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Guide de AsktheEU.org pour les fonctionnaires

Si vous êtes un fonctionnaire et que vous avez accédé à cette page en suivant un lien dans un email que vous avez reçu, vous trouverez ici des informations que vous devriez savoir sur AsktheEU.org et son fonctionnement...

Le but du site web AsktheEU.org est de permettre à tout citoyen européen de faire des demandes d'accès aux documents des institutions publiques de l'UE.

C'est aussi un moyen de s'assurer que tout document diffusé publiquement à un demandeur est également accessible à d'autres citoyens. Nous espérons ainsi encourager le public à s'intéresser et à s'impliquer davantage dans le travail de l'Union européenne.

Si vous êtes fonctionnaire de l'UE, AsktheEU.org vous facilite également votre travail, car vous aurez moins de chances de devoir répondre plusieurs fois à des demandes sur le même sujet.

AsktheEU.org est un site web géré par deux organisations non gouvernementales à but non lucratif, Access Info Europe et mySociety. La plate-forme en ligne aide tout citoyen à demander des documents et des informations aux différents organes de l'UE, et partage également toutes les réponses reçues avec le grand public.

Comment fonctionne AsktheEU.org

Les demandeurs s'inscrivent sur le site web AsktheEU.org et l'utilisent pour faire des demandes d'accès aux documents.

Chaque application génère un email unique. Vous devez répondre à cet email afin de répondre à cette demande, comme vous le feriez pour toute autre demande d'accès à des documents. La seule différence est que votre réponse sera automatiquement publiée sur AsktheEU.org.

Les personnes qui font des demandes sont-elles des personnes réelles?

Oui. Avant de pouvoir envoyer une demande, chaque utilisateur doit s'inscrire sur le site avec une adresse email unique que nous avons vérifiée dans un processus en deux étapes. Ainsi, on protège AsktheEU.org contre les spammeurs.

Vous pouvez aussi trouver sur AsktheEU.org la liste de toutes les demandes faites par chaque utilisateur.

Comment puis-je répondre à la demande?

Répondez simplement à l'email de la manière normale, en utilisant l'adresse email qui correspond à la demande. La réponse que vous donnerez sera envoyée au demandeur et sera publiée sur le site AsktheEU.org.

Comment puis-je envoyer de gros fichiers qui ne passent pas par email?

Si vous devez envoyer un fichier trop gros qui n'est pas possible d'envoyer par email (au-delà de 50Mb), contactez-nous.

Quelles informations sur les fonctionnaires de l'UE publiez-vous?

Nous publierons toute information incluse dans la réponse à la demande d'accès aux documents.

La seule exception à cette règle est que, pour empêcher le spam, les adresses emails et les numéros de téléphone seront automatiquement supprimés des réponses aux demandes. Si vous avez besoin d'accéder à l'une de ces informations générées automatiquement, contactez-nous.

Mis à part cette exception, le reste de la réponse à une demande d'accès aux documents est rendu public. La logique sous-jacente est que, si un demandeur peut recevoir l'information, cela signifie que l'information est publique et devrait donc être accessible à tous.

Cela est conforme à la jurisprudence de la Cour européenne des droits de l'homme, qui a confirmé le lien intrinsèque entre le droit d'accès à l'information et le droit à la liberté d'expression.

Que faire si j'ai publié accidentellement des données personnelles?

Si vous envoyez involontairement des données personnelles ou des informations qui ne devraient pas être publiques, veuillez nous contacter immédiatement. Veuillez noter que la façon la plus efficace de le faire est par téléphone ou par email. Vous pouvez également envoyer une lettre recommandée, mais n'oubliez pas que cela peut prendre plusieurs jours pour arriver à notre bureau à Madrid.

Il est possible que nous vous demandions une confirmation écrite formelle de la demande d'effacement des données personnelles publiées, mais si elles sont effectivement publiées accidentellement, il est préférable de téléphoner: c'est plus rapide et plus efficace.

Comment calculez-vous le délai pour répondre à chaque demande?

AsktheEU.org compte automatiquement 15 jours ouvrables, en conformité au règlement 1049/2001 pour la plupart des institutions de l'UE.

Nous commençons à compter les jours ensuite le jour où la demande est délivrée par email. Si vous envoyez une demande dans un jour ouvrable, on commence a compter dans le prochaine jour ouvrable.

Le système a connaissance des vacances publiques des institutions publiques de l'UE. Si votre institution a un calendrier diffèrent à celui de Bruxelles, nous vous demandons de nous le faire savoir.