Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.




 
Ref. Ares(2022)3859679 - 23/05/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRANSLATION 
 
 
  The Director-General (acting) 
Brussels  
DGT/CE (2022)4053436   
Alexander Fanta 
netzpolitik.org 
Schönhauser Allee 6-7 
10119 Berlin 
Germany 
 
By registered mail with 
acknowledgment of receipt 
Advance copy by email: 
ask+request-11108-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents 
Ref.: 
GestDem No 2022/2442 
Dear Mr Fanta, 
We  refer  to  your  message  of  25  April  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 29 April 2022 under the above-mentioned reference number. 
You request access to: 
1. 
Memos, guidance, guidelines, or training material (or any other document) for 
staff on record creation and/or record keeping, especially on creation/keeping 
of text messages. 
2. 
Memos, guidance, guidelines, or training material (or any other document) for 
staff on the processing of access to information requests. 
We have identified the following documents:  
1. 
Ares filing, DGT, 15/03/2021, Ares(2016)5506068 (hereafter ‘document 1’) 
2. 
Ares 
which 
emails 
should 
be 
registered?, 
DGT, 
13/07/2021, 
Ares(2016)5506068 (hereafter ‘document 2’) 
 
Commission européenne, 2920 Luxembourg, LUXEMBOURG - Tel. +352 43011 
Office: Ariane 03/C47 - Tel. direct line +352 4301-30271  - Fax +352 4301-30799 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: G--6 06/030 - Tel. direct line +32 229-88476 - Fax +32 229-30799 
 
xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
3. 
Document lifecycle step by step, DGT, 19/11/2021 (hereafter ‘document 3’) 
4. 
Internal 

Incoming 
and 
Outgoing 
mail, 
DGT, 
10/03/2021 
Ares(2016)5506068, (hereafter ‘document 4’) 
5. 
Glossary  on  administrative  document  management,  DGT,  04/07/2012, 
Ares(2016)5506068 (hereafter ‘document 5’) 
6. 
Explanatory  notes  and  background  file  in  Ares,  DGT,  22/09/2016, 
Ares(2016)5506068 (hereafter ‘document 6’) 
With regard to documents 1, 2 and 6 listed above, a complete disclosure of the identified 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Furthermore,  with  regard  to  document  2  listed  above,  some  images  have  been  blanked 
out to protect intellectual property of a third party in accordance with Article 4(2), first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 



 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours faithfully, 
Christos ELLINIDES 
Annexes: 

  

Electronically signed on 20/05/2022 18:00 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121