This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings and Correspondence of DG Clima and Airlines for Europe (A4E)'.




 
Ref. Ares(2022)2545681 - 05/04/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
Directorate A – Strategy, Analysis and Planning 
  CLIMA.A.1 – Strategic Coordination, Legal & Institutional 
Brussels  
Ben YOURIEV 
1 Long Lane 
SE1 4PG London 
United Kingdom 
 
Email: ask+request-10769-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2022/1234 
Dear Mr Youriev, 
We refer to your e-mail dated 28 February 2022 in which you make a request for access 
to documents, registered on 1 March 2022 under the above-mentioned reference number. 
You requested access to documents, which contain the following information: 
 

1)  All  correspondence,  including  emails,  sent  and  received  since  01/06/2021, 
between the Commissioner for Climate Action, his cabinet, his officials, and any 
other  representatives  of  DG  CLIMA,  and  representatives  from  Airlines  for 
Europe (A4E). 

 
2) List of  meetings, including  the meeting’s minutes, since 01/06/2021, between 
officials and representatives of DG CLIMA and representatives from Airlines for 
Europe (A4E). 

 
DG CLIMA has identified the following documents within the scope of your application: 
 
Author 
Date 
Reference 
Ares(2021)3624655 

A4E and others 
1 June 2021 
 
Ares(2022)1541021 
A4E and European 

11 June 2021 
 
Commission 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Ares(2022)253044 
A4E and European 

13 January 2022 
 
Commission 
Ares(2022)1540639 
A4E and European 

18 August 2021 
 
Commission 
Ares(2022)1540924 
A4E and European 

16 August 2021 
 
Commission 
Ares(2022)1540847 

A4E 
23 September 2021 
 
Ares(2021)7297077 

European Commission 
26 November 2021 
 
Ares(2021)7297077 
A4E and European 
7a 
26 November 2021 
 
Commission 
Ares(2022)22547 

A4E 
21 December 2021 
 
Ares(2022)22547 
8a 
A4E 
21 December 2021 
 
Ares(2022)1682812 

A4E 
7 March 2022 
 
Ares(2022)1682812 
9a 
A4E 
7 March 2022 
 
 
Following  an  examination  of  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, I regret to inform you that a complete disclosure of the identified documents 
is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain: names and contact information of  Commission staff members not pertaining to the 
senior  management;  names  and  contact  details  of  other  natural  persons,  handwritten 
signatures and other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the documents, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned 
would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 


 
As regards point 2) of your request, please note that the list of meetings of the Director-
General of Directorate-General for Climate Action with organisations and self-employed 
individuals is available in the link enclosed below: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=d41e42be-7ff1-4635-
bb4f-e47d38f886ed 

In your application you requested access to a list of meetings of meetings of all staff in 
Directorate-General  for  Climate  Action.  Please  note  that  officials  of  the  European 
Commission having the status  of Director-General shall make public information on all 
meetings  held  with  organisations  or  self-employed  individuals  on  issues  relating  to 
policy-making  and  implementation  in  the  Union  in  accordance  with  the  Commission 
Decision 2104/838/EU, Euratom of 25 November 20141. However, the same obligation 
does  not  apply  to  lower-ranking  officials,  such  as  the  remaining  members  of  the 
Directorate-General for Climate Action. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution, that is to say, documents drawn up or received by it and in its possession, in 
all areas of activity of the European Union.  
The Court of Justice held that ‘the right of access to documents of the institutions applies 
only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution  concerned  and  […] 
Regulation  No 1049/2001  may  not  be  relied  upon  to  oblige  an  institution  to  create  a 
document which does not exist. It follows that, […], an application for access that would 
require the Commission to create a new document, even if that document were based on 
information  already  appearing  in  existing  documents  held  by  it,  falls  outside  the 
framework of Regulation No 1049/2001’2.  
In the present case, the Directorate-General for Climate Action does not hold any list of 
all  meetings  of  its  staff  with  the  specific  organisations  and  self-employed  individuals 
concerned by your request in addition to the publicly available information on meetings 
of  the  Director-General,  which  is  accessible  via  the  abovementioned  links.  In  this 
respect,  I  would  like  to  confirm  that  compiling  the  list  requested  in  point  2)  of  your 
request  would  equal  to  the  creation  of  a  new  document,  as  neither  can  such  a  list  be 
extracted from a database by means of a normal or routine search. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
                                                 
1   OJ L 343, 28.11.2014, p. 19–21 
2   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 



 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
(electronically signed) 
Luca DE CARLI 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 01/04/2022 10:13 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121