to its publication, as it served as input to the Commission’s work on the AI Act and 
the Impact Assessment. 
Please  note  that  the  Document  9  is  a  video  which  is  publicly  available  online  on  the 
following webpage: 


 
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/events/second-european-ai-alliance-
assembly 
 
B.  Partial disclosure  
(i)  Protection of privacy and integrity of individuals 
Full  disclosure  of  Documents  1  to  4,  6,  7  and  10  is  prevented  by  the  exception 
concerning  the  protection  of  privacy  and  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article 
4(1)(b) of Regulation 1049/2001, since they contain the following personal data: 
  Names,  functions  and  contact  details  of  Commission  staff  members,  European 
Union  Agency  for  Cybersecurity  (ENISA)  staff  members  and  European  Union 
Agency for Fundamental Rights (FRA) staff members not pertaining to the senior 
management; 
 
  Names, functions and contact details of other natural persons; 
 
  Other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As  a  result,  the  above-mentioned  parts  of  Documents  1  to  4,  6,  7  and  10  have  been 
blanked out. 
4. 
REUSE OF DOCUMENTS 
You  may  reuse  public  documents,  which  have  been  produced  by  the  European 
Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission 
Decision  on  the  reuse  of  Commission  documents.  
You  may  reuse  the  documents 
disclosed free of charge and for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or message 
of the documents. Please  note that the Commission  does not  assume liability stemming 
from the reuse. 
Please note that Documents 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 and 10 were drawn up for internal use under 
the responsibility of the relevant services and agencies. They solely reflect the services’ 
and  agencies’  interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any  official 
position of the third parties to which the document refers. They do not reflect the position 
of the Commission and cannot be quoted as such. 



 
5. 
POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application, requesting the Commission to reconsider this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit ‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (SG.C.1) 
BERL 7/076 
1049 Brussels 
BELGIUM, 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
Electronically signed 
Martin Schauer 
Head of Unit (acting) 
Enclosures: 
(9) 
 

Electronically signed on 21/10/2021 10:33 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline