Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
  SECRETARIAT-GENERAL 
SEC(2020) 800 
Implementing Rules 
for 
Decision C(2020) 4482 
on 
records management and archives 
 
 
 

link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14  
CONTENTS 
SCOPE ................................................................................................................................. 5 
CHAPTER I RECORDS MANAGEMENT ....................................................................... 6 
1. 
CAPTURE ................................................................................................................... 6 
1.1.  What to capture .................................................................................................. 6 
1.2.  Purpose of capture ............................................................................................. 6 
1.3.  A two-stage process ........................................................................................... 6 
1.4.  Minimum criteria to be fulfilled by all capture systems .................................... 6 
1.4.1. 
Basic features ....................................................................................... 6 
1.4.2. 
Assignment of a unique identifier ....................................................... 7 
1.4.3. 
Audit trails ........................................................................................... 7 
1.5.  Documents created automatically ...................................................................... 7 
1.6.  Registration ........................................................................................................ 7 
1.7.  Rules and procedures with equivalent effect to capture and registration .......... 8 
1.8.  Provisional registration procedure ..................................................................... 8 
2. 
FILING ........................................................................................................................ 9 
2.1.  Purpose and aims of filing ................................................................................. 9 
2.2.  Commission filing plan ..................................................................................... 9 
2.3.  Principles of the filing plan ............................................................................. 10 
2.4.  Creating and managing files ............................................................................ 11 
2.4.1. 
Lead unit (unité chef de file) ............................................................. 11 
2.4.2. 
File ..................................................................................................... 11 
2.4.3. 
File list ............................................................................................... 11 
3. 
VALIDITY AND ADMISSIBILITY CRITERIA OF DOCUMENTS .................... 12 
3.1.  Parties involved in electronic exchanges of documents .................................. 12 
3.2.  Identification of a member of staff .................................................................. 12 
3.3.  Identification of an external person ................................................................. 13 
3.4.  Reliability of the Commission’s production context ....................................... 13 
3.5.  Reliability of a third party’s production context ............................................. 13 
3.6.  Guarantee  of  integrity  of  document  content  and  metadata,  and  their 
preservation ..................................................................................................... 14 
4. 
VALIDITY AND ADMISSIBILITY OF DIGITISED CONTENT ......................... 14 
4.1.  General principles ............................................................................................ 14 
4.2.  Formats ............................................................................................................ 14 


link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27  
4.3.  Quality control ................................................................................................. 14 
4.4.  Retention of original content ........................................................................... 15 
4.5.  Documentation of the digitisation procedure .................................................. 15 
5. 
ELECTRONIC SIGNATURES ................................................................................ 15 
5.1.  Management of documents with electronic signatures ................................... 16 
5.2.  Documents  not  requiring  a  handwritten  or  qualified  electronic 
signature .......................................................................................................... 16 
6. 
VALIDITY OF ELECTRONIC PROCEDURES ..................................................... 17 
6.1.  Protection of content and stages of the procedure against alteration .............. 17 
6.2.  Priority use of the workflow system for structured transmissions .................. 18 
7. 
DATA AND INFORMATION WITHIN THE COMMISSION .............................. 19 
8. 
INFORMATION SECURITY .................................................................................. 19 
CHAPTER II PRESERVATION AND HISTORICAL ARCHIVES ............................... 20 
9. 
PRESERVATION ..................................................................................................... 20 
9.1.  Organisation and responsibility ....................................................................... 20 
9.1.1. 
Lead department (département chef de file) ...................................... 20 
9.1.2. 
Preservation responsibility of Commission departments .................. 21 
9.2.  Preservation over time ..................................................................................... 21 
9.3.  Preservation of metadata ................................................................................. 22 
10.  STORAGE ................................................................................................................. 22 
10.1.  Responsibility .................................................................................................. 22 
10.2.  Official electronic repositories ........................................................................ 22 
10.2.1.  Architecture ....................................................................................... 23 
10.2.2.  Functionalities ................................................................................... 23 
10.2.3.  Preservation of electronic signatures ................................................. 24 
10.3.  Physical storage areas ...................................................................................... 24 
11.  RETENTION, TRANSFER AND ELIMINATION ................................................. 25 
11.1.  Common Commission-level retention list ....................................................... 25 
11.2.  Specific retention list ....................................................................................... 26 
11.3.  Administrative elimination procedures for records ......................................... 26 
11.4.  Administrative retention period (ARP) ........................................................... 26 
11.5.  Appraisal and transfer to the historical archives ............................................. 27 
11.5.1.  Purpose and aims ............................................................................... 27 


link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 36 link to page 37  
11.5.2.  Principles  governing  appraisal  and  transfer  of  files  to  the 
Commission’s historical archives ...................................................... 27 
11.6.  Rules governing the appraisal of files ............................................................. 28 
11.6.1.  First review ........................................................................................ 28 
11.6.2.  Second review ................................................................................... 28 
11.7.  Rules governing sampling and selection ......................................................... 29 
11.8.  Rules governing the elimination of files ......................................................... 30 
11.9.  Rules governing the transfer of files ............................................................... 31 
11.10. 
Transfer and elimination metadata .................................................... 31 
11.11. 
Responsibilities  concerning  files  and  records  transferred  to 
the Commission’s historical archives .............................................................. 31 
11.12. 
Processing  of  records  and  archives  created  before  the 
implementation 
of 
Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom 
and 
Decision 2004/563/EC, Euratom ..................................................................... 32 
12.  COMMISSION’S HISTORICAL ARCHIVES SERVICE ...................................... 32 
13.  DEPOSIT OF THE COMMISSION’S HISTORICAL ARCHIVES AT THE 
EUROPEAN UNIVERSITY INSTITUTE (EUI) ..................................................... 33 
13.1.  Deposit   ........................................................................................................... 33 
13.2.  Public access .................................................................................................... 33 
CHAPTER III GOVERNANCE AND IMPLEMENTATION ......................................... 34 
14.  COORDINATION  AND  MONITORING  BY  THE  SECRETARIAT-
GENERAL ................................................................................................................ 34 
14.1.  Capture of information .................................................................................... 34 
14.2.  Filing and management of files ....................................................................... 34 
14.3.  Preservation of files ......................................................................................... 34 
14.4.  Appraisal and transfer of files to the Commission’s historical archives ......... 35 
15.  DOCUMENT MANAGEMENT OFFICERS ........................................................... 35 
15.1.  Implementation in Commission departments .................................................. 35 
15.2.  Document management officers ...................................................................... 35 
15.3.  Professional competences of records management and archives staff ............ 36 
16.  PREVIOUS ACTS .................................................................................................... 37 
 


 
Scope 
These  implementing  rules,  adopted  pursuant  to  Article 22  of  Commission  Decision 
C(2020) 4482, concern: 
a) 
the capture of information (Articles 4 and 6 of the Decision); 
b) 
the digitisation of analogue information (Article 5); 
c) 
the registration of records (Article 7); 
d) 
the filing plan and filing (Article 8); 
e) 
the  legal  effects  of  electronic  signatures,  seals,  time  stamps  and  registered 
delivery services, and criteria for the validity and admissibility of documents and 
procedures (Articles 10 and 11); 
f) 
the provision of data and information within the Commission (Article 12); 
g) 
information security and protection (Article 13); 
h) 
the storage and preservation of records (Article 14); 
i) 
the  retention,  elimination  and  transfer  of  files  to  the  Commission’s  Historical 
Archives Service (Article 15); 
j) 
the Commission’s Historical Archives Service (Article 16); 
k) 
the processing of personal data contained in the Commission’s historical archives 
(Article 17); 
l) 
the  deposit  of  the  Commission’s  historical  archives  at  the  European  University 
Institute (Article 18); 
m) 
governance at Commission level (Article 19); and 
n) 
the network of document management officers (Article 20). 
 


 
Chapter I 
Records management 
1. 
CAPTURE 
1.1. 
What to capture 
Information that is considered useful for understanding a case or activity, or 
that  could  be  of  interest  to  other  Commission  colleagues  or  departments1 
(whether at the time of creation or later) will need to be captured. 
1.2. 
Purpose of capture 
The purpose of capturing information as a record is to: 
a) 
consider the information as held by the Commission; 
b) 
identify the record in question with certainty and in such a way that it 
cannot be altered at any point in its lifecycle; 
c) 
be  able  to  make  the  information  available  to  other  colleagues  or 
departments, either now or in the future. 
Information  that  does  not  fulfil the conditions  for capture is  not  considered 
part of the Commission’s documentary resources2. 
1.3. 
A two-stage process 
Capture comprises two distinct operations to be performed at the same time: 
a) 
saving the metadata of the record in the records management system 
concerned,  to  ensure  that  the  record  is  properly  described  for 
administrative, legal and archival purposes; and 
b) 
linking the record to its metadata in a permanent and non-modifiable 
manner,  so  that  an  individual  or  department  can  identify  the  record 
beyond any doubt in the future. 
1.4. 
Minimum criteria to be fulfilled by all capture systems 
1.4.1.  Basic features 
The system must save the captured metadata and preserve the  link between 
the original record and its metadata for as long as the record is retained. 
The system must facilitate: 
a) 
assignment  of  the  record  to  a  given  individual,  department  or  IT 
system for action, follow-up, information or preservation; and 
b) 
the traceability of the record throughout its lifecycle. 
                                                 
1   In this document, the term ‘Commission departments’ refers to the Commission’s directorates-general 
and equivalent departments.  
2   ‘Documentary  resources’  means  all  records,  files  and  metadata  created,  received,  captured,  filed  and 
preserved by the Commission. 


 
At the request of the record’s originator or on their own initiative, document 
management  officers  or  other  authorised  members  of  staff  may  modify  a 
record’s  metadata  where  they  are  inaccurate  or  incomplete.  Such  changes 
must be documented in a way that shows: 
–  who requested them; 
–  who made them; 
–  when they were made; and 
–  the original metadata. 
This  information  must  be  retained  for  as  long  as  the  record  to  which  it 
pertains is retained. 
1.4.2.  Assignment of a unique identifier 
Where  a  new  record  is  created  in  or  captured  by  a  records  management 
system,  the  system  must  associate  it  with  a  unique  identifier  that  allows 
users and systems to retrieve, refer to and use the record. 
As a minimum, that identifier must contain the year in which the capture was 
performed and a number that is reset to zero on 1 January of each year3. This 
numerical  series  is  unique  to  each  general  or  specific  register  kept  by  each 
Commission  department  and  must  offer  the  best  possible  guarantees  of 
consistency  and  continuity  in  numbering.  Alongside  the  numerical  series, 
alphanumeric identifiers may also be used to provide additional information 
on the register used or on the type of entry. 
1.4.3.  Audit trails 
All  capture  systems  must  provide  specific  audit  trails.  These  must  be 
designed to preserve essential metadata relating to the actions performed on 
the record over time. 
1.5. 
Documents created automatically 
Documents  that  are  created  automatically  by  an  IT  system  and  meet  the 
conditions for capture are subject to the same analysis as other records at the 
stage of the configuration of the IT system that creates them. The purpose of 
this is to determine how formal the records should be, their layout, how their 
content is to be formulated and how they are to be managed. 
1.6. 
Registration 
Registration is the main type of capture. It is subject to more stringent rules. 
Records  created  to  provide  evidence  of  decisions,  situations,  intentions  or 
events linked with the activities of the Commission or its departments must 
be  registered  in  an  official  register,  unless  they  are  governed  by  rules  or 
procedures with equivalent effect. 
                                                 
3   This does not apply to the minutes of meetings of the College. 


 
Information  as  described  in  Article 7  of  the  Decision  that  is  received  by  a 
Commission  department  in  the  course  of  its  activities  is  subject  to 
registration. 
The purpose of registering a record created or received by the Commission is 
to: 
a) 
certify  that  the  record  (provided  that  it  fulfils  the  Commission’s 
established  or  generally  recognised  minimum  requirements4)  has 
been sent by an author to an addressee on a given date, as incoming 
or  outgoing  mail,  or  has  been  incorporated  into  one  of  the 
Commission’s official repositories; and 
b) 
facilitate  the  creation  of  registers  containing  references  to  records 
registered  by  Commission  departments  and  designed  to  meet  the 
Commission’s needs and its legal obligations regarding public access 
to documents5. 
All official registers are linked to one or more official electronic repositories 
of  records.  The  Secretariat-General  assigns  the  official  status  to  electronic 
registers and repositories. 
Records are registered within 48 hours of being received or finalised and, if 
applicable, signed. 
A  registered  record  may  be  removed  from  the  records  management  system 
only  by  the  document  management  officer  or  other  member  of  staff 
responsible for the register and only if it was registered in error. 
1.7. 
Rules and procedures with equivalent effect to capture and registration 
Departure  from  the  capture  or  registration  rules  is  possible  for  certain 
records6 where the procedures to which they are subject guarantee equivalent 
results. In particular, the procedures must be reliable and stable, and it must 
be possible to verify their correct and consistent application. 
1.8. 
Provisional registration procedure 
Each  Commission  department  must  adopt  appropriate  procedures  for 
provisional  registration,  so  that  it  can  meet  any  obligation  to  transmit  a 
record  if,  for  technical  reasons  (e.g. prolonged  power  or  computer  failure), 
the registration system is unavailable and registration of the record cannot be 
postponed. 
                                                 
4   All  Commission  documents  must  be  checked  for  compliance  with  established  procedures  and  forms. 
Documents from other institutions or third parties are presumed to comply with established procedures 
and forms unless there is an obvious error. 
5   Under Article 11 of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 
30 May 2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents 
(OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
6   e.g. mission orders and translation requests. 


link to page 25  
2. 
FILING 
Captured records (whether registered or not) are organised in files. A single official 
file  must  be  established  for  each  matter  falling  within  the  remit  of  a  given 
department. Each official file must be completed with records created or received in 
connection with the matter; these must reflect departments’ activities in the case in 
question. 
Commission  departments  must  add  file-level  metadata  that  are  reliable  and 
sustainable and can be used to carry out operations arising from legal obligations7. 
2.1. 
Purpose and aims of filing 
The purpose of filing is to: 
a) 
incorporate  all  records  received  or  created  into  the  Commission’s 
documentary resources; and 
b) 
organise  records  according  to  their  original  relationships  with  one 
another  and  with  the  activities  that  led  to  their  existence,  thereby 
reflecting  the  circumstances  in  which  they  were  created  and  their 
significance in the development of the case. 
The aims of filing are to: 
a) 
interpret  and  use  records  in  the  context  in  which  they  were  created, 
so  that  they  provide  a  full  account  of  the  administration’s  activities 
and serve as proof of the work it has carried out; 
b) 
facilitate  targeted  searching  by  making  the  file  and  constituent 
records more traceable throughout their lifecycle; 
c) 
improve  the  quality  and  continuity  of  administration,  especially 
where  another  member  of  staff  takes  charge  of  the  case  and/or  it  is 
taken over by a different department; and 
d) 
assign the record its retention period and disposal action (elimination 
or  transfer  to  Commission’s  historical  archives),  according  to  the 
retention category of the file (see point 11.1). 
2.2. 
Commission filing plan 
A filing plan is drawn up at Commission level. Its consistency is guaranteed 
by a common methodology and terminology based on common principles at 
central and local levels. 
The department concerned is responsible for creating a file and linking it to a 
heading in the filing plan, in accordance with its own internal arrangements. 
The aim of the filing plan is to: 
a) 
provide an overview of the Commission’s documentary resources; 
                                                 
7   Under  Regulation  (EC)  No 1049/2001  and  Council  Regulation  (EEC,  Euratom)  No 354/83  of 
1 February 1983  concerning  the  opening  to  the  public  of  the  historical  archives  of  the  European 
Economic Community and the European Atomic Energy Community (OJ L 43, 15.2.1983, p. 1). 


 
b) 
ensure the consistency of the Commission’s filing systems across all 
common sectors of activity; and 
c) 
make  it  easier  to  find  files  and  records  by  means  of  the  metadata 
added to the filing plan headings and files. 
2.3. 
Principles of the filing plan 
The filing plan depends on the mission of the Commission in general and the 
tasks,  functions  and  activities  of  individual  departments  in  particular.  It  is 
therefore adjusted in line with relevant fundamental changes in EU law. 
The  filing  plan  takes  the  form  of  a  tree  structure,  with  headings  that 
represent  the  activities  carried  out  by  the  Commission  departments  in  the 
exercise of their mandates8. The headings are identified by a clear, succinct 
title and a code. 
The filing plan is divided into levels as follows: 
a) 
the common file classification for the first levels of the tree structure 
are defined by the Secretariat-General; and 
b) 
subsequent  (specific)  levels  are  defined  by  the  departments,  which 
bear full responsibility for them, particularly as regards the drawing-
up, management and upkeep of the headings relating to their areas of 
activity. 
The departments ‘own’ the headings they create. Departments that share the 
management of certain  activities can nevertheless decide to  create common 
headings  and,  if  necessary,  call  on  the  Secretariat-General  to  assist  with 
coordination. 
The means and tools exist to ensure that the filing plan has: 
–  the  flexibility  needed  to  reflect  how  the  functions  and  activities  of  the 
Commission and the departments evolve over time; and 
–  the  stability,  in  terms  of  independence  in  relation  to  departments’ 
organisation charts, that is essential to its operation. 
A  change  of  Commission  or  the  reorganisation  of  a  department  will  not 
affect the stability of the filing plan. However, if they involve the setting of a 
new  mission  or  the  assignment  of  new  functions,  the  filing  plan  must  be 
adapted accordingly and if a mission or function is abandoned, the  relevant 
headings must no longer be used. 
The filing plan must be completed and adapted, if necessary, in the light of 
the  results  of  a  detailed  functional  analysis,  based  on  the  procedures, 
working  methods  and  rules  in  force,  and  on  the  documentary  needs  and 
operating procedures of the authors of the records. 
                                                 
8   In consultation with the departments responsible for keeping files, the Secretariat-General may develop 
other ways of aggregating records, linking information and defining the organisation of files. 
10 

 
2.4. 
Creating and managing files 
2.4.1.  Lead unit (unité chef de file
At  any  given  moment  in  the  course  of  a  case,  one  unit  is  always  lead  unit 
within the Commission department. 
The  lead  unit  is  in  charge  of  the  case,  but  other  units  may  be  involved  in 
performing related tasks or providing ad hoc assistance. 
The lead unit is responsible for assigning every record to the appropriate file 
—  either  directly  or  by  delegation  as  part  of  a  procedure  specific  to  the 
Commission department. 
The lead unit must ensure that the logical coherence of the file is maintained, 
even if the case is dealt with in conjunction with several  entities within the 
Commission department or across the Commission. 
2.4.2.  File 
The lead unit opens the file at the start of the case, which is when the file’s 
metadata must be encoded. 
The  lead  unit  must  close  the  file  when  all  actions  stemming  from  the  case 
have  been  concluded  and  no  further  record  has  to  be  created  or  modified. 
The  closure  date9  is  the  date  of  the  most  recent  record  added  to  the  file. 
When a file is  closed, it is no longer possible to  add records. However, the 
metadata remain editable and filed records can still be consulted (depending 
on conditions of access). 
Every  registered  record  must  be  kept  permanently  in  a  file,  unless  the 
retention rules prescribe an administrative elimination procedure for records. 
Other  records  may  be  included  in  the  file  to  help  clarify  how  a  case  was 
handled.  If  not  removed  before  the  file  is  closed10,  these  records  become  a 
permanent part of the file at the moment of closure and may then no longer 
be changed or removed from the file. 
Each  file  reflects  how  a  case  has  been  handled  in  the  Commission 
department concerned. This means that there may be several files for a given 
case. 
A single ‘file’ may comprise a ‘parent’ file and several sub-files. 
2.4.3.  File list 
The file list is a records management tool designed to: 
a) 
list the files created and held by the Commission; 
b) 
describe the files created under headings of the filing plan; and 
                                                 
9   Not to be confused with the material closing date, i.e. the date on which the file is closed in the system. 
10   In particular, captured records containing personal data should be considered for removal before the file 
is closed. 
11 

 
c) 
provide the Commission and its departments with a tool for retrieving 
and accessing the files. 
The file list must contain the metadata for each file. 
3. 
VALIDITY AND ADMISSIBILITY CRITERIA OF DOCUMENTS 
3.1. 
Parties involved in electronic exchanges of documents 
The  parties  involved  in  electronic  exchanges  of  documents  fall  into  one  of 
the following circles: 
a) 
circle  1  –  the  inner  circle,  comprising  the  Commission  and  its 
departments,  which  exchange  documents  electronically  among 
themselves; 
b) 
circle  2  –  a  semi-open  circle  comprising,  on  the  one  hand,  the 
Commission  and  its  departments  and,  on  the  other  hand,  partner 
administrations  (other  EU  institutions,  Member  States,  national 
public  administrations  and  duly  identified  bodies  with  which  the 
Commission  has  regular  transactions),  which  exchange  documents 
electronically via networks and mutually agreed procedures; and 
c) 
circle  3  –  an  entirely  open  circle  comprising,  on  the  one  hand,  the 
Commission and its departments and, on the other hand, any external 
natural or legal person11, who exchange documents through networks 
such as the internet or electronic mail. 
3.2. 
Identification of a member of staff 
The  members  of  staff  from  whom  documents  originate  may  identify 
themselves by: 
a) 
signing the document with an electronic signature; 
b) 
signing the document by hand; 
c) 
sending  the  document,  or  authorising  another  colleague  to  send  it, 
from their Commission email address; or 
d) 
sending the document, or authorising another colleague to send it, via 
an  IT  system  to  which  access  has  been  provided  by  means  of 
EU Login12 or an equivalent access system. 
If no signature is required, the name of the member of staff from whom the 
document originates may be omitted from the text if: 
–  the  name  is  clearly  mentioned  in  the  metadata  of  the  corresponding 
electronic record; and 
–  either the capacity in which that person is acting is explicitly stated in the 
text of the document; or 
–  the  team,  unit  or  department  to  which  that  person  belongs  is  explicitly 
stated in the text of the document. 
                                                 
11   e.g.  organisations,  non-EU  countries,  commercial  businesses,  corporate  bodies,  recipients  of 
Commission payments who are not members of its staff, and members of the public. 
12  EU Login is a user authentication service used by staff members to access particular IT applications. 
12 

 
3.3. 
Identification of an external person 
The  requirements  of  the  system  making  it  possible  to  identify  the  person 
from whom the document originates depend on the circle concerned and the 
degree  of  formality  required  for  the  subject  area  or  the  stage  of  the 
procedure.  The  guarantees  of  clear  identification  must  be  more  stringent  if 
the  document  is  to  have  legal  effect  and  less  stringent  if  it  is  just  an 
exchange of information. 
Individuals  belonging  to  circle  1  are  identified  electronically  by  means  of 
EU Login  or  an  equivalent  system13.  The  Directorate-General  for 
Informatics  (DIGIT)  is  responsible  for  operating  and  maintaining  the 
identification system14. 
In  circle  2,  any  document  is  admitted;  parties  involved  in  electronic 
exchanges must be identified by a mutually accepted system. 
In circle 3, an external person may, as appropriate, be identified by: 
a) 
a  simple  electronic  signature,  unless  the  clear  and  unambiguous 
identification  of  the  author  and/or  addressee  is  required,  e.g. for 
reasons of confidentiality linked to the content of the document to be 
transmitted; 
b) 
the  authentication  function  installed  for  a  Commission  application 
which complies with the principles of these implementing rules; or 
c) 
successive  acceptance  of  exchanges  of  documents  by  senders  and 
recipients. 
In  circle  3,  any  analogue  document  sent  by  an  external  physical  or  legal 
person  is  admitted  on  the  assumption  that  the  declared  sender  is  the  actual 
sender.  A  document  cannot  be  admitted  where,  following  an  assessment  of 
its  form  and  content,  reasonable  doubts  arise  as  to  whether  the  external 
person is really its author. 
The Commission does not admit anonymous incoming documents, unless it 
assesses  that the information they contain is  relevant  for the institution and 
the document is to be captured. 
3.4. 
Reliability of the Commission’s production context 
The  Commission  creates  documents  in  accordance  with  common  and 
specific  rules,  and  the  formal  requirements  set  out  in  Article 4(2)  of  the 
Decision. 
3.5. 
Reliability of a third party’s production context 
The  Commission  assesses  whether  the  form  and  content  of  incoming 
documents tally with the purported identity of the author. If they match the 
context  in  which the document appears to  have been produced and there is 
                                                 
13   For  transmission  of  documents  by  email,  the  secure  electronic  mail  (SECEM)  system  guarantees 
identification of the sender. 
14   Exceptions may apply for systems dealing with classified information. 
13 

 
no  reasonable  doubt  as  to  the  document’s  authenticity  and  integrity,  the 
Commission deems the document to be reliable and admissible. 
The  Commission  admits  documents  in  any  media,  including  copies  of 
originals,  unless  a  Commission  rule  or  an  EU  or  national  legal  provision 
requires a specific medium or format. 
3.6. 
Guarantee  of  integrity  of  document  content  and  metadata,  and  their 
preservation 

The  required  guarantee  of  integrity  of  the  content  of  the  document,  its 
metadata  and  the  method  used  to  provide  this  guarantee  are  directly 
proportional  to  the  degree  of  formality  required  by  the  type  of  exchange 
concerned. 
Whatever the circle of parties involved and the system used for the exchange 
of  documents,  the  content  received  is  assumed  to  be  equivalent  to  the 
content sent unless proven otherwise. 
Paper  documents  drawn  up  by  the  Commission  are  considered  intact  if  no 
alterations  are  found.  In  the  event  of  damage  caused  by  difficulties  with 
preservation, documents are considered valid if  their essential parts are still 
readable  by  any  means  and  by  collating  with  the  corresponding  digitised 
version. 
4. 
VALIDITY AND ADMISSIBILITY OF DIGITISED CONTENT 
4.1. 
General principles 
The  Commission  systematically  digitises  all  analogue  documents  to  be 
added to its documentary resources. 
Electronic renditions resulting from digitisation procedures and added to the 
Commission’s documentary resources replace the initial content and form on 
which they are based (without prejudice to point 4.4). 
4.2. 
Formats 
Documents  are  digitised  in  a  format  that  guarantees  permanence,  integrity 
and  readability  over  time,  and  facilitates  access  to  the  information  they 
contain. 
Where  possible,  the  format  chosen  for  Commission  documents  is  enriched 
by  optical  character  recognition  (OCR)  that  leaves  the  image  intact  but 
facilitates full text searches. 
4.3. 
Quality control 
The  team  responsible  for  digitisation  in  each  Commission  department 
establishes  checks  to  provide  reasonable  assurance  that  the  electronic 
rendition tallies with the original. 
Quality control takes place at two levels: 
14 

 
a) 
automatic quality control provided by the combined digitisation/OCR 
system – in the event of errors relating to metadata, duplications, etc., 
the  system  automatically  sends  an  error  message  to  the  digitisation 
department, which duly corrects them; and 
b) 
manual  quality  control  to  verify  that  all  content  has  been  digitised 
correctly (all pages are included, the order of the pages has not been 
reversed, there are no errors, etc.). 
The stringency of quality controls is directly proportional to the value of the 
electronic renditions or the length of time for which they are to be retained. 
Notwithstanding the rules on the elimination of originals, all records are kept 
in their original medium for 6 months as a precaution. During this time, any 
errors reported are immediately corrected. 
Where  digitised  content  is  corrupted  due  to  preservation  issues,  it  is 
considered valid if its essential parts are still readable by any means and by 
comparison with the corresponding original, if still available. 
4.4. 
Retention of original content 
If  the  original  is  a  paper  document  for  which  one  or  more  signatures  are  a 
substantial  formality,  it  is  preserved  and  subsequently  transferred  or 
eliminated in accordance with the retention rules15. 
4.5. 
Documentation of the digitisation procedure 
In all cases, the digitisation procedure must document: 
a) 
the scope; 
b) 
the procedural framework; 
c) 
the validation of results; and 
d) 
the elimination of the original medium. 
All  documentation  relating  to  digitisation  operations  must  be  kept 
permanently. 
5. 
ELECTRONIC SIGNATURES 
The  use  of  electronic  signatures  within  the  Commission  does  not  affect  the  rules 
under  which  the  signatory  is,  or  is  not,  empowered  to  take  decisions  binding  the 
Commission. 
While  only  a  small  proportion  of  Commission  documents  require  a  signature  as  a 
substantial formality in order to be valid in accordance with EU or national law, an 
advanced  or  qualified  electronic  signature  may  be  required,  in  particular  for 
electronic  exchanges  within  circle 3,  where  individuals  must  be  clearly  and 
unambiguously identified. 
                                                 
15   See Chapter II. 
15 

 
5.1. 
Management of documents with electronic signatures 
For  documents  created  by  the  Commission,  secure  electronic  signature 
creation  devices16  must  use  appropriate  technical  and  procedural  means  to 
ensure that: 
a) 
the electronic signature creation data occur only once and reasonable 
guarantees exist that they will remain secret; 
b) 
there are reasonable guarantees that the electronic signature creation 
data  used  cannot  be  derived  data  and  the  signature  is  protected 
against forgery by the most advanced technology available; and 
c) 
the  electronic  signature  creation  data  used  can  be  reliably  protected 
by the legitimate signatory against use by others. 
In  addition,  secure  electronic  signature  creation  devices  must  not  alter  the 
data to be signed or prevent such data from being presented to the signatory 
prior to signature. 
For documents received by the Commission, DIGIT, assisted by the Security 
Directorate  of  the  Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security 
(DG HR),  makes  available  to  the  other  departments  the  infrastructure  and 
software  required  to  read  and  technically  validate  advanced  and  qualified 
electronic signatures in accordance with generally accepted standards. 
5.2. 
Documents not requiring a handwritten or qualified electronic signature 
Documents created by the Commission that do not require a handwritten or 
qualified  electronic  signature  relate  mostly  to  administrative  procedures, 
whether  purely  internal  (e.g.  relations  between  the  Commission 
administration  and  its  officials)  or  external  (relations  between  the 
Commission  and  the  other  EU  institutions,  agencies  and  other  bodies, 
Member States, firms or members of the public). 
They include, inter alia17: 
a) 
documents created by the Commission that relate to the internal18 or 
interinstitutional19 legislative process. These include draft legislation, 
notes, studies and other reports assessing the content or consequences 
of  legislation  to  be  proposed,  and  preparatory  documents  such  as 
green papers, white papers and communications; 
b) 
contracts or grant agreements exchanged, sent or notified through an 
electronic  exchange  system  having  equivalent  legal  effect  to 
handwritten signatures20; 
                                                 
16   See Regulation (EU) No 910/2014 (Articles 3 and 29-31, and Annex II). 
17  The following list is non-exhaustive. 
18   Excluding the authentication of acts, as provided for in the Commission’s rules of procedure. 
19   Transmission of such documents can nevertheless require an electronic signature as proof of their origin 
and to show that their integrity is preserved during transmission. 
20   See Article 148 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council 
of  18 July  2018  on  the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union  (OJ  L  193, 
30.7.2018, p. 1). 
16 

 
c) 
certain  documents  relating  to  the  management  of  contracts  and 
grants,  such  as  information  on  calls  for  tenders  (e.g.  technical 
specifications)  or  calls  for proposals (e.g.  guidelines for applicants), 
reports of opening and evaluation committees; 
d) 
documents created by the Commission having legal effect in internal 
administrative procedures (e.g. application of the Staff Regulations); 
e) 
documents relating to the purely internal operation of a Commission 
department (e.g. minutes of meetings); and 
f) 
documents  of  a  financial  nature  or  concerning  budgetary  discipline, 
created by the Commission and intended for the other institutions, the 
Member States or external bodies acting under EU policies. 
Documents received by the Commission that do not require a handwritten or 
qualified electronic signature relate mostly to administrative procedures and 
come from EU institutions and bodies, Member States, firms or members of 
the  public.  In  particular,  these  consist  of  mail  from  outside,  where  national 
or EU legislation or administrative practice do not require a signed original. 
They include, inter alia21: 
g) 
exchanges  of  information  with  Member  States  and  other 
EU institutions, agencies and other bodies under EU policies; 
h) 
requests for access to documents made by members of the public; 
i) 
complaints about infringements of EU law; 
j) 
applications  to  take  part  in  competitions  or  selection  procedures,  or 
unsolicited applications; 
k) 
supporting  documents  accompanying  grant  applications  and,  where 
appropriate, the application form itself, following a call for proposals 
under a framework programme; and 
l) 
statistical  and  financial  data  required  under  EU  legislation,  in 
particular  those  relating  to  common  policies  and  their  management, 
control or financing. 
6. 
VALIDITY OF ELECTRONIC PROCEDURES 
Within  the  Commission,  IT  solutions  for  managing  specific  procedures  use 
EU Login  or  an  equivalent  system  for  the  electronic  identification  of  persons 
authorised to be involved in the procedure. 
These information systems manage procedures in domains such as human resources, 
the policy and legislation lifecycle, programme management, procurement and grant 
management,  case  management  and  administrative  procedures.  They  can  involve 
circle 1, 2 or 3 exchanges. 
6.1. 
Protection of content and stages of the procedure against alteration 
To enable checks that the content of records and the stages in the procedure 
have not been altered, IT systems managing Commission procedures must: 
                                                 
21  The following list is non-exhaustive. 
17 

 
a) 
provide effective measures to control rights of access, to prevent any 
access,  elimination,  alteration  or  illegal,  malicious  and  unauthorised 
moving of records, files, metadata and stages in the procedure; 
b) 
be equipped with systems of protection against threats such as virus 
attacks, hacking, theft, fire, excessive temperature and water damage; 
c) 
prevent  any  unauthorised  change  and  incorporate  integrity 
mechanisms to check that a record has not changed over time; 
d) 
keep an audit trail for each essential stage of the procedure; 
e) 
save  stored  data  in  a  safe  environment,  possibly  in  multiple  copies 
and at different locations; 
f) 
provide  reliable  format  conversion  and  migration  procedures  to 
guarantee the readability and accessibility of records throughout their 
retention period; and 
g) 
provide  sufficiently  detailed  functional  and  technical  documentation 
on  the  operation  and  characteristics  of  the  system,  accessible  at  all 
times by the organisational entities responsible for the functional and 
technical  specifications22.  This  documentation  must  be  kept  up  to 
date and, in the event of a change in the departments concerned, sent 
directly to the new lead departments responsible for the functional or 
technical aspects. 
IT systems managing procedures in which the Commission and other bodies 
or organisations are involved and whose conditions and technical guarantees 
are  determined  by  agreement  must  offer  mutatis  mutandis  guarantees 
equivalent  to  the  IT  systems  managing  procedures  specific  to  the 
Commission. 
6.2. 
Priority use of the workflow system for structured transmissions 
Commission departments  must put  in place  workflow management systems 
where possible. These may take the following forms: 
a) 
information systems supporting automation of a process, in whole or 
part,  during  which  electronic  documents,  information  or  tasks  are 
passed from  one participant  to  another for action, according to  a set 
of  procedural  rules  (e.g. controlled  access  to  documents  and 
records)23; and 
b) 
electronic sequential validation chain24 enabling any person with the 
necessary  access  rights  to  modify,  validate,  sign  or  send  back  the 
records to be signed. 
                                                 
22   Organisational  entities  responsible  for  the  functional  and/or  technical  specifications  are  departments 
that are project owners of IT systems (e.g. Secretariat-General or DGs), DIGIT, the Security Directorate 
of  DG HR,  and  DGs’  document  management  officers  and  IT  departments  (information  resource 
managers and their teams). 
23   See ISO 12651-2:2014. 
24  Commonly called ‘e-signatory’ at the Commission. 
18 

 
7. 
DATA AND INFORMATION WITHIN THE COMMISSION 
Data and information must be available and shared as widely as possible within the 
Commission, in order to: 
a) 
facilitate the use of collaborative working methods; 
b) 
facilitate search and reuse of data and information; and 
c) 
promote synergies and efficiencies in the use of resources. 
Commission departments may limit information sharing on certain files in the short, 
medium or long term, depending on the sensitivity of the subject and the cases being 
dealt with. 
The  main  reasons  to  limit  access  to  data  and  information  relate  to  information 
security, data protection and sectoral confidentiality, e.g. due to competition issues, 
investigations and commercial interests. 
Effective  systems  and  tools  must  be  used  to  facilitate  the  search  for  data  and 
information across official electronic repositories. 
In the interest of information sharing, departments must ensure that their files are as 
visible and as widely accessible as is consistent with the sensitivity of their content. 
8. 
INFORMATION SECURITY 
The IT systems, networks and means of transmission used to integrate records into 
the  Commission’s  documentary  resources  must  be  checked,  either  by  the  Security 
Directorate of DG HR itself or under its control, for compliance with the legislation 
or  rules  governing  security,  personal  data  protection,  IT  system  security  and 
management of access rights. 
Records containing sensitive non-classified information are subject to the Decision 
and  these  implementing  rules.  They  are  also  subject  to  specific  drafting,  marking, 
capturing  and  other  processing  provisions,  in  accordance  with  the  rules  on 
information security25. 
Classified  records  are  processed  in  accordance  with  the  Decision  and  these 
implementing rules, while taking account of specific processing requirements under 
the rules on information security26. 
In addition, the Commission will implement these provisions in the procedures used 
to  manage  records  and  archives  and  in  the  configuration  and  adaptation  of  the  IT 
systems used for this purpose. 
Each department owning an IT system is responsible for the security of the system 
in its entirety. 
 
                                                 
25   Mainly,  Commission  Decision  (EU,  Euratom)  2015/443  on  security  in  the  Commission  (OJ  L 72, 
17.3.2015,  pp. 41-52),  Commission  Decision  (EU,  Euratom)  2015/444  on  the  security  rules  for 
protecting  EU  classified  information  (OJ  L 72,  17.3.2015,  pp. 53-88),  Commission  Decision  (EU, 
Euratom) 2017/46 on the security of communication and information  systems in the  Commission (OJ 
L 6, 11.1.2017, pp. 40-51), Security Notice C(2019) 1903 on information assessment and classification 
and Security Notice C(2019) 1904 for marking and handling of sensitive non-classified information. 
26   See previous footnote. 
19 

 
Chapter II 
Preservation and historical archives 
9. 
PRESERVATION 
Preservation  encompasses  all  techniques  and  practices  used  to  ensure  the  integrity 
and  readability  of  records  and  files  over  time,  so  that  they  can  be  accessed  for  as 
long as necessary, whatever their medium. This involves: 
a) 
establishing  how  preservation  is  organised  and  where  responsibility  for 
preservation lies within the Commission and its departments; 
b) 
preservation  over  time,  in  accordance  with  the  provisions  of  the  applicable 
retention list; and 
c) 
preserving  capture  and  filing  metadata,  and  any  other  relevant  metadata 
accompanying the records and files throughout their lifecycle. 
9.1. 
Organisation and responsibility 
Each  department  must  ensure  the  protection  of  the  records  and  files  for 
which  it  is  responsible  and  their  short-  and  medium-term  accessibility27, 
until  these  responsibilities  are  transferred  to  the  Commission’s  Historical 
Archives Service28 or the files are eliminated. 
9.1.1.  Lead department (département chef de file
Throughout their lifecycle, records and files fall under the responsibility of a 
clearly  identified  lead  department.  This  responsibility  usually  follows  the 
normal lifecycle of the file in the documentary resources of the Commission 
department  concerned.  Depending  on  the  Commission  department’s 
organisation  (centralised,  decentralised  or  mixed),  the  lead  department  will 
be  responsible  for  the  preservation  of  the  files  in  its  possession,  including 
storage and transmission, in cooperation with the Commission department’s 
document management officer and document management team or archives 
service. 
The transfer or cessation of a lead department’s activities may result in one 
of the following scenarios: 
a) 
an activity is transferred between units or Commission departments – 
responsibility for the records and files is transferred to the new lead 
department(s); 
b) 
the  Commission  is  no  longer  responsible  for  the  activity  –  all  files 
relating  to  the  activity  are  closed  and  the  Commission  department 
that produced the records and files remains responsible for them until 
they are transferred to the Historical Archives Service or eliminated; 
                                                 
27   i.e. accessibility throughout the administrative retention period as set out in the common retention list 
or, where applicable, specific retention lists. 
28   From the date of such transfer, the Historical Archives Service is responsible for the physical protection 
of these archives. However, any other activity relating to a transferred record or file under 30 years old 
that forms part of the transferred archives remains the responsibility of the Commission department. 
20 

 
c) 
the  creator  of  the  files  is  a  temporary  body  –  if  this  body  ceases  to 
exist  and  no  Commission  department  takes  over  the  activity29,  the 
temporary  body  closes  and  transfers  the  files  to  the  Commission’s 
Historical  Archives  Service,  which  then  assumes  responsibility  for 
their  preservation  and  deals  with  any  request  for  consultation  or 
access; and 
d) 
the creator of the records and files is a Commission department that 
ceases  to  exist  –  if  no  other  department  takes  over  the  activity30,  it 
closes all  files associated with  the  activity  and transfers them to the 
Historical  Archives  Service,  which  then  assumes  responsibility  for 
their  preservation  and  deals  with  any  requests  for  consultation  or 
access. 
In all of the above scenarios, the new lead department for preservation must 
preserve the records and files in accordance with the Commission’s retention 
lists. 
Any change in lead department must be documented. 
9.1.2.  Preservation responsibility of Commission departments 
Document  management  officers  are  responsible  for  implementing  the 
preservation rules. They must ensure that, whatever the medium: 
a) 
current  records  and  files  are  available  to  the  staff  dealing  with  the 
case; 
b) 
the lead department for the records and files is known and is aware of 
its responsibilities; 
c) 
current and intermediate records and files are kept in the appropriate 
storage infrastructure and are inventoried; and 
d) 
the  nature  and  location  of  intermediate  records  and  archives  are 
known. 
Any creation, modification or migration of the systems, means and location 
of  the  archives  is  documented  and  carried  out  in  agreement  with  the 
document management officer of the Commission department concerned and 
in compliance with the rules in force. 
9.2. 
Preservation over time 
Once  captured,  records  are  preserved  in  their  original  and/or  a  permanent 
format. 
As  soon  as  a  record  becomes  part  of  an  official  electronic  repository,  any 
change is identified by means of an audit trail. 
                                                 
29   If another Commission department takes over the activity in question, it becomes lead department for 
preservation (cf. point (a)). 
30   If another department takes over the activity in question, it becomes lead department for preservation 
(cf. point (a)). 
21 

 
Depending on the period  for which records and  files are to  be retained and 
without compromising their authenticity or integrity, their medium or format 
may  be  changed  to  guarantee  that  they  remain  accessible  and  legible  over 
time  in  line  with  the  principles  of  the  Commission’s  digital  preservation 
strategy. 
9.3. 
Preservation of metadata 
All metadata accompanying a record or file throughout its lifecycle must be 
preserved31. 
These  are  supplemented  by  preservation  metadata,  which  are  added  by  the 
lead department or by the official electronic repository. 
10.  STORAGE 
Appropriate  storage  infrastructure  must  be  provided  to  meet  any  preservation 
requirements. It must be suitable in the light of the types of record and file it needs 
to accommodate and the length of time these need to be preserved. 
10.1.  Responsibility 
Each Commission department must take the necessary measures to ensure it 
has  adequate  space,  equipment  and  infrastructure  for  its  current  and 
intermediate records and files, whatever their format or medium. 
The  departments  responsible  for  establishing  and  maintaining  registers  in  a 
given domain and for the accompanying official electronic repositories must 
ensure  the  protection  and  accessibility  of  electronic  records  and  files 
managed  therein.  They  must  also  ensure  that  the  repositories  comply  with 
the Commission’s provisions on the security of information systems and the 
provisions  on  electronic  records  and  digitised  documents,  and  their 
implementing rules. 
10.2.  Official electronic repositories 
The Commission’s electronic and digitised records and files are preserved in 
official electronic repositories throughout their lifecycle. 
Any  IT system  that creates or receives records intended to  form  part of the 
Commission’s documentary resources must be designed so as to ensure that 
records are captured, filed and preserved in an official electronic repository, 
in accordance with the procedures laid down by the Secretariat-General and 
any specific indications provided case by case. 
If records are signed electronically, the electronic  signatures and the digital 
certificates which were used to produce them must also be integrated into the 
related official electronic repository. 
                                                 
31  A list of the minimally required metadata for each phase of the lifecycle is provided by the Secretariat-
General. 
22 

 
10.2.1. Architecture 
Records  are  to  be  captured  in  a  common  official  electronic  repository  or  a 
specific official electronic repository that has received the prior approval of 
the Secretariat-General. 
The  architecture  of  the  official  electronic  repositories  takes  account  of  the 
fact  that  there  are  different  requirements  for  short-  and  medium-term 
readability,  accessibility  and  preservation  (current  and  intermediate  records 
and  files)  and  long-term  readability,  accessibility  and  preservation 
(definitive or historical archives). 
The two types of common official electronic repository are: 
a) 
an official  electronic repository for current  and intermediate  records 
and  files  –  capturing  electronic  and  digitised  documents,  together 
with all relevant metadata; and 
b) 
an official electronic repository for definitive or historical archives32. 
10.2.2. Functionalities 
Official  electronic  repositories  must  feature  the  following  minimum 
functionalities: 
a) 
capture and filing of records in accordance with the applicable rules; 
b) 
preservation of records and files, all relevant metadata and the stages 
of  the  procedure  in  accordance  with  the  rules  on  preservation  and 
their implementing rules; 
c) 
migration of format(s) and/or computer environment(s) at sufficiently 
frequent  intervals  to  guarantee  the  readability,  accessibility  and 
preservation of records and files throughout their retention period; 
d) 
management of linguistic and historical versions of the same record; 
e) 
a time stamp certifying the deposit of the record and its metadata on a 
given  date,  and  the  renewal  of  this  time  stamp  at  suitable  intervals 
depending on security risks; 
f) 
disablement  of  the  possibility  of  altering  records  bearing  an 
electronic signature; 
g) 
access  management  and  control  based  on  the  predefined  rights  of 
users and departments that own records and files and on the degree of 
accessibility to the records and files themselves; 
h) 
elimination  of  files,  records  and  their  metadata  that  are  to  be 
eliminated once their retention period expires and preservation of an 
audit trail of such eliminations; 
i) 
efficient search tools enabling files, records and metadata to be easily 
retrieved; 
                                                 
32   Long-term  digital  preservation  needs  to  take  account  of  the  impact  of  changing  technologies  and 
changing  audiences.  Arrangements  for  this  repository  must  therefore  provide  for  monitored  and 
documented  preservation  actions,  such  as  adding  technical  metadata,  using  checksums  and  executing 
format conversion, to ensure that the digital records remain readable. 
23 

 
j) 
a  reporting  function  making  it  possible  to  produce  reports  on  the 
basis  of  predefined  criteria,  with  facilities  for  sorting  and  the 
possibility of saving, exporting or printing these reports; 
k) 
material  protection  of  the  official  electronic  repository  against  any 
risk of damage, loss or alteration of its integrity (measures to protect 
against virus and cyber-attacks and any other non-authorised access); 
and 
l) 
regular  backups  and  the  availability  of  a  site  mirroring  the  entire 
structure and content of the official electronic repository that is ready 
to take over if an emergency plan has to be activated. 
DIGIT  is  responsible  for  operating  and  maintaining  the  common  official 
electronic repositories in agreement with the Secretariat-General. 
10.2.3. Preservation of electronic signatures 
At  the  time  of  integration  into  the  official  electronic  repository,  the 
electronic signature is preserved in its original format throughout the period 
of short- and medium-term readability, accessibility and preservation of the 
record to which it relates. 
Beyond that period33, the function of the electronic signature is guaranteed in 
the official electronic repository by means of a digital fingerprint, even if the 
electronic signature itself is no longer readable, accessible or preserved. 
For  each  record  bearing  an  electronic  signature,  the  official  electronic 
repository  generates  a  time  stamp  and  automatically  associates  it  with  the 
record. This time stamp serves as proof of the date on which the record was 
entered  into  the  system  and  certifies  that  the  electronic  signature,  its  key, 
algorithm and digital fingerprint were valid at that time. 
10.3.  Physical storage areas 
Analogue  records  and  files  must  be  kept  in  physical  storage  areas  that 
guarantee  adequate  physical  protection  and  meet  the  following  minimum 
requirements: 
a) 
a suitable location that is well designed, constructed and maintained; 
b) 
the  possibility  to  control  environmental  conditions  and  protection 
against excessive light, dust, dirt, damp, heat, pests and mould; 
c) 
suitable  storage  facilities  for  records  with  different  requirements, 
including  shelving  for  boxes  and  cabinets  or  drawers  for  maps  and 
plans; 
d) 
protection from unauthorised access; and 
e) 
protection  from  damage  and  disaster,  including  incompatible  or 
hazardous activities and circumstances. 
                                                 
33   If the ARP does not apply, 15 years at most. 
24 

 
If  any  of  the  above  conditions  cannot  be  met,  the  department  responsible 
must  contact  the  competent  department  for  infrastructure  and  logistics  so 
that appropriate steps can be taken. 
Where  more  stringent  requirements  apply,  e.g. for  multimedia  archives,  the 
department  responsible  should  review  the  situation  jointly  with  the 
Secretariat-General, DIGIT and the competent Commission departments, so 
that appropriate technical and organisational steps can be taken. 
11.  RETENTION, TRANSFER AND ELIMINATION 
11.1.  Common Commission-level retention list 
The  common  retention  list  (CRL)34  is  a  regulatory  instrument  that  sets  the 
retention  period  for  the  different  types  of  Commission  file.  Structured  as  a 
retention schedule, it provides preservation information for each type of file. 
The Secretariat-General draws up and updates the CRL in close cooperation 
with all Commission departments. 
The CRL takes account of the organisational context and the Commission’s 
legal obligations. It aims to: 
a) 
identify the file types created and held by departments in the course 
of their activities, in  order to  ensure that the corresponding  files are 
properly preserved; 
b) 
lay  down  the  retention  period  for  each  type  of  file,  taking  into 
account  its  administrative  usefulness,  any  statutory  and  legal 
obligations, and its potential historical value. 
The retention period for each type of file is determined by: 
–  its administrative retention period (ARP); 
–  the action to be taken at the end of the ARP (post-ARP action or 
first review); and 
–  where  applicable,  the  action  to  be  taken  after  transfer  to  the 
historical archives. 
The CRL sets these three parameters for each type of file; 
c) 
establish  the  administrative  elimination  procedures  that  departments 
must apply to certain types of file; 
d) 
set out the action to be taken by departments on the various types of 
file once the ARP has expired; and 
e) 
determine  what  action  should  be  taken  by  the  Historical  Archives 
Service on the various types of file received. 
Three  post-ARP  actions  are  possible:  elimination,  transfer  to  the  historical 
archives  and  sampling  or  selection.  For  transferred  files,  two  post-transfer 
actions are possible: permanent preservation and second review. 
                                                 
34   SEC(2019) 900/2. 
25 

 
Commission  departments  must  apply  the  CRL  to  all  files  created  in 
accordance with these implementing rules, except the types of file for which 
a specific retention list (SRL) has been drawn up. 
The CRL may have to be reviewed as a result of the adoption or amendment 
of  legal  bases,  European  Data  Protection  Supervisor  (EDPS)  opinions  or 
Legal Service opinions imposing retention periods for certain types of file. 
The  Secretariat-General  will  have  to  submit  any  review  of  the  CRL  to  the 
EDPS in accordance with Article 41(1) of Regulation (EU) No 2018/172535. 
11.2.  Specific retention list 
Where  Commission  departments  have  specific  types  of  file  that  do  not 
concern  another  department  and  are  not  included  in  the  CRL,  they  have  to 
draw up a specific retention list (SRL). 
The CRL rules apply mutatis mutandis to SRLs. 
Before being adopted and implemented in the department in question, SRLs 
must have the approval of the Secretariat-General, the Legal Service and the 
Historical  Archives  Service.  Since  retention  rules  concern  personal  data, 
SRLs  must  be  submitted  to  the  EDPS  under  Article 41(1)  of  Regulation 
(EU) No 2018/1725. 
11.3.  Administrative elimination procedures for records 
Administrative  elimination  procedures  for  records  require  departments  to 
eliminate certain  records or information  from files for well-defined reasons 
before the end of the ARP. 
The  Commission’s  retention  lists  must  refer  to  administrative  elimination 
procedures applicable to certain types of file. 
The elimination of records entails their physical destruction. 
The elimination processes must be documented. This documentation must be 
preserved permanently. 
11.4.  Administrative retention period (ARP) 
Commission  departments  preserve  their  records  before  closing  the  files 
concerned  and  during  the  ARP  laid  down  by  the  applicable  retention  list. 
Only  records  that  are  part  of  files  for  which  an  administrative  elimination 
procedure for records applies may be eliminated before the end of the files’ 
ARP. 
Where  all  or  part  of  a  closed  file  is  needed  in  the  event  of  litigation,  an 
investigation  or  a  complaint  to  the  Ombudsman,  any  post-ARP  action  is 
                                                 
35   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 
26 

 
suspended  until  the  case  has  been  dealt  with.  Once  this  suspension  (‘legal 
hold’) is lifted, the post-ARP action can be carried out. 
11.5.  Appraisal and transfer to the historical archives 
11.5.1. Purpose and aims 
The  purpose  of  the  rules  on  the  appraisal  and  transfer  of  files  to  the 
Commission’s historical archives is to: 
a) 
guarantee  the  long-term  preservation  of  archives  that  have  legal  or 
administrative value; 
b) 
facilitate access  to  such  archives  for anyone entitled to  have access; 
and 
c) 
guarantee  that  the  historical  archives  of  the  European  Commission 
can be opened to the public after 30 years36. 
The aims of the rules are to: 
a) 
establish  procedures  for  the  appraisal  of  the  Commission’s  files  in 
accordance with the applicable retention lists; 
b) 
establish procedures for the elimination of files; and 
c) 
set out the responsibilities of the Commission departments and of the 
Historical Archives Service with a view to guaranteeing the medium- 
and long-term accessibility and preservation of the archives. 
11.5.2. Principles  governing  appraisal  and  transfer  of  files  to  the 
Commission’s historical archives 
a) 
Retention  periods  must  take  account  of  the  obligation  to  transfer 
records  no  later  than  15  years  after  the  date  on  which  they  were 
created37. 
b) 
Commission  departments  must  review  their  files  in  the  light  of  the 
applicable  retention  list  with  a  view  to  eliminating  them  or 
transferring them to the historical archives. At the end of their ARPs, 
all files that need to be permanently preserved must be transferred to 
the Historical Archives Service. 
c) 
Within  each  department,  the  document  management  officer  is 
responsible,  under  the  authority  of  the  director-general  or  head  of 
department, for the first review of files38 and for their transfer to the 
historical archives. The Historical Archives Service may refuse such 
transfers if these rules and the applicable retention list have not been 
correctly  applied.  It  must  inform  the  department  concerned  of  the 
reasons for such refusal. 
                                                 
36   In accordance with Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. 
37   See Article 7 of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. 
38   This includes post-ARP actions such as sampling/selection and elimination. In many cases, operational 
units  must  be  involved  in  reviewing  files.  The  roles  of  the  document  management  officer  and  of  the 
operational  units  depend  on  the  internal  organisation  of  the  department  concerned.  In  any  case,  the 
document management officer must ensure that the first review of files complies with these provisions. 
27 

 
d) 
At  the  time  of  first  review,  departments  must  check  for  external 
circumstances  that  could  justify  exemption  from  an  elimination 
prescribed  by  the  retention  list39.  They  must  document  any  such 
exemption and submit it to the Secretariat-General for agreement. 
e) 
Compelling reasons must be provided to justify any exemption from 
the  obligation  to  transfer  files.  The  department’s  document 
management  officer  must  submit  these  reasons  to  the  Secretariat-
General  and  the  Historical  Archives  Service  for  agreement.  Such 
exemptions  will  not  affect  the  opening  of  the  historical  archives  to 
the public after 30 years. 
f) 
To  guarantee  processing  in  compliance  with  the  obligation  to  open 
the  historical  archives  to  the  public,  records  and  files  containing 
sensitive  information40  must  be  clearly  identified  when  they  are 
transferred  to  the  historical  archives.  Transferring  departments  must 
cooperate  with  the  Historical  Archives  Service  to  review  such 
sensitive  information  no  later  than  25  years  after  the  closure  of  the 
files  concerned,  with  a  view  to  determining  whether  the  files 
concerned can be opened to the public. 
g) 
Records  and  files  not  identified  as  containing  classified  or  sensitive 
information will be opened to the public no later than 30 years after 
their creation. 
11.6.  Rules governing the appraisal of files 
The appraisal of files consists of a first and a second review. A first review is 
applicable to all files at the end of their ARP. If the retention list provides for 
a second review, it must take place no later than 25 years after the files are 
closed. 
11.6.1. First review 
On  the  basis  of  the  applicable  retention  list,  Commission  departments 
undertake, at  least  once  a  year,  a first  review of  files  that have reached the 
end of the ARP. 
To this end, departments consider the file type and the date on which the file 
was closed. In accordance with the applicable retention list, the first review 
results  in  either  the  elimination  of  the  files  or  transfer  to  the  historical 
archives, where applicable after sampling or selection. 
11.6.2. Second review 
Files transferred to the historical archives after first review are: 
–  permanently preserved; or  
–  reviewed for a second time, where: 
                                                 
39   Such  circumstances  could  include  the  uncovering  of  past  maladministration,  an  extraordinary  public 
interest in the information or in the records concerned, or other factors that could make it necessary to 
preserve the files, at least temporarily. 
40   Within the meaning of Article 2(1), (2) and (3) of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. 
28 

 
  a second review is provided for in the applicable retention list; or  
  the files are not subject to a retention list. 
The second review is performed no later than 25 years after the closure of 
the files and results (depending on their historical value) in: 
  their elimination; or  
  their  permanent  preservation,  where  applicable  after  sampling  or 
selection. 
11.7.  Rules governing sampling and selection 
Sampling  and  selection  are  procedures  that  involve  choosing  a  number  of 
files for preservation from among a larger body of files. The files that are not 
preserved are eliminated. 
The  rules  on  sampling  and  selection  apply  to  both  the  first  and  the  second 
review. 
In the case of sampling, files are chosen for preservation on the basis of an 
automated or random procedure with a view to keeping a proportion that is 
representative of the whole. 
In  the  case  of  selection,  files  are  chosen  for  preservation  on  the  basis  of 
subjective  criteria.  The  files  are  not  necessarily  representative  of  the  larger 
body from which they were selected. 
Each  sampling/selecting  procedure  must  be  fully  documented.  The 
documentation must include at least the following: 
a) 
the justification and purpose of sampling/selection; 
b) 
a  list  of files undergoing sampling/selection, including an indication 
of: 
–  the relevant retention list category; 
–  the files chosen for preservation; and 
–  the files chosen for elimination; and 
(c) 
the criteria applied and the reasons for them. 
Where  files  are  sampled/selected  at  first  review,  the  documentation  is 
produced  by  the  originating  department  or  its  successor.  Files  selected  for 
elimination  are  eliminated  in  accordance  with  point 11.8.  Files  selected  for 
preservation  are  transferred  to  the  historical  archives  in  accordance  with 
point 11.9, together with the file lists and the accompanying documentation. 
Where  files  are  sampled/selected  at  second  review,  the  Historical  Archives 
Service  produces  and  preserves  a  list  of  files  chosen  or  selected  for 
permanent  preservation,  a  list  of  eliminated  files  and  the  accompanying 
documentation.  Copies  of  these  lists  and  documentation  are  sent  to  the 
originating department or its successor. 
29 

 
11.8.  Rules governing the elimination of files 
Elimination  entails  the  physical  destruction  of  files  in  accordance  with  the 
applicable  retention  list  at  first  review  or  where  elimination  is  the  result of 
second review or of sampling/selection. 
Files  must  be  eliminated  in  accordance  with  the  applicable  security 
provisions. 
Elimination  includes  the  physical  destruction  of  storage  media41  and  the 
erasure  and  overwriting  of  all  known  instances  of  the  material  to  be 
eliminated,  to  ensure  that  the  information  is  permanently  and  irrevocably 
eliminated. 
Where the elimination of files involves the physical  destruction of paper or 
other  material  support,  the  department  and  the  Historical  Archives  Service 
will  need  to  apply  the  recycling  and  destruction  standards  in  force  at  the 
Commission at the time of destruction. 
Elimination  must  be  properly  documented.  Such  documentation  must 
include: 
a) 
the justification for elimination; 
b) 
the list of eliminated files, including their relevant metadata; 
c) 
the Commission department and the staff responsible for the decision 
to eliminate the files; 
d) 
where physical destruction of storage media occurs: 
–  the department and staff responsible; and 
–  the  conditions  under  which  elimination  took  place,  including  the 
date and method of destruction. 
Where  files  are  eliminated  after  first  review,  the  department  responsible 
produces  lists  of  eliminated  files  and  the  accompanying  documentation, 
which it sends to the Historical Archives Service for permanent preservation. 
Elimination  of  information  classified  as  CONFIDENTIEL  UE/EU 
CONFIDENTIAL  or  above  is  done  in  accordance  with  the  information 
security provisions. 
Where  files  are  eliminated  after  second  review,  the  Historical  Archives 
Service  produces  and  preserves  lists  of  eliminated  files  and  the 
accompanying  documentation.  Copies  of  these  lists  and  documentation  are 
sent to the originating department or its successor. 
Where the Historical Archives Service reviews transferred files  that are not 
subject  to  a retention  list,  it must first  submit the lists of files proposed for 
elimination to the originating department or its successor for approval. 
                                                 
41   Storage media include paper, tapes, hard drives and any other physical material with recorded data. 
30 

 
11.9.  Rules governing the transfer of files 
Commission  departments  must  cooperate  with  the  Historical  Archives 
Service when preparing transfers. After the Historical Archives Service has 
accepted,  the  document  management  officer  can  transfer  the  files  and 
records to the historical archives. 
All transferred files must be accompanied by a transfer form and include the 
metadata required for the appropriate reception and processing of the files by 
the  Historical  Archives  Service.  The  transfer  form  must  be  signed  by  the 
document  management  officer  acting  under  the  authority  of  their 
director-general  or  head  of  department  and  countersigned  by  the  Historical 
Archives Service. 
Departments  should  transfer  records  containing  classified  information  only 
after  declassification.  However,  they  must  transfer  the  metadata  of  records 
containing  RESTREINT  UE/EU  RESTRICTED  information  at  the  end  of 
the ARP of the files in which they are kept. 
Files  for  which  the  metadata  are  not  fully  available  must  nevertheless  be 
reviewed and transferred. 
Responsibility  for  the  content  of  files  is  transferred  to  the  Historical 
Archives Service after a maximum of 30 years42. 
11.10.  Transfer and elimination metadata 
Following  first  review,  in  addition  to  the  acquired  metadata43,  transfer 
metadata must be added to all transferred archives. 
Where  records  and  files  are  eliminated  in  the  original  official  electronic 
repository, their metadata are sent to the official electronic file repository for 
definitive or historical archives as evidence of their elimination. 
Following  first  or  second  review,  elimination  metadata  must  be  preserved 
permanently in the references of eliminated files. 
11.11.  Responsibilities  concerning  files  and  records  transferred  to  the 
Commission’s historical archives 
Each Commission department must: 
a) 
if  requested,  help  the  Historical  Archives  Service  to  assess  the 
historical value of transferred files during second review; 
b) 
regularly  review  classified  RESTREINT  UE/EU  RESTRICTED 
information  and  cooperate  with  the  Historical  Archives  Service  to 
review  sensitive  non-classified  information44,  with  a  view  to 
declassification  or  ascertaining  whether  the  exceptions  for  sensitive 
records continue to apply; 
                                                 
42   Under Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. 
43   This concerns capture, registration, filing and preservation  metadata, and  metadata  for electronic and 
digitised records. 
44   Within the meaning of Article 2(1), (2) and (3) of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. 
31 

 
c) 
continue  to  process  all  access  requests  from  other  EU  institutions, 
agencies and other bodies until the archives have been opened to the 
public; and 
d) 
continue  to  process  public  access  requests  in  accordance  with 
Regulation  (EC)  No 1049/2001  until  the  archives  have  been  opened 
to the public. 
11.12.  Processing of records and archives created before the implementation of 
Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom 
and 
Decision 
2004/563/EC, Euratom 
These implementing rules can also be applied to  records, files and archives 
created before the implementation of Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom 
and Decision 2004/563/EC, Euratom. 
Commission  departments  may  apply  different  rules  after  consulting  the 
Secretariat-General and, as regards activities after the end of the ARP, with 
the agreement of the Historical Archives Service. 
12.  COMMISSION’S HISTORICAL ARCHIVES SERVICE 
The Historical Archives Service is responsible for: 
a) 
examining  requests  for  transfer  to  the  Commission’s  historical  archives, 
advising departments  on their quality and  accepting those that comply with 
the obligations set out in the Decision and these implementing rules; 
b) 
ingesting  transferred  files  and  related  records  into  the  Commission’s 
analogue and electronic repositories; 
c) 
providing  archival  descriptions  of  files  and  archives  in  accordance  with 
recognised international standards; 
d) 
ensuring  the  physical  protection  and  integrity  of  all  transferred  archives  in 
accordance with the above rules; 
e) 
ensuring  the  preservation  and  integrity  of  the  file  metadata  provided  by 
transferring departments; 
f) 
managing the repositories for the long-term preservation of the archives; 
g) 
making records and files available, upon request, to the departments; 
h) 
forwarding requests for  access  to  documents  and files from other parties  to 
the originating department or its successor for action; 
i) 
processing, in  accordance with  Regulation (EC)  No 1049/2001, all requests 
for  public  access  to  documents  that  have  been  transferred  to  the  historical 
archives but not  yet opened to the public, in cases where the department no 
longer exists and a successor department cannot be identified45; 
j) 
establishing general criteria for the second review of files; 
                                                 
45   e.g. requests  for public access to documents from a  former task  force set up by the  President to deal 
with  particular  matters  or  from  a  former  cabinet.  In  such  cases,  the  Historical  Archives  Service  must 
consult the department that is currently responsible for the policy area concerned. 
32 

 
k) 
conducting,  where  applicable,  the  second  review  of  files,  either  asking  for 
the  cooperation  of  the  originating  department  or  its  successor  or  at  least 
informing the latter before eliminating any files; 
l) 
reviewing  records  containing  classified  and  sensitive  non-classified 
information,  where  applicable  in  cooperation  with  the  departments 
concerned  or  their  successors,  with  a  view  to  their  declassification  or 
determining whether exceptions for sensitive records continue to apply. Such 
a review must take place no later than 25 years after the closure of the files 
concerned and, where necessary, at least once every 5 years thereafter; and 
m) 
ensuring  that  the  Commission’s  historical  archives  are  open  to  the  public 
after  30  years  in  accordance  with  Council  Regulation  (EEC,  Euratom) 
No 354/83 and that, as far as possible, they are made available by electronic 
means. 
13.  DEPOSIT  OF  THE  COMMISSION’S  HISTORICAL  ARCHIVES  AT  THE  EUROPEAN 
UNIVERSITY INSTITUTE (EUI) 
13.1.  Deposit 
a) 
The historical archives that have been opened to the public are to be 
deposited  at  the  Historical  Archives  of  the  European  Union  at  the 
EUI  in  accordance  with  the  annex  to  Regulation  (EEC,  Euratom) 
No 354/83. Deposits must take place at least once a year. 
b) 
The Commission must provide descriptions of the deposited archives. 
These descriptions must be in line with recognised archival standards 
and accompanied by an overview, e.g. transfer lists, of the deposited 
material. 
c) 
The  Commission  must  provide  for  the  transport  of  the  non-digital 
archives to the EUI and bear any associated insurance costs. 
13.2.  Public access 
a) 
The  Commission  must  cooperate  with  the  EUI  as  the  primary  point 
of public access  to  its historical  archives.  In addition, it  may, where 
necessary, also provide direct access to its own historical archives. 
b) 
The  Commission  must  cooperate  with  the  EUI  where  possible  to 
promote access to its own historical archives and to the related guides 
and inventories via the Archives Portal Europe. 
 
33 

 
Chapter III 
Governance and implementation 
14.  COORDINATION AND MONITORING BY THE SECRETARIAT-GENERAL 
The  Secretariat-General  is  responsible  for  coordinating  records  and  archives 
management and Commission departments’ compliance with the common standards 
on: 
a) 
the capture of information, including the registration of records; 
b) 
the filing and management of files; 
c) 
the preservation of files; and 
d) 
the appraisal and transfer of files to the Commission’s historical archives. 
Directors-general  and  heads  of  department  must  inform  the  Secretariat-General  of 
all agreements46 they conclude with external bodies in their area of competence and 
of  the  validation  procedure  for  quality  control  (see  point 4.3),  in  view  of  possible 
harmonisation on the basis of the most effective criteria. 
14.1.  Capture of information 
On  the  basis  of  criteria  established  in  cooperation  with  DIGIT,  the 
Secretariat-General must check that the IT systems used by departments that 
create  or  receive  information  to  be  captured  comply  with  the  Decision  and 
these implementing rules. 
14.2.  Filing and management of files 
The Secretariat-General is to: 
a) 
update the common nomenclature applicable to all departments; 
b) 
monitor  the  terminology  used  in  the  common  nomenclature  and  its 
links  with  the  filing  plan  headings  that  fall  under  the  exclusive 
responsibility of the departments; 
c) 
provide  and  maintain  the  IT  application  for  managing  the 
Commission’s  electronic  filing  plan,  including  the  file  list 
management module; and 
d) 
monitor  departments’  implementation  of  the  rules  on  filing  and  the 
management of files. 
14.3.  Preservation of files 
The Secretariat-General is to: 
a) 
regularly  update  the  CRL  in  accordance  with  upcoming 
administrative  needs  or  change  of  working  methods,  in  close 
cooperation with the departments; and 
b) 
provide a suggested methodology for compiling SRLs. 
                                                 
46   Within the meaning of Article 2 of the Decision. 
34 

 
The  Secretariat-General  must  be  informed  at  once  of  any  irregular 
destruction of archives or any serious infringement of the preservation rules. 
14.4.  Appraisal and transfer of files to the Commission’s historical archives 
The Secretariat-General is to: 
a) 
in  close  cooperation  with  the  Historical  Archives  Service  and  the 
Commission  departments,  take  steps  to  ensure  that  procedures  and 
instructions are consistent; 
b) 
in  close  cooperation  with  the  Historical  Archives  Service  and  the 
network of document management officers, establish general criteria 
for the first review of files; and 
c) 
deploy  IT  tools  for  the  appraisal,  transfer  and  management  of 
archives,  in  close  cooperation  with  DIGIT  and  the  Historical 
Archives Service. 
15.  DOCUMENT MANAGEMENT OFFICERS 
15.1.  Implementation in Commission departments 
Commission departments are responsible for implementing the Decision on 
records  management  and  archives.  Each  director-general  or  head  of 
department  must  take  the  necessary  steps  to  ensure  that  the  data, 
information, records, archives, procedures and electronic systems for which 
their  department  is  responsible  fulfil  the  requirements  of  this  Decision  and 
these implementing rules. 
For this  purpose, departments  must provide the  necessary  IT infrastructure, 
IT  systems,  networks,  means  of  transmission,  suitable  storage  areas  for 
electronic and paper media, and the necessary resources for the elimination 
of archives. 
15.2.  Document management officers 
Each director-general or head of department must ensure that the document 
management  officer  of  their  department  has  the  requisite  professional 
qualifications to carry out the relevant tasks in this field. 
Departments  must  consult  the  Secretariat-General  when  appointing  their 
document management officer. 
The document management officer is responsible for: 
a) 
identifying the types of record and file specific to the areas of activity 
of their department; 
b) 
establishing and updating the inventory of specific databases and IT 
systems  managing  information  to  be  captured  in  one  of  the  official 
repositories  and  informing  the  Secretariat-General  of  any  new  entry 
to  check  the  compliance  of  its  activity  with  the  Decision  and  these 
implementing rules; 
35 

 
c) 
maintaining and updating the parts of the filing plan relating to their 
department and ensuring compliance with the rules on filing; 
d) 
keeping  up  to  date  the  list  of  all  open  and  closed  files  with 
information  on  their media, storage, location, retention period, post-
ARP  action  and  internal  procedures  and  actions  to  implement  the 
preservation  rules,  including  reference  to  the  stakeholders  involved 
and their responsibilities; 
e) 
establishing,  implementing  and  updating  the  rules  and  procedures 
specific  to  their  department  that,  notwithstanding  the  Decision  and 
these implementing rules, are used to manage records and files and to 
monitor their application; 
f) 
monitoring  the  drafting  of  metadata  for  records  and  files  and  the 
inventory  of  the  department’s  archives  so  as  to  ensure  the  ongoing 
smooth operation of the procedures for access to records, transfers to 
the historical archives and opening archives to the public; 
g) 
ensuring  within  their  department  that  staff  responsible  for 
implementing,  checking  and  monitoring  the  rules  for  managing 
records and archives set out in the Decision and these implementing 
rules receive adequate training; 
h) 
ensuring  that  all  staff  in  their  department  are  aware  of  their 
responsibilities  as  regards  records  and  archives  management,  as  set 
out  in  the  Decision  and  these  implementing  rules,  and  that  they 
follow training that enables them to fulfil these responsibilities; 
i) 
coordinating,  within  the  meaning  of  Article 20  of  the  Decision,  the 
document  management  team(s)  that  have  been  created  to  assist  the 
document management officer and other staff in the department; 
j) 
maintaining  relations  with  the  Secretariat-General,  the  Historical 
Archives  Service,  DIGIT  and  any  other  department  that  may  be 
involved in the performance of their duties; 
k) 
helping  to  uphold  the  ‘need  to  know’  principle  and  to  conduct 
security risk assessments for records and files; 
l) 
reporting  security  and  information  security  incidents  to  their 
department’s  local  informatics  security  officer  and  local  security 
officer; and 
m) 
reporting  to  the  data  protection  coordinator  of  their  department  any 
cases  of  (potential)  personal  data  breaches  that  have  come  to  their 
attention. 
15.3.  Professional competences of records management and archives staff 
The  Secretariat-General  ensures  that  document  management  officers  and 
other  specialised  records  management  and  archives  staff  have  the 
competences and professional skills to carry out their tasks. 
To this end, it will need to develop and maintain a competence framework, 
which will be the basis for the recruitment and professional development of 
such staff. 
36 

 
The  Secretariat-General  will  need  to  cooperate  with  DG HR  to  provide  in-
house  training,  so  as  to  maintain  and  improve  the  professional  skills  and 
competences  of  such  staff.  Training  in  records  and  archives  management 
must  also  be  made  available  to  all  staff  to  improve  general  awareness  and 
knowledge of the relevant procedures and tools. 
16.  PREVIOUS ACTS 
The 
rules 
implementing 
Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom47 
and 
Decision 2004/563/EC, Euratom48  (as  adopted  on  30 November 200949)  no  longer 
have effect. 
                                                 
47   Commission  Decision  2002/47/EC,  ECSC,  Euratom  of  23  January  2002  amending  its  Rules  of 
Procedure (OJ L 21, 24.1.2002, p. 23). 
48   Commission  Decision  2004/563/EC,  Euratom  of  7  July  2004  amending  its  Rules  of  Procedure 
(OJ L 251, 27.7.2004, p. 9). 
49   SEC(2009) 1643. 
37 

Document Outline