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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 14.02.2023 
C(2023) 1171 final 
Mr Pascoe Sabido 
Corporate Europe Observatory, 
Rue d’Edimbourg 26, 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your confirmatory application for access to documents  under Regulation 
(EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2022/2408 
Dear Mr Sabido, 
I refer to your email of 11 October 2022, registered on the same day, by which you lodge 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
Please accept our apologies for the delay in handling of your request. 
1. 
  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  11  April  2022,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Climate Action, you requested access to, I quote: 
‘1-  all  correspondence  (including  email,  SMS,  private  twitter  and  WhatsApp) 
since 1st February 2022 between Commissioner Timmermans, and/or his cabinet 
and/or officials  from DG CLIMA  with  representatives from  Wintershall, Uniper 
Fortum,  OMV,  RWE,  TotalEnergies,  ExxonMobil,  Shell,  BP,  Equinor,  Eni, 
Repsol,  Galp  in  which  the  EU’s  response  to  Ukraine  invasion,  particularly  the 
rePower communication was discussed. 
2-  any  briefings  prepared  for  Commissioner  Timmermans,  and/or  his  cabinet 
and/or  officials  from  DG  CLIMA  for  meetings  since  1st  February  2022  with 
representatives  from  Wintershall,  Uniper  Fortum,  OMV,  RWE,  TotalEnergies, 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 

OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
ExxonMobil, Shell, BP, Equinor, Eni, Repsol, Galp in which the EU’s response 
to Ukraine invasion, particularly the rePower communication was discussed. 
3  -  list  of  meetings  since  since  since  1st  February  2022  between  Commissioner 
Timmermans,  and/or  his  cabinet  and/or  officials  from  DG  CLIMA  with 
representatives  from  Wintershall,  Uniper  Fortum,  OMV,  RWE,  TotalEnergies, 
ExxonMobil, Shell,  BP, Equinor, Eni, Repsol, Galp  in  which the EU’s response 
to Ukraine invasion, particularly the rePower communication was discussed. 
4 - minutes of the meetings mentioned above.’ 
When  an  application  for  access  to  documents  covers  topics  falling  under  the 
responsibility of different Commission services, such an application is split into separate 
requests,  whereby  each  part  is  attributed  to  the  respective  Commission  service  under  a 
separate reference number. Each service provides its own, separate reply, which relates 
only  to  the  documents  held  by  that  service.  In  this  regard,  the  present  confirmatory 
decision  concerns  only  the  review  of  the  initial  reply  of  the  Directorate-General  for 
Climate Action of 18 July 2022, registered under reference number 2022/2408. 
The Directorate-General for Climate Action identified the following documents as falling 
under the scope of your request: 
-  RWE  and  others,  5  May  2022,  registered  under  reference  number 
Ares(2022)3460591 (hereafter ‘document 1’); 
-  RWE  and  others,  5  May  2022,  registered  under  reference  number 
Ares(2022)3460591 (hereafter ‘document 2’). 
In its initial reply of 18 July 2022, the Directorate-General for Climate Action: 
-  granted wide partial access to document 1 with the exception of some parts which 
were redacted based on the exception laid down in Article 4(1)(b) (protection of 
privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  granted full access to document 2; 
-  with  regard  to  point  3  of  your  initial  application,  referred  you  to  the  respective 
website, where you can find information on meetings of the Director-General of 
the Directorate-General for Climate Action with organisations and self-employed 
individuals, and informed you that the European Commission does not hold any 
documents that would correspond to the description given in your application. 
In your confirmatory application, you question the absence of further documents. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001  
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Against  the  background  brought  in  your  confirmatory  application,  the  European 
Commission has carried out a renewed, thorough search for the documents requested. 


 
Following  this  renewed  search,  the  Secretariat-General  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
-  Third joint industry letter on hydrogen & Delegated Act RED II – mail, 24 March 
2022,  registered  under  reference  number  Ares(2022)8767313  (hereafter 
‘document 3’); 
-  Third  joint  industry  letter  on  hydrogen  &  Delegated  Act  RED  II  –  letter,  24 
March  2022,  registered  under  reference  number  Ares(2022)8767313  (hereafter 
‘document 4’). 
Following this review, I am pleased to inform you that: 
-  full access is given to document 4, 
-  wide  partial  access  is  given  to  document  3  with  the  exception  of  limited  parts 
which  are  redacted  based  on  the  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b) 
(protection of privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)3,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’5. Likewise, in the Psara judgment, the General Court added 
that Article 4(1)(b) ‘establishes a specific and reinforced system of protection of a person 
whose personal data could, in certain cases, be communicated to the public […]’6. 
 
 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
4   Official Journal L 8, 12.1.2001, p. 1.  
5   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
6   Judgment  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European  Parliament,  T-639/15  to  T-
666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 65. 


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC7 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’8. 
Document 3 contains  personal  data such  as the names, functions, and contact  details  of 
natural persons external to the European Commission who are not public figures. 
The names of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/17259. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data10. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
 
                                                 
7   OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Authority, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
According to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected in the document requested, as there is a real and non-hypothetical risk that such 
public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited  external 
contacts.  
Consequently,  the  Secretariat-General  concludes  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, access cannot be granted to the withheld personal data, 
as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  partial  access  has 
been  granted  to  document  3.  No  further  partial  access  can  be  granted  without 
undermining  the  interest  protected  by  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General 

 
Enclosures: (2) 


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