Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
 
ECB-UNRESTRICTED 
DIRECTORATE GENERAL SECRETARIAT 
 
 
Alexander Fanta 
 
Schönhauser Allee 6-7 
10119 Berlin 
Germany 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
netzpolitik.org  
 
24 May 2022 
Reference: LS/PS/2022/27 
 
Request for public access to ECB documents on record creation and keeping  
 
Dear Mr Fanta, 
 
On 25 April 2022 the European Central Bank (ECB) received your application for public access to the following 
documents: 

“Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for  staff  on  record  creation 
and/or  record  keeping.  I  am  particularly  interested  in  documents  that  refer  to  creation/keeping  of  text 
messages.’  

“Memos, guidance, guidelines, or training material (or any other document) for staff on the processing of 
access to information requests.’’ 
 
Identification of the requested documents 
After  having  carefully  examined  your  request  in  accordance  with  Decision  ECB/2004/3,  we  have  identified 
specific excerpts from three ECB documents, namely: 
1.  Excerpts from the ECB internal rules on the management of ECB information and ECB communication;  
2.  Excerpts from presentation to newcomers on record management; and 
3.  Excerpts from guidance given to ECB staff on ECB communication. 
 
With regard to the part of your request referring to “documents that refer to creation/keeping of text messages’  
we would like to note that no documents were identified. Notwithstanding this, we are glad to provide you with 
information on the ECB’s current approach on this matter (see final remarks). 
Address 
Postal address 
European Central Bank  
European Central Bank  
Tel.: +49 69 1344 0 
Sonnemannstrasse 20 
60640 Frankfurt am Main 
E-mail: xxxx@xxx.xxxxxx.xx 
60314 Frankfurt am Main  
Germany 
www.ecb.europa.eu 
Germany 
 

ECB-UNRESTRICTED 
Assessment of the requested documents for disclosure 
Following a thorough assessment in accordance with the requirements set out in Decision ECB/2004/3, the ECB 
considers that full access to the identified excerpts can be granted since none of the exceptions listed in Article 4 
of that Decision apply. The requested excerpts are made available via the ECB’s Public Register of Documents1. 
 
Final remarks 
It is noted that, the ECB has adopted specific rules and processes for the management of ECB documents and 
information which are defined as any content - whatever its medium - created or received, related to the ECB’s 
policies, tasks, activities, or decisions2. 
The rules for sharing, keeping or destroying, and storing of ECB documents and information are set out in the 
ECB’s internal rules on the management of ECB information, and provide, inter alia, that “as soon as [ECB staff 
members] create or receive  ECB  information, [they]  have a responsibility to use and treat that information in 
accordance with the ECB’s rules and procedures” and “in order to document the decisions it takes, the ECB 
should keep valuable ECB information that it created or received (records); however, not all ECB information 
needs to be preserved. Information saved in DARWIN3 is retained or destroyed in an automated manner.”  
ECB information to be stored includes (i) evidence of business activities, decisions, transactions; (ii) information 
with  future  value,  e.g.  business,  financial,  legal,  research;  and  (iii)  formal  communication  (between  staff  and 
external parties). Conversely, information should not be kept when (i) of short-term value; (ii) not required in the 
future; consists of (iii) duplicates or copies; or (iv) drafts superseded by a final version. 
Until recently, the ECB did not consider the use of text and instant messages for business purpose, namely, for 
any activities that (directly or indirectly) enable the ECB to perform its tasks as provided for in the Union Treaties, 
the Statute of the ESCB and the SSM Regulation. However, in the course of 2020, while the majority of ECB 
staff  was  working  remotely,  the  ECB  authorised  limited  use  of  specified  instant  messaging  tools  to  facilitate 
communication and collaboration within the bank. These instant messaging tools are supported by defined rules 
governing the creation, access and use of the platforms. During the pandemic, staff was also permitted to use 
text messaging in exceptional circumstances.  
Text  and  instant  messages  have  to  be  used  only  for  exchange  of  short-lived  transitory  information4. 
Consequently, and also following data protection recommendations, a short (one year) retention period is either 
 
1   See  the  ECB’s  Public  Register  of  Documents:  Documents  released  under  public  access  regime  “Communications  and 
information management.” 
2  Decision ECB/2004/3 on public access to ECB documents defines ECB document as "any content whatever its medium (written 
on paper or stored in electronic form or as a sound, visual or audiovisual recording) drawn up or held by the ECB and relating 
to its policies, activities or decisions, as well as documents originating from the European Monetary Institute (EMI) and from the 
Committee  of  Governors  of  the  central  banks  of  the  Member  States  of  the  European  Economic  Community  (Committee  of 
Governors)
“. The ECB’s Business Rulebook defines ECB information as “Any content created or received related to the policies, 
tasks, activities or decisions of the ECB (including the tasks performed in accordance with the Union Treaties, the Statute of the 
ESCB and the SSM Regulation)
”. 
3    DARWIN is the ECB’s electronic tool for the management of documents and records, see also respective record of processing 
activity: 
https://www.ecb.europa.eu/ecb/access_to_documents/data_protection/shared/pdf/ecb.dpr.dgse_management_DARWIN_user
_data20200224.en.pdf 
 
4   Short-lived transitory information includes transitory or short-term documents or emails including 'personal' notes of meetings 
or conferences, appointment diaries, calendars, and facilitative or personal messages. Activity feeds, social connections, posts 
and instant messaging, notifications created via ECB collaboration tools/features (ephemeral messaging) 
Page 2 of 3 

ECB-UNRESTRICTED 
automatically implemented for authorised instant messaging tools or staff is requested to delete messages as 
soon  as  possible.  In  any  case,  all  information  related  to  ECB  tasks,  activities  and  decisions  continues  to  be 
exchanged via official ECB email messages and duly recorded in the ECB’s record management system. 
The ECB is currently reviewing its internal rules on the management of ECB information. The review will also 
look to ensure the ECB policy regarding the use of text messaging tools for communication of short-lived and 
transitory information  is supported through defined processes, procedures and technology. In this regard the 
ECB will also consider – once available – the “good practices” the European Ombudsman intends to identify5 
on how the EU administration should keep records of work-related text and instant messages. 
Last  but  not  least,  with  regard  to  the  excerpts  disclosed,  please  note  that,  in  line  with  Article  10  of  Decision 
ECB/2004/3, “Documents released in accordance with this Decision shall not be reproduced or exploited for 
commercial purposes without the ECB’s prior specific authorisation. The ECB may withhold such authorisation 
without stating reasons”. 
 
 
Yours sincerely 
 
[signed] 
[signed] 
Petra Senkovic                                                               Roman Schremser 
Director General Secretariat                                          Chief Compliance and Governance Officer 
 
 
5   Relevant inquiry available in the following link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/news-document/en/143830  
Page 3 of 3